■吳志虹

近幾年，到過(guò)不少縣級(jí)單位進(jìn)行業(yè)務(wù)調(diào)研和指導(dǎo)，現(xiàn)實(shí)狀況可謂喜憂參半。喜的是實(shí)施規(guī)范化管理以來(lái)，縣級(jí)單位的檔案工作基礎(chǔ)得到夯實(shí)鞏固，單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)有進(jìn)一步提高，檔案法治意識(shí)逐步增強(qiáng)，檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化、現(xiàn)代化水平有不同程度的提升。憂的是還有一部分單位的檔案工作存在或這或那的短板和不足，多數(shù)是一些普遍性或者說(shuō)是共性的問(wèn)題。筆者對(duì)這些短板不足作了些梳理、分析，提出幾點(diǎn)粗淺思考認(rèn)識(shí)，初衷是希望有助于縣級(jí)各單位找準(zhǔn)不足、補(bǔ)上短板，促進(jìn)基層檔案工作更好發(fā)展。

一、存在問(wèn)題

檔案資源建設(shè)：各地各單位形成的檔案是國(guó)家檔案資源體系中的組成部分，應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸是檔案資源建設(shè)的基本要求，而實(shí)際工作中，縣級(jí)單位檔案資源建設(shè)上仍有短板，主要是：（1）執(zhí)行國(guó)家檔案局8號(hào)令不到位。有些單位至今未按照國(guó)家檔案局8號(hào)令要求科學(xué)編制本單位的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表》并報(bào)同級(jí)檔案主管部門(mén)審核，有的雖然開(kāi)展了編制工作，但沒(méi)有依據(jù)本單位職責(zé)職能的變化進(jìn)行修編續(xù)編并重新報(bào)審；有的單位編制內(nèi)容照抄照搬8號(hào)令條款，沒(méi)有具體反映本單位的職責(zé)職能特征，條款內(nèi)容過(guò)于籠統(tǒng)，疏漏較多，針對(duì)性、實(shí)操性不強(qiáng)。有些單位除了編制有文書(shū)檔案的歸檔范圍和保管期限表外，本單位的照片檔案、實(shí)物檔案、印章檔案等其他門(mén)類載體的檔案哪些應(yīng)當(dāng)歸檔，保管期限是多少，均沒(méi)有相應(yīng)的業(yè)務(wù)規(guī)范，收集歸檔工作中主觀隨意性較為突出。（2）執(zhí)行年度立卷歸檔制度不嚴(yán)格。有些單位以人手緊缺為由，不執(zhí)行年度立卷歸檔制度，多年的文件材料積壓在內(nèi)部科股室，甚至個(gè)人手中，不向本單位檔案室移交，或移交后堆積在檔案室?guī)旆恐?，零散文件?shù)量多，沒(méi)有及時(shí)規(guī)范地整理上架保存。（3）室藏檔案“偏科”。有些單位的檔案室室藏檔案門(mén)類單一，反映和記錄本單位公務(wù)活動(dòng)和反映記錄本單位主要領(lǐng)導(dǎo)、領(lǐng)導(dǎo)班子成員開(kāi)展公務(wù)活動(dòng)的數(shù)碼照片、聲像檔案卻十分稀少單薄，科股室及個(gè)人留存數(shù)碼照片未向檔案室移交；本單位的基建檔案收集歸檔不及時(shí)，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)各門(mén)類檔案的集中統(tǒng)一管理。（4）重要檔案有缺失。有些單位的領(lǐng)導(dǎo)班子召開(kāi)會(huì)議的原始記錄，如黨組會(huì)議記錄、黨委會(huì)議記錄、局長(zhǎng)辦公會(huì)議記錄、理事長(zhǎng)聯(lián)席會(huì)議記錄、主席聯(lián)席會(huì)議記錄等未歸檔保存，長(zhǎng)期由辦公室主任、政治部主任等自行保管，有的單位因人員工作崗位變動(dòng)，重要的會(huì)議記錄下落不明。（5）歸檔文件的完整性欠缺。有些單位的歸檔文件只有正文，而文件簽批處理單、定稿等未收集歸檔；基建檔案中只有圖紙，前期文件如可研論證、招投標(biāo)文件等未歸檔，而有些單位恰恰相反，只重視前期文件材料的歸檔，設(shè)計(jì)圖、施工圖、竣工圖則未歸檔。

