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        芻議新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理及創(chuàng)新

        2021-11-27 21:20:40曲暢
        魅力中國(guó) 2021年21期
        關(guān)鍵詞:事業(yè)單位檔案管理管理

        曲暢

        (吉林省公主嶺市衛(wèi)生職工中等專業(yè)學(xué)校,吉林 公主嶺 136100)

        檔案管理方式的自主創(chuàng)新也是信息資源自主創(chuàng)新的全過(guò)程。是事業(yè)單位根據(jù)社會(huì)發(fā)展對(duì)發(fā)展市場(chǎng)的不斷轉(zhuǎn)型,重新調(diào)整事業(yè)單位的內(nèi)部資源,融入信息化管理的發(fā)展趨勢(shì),滿足客戶對(duì)檔案數(shù)據(jù)的具體要求,這樣事業(yè)單位才能完成好經(jīng)濟(jì)建設(shè),擔(dān)負(fù)起社會(huì)責(zé)任,同時(shí)是也能達(dá)到自己的收益的目的。隨著我國(guó)政治經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)改革創(chuàng)新的推進(jìn)和信息化技術(shù)的快速發(fā)展,事業(yè)單位檔案存儲(chǔ)早已成為事業(yè)單位智能化突出發(fā)展的一個(gè)極其重要的指標(biāo)。必須不斷進(jìn)行改進(jìn)和自主創(chuàng)新。

        一、事業(yè)單位檔案創(chuàng)新的重要性

        (一)時(shí)代性的要求

        現(xiàn)代化和信息化管理是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的主要趨勢(shì),這個(gè)時(shí)代注定了事業(yè)單位在檔案管理上要與時(shí)俱進(jìn),由于事業(yè)單位有不竭的發(fā)展動(dòng)力,檔案管理工作可以提高事業(yè)單位每個(gè)人的工作質(zhì)量和管理效益,為事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)單位經(jīng)營(yíng)信息內(nèi)容和事業(yè)單位對(duì)外對(duì)策提供一些合理依據(jù),是現(xiàn)代事業(yè)單位發(fā)展趨勢(shì)中不可或缺的一部分。只有將檔案資料的管理方法和應(yīng)用融入經(jīng)濟(jì)全球化的進(jìn)程中,才能提高事業(yè)單位在社會(huì)發(fā)展中的影響力,才能弘揚(yáng)事業(yè)單位檔案管理的可持續(xù)發(fā)展理念,提升事業(yè)單位的競(jìng)爭(zhēng)市場(chǎng)。讓事業(yè)單位檔案管理緊跟當(dāng)下的趨勢(shì)。

        近年來(lái),吉林省檔案工作呈現(xiàn)了非常好的局面。吉林省全省檔案相關(guān)工作人員認(rèn)識(shí)到位、領(lǐng)導(dǎo)重視。在調(diào)研交流中各單位負(fù)責(zé)人對(duì)檔案工作也是非常重視,在檔案管理方面都能夠統(tǒng)一思路,大體的流程都符合相關(guān)要求,建立并完善了各項(xiàng)規(guī)章制度,形成有效的檔案管理機(jī)制。

        (二)事業(yè)單位發(fā)展的動(dòng)力

        隨著我國(guó)的社會(huì)經(jīng)濟(jì)和生產(chǎn)技術(shù)的快速發(fā)展,檔案管理的管理方式和管理內(nèi)容也隨之發(fā)生了一些變化,檔案管理信息資源的基礎(chǔ)建設(shè)有了很大的提高。現(xiàn)今,事業(yè)單位在檔案數(shù)據(jù)有效性的關(guān)鍵分為兩個(gè)層次,一是為事業(yè)單位管理者提供歷史時(shí)間參考,以便他們做出有利于事業(yè)單位發(fā)展的適當(dāng)管理決策;二是協(xié)作水平提供了強(qiáng)大的數(shù)據(jù)信息[1]。因此,檔案和數(shù)據(jù)單位要繼續(xù)在企業(yè)數(shù)據(jù)服務(wù)項(xiàng)目體系適應(yīng)性方面進(jìn)行自主創(chuàng)新,不斷拓展檔案的社會(huì)服務(wù)作用,完善好社會(huì)檔案理念。

