王海英

（吉林省四平市十家堡鎮(zhèn)三家子衛(wèi)生院，吉林 四平 136000）

財(cái)務(wù)檔案包括企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中的各種財(cái)務(wù)報(bào)表和各種經(jīng)濟(jì)合同等財(cái)務(wù)資料。一般由企業(yè)財(cái)務(wù)部檔案管理員進(jìn)行整理歸檔。企業(yè)事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案中收集和記錄的財(cái)務(wù)報(bào)表及相關(guān)財(cái)務(wù)信息，能夠直觀地反映企業(yè)事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)指標(biāo)，對(duì)企業(yè)事業(yè)單位的健康發(fā)展起到重要作用。隨著現(xiàn)代社會(huì)的不斷進(jìn)步和科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，它已經(jīng)逐漸進(jìn)入了信息時(shí)代。各地企事業(yè)單位高度重視信息的收集和整理。財(cái)務(wù)檔案是企業(yè)日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中一切經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的信息載體。在條件允許的情況下，應(yīng)盡可能地加以改進(jìn)，從而更有利于企事業(yè)單位更好地利用財(cái)務(wù)檔案，提高工作效率，從而為企事業(yè)單位的長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展打下基礎(chǔ)。

一、企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理工作的意義

企業(yè)財(cái)務(wù)檔案的管理直接影響到企業(yè)的建設(shè)和發(fā)展，主要包括：第一，對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，財(cái)務(wù)檔案包括企業(yè)日常支出的財(cái)務(wù)信息。通過(guò)對(duì)財(cái)務(wù)信息的重新整理，財(cái)務(wù)檔案管理人員可以為企業(yè)未來(lái)的發(fā)展提供理論依據(jù)，為企業(yè)管理的改進(jìn)措施提供一些參考建議。同時(shí)，企業(yè)需要?jiǎng)?chuàng)新，必須得到相關(guān)財(cái)務(wù)檔案信息的支持。金融檔案信息化已成為創(chuàng)新的關(guān)鍵。其次，企業(yè)財(cái)務(wù)檔案作為憑證的一種，包含了企業(yè)各項(xiàng)財(cái)務(wù)收支信息的憑證，可以證明過(guò)去發(fā)生的財(cái)務(wù)事項(xiàng)在關(guān)鍵時(shí)刻對(duì)憑證價(jià)值起到重要作用。

二、財(cái)務(wù)檔案管理工作中的主要問(wèn)題

（一）工作制度有待完善

在現(xiàn)代財(cái)務(wù)管理理論的影響下，財(cái)務(wù)檔案管理工作的受重視程度已經(jīng)得到了較大提升，但針對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的相關(guān)工作制度建設(shè)，卻仍然處于相對(duì)滯后的狀態(tài)，并未能夠形成統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，而在缺少統(tǒng)一制度標(biāo)準(zhǔn)作為基礎(chǔ)支撐的情況下，財(cái)務(wù)檔案管理工作的有效性自然也會(huì)受到直接影響。例如在財(cái)務(wù)檔案的收集階段，由于很多業(yè)務(wù)人員的財(cái)務(wù)檔案管理意識(shí)尚比較薄弱，未能清楚認(rèn)識(shí)到自身在提交檔案資料、財(cái)務(wù)信息等方面的責(zé)任義務(wù)，因此常常會(huì)出現(xiàn)各部門(mén)數(shù)據(jù)難以共享、財(cái)務(wù)檔案收集難度較大的問(wèn)題。而在檔案整理歸檔階段，相關(guān)財(cái)務(wù)檔案管理制度的缺失，則會(huì)使財(cái)務(wù)檔案分類(lèi)、組卷、排列及目標(biāo)編制的規(guī)范性大大下降，并導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案存放混亂、丟失等問(wèn)題。