檔案整理質(zhì)量：規(guī)范整理，是使歸檔文件從無(wú)序到有序的必要過(guò)程，是評(píng)判檔案管理規(guī)范度的標(biāo)尺之一。實(shí)際工作中，縣級(jí)單位的檔案整理質(zhì)量是參差不齊的，問(wèn)題集中表現(xiàn)在：（1）保管期限界定有偏差。有些單位的文書(shū)檔案中，將大量上級(jí)、同級(jí)單位的普發(fā)性文件界定為永久保存期限，而本單位形成的文件材料則界定為30年、10年保存期限，“以我為主、針對(duì)我的”保管期限劃分原則在實(shí)際操作中出現(xiàn)明顯偏差，“主”“次”顛倒的情況比較普遍；有的單位則將本單位形成的文件材料統(tǒng)統(tǒng)界定為永久保存期限，沒(méi)有按照文件本身的保存和利用價(jià)值進(jìn)行合理劃分，沒(méi)有將一般性的、事務(wù)性內(nèi)容的文件材料與綜合性的、全局性內(nèi)容的文件材料加以鑒別區(qū)分，出現(xiàn)劃分“偏高”或“偏低”情形；有的單位往往將紅頭文件的保管期限劃定為永久，而涉及“人”的檔案，如名冊(cè)、存根等，其保管期限則較低。（2）整理方法不科學(xué)。有很多單位的文書(shū)檔案整理尚未采用2015年版的《歸檔文件整理規(guī)則》進(jìn)行，歸檔文件目錄格式、歸檔章格式、檔號(hào)格式不夠規(guī)范，盒內(nèi)文件的排列呈無(wú)序狀態(tài)；按機(jī)構(gòu)、或問(wèn)題、或保管期限上架排列時(shí)順序不統(tǒng)一；業(yè)務(wù)檔案中，本應(yīng)當(dāng)按照“一事一卷”“一案一卷”“一人一卷”進(jìn)行組“卷”的，往往只完成了文件材料的簡(jiǎn)單集中裝盒，未規(guī)范編制頁(yè)碼和類目號(hào)、填寫(xiě)案卷封面、擬寫(xiě)案卷題名、制作卷內(nèi)目錄及案卷目錄；基建項(xiàng)目檔案未按照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》組“卷”，而是采用文書(shū)檔案的整理方法整理裝盒，與文書(shū)檔案盒混用，規(guī)范程度低；照片檔案未按照《照片檔案管理規(guī)范》《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》進(jìn)行整理，特別是反映照片中的主要人物、事件內(nèi)容、拍攝地點(diǎn)時(shí)間、拍攝者等說(shuō)明文字不夠詳實(shí)具體，大大降低了照片本身的保存利用價(jià)值；實(shí)物檔案無(wú)檔號(hào)和目錄，光盤(pán)實(shí)體上缺檔號(hào)、格式、內(nèi)存份數(shù)的情況比較常見(jiàn)；會(huì)計(jì)檔案未按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》整理，保管期限劃分方法不規(guī)范。（3）檢索工具及統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬不完備。有些單位的檔案檢索工具種類少，未建立文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，現(xiàn)代化管理水平低，檢索手段傳統(tǒng)，仍停留在手工檢索階段，仍依賴書(shū)本式檢索工具，有一些單位需要查找檔案時(shí)往往憑檔案員的印象記憶直接去庫(kù)房里翻找調(diào)取，統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬不夠完備，室藏檔案家底不清，管理上比較簡(jiǎn)單粗放。

