孫振剛
(大同區(qū)紀(jì)委監(jiān)委信訪接待中心,黑龍江 大慶 163515)
檔案是在社會(huì)發(fā)展過(guò)程中形成的重要信息資源,對(duì)于各行業(yè)的發(fā)展具有極為重要的意義。通過(guò)做好檔案管理工作,可以為單位各項(xiàng)工作的開(kāi)展提供查詢(xún)和借鑒,而且在社會(huì)活動(dòng)開(kāi)展和社會(huì)整體體系優(yōu)化中發(fā)揮重要的參考價(jià)值。但隨著檔案信息類(lèi)型的增加,檔案管理工作中面臨著較多的問(wèn)題。通過(guò)加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè),利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理,可以有效地提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量,更好地發(fā)揮出檔案信息資源的重要價(jià)值和作用。
在當(dāng)前信息化時(shí)代背景下,人們獲取信息的方式發(fā)生了較大的變化,這也對(duì)檔案信息管理、加工和利用等工作提出了更高的要求。為了實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效利用,必然需要推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。各單位在檔案管理工作中,也需要積極與時(shí)代發(fā)展潮流相適應(yīng),積極改變檔案資源形式、存儲(chǔ)介質(zhì)及歸檔保管方法等。通過(guò)推進(jìn)檔案信息化建設(shè)水平,可以提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量,實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效利用。特別是隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨,檔案信息數(shù)量呈現(xiàn)出逐年增長(zhǎng)的態(tài)勢(shì),而且在各行業(yè)實(shí)際工作開(kāi)展過(guò)程中,信息形式、處理方法存儲(chǔ)介質(zhì)更具多元化,這也使傳統(tǒng)的檔案管理模式越來(lái)越無(wú)法滿(mǎn)足實(shí)際需求。通過(guò)推進(jìn)檔案信息化建設(shè),提高檔案信息化管理水平,不僅能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的高效利用,而且與相關(guān)單位和部門(mén)構(gòu)建完善的信息交流和溝通機(jī)制,實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效共享,進(jìn)一步挖掘檔案信息的利用價(jià)值。另外,還可以借助于互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái),構(gòu)建檔案信息管理平臺(tái)和數(shù)據(jù)庫(kù),完善檔案信息化管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),進(jìn)一步提升檔案的利用水平,實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效共享。
由于檔案工作具有較強(qiáng)的復(fù)雜性,工作相對(duì)繁瑣,在做好檔案信息管理的同時(shí),還要保證檔案信息滿(mǎn)足時(shí)效性。即在實(shí)際工作中要及時(shí)對(duì)檔案信息進(jìn)行收集和更新,掌握檔案時(shí)間觀念,而且隨著時(shí)間的推移,檔案管理人員要隨時(shí)對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整和完善。由于傳統(tǒng)檔案管理模式無(wú)法滿(mǎn)足檔案信息時(shí)效性要求,因此要做好檔案化建設(shè)工作的有序推進(jìn),進(jìn)一步增強(qiáng)檔案的時(shí)效性。
檔案信息化模式的應(yīng)用,有效地規(guī)避了傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端,顛覆了傳統(tǒng)檔案管理模式,這也使檔案信息化具有較強(qiáng)的革新性。即在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中,檔案管理流程得以簡(jiǎn)化,而且借助于先進(jìn)技術(shù)手段收集、整理、歸檔和利用檔案信息,有利于檔案管理工作效率的提升。同時(shí)檔案信息化管理過(guò)程中,自動(dòng)化對(duì)檔案信息進(jìn)行處理,并能夠自行辨別檔案信息內(nèi)容的真假,科學(xué)進(jìn)行分類(lèi),有效地實(shí)現(xiàn)了人工成本的節(jié)約,對(duì)檔案信息可靠性提高也具極為重要的意義。
對(duì)于檔案信息化建設(shè)工作的開(kāi)展,由于一些人對(duì)其重要性認(rèn)識(shí)不足,因此在實(shí)際工作中責(zé)任感缺失,再加之自身檔案信息化管理知識(shí)和技能缺乏,在實(shí)際工作中針對(duì)檔案信息存在歸檔不及時(shí)的情況,導(dǎo)致檔案信息存在遺漏問(wèn)題。而且檔案管理人員年齡普遍較大,對(duì)新理念和新技術(shù)接受較慢,工作中仍存在沿用傳統(tǒng)管理模式的情況,對(duì)于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的重要作用認(rèn)識(shí)不到位,這對(duì)檔案信息化建設(shè)工作的有序推進(jìn)造成嚴(yán)重的阻礙。