（二）會(huì)計(jì)檔案管理技術(shù)水平相對(duì)偏低，限制了會(huì)計(jì)檔案管理效率的提升

相關(guān)數(shù)據(jù)顯示，目前在企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中，我國(guó)部分企業(yè)所應(yīng)用的管理技術(shù)相對(duì)較為落后。在日常管理工作中，企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作人員往往難以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作效率的提升與優(yōu)化，從而導(dǎo)致檔案信息數(shù)據(jù)更新存在滯后問(wèn)題，不利于檔案管理水平的有效提升與合理發(fā)展，對(duì)于企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作綜合質(zhì)量的提升造成了極為不利的影響。與此同時(shí)，大量研究表明，一方面由于管理技術(shù)存在一定滯后性，相關(guān)管理人員往往難以有效實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息的合理查詢與有效更新，不利于管理工作綜合質(zhì)量的合理完善，對(duì)于管理工作水平的提升造成了極為不利的影響；另一方面在傳統(tǒng)人工檔案管理模式下，檔案管理工作往往會(huì)受到檔案管理工作人員個(gè)人精力與主觀情感等多種因素的影響與限制，從而導(dǎo)致管理工作存在一定的局限性。從全局角度來(lái)看，這一問(wèn)題的存在往往會(huì)對(duì)檔案管理工作的能力造成一定影響。目前，隨著我國(guó)企業(yè)的不斷發(fā)展，檔案數(shù)據(jù)量逐漸增加，因此，傳統(tǒng)的人工檔案管理模式往往已經(jīng)無(wú)法實(shí)現(xiàn)現(xiàn)階段我國(guó)企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理需求的合理滿足。

（三）企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高

在很多企業(yè)中，并不是由專(zhuān)業(yè)人員負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案管理，甚至很多財(cái)務(wù)檔案管理人員是聘用制員工或老員工，缺乏基本的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)、財(cái)務(wù)檔案管理基礎(chǔ)以及職業(yè)責(zé)任心，導(dǎo)致在進(jìn)行檔案管理時(shí)經(jīng)常出現(xiàn)問(wèn)題?，F(xiàn)階段企業(yè)也在積極改革人事制度，大多存在較為頻繁的人員變動(dòng)，想要將具備相應(yīng)素質(zhì)的人員調(diào)轉(zhuǎn)到財(cái)務(wù)檔案管理工作中具有較大難度。財(cái)務(wù)檔案管理工作對(duì)管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)具有較高要求，不但需要具備較強(qiáng)的財(cái)務(wù)知識(shí)，還需要掌握檔案管理知識(shí)和計(jì)算機(jī)知識(shí)?，F(xiàn)階段企業(yè)培養(yǎng)這種全方位素質(zhì)型人才的力度還不夠，管理人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)存在較大的差異性，對(duì)順利開(kāi)展財(cái)務(wù)檔案信息化管理工作產(chǎn)生不良影響。

（四）企業(yè)財(cái)務(wù)檔案保密性較差

企業(yè)財(cái)務(wù)檔案中的許多數(shù)據(jù)是企業(yè)內(nèi)部的核心數(shù)據(jù)。有些數(shù)據(jù)需要高度保密，這涉及到公司的核心財(cái)務(wù)機(jī)密。因此，防止不法分子利用企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行一些損害企業(yè)利益、影響企業(yè)形象的違法行為，防止企業(yè)機(jī)密文件和數(shù)據(jù)的丟失非常重要。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)可以更加方便地存儲(chǔ)和使用，但信息技術(shù)手段的改進(jìn)也會(huì)增加數(shù)據(jù)被盜和泄露的風(fēng)險(xiǎn)。因此，有必要培養(yǎng)財(cái)務(wù)檔案管理人員保存企業(yè)財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)的意識(shí)和習(xí)慣，提高財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)的可靠性；同時(shí)，要借助企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理，保護(hù)重要的商業(yè)秘密。企業(yè)財(cái)務(wù)管理人員還應(yīng)借助《企業(yè)財(cái)務(wù)檔案保密程序》，做好企業(yè)財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)信息的保密工作。否則，一旦企業(yè)財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)和信息發(fā)生丟失、遺漏和被盜，將給企業(yè)造成不可估量的巨大損失。