安全管護(hù)條件：維護(hù)檔案的完整與安全，是各級(jí)各部門(mén)各單位的法定職責(zé)。業(yè)務(wù)檢查中，我們發(fā)現(xiàn)很多單位在檔案安全管護(hù)方面問(wèn)題不少，發(fā)生檔案安全管理責(zé)任事故的風(fēng)險(xiǎn)較高。主要是：（1）檔案室選址不科學(xué)。有些單位檔案室?guī)旆烤o鄰?fù)习殉?、洗手間，水管穿庫(kù)而過(guò)；有的庫(kù)房西曬，庫(kù)溫較高；有些單位室藏檔案基數(shù)大，年增長(zhǎng)量大，安裝密集架后，未充分考慮到庫(kù)房地面的荷載，存在因長(zhǎng)期重壓造成地面開(kāi)裂、承重柱體墻體變形、甚至垮塌等重大安全隱患；有的單位的檔案庫(kù)房未設(shè)置在辦公樓內(nèi)，有租借居民住宅作為檔案庫(kù)房現(xiàn)象，安全監(jiān)管缺位。（2）設(shè)施設(shè)備不足。有些單位未配備空調(diào)、除濕機(jī)，加之門(mén)窗密閉性不佳，庫(kù)房?jī)?nèi)溫度濕度長(zhǎng)期超標(biāo)，甚至出現(xiàn)生霉生蟲(chóng)情況；溫濕度記錄儀器長(zhǎng)期未校驗(yàn)，數(shù)值不準(zhǔn)；有的單位消防滅火栓數(shù)量無(wú)法滿足應(yīng)急需要，長(zhǎng)期不更換，無(wú)法正常使用，擺放位置不合理；有的單位庫(kù)房?jī)?nèi)雜物堆積，柜架地面灰塵較多；有的庫(kù)房與查檔場(chǎng)所混用，面積狹窄；有的庫(kù)內(nèi)架柜無(wú)存放標(biāo)識(shí)索引，案卷排列混亂。（3）安全管理制度待完善落實(shí)。有些單位制定的安全管理制度很多，但落實(shí)執(zhí)行力度不大，安全監(jiān)管責(zé)任不明確，諸如溫濕度觀測(cè)、安全檢查等均沒(méi)有開(kāi)展；查閱檔案登記中，沒(méi)有相關(guān)科股室負(fù)責(zé)人或單位領(lǐng)導(dǎo)的審批意見(jiàn)，登記內(nèi)容簡(jiǎn)單，有的單位甚至將檔案外借，檔案長(zhǎng)期滯留在外單位人員手中，存在遺失、受損、失泄密隱患；有些單位借用檔案館的工作場(chǎng)所掃描檔案，但檔案員不值守掃描場(chǎng)所，工作人員的手機(jī)等隨意帶入加工場(chǎng)所，電腦的usb接口未封閉，安全管理漏洞多，筆者曾在一個(gè)縣看到加工場(chǎng)所中隨意堆放著多份涉密文件、縣委常委會(huì)議記錄、縣人大黨組會(huì)議記錄等重要檔案，現(xiàn)場(chǎng)沒(méi)有該單位的檔案員或檔案館的工作人員值守，安全隱患大，筆者當(dāng)即訓(xùn)斥多名有關(guān)人員，要求其立即整改。

信息化建設(shè)：建設(shè)數(shù)字檔案室（館）是檔案工作的發(fā)展目標(biāo)，是對(duì)基層檔案工作的客觀要求。當(dāng)前，我省數(shù)字檔案室建設(shè)持續(xù)推進(jìn)，但基礎(chǔ)還較為薄弱，縣級(jí)單位的檔案數(shù)字化工作相對(duì)更為滯后，多數(shù)單位僅建立了尚不夠完整的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，全文掃描工作較為緩慢。