由于檔案管理模式由傳統(tǒng)實(shí)物保管向數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化方面轉(zhuǎn)變,整個(gè)過(guò)程中紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化,并以電子數(shù)據(jù)的形式進(jìn)行傳輸,有效地提升了傳輸?shù)母咝院桶踩?。傳輸方式的轉(zhuǎn)變不僅節(jié)約了時(shí)間,同時(shí)也為檔案歸整帶來(lái)了更多的便利性。通常情況下,檔案信息傳輸會(huì)借助于數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行,但電子檔案存在數(shù)據(jù)格式及運(yùn)行環(huán)境等方面的差異性,數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)的檔案信息存在多格式和多類(lèi)型的特點(diǎn),存在異構(gòu)數(shù)據(jù),這無(wú)形中增加了檔案分類(lèi)和整理工作的難度。
在檔案管理工作中,由于各地區(qū)、各單位在管理水平、記錄方式和處理方法等方面存在差異性,同時(shí)不同地區(qū)和部門(mén)的檔案也呈現(xiàn)出高度分散的現(xiàn)象,這對(duì)于檔案信息化建設(shè)工作的推進(jìn)帶來(lái)了較大的阻礙。特別是一些規(guī)模較大的單位,檔案信息分散于不同的部門(mén),各部門(mén)之間檔案信息還存在重復(fù)的情況,信息量過(guò)于龐雜和繁瑣,從而易出現(xiàn)檔案管理盲目性和無(wú)序性增加的情況,從而對(duì)檔案信息化管理工作水平的提升帶來(lái)較大的影響。
檔案信息化建設(shè)工作的開(kāi)展,需要高素質(zhì)的檔案管理人員作為強(qiáng)有力的支撐。當(dāng)前檔案部門(mén)普遍存在現(xiàn)代化專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才缺乏的問(wèn)題,大部分檔案管理人員信息素養(yǎng)不高,對(duì)于現(xiàn)代化設(shè)備無(wú)法熟練掌握,一些設(shè)備甚至處于閑置的狀態(tài)。對(duì)于檔案信息化建設(shè)工作而言,人才是關(guān)鍵,因此各單位需要重視引進(jìn)優(yōu)秀專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員,提高薪酬待遇水平,確保能夠吸引人才、留住人才,全面提高單位檔案管理工作的整體水平。
通過(guò)推進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作,可以有效地提高信息收集和編目工作的效率,深入挖掘檔案的利用價(jià)值,全面提升檔案管理工作的水平,為各項(xiàng)工作的有序開(kāi)展提供重要的支持。因此在實(shí)際工作中,各單位需要在思想上提高對(duì)檔案信息化建設(shè)工作的認(rèn)識(shí),并給予高度重視,加大投入力度,與自身工作的特點(diǎn)相結(jié)合,建立健全檔案信息化建設(shè)的制度體系,建立檔案信息管理系統(tǒng),全面提高檔案管理工作的整體水平,實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的高效開(kāi)發(fā)和利用。
在當(dāng)前檔案信息化建設(shè)過(guò)程中,由于需要配備完善的軟硬件設(shè)施,這也要求各單位需要加大投入力度,促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的效率和質(zhì)量。通過(guò)購(gòu)置先進(jìn)的檔案信息化管理所需要的設(shè)備,更好地滿(mǎn)足檔案信息化管理的需求。同時(shí)還要結(jié)合單位自身的情況,開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)與自身相適應(yīng)的軟件。單位還需要為檔案信息化建設(shè)工作配備專(zhuān)業(yè)的技術(shù)人員,借助于先進(jìn)技術(shù)手段構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案網(wǎng)站,為檔案管理工作提供有效的載體和平臺(tái),全面提高檔案管理信息化的水平。各單位還需要積極構(gòu)建檔案信息服務(wù)平臺(tái),及時(shí)在平臺(tái)上公布相關(guān)的檔案信息,使檔案能夠更好地服務(wù)于單位各項(xiàng)工作的有序開(kāi)展。
檔案信息化管理更具便捷性,但網(wǎng)絡(luò)自身具有較強(qiáng)的開(kāi)放性,這也導(dǎo)致電子檔案的安全性不高。在實(shí)際檔案管理工作中,各單位需要加加強(qiáng)電子檔案管理的力度,進(jìn)一步提高檔案管理工作的規(guī)范化水平,保證電子檔案信息的安全。各單位需要設(shè)立專(zhuān)門(mén)的技術(shù)部門(mén),承擔(dān)電子檔案信息及檔案系統(tǒng)的維護(hù)工作,實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的規(guī)范管理,避免出現(xiàn)重復(fù)和亂碼等情況。同時(shí)還要針對(duì)電子檔案的上傳格式、更改保存等工作進(jìn)行規(guī)范,進(jìn)一步保證檔案信息的有序性,規(guī)范檔案文件傳輸目錄,為檔案信息查找提供更多的便利。另外,各單位還需要強(qiáng)化對(duì)檔案信息系統(tǒng)的安全管理,通過(guò)設(shè)立防火墻,并利用殺毒軟件等,進(jìn)一步保證檔案系統(tǒng)的安全性,避免出現(xiàn)檔案信息泄露的問(wèn)題,為檔案事業(yè)的健康發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
