馬琳

（江蘇省南通市通州區(qū)學(xué)生資助管理中心，江蘇 南通 226300）

一、前言

在現(xiàn)代社會(huì)中，人們的生活質(zhì)量不斷改善，生產(chǎn)生活都呈現(xiàn)出快節(jié)奏的特點(diǎn)，這些都是基于信息技術(shù)的出現(xiàn)、應(yīng)用和發(fā)展，它能夠讓檔案管理工作煥發(fā)新的活力，主要是借助提升檔案管理工作者素質(zhì)的方式。在信息技術(shù)快速發(fā)展的大環(huán)境下，為了做好檔案管理工作，管理人員需要從自身的專業(yè)素養(yǎng)、綜合素質(zhì)等方面入手，改變傳統(tǒng)的管理觀念，抓住信息技術(shù)帶來的機(jī)遇，改善檔案管理的現(xiàn)有問題，推動(dòng)其朝著現(xiàn)代化的方向發(fā)展。

二、關(guān)于檔案管理工作的概述

對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、保管以及利用等是檔案管理的基本工作內(nèi)容，具體還需要管理人員做到利用檔案進(jìn)行價(jià)值鑒定、搜索統(tǒng)計(jì)以及進(jìn)一步的編輯和利用等環(huán)節(jié)，該項(xiàng)工作最大的特點(diǎn)就是較為繁瑣，通常會(huì)涉及到大量的檔案信息，因?yàn)楣芾砣藛T需要對(duì)信息進(jìn)行甄別、編撰、保管等。檔案管理工作在初始發(fā)展階段，無論是在方法上還是內(nèi)容上都較為簡單、快捷，但是隨著人們觀念的不斷改進(jìn)，檔案管理工作的重要性逐漸為人所知，單位管理者紛紛注重該項(xiàng)工作，檔案管理也從其他部門中分離，形成了一個(gè)較為獨(dú)立、科學(xué)的專業(yè)管理部門[1]。

在將信息技術(shù)引入檔案管理之后，檔案管理逐漸呈現(xiàn)出科學(xué)性、信息化、電子化以及開放性，與其他工作部門相比，檔案管理體現(xiàn)出了服務(wù)性、政治性和管理性的特點(diǎn)，在管理類別上主要包括人事檔案、單位日常運(yùn)營文件、重大項(xiàng)目等方面內(nèi)容，無論是何種類型，都需要管理人員具備保密的素質(zhì)。檔案管理者開展工作時(shí)需要遵循幾項(xiàng)基本原則，例如保證檔案信息資料的完整，加強(qiáng)保管檔案的安全性以及提高檔案檢索和利用的便利性。

檔案管理工作作為單位日常經(jīng)營管理工作的一個(gè)重要部分，對(duì)其進(jìn)行優(yōu)化具有極大現(xiàn)實(shí)意義。單位的檔案往往囊括了此前的所有日常工作內(nèi)容、重大戰(zhàn)略決策等內(nèi)容，同時(shí)也包括管理中出現(xiàn)的問題，對(duì)這些項(xiàng)目進(jìn)行管理，有助于單位管理者對(duì)自身的狀況形成清晰地認(rèn)知，同時(shí)也能夠幫助單位吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，減少此后工作出現(xiàn)問題的可能性，并且還可以為之后做出重大決策提供切實(shí)的依據(jù)，總而言之，在單位朝著現(xiàn)代化的方向不斷努力時(shí)，檔案管理具有極高的價(jià)值。

三、新時(shí)代檔案管理工作的問題

步入新時(shí)代之后，檔案管理對(duì)各行各業(yè)的重要性不斷突顯，其中信息技術(shù)為檔案管理優(yōu)化提供了機(jī)遇，但是也使得該項(xiàng)工作面臨著新的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案管理只需要管理人員對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行簡單保管、收集、整理等工作，在新時(shí)期建設(shè)信息化檔案管理的過程中，無論是在專業(yè)知識(shí)、操作能力，還是管理觀念方面都對(duì)工作人員提出了更高要求，只有提高自身的適應(yīng)能力，才能夠推動(dòng)檔案管理工作的現(xiàn)代化，為企單位提供高水平的信息服務(wù)[2]。

