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        大數(shù)據(jù)背景下機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理效率提升策略探析

        2021-11-27 22:19:23陳浩
        蘭臺(tái)內(nèi)外 2021年31期
        關(guān)鍵詞:大數(shù)據(jù)技術(shù)檔案管理

        陳浩

        摘 要:隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步,大數(shù)據(jù)技術(shù)如雨后春筍般出現(xiàn)在人們的生活并改變了原有的生活方式。當(dāng)前,大數(shù)據(jù)管理模式已逐漸成為各行各業(yè)的主流發(fā)展趨勢(shì)。我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位主要履行管理服務(wù)職能,體現(xiàn)了作為政府職能部門為社會(huì)服務(wù)的價(jià)值,在新的發(fā)展背景下,借助大數(shù)據(jù)優(yōu)勢(shì)提升檔案管理效率,能夠有效促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位服務(wù)職能發(fā)揮,進(jìn)而提高人民群眾的服務(wù)滿意度。本文對(duì)大數(shù)據(jù)的基本概念及技術(shù)特點(diǎn)進(jìn)行分析,并在此基礎(chǔ)上探討了大數(shù)據(jù)在檔案管理中應(yīng)用的重要作用,立足機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理效率不高的原因,探索性的提出大數(shù)據(jù)背景下機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案效率提升的具體策略方法。

        關(guān)鍵詞:大數(shù)據(jù)技術(shù);機(jī)關(guān)事業(yè)單位;檔案管理

        機(jī)關(guān)事業(yè)單位主要承擔(dān)政府職能并提供公益服務(wù),每天都會(huì)產(chǎn)生大量的文字、數(shù)據(jù)和表格信息,這些既是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作記錄,也是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的履職依據(jù),具有重要的借鑒和指導(dǎo)價(jià)值。檔案管理工作中信息收集、整理、儲(chǔ)存都需要耗費(fèi)大量的財(cái)力、精力,傳統(tǒng)的檔案管理方式嚴(yán)重阻礙了管理效率的提升。近年來,國(guó)家高度重視機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作,陸續(xù)出臺(tái)了若干政策,支持、引導(dǎo)、鼓勵(lì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位利用新的技術(shù)手段解決檔案管理效率低下的問題,為加快其檔案事業(yè)發(fā)展提供了有力條件。各機(jī)關(guān)事業(yè)單位借助大數(shù)據(jù)背景開展檔案管理工作,能有效壓縮管理時(shí)間,減少人、財(cái)、物的浪費(fèi),使檔案管理工作更加精細(xì)化、效率化。

        一、大數(shù)據(jù)的基本概念及技術(shù)特點(diǎn)

        1.大數(shù)據(jù)的基本概念

        大數(shù)據(jù)是建立在網(wǎng)絡(luò)信息基礎(chǔ)上的時(shí)代產(chǎn)物,標(biāo)志著一個(gè)新時(shí)代的到來。大數(shù)據(jù)技術(shù)是利用計(jì)算機(jī)設(shè)備將信息資訊虛擬化存儲(chǔ)使用,它充分發(fā)揮了信息技術(shù)的特點(diǎn),實(shí)現(xiàn)了信息資源的共享。近年來,科技發(fā)展迅速,大數(shù)據(jù)的分布式數(shù)據(jù)挖掘和分布式處理都取得了突破性進(jìn)展。通過分析以往數(shù)據(jù),能夠預(yù)測(cè)未來各項(xiàng)工作的可行性,這些科學(xué)、真實(shí)的數(shù)據(jù)信息能幫助機(jī)關(guān)事業(yè)單位正確制定工作規(guī)劃、彌補(bǔ)當(dāng)前漏洞、滿足社會(huì)發(fā)展需要。此外,大數(shù)據(jù)還能夠幫助機(jī)關(guān)事業(yè)單位合理規(guī)避履職風(fēng)險(xiǎn),提前預(yù)判社會(huì)發(fā)展走向。

        2.大數(shù)據(jù)技術(shù)的特點(diǎn)