        (三)可持續(xù)發(fā)展的保障

        如今,事業(yè)單位規(guī)模不斷擴(kuò)大,公司數(shù)據(jù)也在不斷擴(kuò)大,公司的文件存儲(chǔ)更加困難,更加關(guān)鍵。事業(yè)單位發(fā)展歷程的真實(shí)記錄需要體現(xiàn)在事業(yè)單位數(shù)據(jù)中,如單位的基礎(chǔ)管理、信息資源、無(wú)形資產(chǎn)管理辦法等,都關(guān)系到單位的發(fā)展趨勢(shì)和生存。近年來(lái),隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)的不斷完善和信息內(nèi)容經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展趨勢(shì),很多事業(yè)單位遇到了市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)不及時(shí)、缺乏高技術(shù)優(yōu)秀人才等問(wèn)題,急需解決單位需要提升檔案管理意識(shí)以整合,更好緩解事業(yè)單位所面臨的工作壓力,事業(yè)單位數(shù)據(jù)的可持續(xù)發(fā)展理念,預(yù)示著其社會(huì)意識(shí)形態(tài)的完善和提升。每個(gè)員工都應(yīng)該把握單位數(shù)據(jù)發(fā)展趨勢(shì)的方向,與時(shí)俱進(jìn),推動(dòng)事業(yè)單位走可持續(xù)發(fā)展之路。

        二、傳統(tǒng)檔案管理模式的問(wèn)題

        隨著我國(guó)改革開(kāi)放的不斷發(fā)展,社會(huì)、政治經(jīng)濟(jì)、文化藝術(shù)等都發(fā)生了巨大的變化。新形勢(shì)下事業(yè)單位有新的發(fā)展趨勢(shì),明確對(duì)檔案管理提出了更高的規(guī)定。以往檔案管理工作的不足,使得檔案管理自主創(chuàng)新越來(lái)越關(guān)鍵和緊迫。

        (一)檔案管理人員綜合素質(zhì)參差不齊

        目前,部分單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案資料重視不夠,檔案資料意識(shí)不足,檔案軟硬件設(shè)施配置不及時(shí)。尤其對(duì)于吉林省在冬天是很冷的,有些事業(yè)單位檔案室設(shè)立在一樓甚至是地下室,導(dǎo)致檔案室陰冷潮濕,甚至有嚴(yán)重的水災(zāi)等隱患。有些檔案室空間不足此外,員工的素質(zhì)在檔案管理水平中起著尤為重要的作用[2]。如今,很多事業(yè)單位的檔案管理人員都在轉(zhuǎn)行,這都是因?yàn)椴涣私鈽I(yè)務(wù)流程,跟不上單位的發(fā)展趨勢(shì),導(dǎo)致檔案管理工作缺乏應(yīng)有的可靠性和連續(xù)性,阻礙了事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展理念。

        (二)沒(méi)有緊跟現(xiàn)代信息技術(shù)

        檔案存儲(chǔ)和當(dāng)代信息技術(shù)的無(wú)縫集成需要足夠的服務(wù)支持。雖然目前我國(guó)企業(yè)已經(jīng)基本建立了內(nèi)部信息管理系統(tǒng),但由于方法和方式陳舊,部分企業(yè)的檔案存儲(chǔ)還停留在工作經(jīng)驗(yàn)管理上。人工的管理方法極大地制約了檔案自身優(yōu)勢(shì)和資源無(wú)法充分利用,不能適應(yīng)發(fā)展趨勢(shì)的需要,使事業(yè)單位的發(fā)展效率受到限制。

        (三)檔案管理沒(méi)有統(tǒng)一

        一是檔案收集整理不規(guī)范。現(xiàn)在很多單位的檔案收集規(guī)則和制度形同虛設(shè),導(dǎo)致部分檔案館和資料持有者無(wú)法及時(shí)上交檔案,甚至丟失檔案,嚴(yán)重耽誤了檔案管理工作。工作人員的技術(shù)和專業(yè)素質(zhì)也參差不齊,不規(guī)范的地方也很多。二是檔案資料使用和評(píng)價(jià)不規(guī)范。由于文件數(shù)據(jù)的收集整理不規(guī)范,容易造成部分檔案不完整,檔案數(shù)據(jù)的實(shí)用價(jià)值大打折扣。此外,大多數(shù)單位并沒(méi)有相應(yīng)的考核管理制度,在檔案的歸檔整理方面缺乏必要的掌握,也沒(méi)有立即提高檔案的利用率,制約了事業(yè)單位的提升和發(fā)展。最后,檔案存儲(chǔ)缺乏全面性。對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō),規(guī)章制度的創(chuàng)新和發(fā)展通常是工作中最重要的也是最難的一點(diǎn)。檔案存儲(chǔ)工作確實(shí)被遺棄在角落里,很少有事業(yè)單位去重視這項(xiàng)工作。事業(yè)單位數(shù)據(jù)按傳統(tǒng)方式管理,導(dǎo)致檔案存儲(chǔ)缺乏專業(yè)性、法治性和規(guī)范性,在具體工作中出現(xiàn)“隱而不用”的局面,從而忽視了真實(shí)情況。讓檔案材料沒(méi)有應(yīng)有的使用價(jià)值。