四、信息時(shí)代檔案管理者的基本素養(yǎng)

針對(duì)上述檔案管理工作面臨的問題，檔案管理者需要具備思想政治、實(shí)踐能力、專業(yè)化程度等多方面的素養(yǎng)，才能夠更好地利用新技術(shù)，改善檔案管理現(xiàn)狀。

（一）思想政治素養(yǎng)是基本

思想政治素養(yǎng)是可以深入到思維層面的素質(zhì)要求，對(duì)檔案管理工作者的言行起到了重要的引領(lǐng)作用，只有具備正確、先進(jìn)的思想政治理念，管理人員才能夠?qū)ψ陨淼墓ぷ餍纬烧_認(rèn)知，然后在思想政治的引領(lǐng)下開展日常的檔案管理工作。作為眾多素養(yǎng)和能力中最為基本的內(nèi)容，其會(huì)隨著時(shí)代的進(jìn)步而發(fā)展，不同時(shí)期要求管理人員具備不同類型的思想政治內(nèi)容，但是歸根結(jié)底還是要形成正確的人生觀、價(jià)值觀，在信息時(shí)代，工作環(huán)境和外部世界發(fā)生了巨大變化，思想政治素養(yǎng)的重要性不斷突顯，在信息時(shí)代的要求下，管理者應(yīng)當(dāng)注重思想政治素養(yǎng)的培養(yǎng)[3]。除此之外，管理者還需要具備強(qiáng)大的分析和觀察能力，加之思想政治素養(yǎng)，推動(dòng)檔案管理工作不斷改進(jìn)。

（二）實(shí)踐應(yīng)用素養(yǎng)是關(guān)鍵

檔案管理部門的主要工作就是對(duì)各種信息進(jìn)行收集、整理、分析和應(yīng)用，這里的信息不僅包括對(duì)舊有信息的管理，還包括對(duì)新近變動(dòng)信息的利用，由于個(gè)人、社會(huì)、國家都處于動(dòng)態(tài)變化發(fā)展的過程，做好檔案管理工作的一項(xiàng)重要環(huán)節(jié)就是加強(qiáng)對(duì)社會(huì)熱點(diǎn)事件或者行業(yè)新近變動(dòng)的關(guān)注，在此基礎(chǔ)上對(duì)信息進(jìn)行深度挖掘，提高對(duì)信息的利用率，充分發(fā)揮其價(jià)值。除此之外，檔案管理工作是否可以高效開展主要還是依靠管理者的專業(yè)素養(yǎng)，具備豐富管理經(jīng)驗(yàn)、高水平專業(yè)能力的管理人員可以促使檔案管理更好展開。這個(gè)過程就是需要管理者將理論知識(shí)和素養(yǎng)付諸實(shí)踐，所以實(shí)踐能力的培養(yǎng)對(duì)于檔案管理工作至關(guān)重要，在用先進(jìn)的思想政治素養(yǎng)武裝自己的同時(shí)，需要充分提高自身的實(shí)踐能力，才能從實(shí)踐中汲取經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。

（三）與時(shí)俱進(jìn)是重點(diǎn)

信息化已經(jīng)成為人們生產(chǎn)生活的常態(tài)，體現(xiàn)在衣食住行的各個(gè)方面，在單位的檔案管理中，應(yīng)用信息技術(shù)是順應(yīng)時(shí)代潮流的體現(xiàn)，使之能夠獲得極大便利。由于檔案管理工作內(nèi)容逐漸變得復(fù)雜、環(huán)節(jié)更加多樣，采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，不僅會(huì)對(duì)效率產(chǎn)生影響，而且還會(huì)加大失誤出現(xiàn)的可能。然而，信息技術(shù)可以在很大程度上改善這方面問題，借助線上平臺(tái)，管理者可以對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化歸檔處理，傳遞、分析和應(yīng)用效率得到很大提升，也能夠?yàn)楣芾碚咛峁└涌茖W(xué)、全面的信息服務(wù)。近幾年來，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算和5G 技術(shù)不斷涌現(xiàn)，極大地改變了各行各業(yè)的經(jīng)營管理現(xiàn)狀，檔案管理者需要具備與時(shí)俱進(jìn)的品質(zhì)，積極擁抱新技術(shù)、新方法，并且努力學(xué)習(xí)信息技術(shù)方面的知識(shí)，以便將其更好地應(yīng)用到工作中。