二、成因分析

縣級(jí)單位檔案工作存在上述困難和不足，筆者認(rèn)為根本原因還在于單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重要性、基礎(chǔ)性認(rèn)識(shí)不高，重視度不夠，支持力度不大。領(lǐng)導(dǎo)是在一定條件下，指引和影響個(gè)人或組織，實(shí)現(xiàn)某種目標(biāo)的行動(dòng)過(guò)程。一個(gè)部門(mén)一個(gè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者，往往能決定一項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的質(zhì)量和速度。由于領(lǐng)導(dǎo)者重視支持不夠，縣級(jí)單位的檔案工作面臨2大困境：一是缺人，二是缺經(jīng)費(fèi)。

要做好任何一項(xiàng)工作，人的因素是關(guān)鍵。有些單位的領(lǐng)導(dǎo)者主觀認(rèn)識(shí)上認(rèn)為檔案工作是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的后端工作，不是單位的“主業(yè)”，在確定檔案員時(shí)往往把學(xué)習(xí)能力較弱、獨(dú)立工作能力較弱、老弱病殘者安排到檔案室做檔案工作，或者臨時(shí)安排其他人員暫時(shí)管理檔案，檔案員兼職多、頻繁更換，由于“選人用人”上的偏離，造成檔案工作斷檔停擺、后續(xù)乏力。

檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，沒(méi)有必要的經(jīng)費(fèi)保障，做好檔案工作是不可能的。有些單位由于對(duì)檔案工作的經(jīng)費(fèi)投入不足，檔案員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)學(xué)習(xí)難以實(shí)現(xiàn)，實(shí)際工作中，很多檔案員連最基本的業(yè)務(wù)工作常識(shí)和技能都不了解不知曉不掌握。由于經(jīng)費(fèi)不足，檔案庫(kù)房?jī)?nèi)的設(shè)施設(shè)備滿足不了安全管護(hù)需要，建設(shè)數(shù)字檔案室舉步維艱。

三、解決措施

全省檔案工作要實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展、跨越式發(fā)展，離不開(kāi)基層各單位各部門(mén)檔案室牢固的業(yè)務(wù)工作基礎(chǔ)。我們要以問(wèn)題為導(dǎo)向，從規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化方面固本強(qiáng)基，重點(diǎn)解決好5個(gè)問(wèn)題：

第一、應(yīng)解決好“人”的問(wèn)題。事業(yè)發(fā)展靠人，縣級(jí)單位檔案工作要補(bǔ)齊短板，首先要解決單位領(lǐng)導(dǎo)層的認(rèn)識(shí)問(wèn)題，要著力提高各單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)本單位檔案工作的重視度、支持度，充分發(fā)揮黨管檔案工作的體制優(yōu)勢(shì)，檔案法治宣傳不能僅僅面向檔案人員，更要面向單位部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)層，提高領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案工作的認(rèn)知水平，增強(qiáng)他們的檔案法律意識(shí)，提高他們遵守檔案法律法規(guī)的自覺(jué)性，為單位開(kāi)展檔案工作營(yíng)造良好條件。其次，要精心培養(yǎng)一支相對(duì)穩(wěn)定的專兼職檔案人員隊(duì)伍，縣級(jí)檔案主管部門(mén)要始終抓好對(duì)這支隊(duì)伍的業(yè)務(wù)培訓(xùn)訓(xùn)練，特別是實(shí)操性練習(xí)，可分系統(tǒng)、分行業(yè)、分區(qū)域分批輪訓(xùn)，保證縣級(jí)單位的檔案人員每年至少得到一至二次業(yè)務(wù)培訓(xùn)練習(xí)，同時(shí)要加強(qiáng)對(duì)受訓(xùn)檔案員結(jié)業(yè)時(shí)的考核考試工作，讓他們真正掌握動(dòng)手本領(lǐng)，使其學(xué)有所獲、學(xué)有所得?；鶎訖n案人員更換頻繁，是長(zhǎng)期困擾各級(jí)檔案主管部門(mén)的老大難問(wèn)題，我們要以創(chuàng)新的思維積極探索保證基層檔案人員相對(duì)穩(wěn)定的機(jī)制體制，破解這個(gè)難題。

