姜鑫

（華北地質(zhì)勘查局第四地質(zhì)大隊，河北 秦皇島 066000）

前言

檔案數(shù)字化管理已經(jīng)成為企業(yè)進行經(jīng)營活動過程中的管理的一部分。基于此，本文提出了企業(yè)實行檔案數(shù)字化管理的具體策略，通過策略的實施，企業(yè)能夠及時接收與發(fā)出企業(yè)經(jīng)營的相關(guān)完整信息，對檔案數(shù)字化信息共享的功能完成進一步加強，不斷滿足企業(yè)發(fā)展的需要，對檔案數(shù)字化管理的應(yīng)用也將更為合理。

一、檔案管理數(shù)字化的重要意義

（一）檔案管理數(shù)字化相較于傳統(tǒng)管理模式中對檔案的管理具有較大優(yōu)勢

這在當(dāng)前檔案管理數(shù)字化的普及與廣泛應(yīng)用中得到日益顯著的體現(xiàn)。其中，檔案管理數(shù)字化的優(yōu)勢與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案及音像檔案相比，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，檔案管理數(shù)字化能夠做到現(xiàn)實環(huán)境與虛擬環(huán)境的存儲空間的大量節(jié)省；第二，相較于紙質(zhì)檔案以及音像檔案，進行數(shù)字化的檔案管理能夠進行存儲時間的延長，無須考慮如紙質(zhì)檔案的堆積時間長產(chǎn)生檔案破損的現(xiàn)象，并且數(shù)字化檔案管理對保存環(huán)境的要求并不如其他兩種方式高，一般情況下對一個大型圖書館檔案的存儲僅僅需要一個電子設(shè)備；第三，實行檔案管理的數(shù)字化，還能夠未雨綢繆地對檔案進行備份，不僅能夠提高檔案管理人員的工作效率，還能夠有效提高檔案檢索效率與利用率。

（二）實行檔案管理數(shù)字化是未來社會發(fā)展的大趨向

對檔案實行傳統(tǒng)的紙質(zhì)以及磁性檔案管理時，需要大量的人力、物力以及財力的消耗進行空間的建設(shè)、檔案的擺放與記錄管理，與此同時，儲存紙質(zhì)檔案的空間環(huán)境也有較高的要求，極易對紙質(zhì)檔案造成破壞；對紙質(zhì)檔案進行入檔整理工程量浩大，后續(xù)對于傳統(tǒng)檔案的檢索的工程量也相對復(fù)雜。而對檔案實行數(shù)字化管理，不僅節(jié)約了存儲空間，人力、物力以及財力的支出也會減少，還能夠提高檢索及維護的效率，適應(yīng)了現(xiàn)代社會的需求。

（三）對檔案實現(xiàn)數(shù)字化管理，能夠發(fā)揮其自身的優(yōu)越性

在對檔案進行檢索時，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案與磁性檔案需要到其存儲的圖書館、檔案館等實際檔案存放場所才能進行檢索，如若涉及異地檢索將極為不便。而新興地對檔案實現(xiàn)數(shù)字化管理，對檔案的檢索通過互聯(lián)網(wǎng)就能完成，因其通過技術(shù)手段將內(nèi)容轉(zhuǎn)化成數(shù)字信息完成電子資源的存儲，能夠?qū)崿F(xiàn)信息的實時傳遞，做到共享信息資源[1]。

二、實行數(shù)字化檔案管理的具體實踐方式

（一）完善數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)

在整個社會實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理的完善系統(tǒng)，要求全社會的人員加強對檔案管理數(shù)字化的認知，并從實踐中完成對檔案管理數(shù)字化的踐行。將社會上的紙質(zhì)檔案全部轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案是一項極為艱巨的任務(wù)，其間不僅要耗費人力、財力以及物力，還會耗費大量的時間與精力。需要社會上的企業(yè)先行對檔案實行數(shù)字化管理，并將過往的實體檔案和數(shù)字化檔案進行統(tǒng)籌儲存，以省去在檔案館中轉(zhuǎn)移的工作內(nèi)容，提升檔案管理的工作效率[2]。企業(yè)在進行數(shù)字化檔案管理時還要加強對數(shù)字化的檔案采集與查閱以及對檔案實行管理的系統(tǒng)性的綜合性質(zhì)的管理，做到對整個企業(yè)的檔案管理水平的提升。同時還需認清數(shù)字化檔案系統(tǒng)管理的關(guān)鍵所在為數(shù)字化檔案采集，如果數(shù)字化檔案采集環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，將會導(dǎo)致整個檔案的查閱以及管理出現(xiàn)錯誤與偏差。建立相應(yīng)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，利用精準的數(shù)字化查閱系統(tǒng)確保進行檔案查閱時的高效。

（二）數(shù)字化檔案的安全傳輸

進行檔案管理的數(shù)字化實施時，對相關(guān)企業(yè)的實體檔案的保存與信息的實時傳輸具有重要意義，其不僅能夠方便同城檔案的傳輸更新，對檔案的管理也極為便利，同時檢索異地檔案時無須造成相關(guān)人員的奔波，為其節(jié)省了一定的工作時間的同時，還為檔案的大量傳輸提供了便捷[3]。但是在檔案管理數(shù)字化的同時，還需要人們注意檔案管理的安全性這一問題，進行數(shù)字化檔案管理，無論是信息的實時更新還是檔案的傳輸與檢索，都需要借助相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)機制。在此限制條件下，需要相關(guān)企業(yè)正視隨網(wǎng)絡(luò)發(fā)展所產(chǎn)生的不安全性因素，如電腦網(wǎng)絡(luò)的病毒、黑客的攻擊、網(wǎng)絡(luò)漏洞造成的隱患等問題，這些都嚴重影響了數(shù)字化檔案的安全傳輸。所以，在實行檔案管理數(shù)字化時還需注意對網(wǎng)絡(luò)密鑰技術(shù)的掌握，在管理過程中實現(xiàn)采取訪問控制、系統(tǒng)漏洞定期掃描、病毒的防護及檔案信息加密等手段的應(yīng)用。

