肖愫愫

（貴州省圖書館，貴州 貴陽 550004）

一、引言

隨著社會的進(jìn)步，人民的精神生活需求日益增大，圖書館建設(shè)趨向現(xiàn)代化和科技化發(fā)展，圖書期刊藏量也日益增加，對其期刊圖書的管理也更為現(xiàn)代化和自動化。在圖書館，期刊作為文獻(xiàn)資源的重要部分之一，期刊記到在期刊總體工作中起著承上啟下的作用，關(guān)聯(lián)著整個期刊管理工作流程進(jìn)度，2020 年12 月31 日貴州省圖書館（北館）正式進(jìn)入試運行狀態(tài)，重新規(guī)劃和設(shè)立各個工作部門，啟用新型的圖書館集群管理系統(tǒng)（Interlib3.0），工作人員在新的管理系統(tǒng)下應(yīng)對新的問題又該如何解決。下面本文將以貴州省圖書館集群管理系統(tǒng)（Interlib3.0）為例探討中文期刊記到中存在的問題和解決對策。

二、期刊記到的意義

期刊記到，指采編中心期刊記到人員負(fù)責(zé)對在供應(yīng)商手中采購并送達(dá)的期刊進(jìn)行驗收，核對數(shù)據(jù)，加蓋館藏章，再在圖書館管理系統(tǒng)（Interlib3.0）中進(jìn)行記到、分配排架號、分配館藏的系列工作統(tǒng)稱。隨著自動化技術(shù)和通信技術(shù)的發(fā)展，圖書館中文期刊管理都開始實現(xiàn)現(xiàn)代化管理，而期刊記到是期刊管理的一個重要環(huán)節(jié)，如果在系統(tǒng)中因為主客觀等因素導(dǎo)致期刊記到錯誤，不僅會影響后續(xù)的期刊催詢、裝訂、流通、典藏等工作、還會引發(fā)圖書館與中標(biāo)書商因期刊到刊率而涉及的經(jīng)濟問題[1]。因此，做好期刊記到工作，有效的處理期刊過程中遇到的問題，讓期刊管理更為便捷流暢，讓讀者閱讀查看更為方便，已成為日益緊迫且具有極大實用效果的需要。

三、期刊記到面對的現(xiàn)實問題

期刊的出版發(fā)行本身就是一個動態(tài)的過程，在到達(dá)記到人員手里進(jìn)行記到時經(jīng)常會出現(xiàn)一些主客觀問題而導(dǎo)致期刊錯記、漏記等情況。

（一）記到中現(xiàn)刊自身易出現(xiàn)的問題

一是期刊在長期連續(xù)出版過程中會因為出版社、著者、市場效應(yīng)、采訪內(nèi)容等外力作用而造成合刊、增刊、休刊的情況；二是每年也會根據(jù)讀者需求量減少或與我館收藏內(nèi)容不相符出現(xiàn)的?？闆r；三是針對不同的讀者對象、不同專業(yè)內(nèi)容、不同頻率、不同形態(tài)等服務(wù)內(nèi)容，出現(xiàn)的一刊多版現(xiàn)象。面對這樣復(fù)雜的情況，易造成記到人員對期刊模糊，出現(xiàn)記到錯誤或記漏，對期刊管理工作帶來很大影響[1]。

（二）受記到人員主觀影響

根據(jù)貴州省圖書館南北館的藏書量和讀者的需求，期刊采購數(shù)量較大，采購商每周定期將期刊發(fā)送至采編中心，期刊記到工作人員任務(wù)量較大，有的期刊出版頻率是旬刊或半月刊，但因為訂購者的疏忽只訂購了一個版本，期刊的期號通常情況下不連續(xù)，加之記到人員如果粗心、不熟悉期刊情況，極易造成漏記、錯記、記重等情況出現(xiàn)。

（三）系統(tǒng)故障造成的問題

因圖書館集群管理系統(tǒng)（Interlib3.0）是新館運行時引進(jìn)并開始使用，工作人員對其系統(tǒng)使用程度還不熟悉，系統(tǒng)管理技術(shù)不穩(wěn)定，易出現(xiàn)系統(tǒng)故障、網(wǎng)絡(luò)不穩(wěn)定而引起的漏記。

（四）期刊編輯期號錯誤

因為出版社印刷或者編輯者的錯誤，造成期刊出版的期號出錯，導(dǎo)致圖書館期刊記到人員記到出錯。比如《幽默與笑話·爆笑e 族》本年收到的第一期，因為年份數(shù)字上0、1 數(shù)字重影，記到工作人員根本分不清到底是今年的刊還是去年的，這種情況只能及時與采購商對接，了解期刊的正確出版時間。