與此同時(shí)，縣級(jí)檔案主管部門(mén)要練好內(nèi)功，盡快走出因機(jī)構(gòu)改革而出現(xiàn)的舊人走、新人進(jìn)，檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)力量削弱的艱難處境，加大對(duì)新人的業(yè)務(wù)培訓(xùn)教育和傳幫帶，著力提高這批新人的業(yè)務(wù)技能，盡快讓他們能擔(dān)起業(yè)務(wù)監(jiān)管指導(dǎo)重?fù)?dān)。

第二、應(yīng)解決好執(zhí)法“軟”的問(wèn)題。建設(shè)法治社會(huì)和法治國(guó)家，有賴于各行各業(yè)依法辦事、依法行政。2020年6月，《中華人民共和國(guó)檔案法》歷時(shí)14年修訂后，以國(guó)家主席令第47號(hào)公布施行。早在2003年5月，習(xí)近平總書(shū)記在擔(dān)任浙江省委書(shū)記時(shí)對(duì)浙江省檔案局館考察中就指出：依法管理檔案工作，由重行政管理向依法管理轉(zhuǎn)變，這是很重要的，檔案工作必須有法律的保護(hù)、保障。2020年全國(guó)檔案局館長(zhǎng)會(huì)議上，中央辦公廳副主任孟祥鋒副主任強(qiáng)調(diào)：當(dāng)前檔案工作中存在的一些問(wèn)題不是因?yàn)橛诜o(wú)據(jù)，而是有法不依、執(zhí)行不力造成的。孟祥鋒副主任要求各級(jí)檔案主管部門(mén)要充分行使監(jiān)督檢查職能，明確執(zhí)法事項(xiàng)，優(yōu)化執(zhí)法程序，加大執(zhí)法力度，轉(zhuǎn)變長(zhǎng)期以來(lái)形成的執(zhí)法“寬松軟”形象，堅(jiān)決查處檔案違法行為，對(duì)有關(guān)責(zé)任人員嚴(yán)肅問(wèn)責(zé)處理，把檔案法的剛性和檔案部門(mén)的執(zhí)法權(quán)威樹(shù)立起來(lái)。國(guó)家檔案局局長(zhǎng)陸國(guó)強(qiáng)同志也要求：在檔案執(zhí)法實(shí)踐中，監(jiān)督檢查和違法案件查處是一個(gè)突出短板，……，要按照分級(jí)負(fù)責(zé)的原則建立起運(yùn)行高效、權(quán)責(zé)明確、程序規(guī)范、執(zhí)行有力的執(zhí)法機(jī)制，加強(qiáng)執(zhí)法力量配備，強(qiáng)化對(duì)黨政機(jī)關(guān)、國(guó)有企業(yè)和重點(diǎn)行業(yè)、重點(diǎn)領(lǐng)域的監(jiān)督檢查，努力把貫徹實(shí)施檔案法提高到新水平。凡此種種，已經(jīng)向我們傳遞了明確信息：必須依法管理檔案事務(wù)，這是提高檔案治理水平和治理效能的必由之路。過(guò)去，基層檔案主管部門(mén)在行政執(zhí)法方面偏軟、偏溫柔的情況是較為普遍的，行政執(zhí)法因礙于盤(pán)根錯(cuò)節(jié)的社會(huì)關(guān)系和人情世故，而顧慮重重、左顧右盼，執(zhí)法常常變成了不痛不癢地提建議、供參考，更多的是行政管理代替了執(zhí)法，縣級(jí)檔案主管部門(mén)連印發(fā)檔案工作方面的“通報(bào)”都極少見(jiàn)。有些單位的領(lǐng)導(dǎo)者沒(méi)有意識(shí)到不重視檔案工作是一種違法行為，有些基層檔案部門(mén)也沒(méi)有意識(shí)到“違法不究”同樣是一種違法行為。這樣的局面對(duì)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展有害無(wú)益?？h級(jí)檔案主管部門(mén)要善于勇于通過(guò)執(zhí)法解決工作推進(jìn)中的難點(diǎn)堵點(diǎn)問(wèn)題，對(duì)一些檔案管理問(wèn)題突出的單位，該通報(bào)的要通報(bào)，該下達(dá)整改通知書(shū)的及時(shí)下達(dá)，該行政處罰的給以處罰，要重視“回頭看”，持續(xù)跟蹤其整改實(shí)效，在有法必依、違法必究、執(zhí)法必嚴(yán)上邁出實(shí)質(zhì)性步伐。

