趙錄

（伊金霍洛旗推進現(xiàn)代服務業(yè)發(fā)展中心，內蒙古自治區(qū) 鄂爾多斯 017200）

一、人工智能對檔案管理的影響

（一）文檔的種類和數(shù)量增加

人工智能的發(fā)展，使得文檔的種類、數(shù)量明顯增加。大數(shù)據(jù)時代，首先要合理應用各類數(shù)據(jù)，包括新老信息，一般間隔兩年，數(shù)據(jù)信息量便會增加一倍。隨著信息技術的快速發(fā)展，各類電子設備的應用逐漸增多，催生出大量的文檔信息。受政策推動影響，信息技術在各行業(yè)中都有所應用，對應組織機構逐漸從傳統(tǒng)紙質工作環(huán)境轉移到電子環(huán)境下。諸多行業(yè)中已經(jīng)實現(xiàn)了業(yè)務活動的電子化、無紙化作業(yè)。電子文件的覆蓋區(qū)域、發(fā)展速度一定程度上代表了信息系統(tǒng)的發(fā)展水平，發(fā)展速度是十分驚人的。檔案管理中，應用電子文件，要充分考慮其種類、數(shù)量的發(fā)展情況。

（二）人工智能帶動了檔案管理的變革

人工智能技術快速發(fā)展，給當代社會的發(fā)展帶來了巨大改變，檔案管理工作必須及時適應變化情況。檔案管理工作中，必須充分考慮管理主體、客體、管理環(huán)境、管理體系等要素的影響，從多個角度出發(fā)進行審視，并及時作出變革和創(chuàng)新化處理。從宏觀角度出發(fā)，檔案管理的體制、模式也會隨之發(fā)生變化，這些變革必須同人工智能的發(fā)展相匹配。

（三）人工智能推動檔案人員的分流、分化

檔案管理工作的變革，對應崗位工作人員的工作內容、工作方法等也會隨之發(fā)生變化。傳統(tǒng)管理模式下，國內專職兼職的檔案管理人員達到百萬人，在紙質檔案管理工作中，檔案人員的個人價值和管理手段十分重要。但是隨著信息化水平的提升，檔案管理職業(yè)逐漸出現(xiàn)社會化、專業(yè)化的情況。一方面，要充分考慮檔案接收至檔案開發(fā)利用中各個環(huán)節(jié)的專業(yè)價值，即使應用信息系統(tǒng)進行管理作業(yè)，也需要保證一定的專業(yè)性；另一方面，借助購買服務的方法來提高檔案管理水平。檔案管理的中介越來越多，對應社會化程度也會隨之提升。因此，未來檔案中介機構表現(xiàn)出的專業(yè)水平，一定程度上代表了檔案工作的專業(yè)性。

（四）人工智能促使檔案學的細化、融合

檔案學，即將檔案現(xiàn)象當作研究對象的學科，需要從現(xiàn)象出發(fā)，積極認知檔案現(xiàn)象的發(fā)展、變化，并針對具體規(guī)律進行總結分析，探討對應的技能方法。檔案學的核心內容：為檔案實體管理、檔案信息開發(fā)等提供理論和智力方面的支撐，新時期，隨著電子文件的普及、電子檔案的保管需求，逐步提出了數(shù)字檔案室、智慧檔案室的概念。這一概念更加符合時代發(fā)展需求，對應檔案學的理論、認知方法等都應滿足變化要求。雖然檔案學領域中，并未深度融入大數(shù)據(jù)技術，但是不可忽視的是，記錄人類記憶的數(shù)據(jù)研究、保護、開發(fā)等工作是檔案學發(fā)展的必然責任。檔案學的發(fā)展歷程中，可以看出，每一次技術變革都會對檔案學的發(fā)展產(chǎn)生深遠影響。計算機技術的引入，使得檔案信息化、數(shù)字化理念成為現(xiàn)實，改變了檔案的處理流程，為檔案大數(shù)據(jù)的發(fā)展奠定了基礎。從學科發(fā)展的前瞻性出發(fā)，必須及時進行新技術的分析，技術變化必然會使得檔案學出現(xiàn)重大變革。

二、人工智能助推檔案管理發(fā)展的建議

（一）來源上的優(yōu)勢

檔案界的發(fā)展中，無法及時進行預判管理技術發(fā)展方向的考慮、了解管理形態(tài)變化，一定程度上會導致“技術代差”，嚴重時還會引發(fā)機構危機。為此，檔案界人員，必須充分認知到數(shù)據(jù)是人工智能應用的根本。換言之，掌握最為精確的數(shù)據(jù)信息，方可真正意義上的實現(xiàn)“智能”。檔案管理在數(shù)據(jù)質量、數(shù)據(jù)管理方面具有一定優(yōu)勢，與互聯(lián)網(wǎng)上的大量流態(tài)數(shù)據(jù)相比，檔案數(shù)據(jù)由于完整性、真實性、可靠性，極易脫穎而出，可為人工智能、機器學習等提供優(yōu)質資料。此外，隨著國內電子政務水平的提高，高附加值的機構逐漸增多，包括跨機構、跨地域協(xié)同公共業(yè)務所進行的檔案數(shù)據(jù)管理，已經(jīng)逐漸成為業(yè)內重點開發(fā)項目。因此，檔案界必須及時轉變思維，發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，配合相關機構，打造相應的數(shù)據(jù)庫，保證合理應用智能工具和方法，發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)的價值。