三、檔案管理數(shù)字化對于企業(yè)管理的啟示

（一）完善數(shù)字化檔案管理手段

隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展，企業(yè)的發(fā)展與經(jīng)營也需要不斷注入新鮮的血液，相應(yīng)的各種機制與手段都需要與時俱進，對檔案管理數(shù)字化的應(yīng)用亦是如此。企業(yè)的檔案在某種程度上對企業(yè)發(fā)展的轉(zhuǎn)折點與成功失敗都進行了數(shù)字形式的記錄與傳達，其能夠?qū)ζ髽I(yè)經(jīng)營所產(chǎn)生的經(jīng)濟效益與相應(yīng)的經(jīng)驗教訓(xùn)進行記錄，并從側(cè)面反映出某一時期背景下，受相應(yīng)經(jīng)濟政策影響的企業(yè)經(jīng)濟狀況。當(dāng)前我國眾多企業(yè)急需通過檔案管理的創(chuàng)新理念進行檔案管理工作的指導(dǎo)，來應(yīng)社會形勢的不斷發(fā)展變化，并且從企業(yè)檔案管理觀念的陳舊、不求上進的現(xiàn)狀來看，許多企業(yè)缺乏創(chuàng)新動[4]。需要眾多企業(yè)從認知上面認清當(dāng)前實行檔案管理數(shù)字化對企業(yè)在長遠角度上的經(jīng)濟效益的作用，實現(xiàn)檔案管理模式的創(chuàng)新。

（二）進行企業(yè)檔案管理數(shù)字化要先進行檔案管理方式的創(chuàng)新

在經(jīng)濟全球化不斷發(fā)展的今天，全球經(jīng)濟都迎來了突破性發(fā)展，大量的國際經(jīng)濟資本在市場上流通，使得企業(yè)的發(fā)展受到相應(yīng)影響，檔案內(nèi)容也得到了不斷地更新與跟進。企業(yè)要想在管理方式上完成創(chuàng)新，抓住當(dāng)前數(shù)字化檔案管理發(fā)展的機遇，就需要實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理這一管理方式的創(chuàng)新。先要進行管理方式的創(chuàng)新，促進企業(yè)管理方式及手段的現(xiàn)代化發(fā)展，需要企業(yè)認識到企業(yè)的檔案是企業(yè)的經(jīng)濟效益及社會效益的一部分，推動促進對檔案管理方式的創(chuàng)新與發(fā)展。在發(fā)展中不斷加強管理手段的創(chuàng)新推進，認可并實行數(shù)字化檔案管理。還需對數(shù)字化檔案管理中的對企業(yè)經(jīng)營中的各個環(huán)節(jié)的成本節(jié)約、檔案更新的時效性、人力與物力資源的節(jié)約以及涉及數(shù)據(jù)總覽時為企業(yè)帶來的巨大經(jīng)濟效益進行相應(yīng)認知，推進檔案管理數(shù)字化的工作實施。

（三）確保企業(yè)管理人員素質(zhì)的創(chuàng)新與檔案管理創(chuàng)新步伐一致

企業(yè)的檔案管理內(nèi)容是隨著企業(yè)的經(jīng)營與發(fā)展不斷發(fā)生變動的，為了適應(yīng)相關(guān)內(nèi)容的變動與發(fā)展，需要企業(yè)加強對檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)提升的培訓(xùn)，使其成為技術(shù)復(fù)合型的檔案管理人員。還需要企業(yè)在經(jīng)營中不斷掌握社會總體的經(jīng)濟形勢，掌握一定的經(jīng)濟知識，不斷適應(yīng)經(jīng)濟形勢的變動，提升企業(yè)檔案的質(zhì)量與水平，利用市場經(jīng)濟理論知識需要重視知識結(jié)構(gòu)的更新，不斷地學(xué)習(xí)先進的現(xiàn)代管理、科學(xué)技術(shù)及技能。最后，要注意將數(shù)字化檔案管理的工作與實際的工作實踐活動相結(jié)合，從實踐中汲取經(jīng)驗，并將新的經(jīng)驗成果再次應(yīng)用到實際工作中，促進企業(yè)檔案管理及利用的有效結(jié)合。

結(jié)論

綜上所述，隨著經(jīng)濟與科技的迅猛發(fā)展，企業(yè)在經(jīng)營發(fā)展中實行數(shù)字化的檔案管理現(xiàn)象已經(jīng)極為普遍。其作為一種新興的管理模式與信息資源的整合手段，企業(yè)運用后能夠得到二者互助共進發(fā)展。當(dāng)前的數(shù)字化檔案管理已經(jīng)融入到企業(yè)發(fā)展的各個環(huán)節(jié)，在進行實時信息的更新后，為企業(yè)的建設(shè)提供了切實服務(wù)。對企業(yè)實行檔案數(shù)字化管理進行探討，了解其特點與相應(yīng)的對檔案的數(shù)字化處理與管理存儲功能，明確了企業(yè)實行檔案管理數(shù)字化對資料的匯集、管理的系統(tǒng)化以及在長遠角度上促進企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展的重要作用。