傳統(tǒng)檔案管理工作中,由于檔案信息在不同載體上存儲(chǔ),檔案信息分散,這也增加了管理和利用的難度。應(yīng)用信息技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案管理,根據(jù)統(tǒng)一格式和標(biāo)準(zhǔn)來(lái)構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫(kù),并將在不同載體上存儲(chǔ)的信息轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)可識(shí)別的電子數(shù)據(jù),有利于提高檔案信息的利用率,進(jìn)一步促進(jìn)檔案信息數(shù)據(jù)共享目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。另外,還要利用信息管理平臺(tái)的監(jiān)督反饋機(jī)制,針對(duì)反饋的信息,及時(shí)對(duì)檔案工作進(jìn)行改進(jìn)和優(yōu)化。
在實(shí)際檔案信息化建設(shè)過(guò)程中,信息化只是檔案管理工作的一種手段,充分的發(fā)揮檔案價(jià)值才是檔案管理工作的最終目的。因此在實(shí)際工作中,不僅僅局限于被動(dòng)的查詢(xún)服務(wù),還需要激發(fā)檔案信息的活力,更好地發(fā)揮出檔案信息的實(shí)際價(jià)值。這就需要各行業(yè)需要打破檔案管理各自為政的局面,實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的專(zhuān)業(yè)化和集約化管理,積極對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行整合,加快推進(jìn)檔案信息共享的實(shí)現(xiàn)。并建立健全檔案信息檢索系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的精確檢索,進(jìn)一步提高檔案信息查詢(xún)的效率和質(zhì)量,最大化地發(fā)揮出檔案信息的價(jià)值。同時(shí)還要利用大數(shù)據(jù)技術(shù)多層次和多維度地對(duì)檔案進(jìn)行分析,深入挖掘檔案數(shù)據(jù),并對(duì)檔案數(shù)據(jù)背后的邏輯關(guān)系進(jìn)行揭示,各項(xiàng)工作決策提供重要的參考依據(jù)。特別是針對(duì)檔案工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析,做好研判工作,能夠?qū)赡艹霈F(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)防范,為檔案信息化建設(shè)工作的有序推進(jìn)提供重要的保障。
檔案信息化建設(shè)工作的開(kāi)展,需要以信息安全作為前提和基礎(chǔ)。在實(shí)際工作中,檔案管理人員需要強(qiáng)化自身的保密意識(shí),針對(duì)檔案涉密程度和開(kāi)放利用范圍進(jìn)行明確,并在規(guī)定的權(quán)限范圍內(nèi)對(duì)檔案信息進(jìn)行檢索和查閱。具體還要設(shè)置防火墻和身份認(rèn)證等方式,防范病毒和黑客的入侵,確保檔案信息的安全。另外,還要做好檔案信息的備份工作,條件允許情況下可以借助于“云端”存儲(chǔ),進(jìn)一步保證檔案信息的安全。
檔案信息化建設(shè)工作的開(kāi)展,這對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求。作為檔案管理工作者,不僅要具備扎實(shí)的專(zhuān)業(yè)知識(shí),同時(shí)還要對(duì)檔案信息化工作流程熟悉,在實(shí)際工作中能夠熟練運(yùn)用信息技術(shù)和操作信息軟件。這就需要各行業(yè)要重視對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng),建立健全培訓(xùn)機(jī)制,開(kāi)展多種形式的培訓(xùn)和繼續(xù)教育,努力促進(jìn)檔案管理人員整體專(zhuān)業(yè)技能和綜合素質(zhì)的提升,使檔案管理人員能夠更好地適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求,緊跟檔案信息化發(fā)展趨勢(shì),提升自身的信息素養(yǎng),從而為檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)提供重要的支持。
檔案通過(guò)推進(jìn)信息化建設(shè)的進(jìn)程,不僅能夠提高檔案信息利用率,還能夠?qū)崿F(xiàn)信息資源的優(yōu)化配置,全面提升檔案服務(wù)工作的質(zhì)量和水平。因此在當(dāng)前檔案信息化建設(shè)過(guò)程中,需要積極借鑒成功的經(jīng)驗(yàn),并重視先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用,加快實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理,推進(jìn)檔案信息資源的有效共享。