第三、應(yīng)解決好管護(hù)“危”的問(wèn)題。危險(xiǎn)是檔案安全管護(hù)的“敵人”，是懸在單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案員頭頂?shù)摹袄麆Α?，敵進(jìn)檔毀、劍落人傷，縣級(jí)檔案主管部門(mén)及各單位都必須樹(shù)立強(qiáng)烈的安全意識(shí)、憂患意識(shí)，在檔案安全問(wèn)題上切不可睜只眼閉只眼、得過(guò)且過(guò)，切不可有僥幸思想。對(duì)各單位檔案管理存在的安全隱患，該提醒指出的要及時(shí)提醒指出，督查到位；各單位檔案安全管護(hù)中缺失的設(shè)施設(shè)備要配齊，安全管護(hù)制度方面有盲區(qū)的要填補(bǔ)，在室（館）舍安全、檔案實(shí)體安全、檔案信息安全上不出事。此外，借用檔案館工作場(chǎng)所掃描檔案的安全監(jiān)管問(wèn)題、無(wú)檔案移交任務(wù)的單位（如公檢法單位、金融部門(mén)、企業(yè)等）的檔案庫(kù)房承重問(wèn)題、移交雙套制與豐富館藏的矛盾問(wèn)題日顯突出，應(yīng)當(dāng)加以認(rèn)真研究。

目前，我省縣級(jí)綜合檔案館新館平均面積已經(jīng)達(dá)到5000余平方米，庫(kù)房面積充裕，保管條件得到根本改善，但據(jù)筆者了解，縣檔案館館藏量增長(zhǎng)量并不算很大，仍然有相當(dāng)數(shù)量的檔案室室藏檔案沒(méi)有移交進(jìn)館，其中一個(gè)重要原因是移交時(shí)實(shí)行雙套制，即紙質(zhì)與數(shù)字化副本同時(shí)移交。然而，很多縣級(jí)單位檔案工作基礎(chǔ)較弱，檔案整理質(zhì)量較差，由于缺經(jīng)費(fèi)，檔案員兼職多或檔案員變動(dòng)頻繁等原因，很多檔案室無(wú)法完成積壓多年的室藏檔案掃描工作，導(dǎo)致無(wú)法向縣檔案館移交檔案，產(chǎn)生了一方面縣檔案館庫(kù)房空置，而另一方面檔案室檔案積壓的突出矛盾。部分縣檔案館采取借館內(nèi)場(chǎng)所供縣級(jí)單位進(jìn)行掃描，但加工場(chǎng)所既無(wú)館內(nèi)工作人員值守，也無(wú)單位檔案員值守，檔案未辦理正式移交手續(xù)，安全監(jiān)管責(zé)任不清，安全監(jiān)管出現(xiàn)“無(wú)人區(qū)”和“盲區(qū)”，隱患突出。筆者認(rèn)為，縣檔案館還是應(yīng)當(dāng)先把屬財(cái)政全額撥款性質(zhì)的縣級(jí)單位的紙質(zhì)檔案經(jīng)規(guī)范整理后盡快接收進(jìn)縣檔案館保存，并統(tǒng)一由縣檔案館通過(guò)外包服務(wù)方式進(jìn)行數(shù)字化，數(shù)據(jù)管理、質(zhì)量抽查和安全監(jiān)管應(yīng)當(dāng)成為縣檔案館的一項(xiàng)常規(guī)性業(yè)務(wù)工作。如果仍然堅(jiān)持雙套制移交，一是檔案室移交檔案困難或工作進(jìn)展遲緩；二是各單位將檔案交由外包公司掃描后，鑒于各單位檔案員的業(yè)務(wù)能力水平，質(zhì)量抽查等方面問(wèn)題較多，向檔案館移交的數(shù)字化副本質(zhì)量層次不齊，質(zhì)量問(wèn)題會(huì)成為縣檔案館一個(gè)新的、比較突出的問(wèn)題；三是借用館內(nèi)場(chǎng)所掃描時(shí)安全監(jiān)管缺位，出現(xiàn)都不管的情況。紙質(zhì)檔案與電子檔案并存并最終發(fā)展成為以電子檔案為主是檔案工作發(fā)展的大趨勢(shì)，但基于我省的縣級(jí)實(shí)際情況，這個(gè)過(guò)程會(huì)是較為漫長(zhǎng)的，縣級(jí)檔案主管部門(mén)應(yīng)積極探討破解實(shí)際工作中面臨的新問(wèn)題。