        大數(shù)據(jù)技術(shù)主要有兩方面的特點(diǎn):一是載體虛擬化特點(diǎn)。當(dāng)前,各種類型的多媒體設(shè)備和計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展日新月異,促使大數(shù)據(jù)技術(shù)廣泛應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域并取得了可喜的成果,顯著提升了社會(huì)生產(chǎn)力、減少資源浪費(fèi)。大數(shù)據(jù)載體虛擬化的功能將數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)變?yōu)樘摂M信號(hào),大幅提升加工傳輸速度。大容量計(jì)算機(jī)可同時(shí)處理這些虛擬化信號(hào)并存儲(chǔ)到服務(wù)器光盤和磁盤上,這種方式處理后的信息更加真實(shí)、全面。區(qū)別于紙質(zhì)化管理,我們無法直接接觸大數(shù)據(jù)處理后的信息,需要借助多媒體設(shè)備或計(jì)算機(jī)載體才能完成,這種使用方式?jīng)Q定了大數(shù)據(jù)技術(shù)的虛擬化特性。二是效率化特點(diǎn)。快是信息技術(shù)的主要優(yōu)勢(shì),大數(shù)據(jù)具備在計(jì)算機(jī)內(nèi)部快速處理的能力,遠(yuǎn)遠(yuǎn)優(yōu)越于人工紙質(zhì)處理方式。科技進(jìn)步使得計(jì)算機(jī)處理信息數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)度不斷提升,信息檢索能力和整合能力不斷增強(qiáng),有效地將具有同一特征的信息歸納出來,便于使用者隨時(shí)查找。大數(shù)據(jù)還能讓沉睡的檔案信息活起來,使其在互聯(lián)網(wǎng)上有效傳輸。當(dāng)前,人們對(duì)信息的需求不斷提升,為滿足社會(huì)進(jìn)步需要,檔案信息在數(shù)據(jù)平臺(tái)上的傳輸不斷向多元化方向發(fā)展。檔案資源使用效率的提升加速了機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理工作的開展,起到了能讓機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理事半功倍的作用。

        二、大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的重要作用

        1.促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位改革轉(zhuǎn)型

        科技進(jìn)步帶動(dòng)社會(huì)發(fā)展,機(jī)關(guān)事業(yè)單位的改革轉(zhuǎn)型也離不開大數(shù)據(jù)技術(shù)的助力。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案為其發(fā)展決策、業(yè)務(wù)開展提供了重要依據(jù),然而,傳統(tǒng)的檔案收集、保管、分析、利用方式,在工作效率和信息利用的準(zhǔn)確性上并不具備優(yōu)勢(shì),無法更好滿足機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息利用的需要。特別是對(duì)于一些內(nèi)容繁多、信息量大、時(shí)間跨度大的檔案信息,依靠傳統(tǒng)的檔案利用分析模式,是無法實(shí)現(xiàn)信息分析目標(biāo)的,給機(jī)關(guān)事業(yè)單位運(yùn)行造成困擾。通過利用大數(shù)據(jù)手段,海量信息可以輕松轉(zhuǎn)化為所需要的專項(xiàng)分析結(jié)果,使機(jī)關(guān)事業(yè)單位及時(shí)獲得有效的信息參考,進(jìn)而促進(jìn)了機(jī)關(guān)事業(yè)單位不斷改革發(fā)展。

        2.進(jìn)一步發(fā)揮了檔案管理信息化的作用

        在以往的檔案管理中,機(jī)關(guān)事業(yè)單位采用的是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式,這種管理方式對(duì)存儲(chǔ)空間的溫度、濕度都有較高要求,容易造成資料損毀、紙張變質(zhì),檔案管理工作量大、檔案安全性低、檔案的利用率低。在這樣的背景下,電子檔案走進(jìn)了人們的視野,逐漸替代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案,而基于電子檔案而形成的“智慧檔案”理念,又加速了檔案數(shù)據(jù)倉(cāng)庫在大數(shù)據(jù)風(fēng)暴中的作用,為機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作的開展提供了更多數(shù)據(jù)基礎(chǔ)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。

