文·李鵬 于寶蓮

計(jì)算機(jī)作為一種可以高效處理龐大復(fù)雜信息與數(shù)據(jù)的先進(jìn)工具，需要以準(zhǔn)確、科學(xué)的原始數(shù)據(jù)信息為基礎(chǔ)，所以做好檔案信息數(shù)據(jù)的整理、加工、著錄，是檔案數(shù)字化管理的前提條件。目前我國(guó)部分綜合性檔案館實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的前提條件還不是很理想，需要下大力氣進(jìn)行決定，通過(guò)實(shí)行檔案標(biāo)準(zhǔn)化整理、規(guī)范化管理，來(lái)推進(jìn)檔案數(shù)字化管理的進(jìn)程。

一、避免重復(fù)、精益求精

綜合性檔案館由于檔案進(jìn)館時(shí)間集中，檔案數(shù)量龐大，無(wú)法做到對(duì)檔案進(jìn)行逐份核查，因此不可避免地保存許多重份或價(jià)值不大的文件，這給檔案數(shù)字化前處理工作增加很多無(wú)效勞動(dòng)，也會(huì)浪費(fèi)很多數(shù)據(jù)存儲(chǔ)空間，因此，檔案館應(yīng)出臺(tái)整理歸檔的科學(xué)、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)對(duì)應(yīng)進(jìn)館檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。比如，將組卷過(guò)厚、內(nèi)容混雜的案卷拆分重組，只把確實(shí)有相互聯(lián)系的文件組合在一起。對(duì)無(wú)頁(yè)碼、無(wú)卷內(nèi)目錄、無(wú)案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷重新加工，確保案卷合理規(guī)范，優(yōu)化檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)，方便檔案的查找利用，確保影響檔案數(shù)字化管理的問(wèn)題解決在檔案進(jìn)館之前。

二、依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范著錄

著錄工作應(yīng)以1986年國(guó)家頒布的《檔案著錄規(guī)則》為基本依據(jù)，結(jié)合檔案館的實(shí)際條件，制定出適合本館的著錄細(xì)則，促使著錄到計(jì)算機(jī)中的檔案數(shù)據(jù)，符合檔案數(shù)字化管理的要求。比如，在著錄時(shí)要統(tǒng)一規(guī)范題名。即在填寫題名項(xiàng)時(shí)要規(guī)范機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)稱，避免在檢索時(shí)因機(jī)構(gòu)名稱含混不清、文不對(duì)題，而導(dǎo)致計(jì)算機(jī)無(wú)法識(shí)別。例如市計(jì)劃委員會(huì)簡(jiǎn)稱為市計(jì)委，市計(jì)劃生育委員會(huì)簡(jiǎn)稱為市計(jì)生委，而不能都簡(jiǎn)稱為市計(jì)委。在著錄時(shí)要統(tǒng)一題名中的要素。應(yīng)將題名中的責(zé)任者、事由、文種以及必要時(shí)須加上的人名、地點(diǎn)和時(shí)間等要素都填寫完整。對(duì)題名要素不完整的要補(bǔ)齊，對(duì)題名冗長(zhǎng)的要?jiǎng)h除多余的贅詞。在著錄時(shí)要統(tǒng)一文種。例如題名中的“請(qǐng)示報(bào)告”，該文種的規(guī)定是，凡是要求批復(fù)的文件寫“請(qǐng)示”，凡不要求批復(fù)的文件則寫“報(bào)告”，以在檢索中區(qū)分出每份文件的實(shí)質(zhì)內(nèi)容。另外，還可以利用計(jì)算機(jī)一次輸入多次輸出的功能，將關(guān)鍵詞項(xiàng)中的人名、地點(diǎn)、時(shí)間與機(jī)構(gòu)分別著錄，為制作《人名目錄》等檢索工具打下基礎(chǔ)。

三、分級(jí)次、分類別著錄

在著錄過(guò)程中可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄，一是將那些反映問(wèn)題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄；二是對(duì)那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級(jí)著錄；三是對(duì)那些重要文件或反映問(wèn)題龐雜的文件進(jìn)行文件級(jí)著錄。這樣既能夠充分揭示檔案的主題內(nèi)容和特征，又能夠減少著錄條目，還能節(jié)省時(shí)間、人力與財(cái)力。

對(duì)于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷，在著錄時(shí)可以直接在全引目錄上面作分類標(biāo)引，而對(duì)那些系統(tǒng)性、特殊性檔案如“房產(chǎn)檔案”“案件”等，則可以將人名、地址、時(shí)間用案卷目錄直接錄入，然后讓計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類號(hào)。這樣利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)分門別類進(jìn)行著錄，可以減少著錄環(huán)節(jié)，提高著錄速度。

四、用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”

“主題詞”雖然有規(guī)范統(tǒng)一的功效，但存在著查找煩瑣、效率較低等弊端，可以采取以“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”，即從題名或文件主題中歸納出可以揭示主題內(nèi)容的關(guān)鍵詞進(jìn)行標(biāo)識(shí)，錄入計(jì)算機(jī)后利用計(jì)算機(jī)批量處理的功能進(jìn)行處理。例如關(guān)于廠房基礎(chǔ)建設(shè)一事的關(guān)鍵詞，有人寫“基本建設(shè)”，有人寫“基建”，有人寫“廠房建設(shè)”，而計(jì)算機(jī)后控時(shí)則會(huì)統(tǒng)一規(guī)范為“基建”。還可利用計(jì)算機(jī)“活動(dòng)增加”的功能，把一些不規(guī)范的詞與主題詞中詞義相同的進(jìn)行合并。這種做法不僅解決了手工標(biāo)引速度慢、計(jì)算機(jī)自動(dòng)標(biāo)引不準(zhǔn)確的缺點(diǎn)，還解決了主題詞的詞義含量問(wèn)題分屬關(guān)系。