        三、事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新策略

        (一)工作平臺(tái)

        事業(yè)單位必須在傳統(tǒng)流程的基礎(chǔ)上優(yōu)化整合,加快信息化建設(shè)步伐,在新思路引領(lǐng)下建設(shè)先進(jìn)的電子技術(shù)信息系統(tǒng),來(lái)改變用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的管理過(guò)程,更好支持現(xiàn)代檔案管理。換句話說(shuō),不同的現(xiàn)代信息系統(tǒng)代表了事業(yè)單位的檔案電子化的引進(jìn)和進(jìn)步,為事業(yè)單位提供了一個(gè)更符合現(xiàn)代企業(yè)管理的通用數(shù)據(jù)管理平臺(tái),滿足事業(yè)單位信息流程調(diào)節(jié)、管理集中、形式多樣、使用靈活等各種檔案工作的需求,這使得檔案管理實(shí)踐工作有了質(zhì)的飛躍。

        (二)文檔流程

        集成工作流程是新形勢(shì)下檔案進(jìn)行更好管理的一個(gè)新概念,它本身就是基于先進(jìn)的信息管理系統(tǒng),優(yōu)化在檔案具體的工作流程,更好地構(gòu)建無(wú)縫交互平臺(tái)。構(gòu)建集成工作流程主要是通過(guò)接下來(lái)的兩個(gè)階段,一個(gè)是文件管理階段,另一個(gè)是檔案管理階段,主要針對(duì)不同員工在不同層次和任務(wù)中提供工作具體流程和操作平臺(tái)的需求,以及建立一系列對(duì)應(yīng)的操作系統(tǒng),以確保檔案在實(shí)際訪問(wèn)的質(zhì)量,建立檔案通信系統(tǒng)和檔案流動(dòng)控制機(jī)制,維護(hù)檔案歸檔機(jī)制的運(yùn)行,檔案管理階段,主要方便普通員工查閱檔案資料,打破了過(guò)多舊的檔案管理功能,提供了信息的簡(jiǎn)單性和可見(jiàn)性,并以管理者為中心,主要是根據(jù)檔案的查詢和操作規(guī)程,處理檔案信息數(shù)據(jù),并進(jìn)行及時(shí)地切換窗口,告知相關(guān)的檔案管理人員,檔案所提供的資料是否符合可理解、完整及準(zhǔn)確的要求,最后他們應(yīng)注意建立可靠的檔案資料保護(hù)機(jī)制,以確保檔案資料的安全[3]。2015 年,集成檔案管理一體化在吉林省完整了第三版的完全開(kāi)發(fā)并應(yīng)用,形成了一整套系列流程,建立了完整的檔案影像化管理系統(tǒng),讓檔案實(shí)現(xiàn)了有生命力的管理,對(duì)民眾而言是巨大的福音。

        (三)服務(wù)模式

        信息時(shí)代呼喚自主創(chuàng)新。新形勢(shì)下,自主創(chuàng)新勢(shì)在必行。文件存儲(chǔ)服務(wù)項(xiàng)目方式的自主創(chuàng)新早已上線。自主創(chuàng)新,首先是核心理念的自主創(chuàng)新。因此,檔案管理人員要想從源頭上改變檔案管理的不景氣,首先要塑造數(shù)據(jù)服務(wù)的核心理念。

        1.服務(wù)要全面

        多方位提供服務(wù)項(xiàng)目。在如今事業(yè)單位發(fā)展的全過(guò)程中,過(guò)去整理在紙質(zhì)上檔案資料方式已經(jīng)不適合日常運(yùn)營(yíng)以及日常改進(jìn)。為此,事業(yè)單位必須實(shí)施多方位的檔案資料服務(wù)工程,進(jìn)一步加大檔案信息資源綜合利用力度,為事業(yè)單位發(fā)展挖掘必要的資源。因此,事業(yè)單位首先要塑造服務(wù)大局、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)、合作共贏的核心理念。其次,作為以經(jīng)濟(jì)效益為主要經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的組織,事業(yè)單位必須建立符合市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的檔案管理運(yùn)作管理模式。