        3.滿足檔案存儲(chǔ)信息化要求

        隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展,機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作量與日俱增,檔案數(shù)量增幅巨大。不僅如此,檔案的類型和信息化程度也愈發(fā)復(fù)雜化,增加了檔案管理工作的難度。此時(shí)引入大數(shù)據(jù)技術(shù),能使電子檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)更加完善,增強(qiáng)信息數(shù)據(jù)分類,更好掌控隱藏信息,幫助檔案數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)價(jià)值最大化,為社會(huì)發(fā)展提供服務(wù)。

        三、基于大數(shù)據(jù)應(yīng)用的檔案管理效率問題分析

        現(xiàn)階段,我國(guó)明確提出大數(shù)據(jù)發(fā)展的戰(zhàn)略,期望借助于大數(shù)據(jù)技術(shù),來有效轉(zhuǎn)變信息數(shù)據(jù)的利用方式。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理領(lǐng)域也是如此,通過打破檔案信息的孤島,建立起完備、高效、流程的公共服務(wù)機(jī)制。然而,機(jī)關(guān)事業(yè)單位在大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用方面還存在一定問題,致使檔案管理的效率問題并沒有徹底解決,而導(dǎo)致這一情況的原因主要為:

        1.專業(yè)人才不足,檔案信息意識(shí)薄弱

        大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用需要有專業(yè)的技術(shù)人員以及檔案管理部門,通過發(fā)揮組織及人員的作用來實(shí)現(xiàn)檔案信息化的建設(shè),并將大數(shù)據(jù)技術(shù)融入到檔案信息管理中,發(fā)揮出其應(yīng)用的作用。信息時(shí)代對(duì)于檔案專業(yè)人才的要求已不僅僅是具備檔案專業(yè)素質(zhì),還要能夠熟練的運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù),確保檔案信息化建設(shè)工作順利開展。當(dāng)前,機(jī)關(guān)事業(yè)單位還普遍存在著檔案管理人員信息技術(shù)能力薄弱的情況,缺乏兼具檔案業(yè)務(wù)能力和信息化操作能力的專業(yè)人才,這一問題導(dǎo)致檔案信息化技術(shù)的應(yīng)用程度不高,嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作效率的提升。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案專業(yè)化人才不足的問題與其檔案信息意識(shí)不強(qiáng)有很大的關(guān)系,一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位認(rèn)為,當(dāng)前的檔案管理人才能夠滿足檔案管理業(yè)務(wù)需要,沒有必要再進(jìn)行專業(yè)人才的引進(jìn),而在崗的檔案管理人員信息技術(shù)水平的提升并非短時(shí)間內(nèi)就能完成,需要一定的培養(yǎng)提升周期,因此這一期間所產(chǎn)生的人力資源不匹配問題比較明顯。

        2.設(shè)備及技術(shù)投入不足,信息安全性有待提高

        信息化設(shè)備和信息化技術(shù)是信息化建設(shè)的兩個(gè)要素,缺一不可。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位設(shè)備及技術(shù)投入方面,也存在著制約檔案管理效率提升的問題。一方面作為政府職能部門,機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息化設(shè)備的購(gòu)置、使用、更新以及技術(shù)的引進(jìn)都需要嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定執(zhí)行,周期相對(duì)較長(zhǎng),面對(duì)技術(shù)發(fā)展速度快的時(shí)代背景,容易產(chǎn)生信息技術(shù)設(shè)備滯后的情況;另一方面機(jī)關(guān)事業(yè)單位在總體投入上還不足以滿足信息化建設(shè)的需要,而信息化建設(shè)水平不足,勢(shì)必影響大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案信息管理中的應(yīng)用。

        機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案信息具有高度保密性特點(diǎn),在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高速發(fā)展的今天,信息的安全性問題成為了大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用的焦點(diǎn),保護(hù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)信息安全是其管理效率提升的基礎(chǔ)和前提。因此,在大數(shù)據(jù)的背景下,各機(jī)關(guān)事業(yè)單位在專研提升檔案管理效率的同時(shí)也要格外關(guān)注涉密檔案內(nèi)容的保密措施,借助先進(jìn)設(shè)備、技術(shù)提升檔案信息的安全性,避免因檔案信息外泄而產(chǎn)生損失。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用,原有的安全管理模式還需要進(jìn)一步調(diào)整,以推動(dòng)檔案管理效率的提升。