（五）夾雜副刊、光碟、磁帶

有的期刊中夾雜著副刊、光碟、磁帶的問題，在期刊搬運和讀者借閱途中都很容易掉落遺失，期刊記到人員通常只是負(fù)責(zé)將這些附帶產(chǎn)品備注在期刊記到格中，并沒有其他的特別途徑來確保萬無一失。

（六）刊名變更

現(xiàn)刊記到中偶爾會出現(xiàn)刊名變更的情況，變更刊名記到較其他期刊記到問題要復(fù)雜一些，記到人員如果不熟悉刊名情況，會導(dǎo)致錯記[2]。

（七）期刊ISSN 號和條碼不對應(yīng)

有時候某期刊出版時使用了新的ISSN 號，但是條碼號還未更新，記到工作者通常使用掃描槍掃描條碼號進(jìn)行記到，此時因條碼號對應(yīng)不上ISSN 號，則會出現(xiàn)空白頁或其他期刊題名的情況。比如《人民交通》ISSN 號為2096-5265，條碼掃描結(jié)果為1005-6440，記到工作者不細(xì)心就會記到在另外的期刊上。

（八）記到統(tǒng)計及催詢問題

期刊借閱分為可外借和不可外借兩種，因為數(shù)量較大，我館期刊記到工作者在每年6 月份時將對缺刊情況進(jìn)行核實，查閱基藏室和不外借的閱覽室，對未到的期刊進(jìn)行催詢。除此之外每年年底將使用管理系統(tǒng)（Interlib3.0）中的“期刊報表催詢單”窗口進(jìn)行統(tǒng)計。但是此窗口涉及訂購號、預(yù)訂冊數(shù)、題名、出版社、出版周期、分類號、商代碼、預(yù)訂年份、復(fù)本數(shù)、訂購時間、未到冊數(shù)、單冊價、總價、卷期、ISSN十五種選項，表冊過于細(xì)致復(fù)雜，非常不便于期刊工作人員進(jìn)行核對，反而增加了工作量，導(dǎo)致缺刊統(tǒng)計復(fù)雜化。

四、期刊記到現(xiàn)實問題的解決方案

（一）靈活熟練運用管理系統(tǒng)

面對期刊記到的多類型問題，需要記到人員要靈活運用Interlib3.0系統(tǒng)并細(xì)致處理發(fā)現(xiàn)的問題，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的期刊數(shù)目數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)全面解釋該刊的創(chuàng)刊、?？?、缺刊、出版周期及刊名的各種變化，客觀反映其出版頻率的動態(tài)性、連續(xù)性及館藏的真實性，面對刊號、刊名、出版機構(gòu)、出版周期等編目數(shù)據(jù)改動時，及時補充著錄在附注。[3]

1.一刊多版

同一刊名不同ISSN 號和相同ISSN 號但郵發(fā)號不同時，直接將它按照單版刊進(jìn)行記到，郵發(fā)代號相同時，從期刊的著者、分類號、版本等多方面查找，并備注再記到。

2.合刊

如《英語街（高中版）》2021 年7 期、8 期合并為一期刊物，按照管理系統(tǒng)（Interlib3.0）的操作方法，記到人員只需要點擊鼠標(biāo)左鍵選擇7 期、8 期，再點擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出來的菜單中選擇合并記到，并刪除重復(fù)的一格即可。

3.增刊

可在“期刊記到處理”窗口右擊鼠標(biāo)選擇“增刊”，或選擇“期刊直接預(yù)訂”窗口，增加增刊預(yù)訂信息進(jìn)行記到處理。

4.休刊、停刊

休刊時，出版商或者發(fā)行商將會直接通知，并將休刊數(shù)據(jù)傳送到圖書館采編中心，記到人員則在相應(yīng)的記到期上出做休刊備注。?？?，直接在圖書期刊“期刊預(yù)訂”窗口做停刊處理。

6.刊名變更

在原刊編目中做?？幚恚⒔⑿碌木幠?，在做數(shù)據(jù)處理時，要求更新原刊編目中的100、207字段，添加442（由...替代）或440（由...繼承）字段，新建編目除基本編目數(shù)據(jù)外，還要特別增加432（替代）或430（繼承）字段，最后刪除原刊的本年預(yù)訂信息，增加新刊的本年預(yù)訂信息，并進(jìn)行記到處理。

（二）加強專業(yè)化專職化培訓(xùn)