        2.構(gòu)建全方位的信息

        建設(shè)信息內(nèi)容對(duì)外開(kāi)放管理中心。在當(dāng)前的互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代,要提高事業(yè)單位數(shù)據(jù)資源的合理利用,構(gòu)建文件存儲(chǔ)服務(wù)項(xiàng)目的基礎(chǔ)Web 服務(wù)平臺(tái),就需要多方位綜合利用企業(yè)數(shù)據(jù)資源??赏ㄟ^(guò)多種方式完成信息內(nèi)容的多方位綜合利用,如創(chuàng)建帶有登錄系統(tǒng)的在線記錄查詢方式,為需要遠(yuǎn)程控制信息使用的員工提供超越室內(nèi)空間和時(shí)間的服務(wù),及時(shí)升級(jí)檔案數(shù)據(jù)服務(wù)項(xiàng)目數(shù)據(jù),立即建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)查詢等。此外,企業(yè)還應(yīng)高度重視檔案資料的整理、研究和應(yīng)用。有關(guān)部門可以對(duì)檔案資料的初始信息內(nèi)容進(jìn)行分析,對(duì)其使用價(jià)值進(jìn)行開(kāi)發(fā)和設(shè)計(jì),從而制作出內(nèi)容含量高、目的性強(qiáng)的檔案資料。

        3.深層次編研

        開(kāi)展和推進(jìn)分層編研。檔案的信息內(nèi)容主要用于公司日常運(yùn)營(yíng)及其具體數(shù)據(jù)信息和操作。因此,公司必須根據(jù)公司自身的具體情況開(kāi)展必要的信息內(nèi)容,并注意確保整個(gè)過(guò)程中信息內(nèi)容的真實(shí)有效性,以確保單位的檔案數(shù)據(jù)編制和研究符合實(shí)際的要求。單位在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中應(yīng)注意;檔案文件化工作要有序、有條不紊地進(jìn)行。邀請(qǐng)具有豐富多樣工作經(jīng)驗(yàn)的檔案和資料權(quán)威專家進(jìn)行梳理,確保檔案的合理性。事業(yè)單位或我國(guó)行業(yè)協(xié)會(huì)的規(guī)范性文件和檔案要及時(shí)整理、研究、匯總,并按照細(xì)致的時(shí)間步驟編制檔案,確保整理、研究資料的完整性和抽象性。

        (四)管理制度

        在信息時(shí)代,信息安全的關(guān)鍵內(nèi)容被添加到檔案的存儲(chǔ)中。網(wǎng)絡(luò)信息安全管理方法的關(guān)鍵是基于信息內(nèi)容本身和信息內(nèi)容人員對(duì)管理方法的實(shí)施兩個(gè)層面。

        1.信息管理層面

        按照優(yōu)秀的管理方法,隔離計(jì)算機(jī)系統(tǒng)階段的不安全風(fēng)險(xiǎn),確保運(yùn)行安全。此外,還需要改進(jìn)工作內(nèi)容、文件信息內(nèi)容及其信息內(nèi)容存儲(chǔ)方式,確保信息內(nèi)容運(yùn)行順暢。

        2.檔案信息內(nèi)容人員管理層面

        一是制定并給出現(xiàn)行的管理辦法政策,明確工作職責(zé),履行職責(zé);二是要規(guī)劃并提供應(yīng)急措施、維護(hù)預(yù)案,及時(shí)開(kāi)展網(wǎng)絡(luò)信息安全檢查,提高檔案人員對(duì)安全事件的應(yīng)急響應(yīng),經(jīng)常對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行安全知識(shí)教育,還經(jīng)常開(kāi)展提高員工綜合能力的培訓(xùn)工作,最大限度地降低操作失誤等其他安全風(fēng)險(xiǎn);最終打造嚴(yán)格的管理權(quán)限模式;規(guī)范信息內(nèi)容數(shù)據(jù)信息遷移、生產(chǎn)和處理程序,明確提出數(shù)據(jù)信息核查制度,完善人員管理辦法。

        結(jié)束語(yǔ)

        信息時(shí)代給我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理帶工作帶來(lái)了太多的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。為了更好地發(fā)揮檔案和數(shù)據(jù)資源的價(jià)值,應(yīng)該積極推廣新的檔案管理方式,讓所有事業(yè)單位和企業(yè)及時(shí)跟上發(fā)展的步伐。只有緊跟發(fā)展的潮流,才能保持事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展理念。檔案工作人員要自主創(chuàng)新管理模式,探索新的管理機(jī)制,將個(gè)人價(jià)值觀與全行業(yè)檔案資源緊密結(jié)合,共同推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理工作完成自身總體目標(biāo)和價(jià)值觀,推動(dòng)經(jīng)濟(jì)的整體發(fā)展。

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