三、企事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理完善策略

（一）對(duì)于財(cái)務(wù)檔案管理工作要提高認(rèn)識(shí)

這個(gè)問(wèn)題需要企事業(yè)單位更加重視并盡快解決，這需要對(duì)企事業(yè)單位檔案管理工作的管理者進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案管理工作重要性的宣傳，讓其自身的認(rèn)識(shí)得以提高，讓其可以真正地認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)檔案管理工作的重要作用，在日常工作中可以對(duì)于財(cái)務(wù)檔案管理工作的開(kāi)展進(jìn)行更為積極主動(dòng)的支持。二是，提高單位財(cái)務(wù)檔案管理工作人員的認(rèn)識(shí)。企事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理工作人員要對(duì)自身的工作重要性有足夠的認(rèn)識(shí)，并要在平時(shí)的實(shí)際工作中對(duì)自身的工作做到認(rèn)真負(fù)責(zé)，將自身的工作能力和綜合能力不斷提高，從而可以更出色地做好企事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理工作。要定期的對(duì)于企事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理的工作人員進(jìn)行相關(guān)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，盡可能地將企事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理人員的檔案管理水平進(jìn)行提高，提高自身工作效率，減少工作中出現(xiàn)的失誤。

（二）重視專(zhuān)業(yè)人才培養(yǎng)

檔案管理人員作為財(cái)務(wù)檔案管理工作的執(zhí)行者，其業(yè)務(wù)能力、專(zhuān)業(yè)水平、職業(yè)道德素養(yǎng)都會(huì)對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的有效性產(chǎn)生直接影響，在當(dāng)前專(zhuān)業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理人才相對(duì)較少的情況下，要想保證財(cái)務(wù)檔案管理工作的有效開(kāi)展，同樣還需通過(guò)相關(guān)培訓(xùn)教育工作來(lái)對(duì)專(zhuān)業(yè)人才進(jìn)行培養(yǎng)。在業(yè)務(wù)能力方面，由于財(cái)務(wù)檔案管理具有很強(qiáng)的復(fù)雜性，因此為保證財(cái)務(wù)檔案管理人員提升業(yè)務(wù)能力，還需依托完善的工作制度組織常態(tài)化的培訓(xùn)活動(dòng)，組織財(cái)務(wù)檔案管理人員對(duì)檔案資料分類(lèi)、憑證管理、合同檔案管理、檔案室環(huán)境控制等方面的制度要求展開(kāi)學(xué)習(xí)，以保證所有財(cái)務(wù)檔案管理人員都能夠準(zhǔn)確理解工作制度要求，并在實(shí)際工作中將制度要求嚴(yán)格落實(shí)到位。同時(shí)，針對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的特點(diǎn)，還要注意將財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)納入培訓(xùn)內(nèi)容中來(lái)，為財(cái)務(wù)檔案管理人員提供學(xué)習(xí)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)的機(jī)會(huì)，使其能夠更好地適應(yīng)財(cái)務(wù)檔案管理工作。而從職業(yè)道德素養(yǎng)的角度來(lái)看，則需要加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理人員的思想教育，高度強(qiáng)調(diào)財(cái)務(wù)檔案管理工作的重要性，明確財(cái)務(wù)檔案管理在財(cái)務(wù)管理決策乃至整個(gè)企業(yè)發(fā)展方面的關(guān)鍵性作用，以幫助財(cái)務(wù)檔案管理人員樹(shù)立正確的職業(yè)道德觀念與工作責(zé)任意識(shí)，使其能夠以更加積極、認(rèn)真、負(fù)責(zé)的態(tài)度參與到實(shí)際工作中來(lái)。

（三）做好企業(yè)財(cái)務(wù)檔案保密工作

在信息時(shí)代，企業(yè)財(cái)務(wù)檔案的信息化建設(shè)是企業(yè)管理的重點(diǎn)工作，企業(yè)財(cái)務(wù)檔案的保密性非常重要。然而，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的開(kāi)放性對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)檔案的保密性提出了挑戰(zhàn)。為有效避免存在的問(wèn)題，企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理人員需要不斷增強(qiáng)保密意識(shí)，掌握企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理的全過(guò)程，充分發(fā)揮自身工作優(yōu)勢(shì)，提高企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理質(zhì)量，然后在企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)實(shí)施企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化，在保證企業(yè)財(cái)務(wù)檔案安全保密的前提下，確保企業(yè)管理的順利開(kāi)展。