無(wú)檔案移交任務(wù)的單位的檔案室室藏檔案基數(shù)大，數(shù)量增長(zhǎng)快，安裝密集架后，雖然裝得的更多了，但庫(kù)房樓面的承重問(wèn)題也凸顯出來(lái)了。因此，應(yīng)當(dāng)對(duì)這類單位的檔案室進(jìn)行排查，庫(kù)房地面承重確實(shí)達(dá)不到指標(biāo)要求的，檔案庫(kù)房位置應(yīng)當(dāng)作調(diào)整，消除安全隱患。

第四、應(yīng)解決好對(duì)“標(biāo)”的問(wèn)題。改革開(kāi)放40多年來(lái)，國(guó)家檔案局、省檔案局制定出臺(tái)了若干個(gè)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及業(yè)務(wù)規(guī)章，制度體系日臻完善，有效規(guī)范了檔案行業(yè)行為。縣級(jí)單位檔案業(yè)務(wù)工作的不規(guī)范不精準(zhǔn)，主要還是由于“有標(biāo)不對(duì)”或“對(duì)標(biāo)有誤”產(chǎn)生的。因此，基層檔案員除了參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)外，還要加強(qiáng)自學(xué)，通過(guò)國(guó)家檔案局官網(wǎng)、省檔案局官網(wǎng)等平臺(tái)，知曉掌握業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)踐應(yīng)用中準(zhǔn)確地“對(duì)標(biāo)對(duì)表”。另外，我們有必要學(xué)習(xí)借鑒浙江省的做法和工作措施，制定一系列適用于各級(jí)各部門(mén)的檔案業(yè)務(wù)表單標(biāo)準(zhǔn)格式，如查檔登記表、庫(kù)房溫濕度觀測(cè)記錄單、安全檢查記錄表、消毒滅蟲(chóng)工作單、數(shù)字化掃描加工登記單、質(zhì)量抽查登記表等等，改變目前各地各單位的檔案業(yè)務(wù)表單格式五花八門(mén)、標(biāo)準(zhǔn)不一的狀況，進(jìn)一步規(guī)范各地各單位的檔案業(yè)務(wù)工作，在標(biāo)準(zhǔn)化管理方面取得新的成效。標(biāo)準(zhǔn)化管理不僅僅局限于紙質(zhì)文書(shū)檔案管理，電子文件、電子檔案的管理同樣需要標(biāo)準(zhǔn)化，同樣需要遵從于已有的業(yè)務(wù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，一些最基本的檔案管理要素是一脈相承的，對(duì)此，我們切不可以犯“厚此薄彼”或“全盤(pán)推翻”的錯(cuò)誤。在標(biāo)準(zhǔn)化方面，縣級(jí)檔案主管部門(mén)應(yīng)當(dāng)有所作為，首先實(shí)現(xiàn)本縣域內(nèi)統(tǒng)一格式標(biāo)準(zhǔn)。