五、提升檔案管理者素養(yǎng)的途徑

思想政治素養(yǎng)、與時(shí)俱進(jìn)和實(shí)踐能力是檔案管理者的基本素質(zhì)，為了加強(qiáng)對(duì)這些素質(zhì)的培養(yǎng)，管理者需要從多方著手，提高檔案管理人員的綜合能力。

（一）強(qiáng)化工作隊(duì)伍能力適應(yīng)信息化檔案管理

檔案管理者才是該項(xiàng)工作的主體，在實(shí)際的工作中，應(yīng)當(dāng)發(fā)揮其主體性地位，這就需要培養(yǎng)一支具備高素質(zhì)、高水平的工作隊(duì)伍，為此企事業(yè)單位需要注重檔案管理專業(yè)人才的引進(jìn)，這樣能夠在一定程度上確保其專業(yè)化程度，與此同時(shí)，為了留存人才需要借助完善高效的獎(jiǎng)懲機(jī)制，提高管理人員的積極性。除此之外，檔案管理者還需要注重自身專業(yè)素質(zhì)和能力的提升，始終保持積極進(jìn)取、不斷學(xué)習(xí)的態(tài)度，對(duì)企事業(yè)于單位來說需要對(duì)檔案管理工作者進(jìn)行定期培訓(xùn)，從而幫助其在實(shí)踐中發(fā)展[4]。管理人員綜合素養(yǎng)的提升需要多方努力，更要從思想層面提高重視程度，將信息化檔案管理的工作理念貫穿到工作的全過程。

（二）做好檔案管理的創(chuàng)新工作

創(chuàng)新是發(fā)展的關(guān)鍵驅(qū)動(dòng)力，檔案管理工作也不例外，開展工作的過程中，管理人員需要將企事業(yè)單位的發(fā)展作為工作目標(biāo)，一切為單位服務(wù)，針對(duì)單位內(nèi)部存在的眾多問題進(jìn)行梳理、溯源，及時(shí)關(guān)注單位的新決策、新任務(wù)、新規(guī)定，意識(shí)到創(chuàng)新的重要性，打破傳統(tǒng)觀念的約束，在檔案管理中進(jìn)行創(chuàng)新。面對(duì)工作中出現(xiàn)的問題，管理人員需要具備優(yōu)秀的危機(jī)應(yīng)對(duì)能力，及時(shí)采取有效措施解決問題，減少對(duì)檔案管理甚至企事業(yè)單位造成的不良影響。

（三）完善企事業(yè)單位檔案管理的規(guī)章制度

部分企事業(yè)單位缺乏對(duì)信息化檔案管理的重視，在管理體系上就呈現(xiàn)出不完善的現(xiàn)象，使得管理人員的日常工作缺乏依據(jù)和保障，也會(huì)在一定程度上影響信息化管理工作的推進(jìn)，不利于檔案管理的信息化建設(shè)。因此，企事業(yè)單位的管理人員需要對(duì)檔案管理的規(guī)章制度進(jìn)行完善，閉門造車是不可取的，應(yīng)該積極吸取其他企業(yè)、事業(yè)單位的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合自身實(shí)際做出改進(jìn)和完善。

六、結(jié)束語

綜上所述，信息技術(shù)對(duì)當(dāng)前的檔案管理工作提出了新的要求，促使檔案管理人員進(jìn)行轉(zhuǎn)變，從而更好地適應(yīng)新時(shí)期的變化，為企事業(yè)單位的轉(zhuǎn)型升級(jí)奠定基礎(chǔ)。