（四）加快工作制度建設(shè)

面對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理缺乏規(guī)范性，也要從財(cái)務(wù)檔案管理相關(guān)工作制度建設(shè)入手，明確檔案資料收集、歸檔、整理的工作要求，從而為詳細(xì)工作的有效實(shí)施提供詳細(xì)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。例如，在檔案分類(lèi)管理方面，財(cái)務(wù)檔案應(yīng)明確分為憑證（如原始憑證、記賬憑證及其他會(huì)計(jì)憑證）、賬簿（如總賬、明細(xì)賬、日記賬及各種輔助賬簿）、報(bào)表（如月度、季度、年度、年度等），年度會(huì)計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)分析和管理報(bào)告以及專(zhuān)項(xiàng)報(bào)告）、合同文件、財(cái)務(wù)人員檔案、稅務(wù)數(shù)據(jù)、銀行數(shù)據(jù)等類(lèi)別，便于對(duì)復(fù)雜的財(cái)務(wù)文件進(jìn)行準(zhǔn)確分類(lèi)。在歸檔管理方面，需要在檔案管理體系中明確歸檔順序和歸檔內(nèi)容要求，如封面信息（如單位、月份、名稱(chēng)、卷號(hào)等）、審核標(biāo)準(zhǔn)、登記歸檔時(shí)間等歸檔要求，這也需要在相關(guān)系統(tǒng)中詳細(xì)描述。此外，在歸檔階段，如果是紙質(zhì)財(cái)務(wù)文件，則應(yīng)根據(jù)文件碎片化程度和訪問(wèn)頻率，在系統(tǒng)中區(qū)分不同歸檔方式（如書(shū)籍類(lèi)型和活頁(yè)類(lèi)型）的適用條件。

（五）對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)進(jìn)行完善

財(cái)務(wù)檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)主要包括軟件環(huán)境建設(shè)、硬件環(huán)境以及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。軟件基礎(chǔ)設(shè)施在實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理信息化的過(guò)程中處于重要地位，是有效傳輸、共享、交換財(cái)務(wù)檔案的基礎(chǔ)，所以，企業(yè)應(yīng)該根據(jù)自身的實(shí)際狀況對(duì)財(cái)務(wù)檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行定制，在這個(gè)過(guò)程中需要與專(zhuān)業(yè)的財(cái)務(wù)檔案信息管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)企業(yè)合作，從而降低系統(tǒng)使用過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)。除了加強(qiáng)軟件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)外，企業(yè)想要加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)，還必須做好相關(guān)硬件設(shè)施的配備和更新，不斷提高檔案管理信息化水平。另外，應(yīng)該對(duì)財(cái)務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行完善，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)工作網(wǎng)絡(luò)化，更加充分地利用財(cái)務(wù)檔案信息。

四、結(jié)論

綜上所述，企事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理工作具有十分重要的作用，但是在日常的實(shí)際工作中也有一些問(wèn)題存在，這就要求企事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理工作人員需要更加努力，提高所收集錄入的財(cái)務(wù)檔案資料的真實(shí)性和可靠性，對(duì)企事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理工作有足夠的重視，有針對(duì)性地制定相關(guān)政策，更好地提升財(cái)務(wù)檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)水平，建立健全企事業(yè)單位的內(nèi)部檔案管理信息化平臺(tái)，最大限度地保障日常的財(cái)務(wù)檔案管理工作可以順利進(jìn)行，保障企事業(yè)單位的平穩(wěn)健康發(fā)展，進(jìn)而更好地推動(dòng)我國(guó)企事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理可以向規(guī)范化便捷化、高質(zhì)量的方向發(fā)展。