        3.數(shù)據(jù)資源開發(fā)力度不足,數(shù)據(jù)基礎(chǔ)不夠廣泛

        傳統(tǒng)的檔案管理工作,是對(duì)收集的資料進(jìn)行鑒定、判斷進(jìn)而確定其是否作為檔案進(jìn)行管理,從信息管理的角度來看,數(shù)據(jù)資源的范圍被縮小了。在信息化時(shí)代,先進(jìn)的技術(shù)手段已經(jīng)提高了檔案收集、整理、保存、利用的效率,因此,可以從檔案管理單位的實(shí)際出發(fā),基于大數(shù)據(jù)資源利用的視角,對(duì)檔案的基礎(chǔ)資料范圍進(jìn)行擴(kuò)充,這也正是當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位在檔案資料范圍方面沒有去實(shí)踐創(chuàng)新的內(nèi)容?;貧w到滿足大數(shù)據(jù)應(yīng)用的信息化建設(shè)層面,與傳統(tǒng)檔案管理工作相比,在大數(shù)據(jù)背景下信息資源的整合和使用更加合理化,能在提升工作效率的同時(shí)進(jìn)一步解放勞動(dòng)力,讓檔案管理工作變得更加簡(jiǎn)單,改變了檔案工作的固有模式,因此在信息化建設(shè)充分基礎(chǔ)上的大數(shù)據(jù)應(yīng)用才真正體現(xiàn)了檔案管理效率的提升?,F(xiàn)階段,我國(guó)的大數(shù)據(jù)資源尚在發(fā)展中,很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理系統(tǒng)都未能及時(shí)更新,大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)還不夠扎實(shí),需要進(jìn)一步提升。

        四、大數(shù)據(jù)背景下提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理效率的策略分析

        在大數(shù)據(jù)背景下,機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作面臨著新的目標(biāo),工作人員需要將繁瑣的檔案信息引入到信息化領(lǐng)域,將這種先進(jìn)技術(shù)綜合運(yùn)用于檔案管理中,相互配合、相互合作。為確保機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化的實(shí)施,國(guó)家陸續(xù)出臺(tái)了一些政策法規(guī),借此提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作的重視程度,有效解決以往工作中存在的效率低、耗時(shí)長(zhǎng)、損耗大的問題。作為時(shí)代發(fā)展的產(chǎn)物,機(jī)關(guān)事業(yè)單位通過借助大數(shù)據(jù)技術(shù)提升檔案管理效率的做法,不僅能建立起良好的運(yùn)行模式,還能創(chuàng)建更廣闊的發(fā)展空間。

        1.建立完善大數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)

        機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理中大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用,應(yīng)找準(zhǔn)著手點(diǎn),從建立完善數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)入手,有序推動(dòng)檔案管理方式的變革。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)必須立足自身實(shí)際,設(shè)計(jì)符合本單位管理需要的數(shù)據(jù)信息系統(tǒng),并充分考慮系統(tǒng)內(nèi)檔案一體化的需要,打破信息壁壘,促進(jìn)檔案資源的信息共享。一方面要形成真正完整的技術(shù)應(yīng)用模式,對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位部門之間或區(qū)域之間的檔案信息實(shí)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化管理,建立共享制度,開放共享端口,避免信息交互緩慢造成信息孤島,影響檔案的利用開發(fā)效率。另一方面要做好對(duì)于檔案信息大數(shù)據(jù)平臺(tái)運(yùn)行效果的測(cè)評(píng),對(duì)于建設(shè)和使用過程中存在的問題,要及時(shí)反饋和分析,把握出現(xiàn)問題的成因,促進(jìn)大數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)不斷優(yōu)化。