（二）借鑒下的因地制宜

部分專業(yè)在引入人工智能轉型升級期間，遇到了較大的阻力作用，實踐效果無法滿足預期目標，積極進行融入策略的研發(fā)具有重大價值，是保證人工智能在各行業(yè)生存發(fā)展的必要條件。國務院最新人工智能相關規(guī)劃中指出，要加強跨學科的探索性分析研究，加強人工智能在心理學、經(jīng)濟學等專業(yè)的融合。當下，圖書館、情報學等專業(yè)的檔案管理中，已經(jīng)逐步融入了人工智能技術，專家系統(tǒng)、自然語言等在進行圖書館文獻分類方面，在訪問公共目錄設計方面都有所應用。文獻查詢中，逐步普及了預測性搜索、全文搜索技術，且應用程度越來越高，在圖書館的工作自動化管理中，機器人技術也得到了大范圍應用。上述應用案例為人工智能技術在檔案界中的應用，實現(xiàn)智慧管理等奠定了良好基礎。但是，上述應用過程中，必須充分考慮技術條件的可行性，必須保證貼合主體情況、滿足實際需求，保證貫徹落實科學性，考慮因地制宜的效果等。如江蘇太倉智慧檔案館的建設中，館藏系統(tǒng)中引入了智能化的Agent 技術，經(jīng)由該技術，可保證定期對館藏數(shù)字化檔案資源存儲區(qū)進行全面掃描，將可用文字信息及時存入指定數(shù)據(jù)庫中，如CFS 文件庫中，該方法應用中可將檢索時間控制在0.1 秒范圍內。檢索速度、檢索精度等都更具優(yōu)勢。

（三）融合作業(yè)的主次有別

技術、工具的發(fā)展意義，一般是為人類的實踐活動進行服務。唯技術主義論無法及時解決所有認知問題，在實踐活動的處理中價值較低。在檔案管理中，引入人工智能這一問題上分析，必須分清主次、了解核心目標，這對相關技術的發(fā)展具有重大價值。檔案管理等業(yè)務中，合理應用技術手段是必然趨勢，但切勿盲目進行技術要義的追隨，強行應用必然會導致反面效果。人工智能技術的應用中，必須及時將其融合到具體的檔案管理業(yè)務細節(jié)方面，結合業(yè)務發(fā)展、實踐需求變化等進行管理，實現(xiàn)有的放矢，保證新技術為管理提供有效助力作用。如某監(jiān)督管理局的發(fā)展中，業(yè)務活動存在檔案管理數(shù)量大的特點，且存儲內容種類多、格式多，面對新時期急速增加的電子檔案查詢服務、電子歸集、檔案信息提取等需求，人工智能技術的價值便十分明顯了。合理應用文本處理、圖像識別技術，可快速完成電子檔案的智能化比對、智能化分類，相關人員要及時進行歸檔批處理標準規(guī)范，力求有效提高電子文件的歸檔質量、歸檔效率。還可借助信息抽取技術，完成檔案內容的結構化控制和文本挖掘，為后續(xù)檢索服務、高效查詢等業(yè)務進行服務。

（四）運用中的包容開放

當下，大數(shù)據(jù)在各個行業(yè)應用中，無法實現(xiàn)專業(yè)實踐方面的完全融入，這是制約人工智能技術應用的主要難點。大量分析研究后發(fā)現(xiàn)，技術研究成熟度并不是主要制約要素，主要制約影響因素是懂技術且懂業(yè)務的人才相對匱乏。為了充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術的功能，必須結合具體應用場景進行分析，但是當下僅個別人士方可進行智能數(shù)據(jù)處理技術、海量專業(yè)數(shù)據(jù)的緊密對接。為此，檔案管理人才的挖掘中，必須考慮包容心、開放性的眼光，積極與技術人員進行信息交流和全面合作。多方面因素共同發(fā)展是當下各行業(yè)順利發(fā)展的必要途徑，檔案管理中，更要考慮取長補短的價值。新時期，國內各大地區(qū)的檔案管理機構與人工智能技術服務企業(yè)的合作日益密切，對應崗位的檔案管理人員和技術研發(fā)人員的交流逐漸增多，從業(yè)務細節(jié)方面開始溝通，確定了技術的引入節(jié)點。并充分結合了當下國內檔案業(yè)務的管理現(xiàn)狀，力求充分發(fā)揮人工智能技術的價值。

結語：人工智能技術具有發(fā)展速度快、影響范圍廣的特點，檔案管理人員必須充分意識到新時期面臨的威脅。當下，各大數(shù)據(jù)機構逐步引入了人工智能技術，在智慧數(shù)據(jù)管理方面得到了明顯進步。檔案管理工作必須與時俱進，保證清醒認知，了解智慧管理的根源在于檔案人，并非是技術。新時期，人工智能技術在檔案管理中的應用已經(jīng)成為大勢所趨，智能技術的應用逐步取代了機械化、傳統(tǒng)化、模式化的發(fā)展態(tài)勢。為了合理應用人工智能技術，檔案管理工作必須正視技術變革的價值和影響，不斷進行自身知識結構的調整和分析，力求在未來發(fā)展中具有足夠的競爭實力。