圖書館工作人員招聘是面向全社會各高等院校畢業(yè)生或社會人才，但應(yīng)聘職位也只有少部分對專業(yè)性要求極高。各行各業(yè)的發(fā)展都離不開專業(yè)人才的支撐，Interlib3.0 管理系統(tǒng)使期刊記到變?yōu)楦幼詣踊捅憬莸耐瑫r，也要求了記到人員需要更加專業(yè)化專職化。所以無論是什么專業(yè)的工作人員，在進(jìn)入到采編工作領(lǐng)域，就應(yīng)充分加強專業(yè)化培養(yǎng)，學(xué)習(xí)圖書情報學(xué)的理論知識和專業(yè)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，充分了解中文文獻(xiàn)分類法等。另外期刊記到工作者在對期刊進(jìn)行記到時也要做到專職化，不得中轉(zhuǎn)和隨意借閱期刊，仔細(xì)核對期刊數(shù)據(jù)，不錯記和漏記，記到完后，及時分類放在指定地點，確保期刊流通工作的完整性、連續(xù)性。

（三）加強系統(tǒng)化管理和期刊工作有效結(jié)合

建設(shè)專業(yè)化的計算機團(tuán)隊，實時根據(jù)圖書館自動化建設(shè)中的問題更新系統(tǒng)發(fā)展，編制清單時應(yīng)遵循簡單、可測、高效原則,使用的要點在于堅定地執(zhí)行書面清單并在實踐中不斷完善。[4]根據(jù)期刊系統(tǒng)，科學(xué)的劃分工序，及時提出解決問題對策。比如，在Interlib3.0 管理系統(tǒng)中，應(yīng)設(shè)計更為簡明的“期刊缺刊清單暨期刊催詢處理”窗口，導(dǎo)出的“缺刊”統(tǒng)計表格只需要涉及到缺刊的期數(shù)、ISSN 號、郵發(fā)號、著者、題名等可以便于查刊的專業(yè)數(shù)據(jù)即可。

（四）保留近三年的記到數(shù)據(jù)

Interlib3.0 圖書館集群管理系統(tǒng)中“期刊記到”窗口打開后，右側(cè)有一個關(guān)于期刊記到的歷年數(shù)據(jù)，大部分期刊有近15 年左右的記到數(shù)據(jù)。然而每年期刊會下架并合訂做成過刊再進(jìn)行回溯，回溯本在閱覽室再保留三年后下架進(jìn)入立庫，因此保留長至十年的記到數(shù)據(jù)反而不便于記到人員操作。建議保留3 年的記到數(shù)據(jù)，一方面是一般情況下去年的缺刊經(jīng)過催詢后，采購商會在今年年初開始發(fā)貨，記到人員可以便捷地補記往年的數(shù)據(jù)；另一方面在年初期刊采購信息上機時，可能會有備注信息遺漏或者期刊期數(shù)訂購錯誤，記到人員拿到現(xiàn)刊時無法記到，就可以查閱往年的記錄從新備注和編輯處理。

（五）保持刊面記到整潔

雖然目前圖書館管理已進(jìn)入現(xiàn)代化自動化建設(shè)管理中，但是有部分職能仍然是工作人員手工操作，為了閱覽室排架工作者的便捷，記到人員還需在期刊封面上寫上分類號。但是，因記到工作人員書寫質(zhì)量不同、字跡大小不同，甚至?xí)鴮戝e誤，讓原本的期刊封面極易變得非常不整潔干凈。圖書館應(yīng)該統(tǒng)一期刊封面的記到方式、無論是采用手寫還是紙質(zhì)標(biāo)簽或電子標(biāo)簽，都應(yīng)固定在期刊的封面的同一位置，保持期刊刊面的整潔和期刊不受損。

（六）建立期刊光碟集中管理室

期刊光碟是期刊的配套發(fā)行物，它的內(nèi)容多是對期刊內(nèi)容的解釋和說明，參考資料的提供，對期刊中演算過程的圖標(biāo)設(shè)計的演繹等，價值很大，目前大部分圖書館在儲備電子期刊和電子圖書資源上已步入正軌，因此建立一個專門集中管理期刊光碟和電子數(shù)據(jù)資源的管理室，對光碟采取排架號和條碼號處理，并根據(jù)讀者的閱覽習(xí)慣將隨刊光盤管理室逐步實現(xiàn)開架閱覽[5]，使其發(fā)揮最大文獻(xiàn)價值非常有必要。

結(jié)語

綜上所述，細(xì)節(jié)決定成敗，期刊記到工作雖然只是一系列期刊管理工作的一個小支點，但是它卻起著承上啟下、連鎖全系工作的重要杠杠作用。所以說增強記到人員的素養(yǎng)，應(yīng)對好解決好記到工作出現(xiàn)的各種問題，對推動圖書館長遠(yuǎn)發(fā)展，服務(wù)好讀者非常有意義。