        2.加重?cái)?shù)據(jù)分析服務(wù)占比

        在信息化時(shí)代,數(shù)據(jù)信息的匯總、分析、存儲(chǔ)與傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息體系有著較大的差異,呈現(xiàn)出多維度、多渠道、多元化的態(tài)勢(shì),無形之中,增加了檔案管理的難度以及成本。通過利用數(shù)據(jù)分析技術(shù),能夠降低檔案管理的成本,提高檔案對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理工作的服務(wù)效率。數(shù)據(jù)分析能力是應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的關(guān)鍵,只有不斷加大信息數(shù)據(jù)分析能力才能完全掌握數(shù)據(jù)的隱藏價(jià)值。機(jī)關(guān)事業(yè)單位產(chǎn)生的檔案信息往往涉及眾多類型數(shù)據(jù),不斷提升的數(shù)據(jù)分析服務(wù)能滿足各種類型的檔案需求。大數(shù)據(jù)技術(shù)的開發(fā)使用離不開優(yōu)秀的人才隊(duì)伍,各單位應(yīng)將人才的引進(jìn)和培養(yǎng)列為檔案工作的重要內(nèi)容之一,重點(diǎn)抓好高層次骨干人才的培養(yǎng),探索新形勢(shì)下加速檔案信息化人才骨干隊(duì)伍的新思路,只有高素質(zhì)的團(tuán)隊(duì)才能配合實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)管理的價(jià)值,實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的挖潛。

        3.設(shè)計(jì)規(guī)范的檔案管理體系

        機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作與社會(huì)事務(wù)聯(lián)系密切,因此,機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理規(guī)范并不局限于其內(nèi)部管理層面。從國(guó)家層面來看,要加強(qiáng)信息系統(tǒng)的立法,對(duì)于網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問題,要明確的遵照依據(jù),不斷提升科學(xué)化水平,健全規(guī)范管理體系。從機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部管理層面來看,應(yīng)從檔案實(shí)際需求入手,用政策法規(guī)和制度體系來保障檔案管理工作的順利開展,并做好檔案管理體系的設(shè)計(jì)。在檔案管理體系的設(shè)計(jì)方面,要把握“涵蓋內(nèi)容的全面性”“內(nèi)容流程的規(guī)范性”以及“管理權(quán)責(zé)的明晰性”三個(gè)要點(diǎn),確保體系科學(xué)、可操作性。

        4.提升數(shù)據(jù)檢索能力

        大數(shù)據(jù)技術(shù)與檔案管理的結(jié)合,很大程度上促進(jìn)了檔案信息使用方式的轉(zhuǎn)變,大數(shù)據(jù)平臺(tái)的搭建,使得原本分離的數(shù)據(jù)架構(gòu)得到有效整合,數(shù)據(jù)的歸屬發(fā)生了變化,使封閉的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為開放的數(shù)據(jù)。在檔案管理中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)帶給使用者最直觀的體驗(yàn)就是智能化和信息化的檢索方式,大幅提升了原來紙質(zhì)查詢的效率。以往檔案管理采用的檢索方式過于復(fù)雜,大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用使目錄檢索化繁為簡(jiǎn)、更加明晰,能幫助使用者合理節(jié)約查找時(shí)間,提高檔案檢索效率。機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)在原有檔案的基礎(chǔ)上,研究建設(shè)符合本單位檔案數(shù)據(jù)分析的數(shù)據(jù)檢索方式,推動(dòng)檔案大數(shù)據(jù)分析的結(jié)果輸出。

        五、結(jié)語

        機(jī)關(guān)事業(yè)單位是中國(guó)特色社會(huì)主義建設(shè)發(fā)展的中堅(jiān)力量,是社會(huì)服務(wù)的基礎(chǔ),大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理提供了新的方向。機(jī)關(guān)事業(yè)單位要建立、完善大數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng),加重?cái)?shù)據(jù)分析服務(wù)占比并提升數(shù)據(jù)的檢索能力,通過設(shè)計(jì)規(guī)范的檔案管理體系,加強(qiáng)大數(shù)據(jù)技術(shù)在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用,推動(dòng)檔案管理效率不斷提高。

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        (作者單位:?jiǎn)慰h人力資源和社會(huì)保障局)

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