張雪

（四川省安岳縣人才交流服務(wù)中心，四川 安岳 642350）

隨著時代不斷發(fā)展、社會不斷進步，事業(yè)單位人事制度也得到了相應(yīng)的優(yōu)化和完善。干部人事檔案作為事業(yè)單位人才管理的重要載體，記載了單位所有員工個人身份、學習經(jīng)歷、文化程度、工作經(jīng)驗等信息，其管理水平與員工薪資待遇、勞動福利、崗位競爭有直接影響，同時關(guān)系到事業(yè)單位是否能夠知人善用、人盡其才。尤其近年來，事業(yè)單位信息化水平不斷提高，將信息技術(shù)與干部人事檔案管理相融合，不僅是提高管理效率和質(zhì)量的有效途徑，也是促進事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展的重要渠道[1]。

一、干部人事檔案信息化管理的概念和優(yōu)勢

（一）概念

隨著科學技術(shù)不斷進步，信息技術(shù)應(yīng)用范圍越來越廣泛，將信息技術(shù)與干部人事檔案相結(jié)合，不僅能夠提高檔案管理效率和質(zhì)量，還能夠彌補傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理存在的不足之處。簡單來說，干部人事檔案信息化管理，就是通過掃描、復制等形式將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，并將其存儲于計算機系統(tǒng)中，以此來保證檔案資源的完整性和安全性，同時為檔案查詢和更新提供便利。

（二）優(yōu)勢

第一，有利于提高檔案管理效率。事業(yè)單位在傳統(tǒng)干部人事檔案管理過程中一直沿用人工管理模式，這種管理模式需要管理人員花費大量時間和精力對檔案資源進行分類、整理和保存，不僅管理效率較低，而且容易出現(xiàn)人為失誤，無法為事業(yè)單位人事管理提供準確依據(jù)。而采用信息化管理方式，能夠有效彌補傳統(tǒng)人工管理存在的不足之處，不僅能夠提高檔案管理效率和質(zhì)量，還可以為檔案資源查詢、檢索提供便利[2]。同時，利用信息技術(shù)資源共享特點，還可以有效提高檔案資源利用率。

第二，保證紙質(zhì)檔案資源的完整性。紙質(zhì)檔案資源在管理過程中，受環(huán)境、人為等客觀因素影響容易發(fā)生質(zhì)量問題，導致檔案資源缺失或損壞，嚴重影響干部人事檔案資源的完整性和安全性。而采用信息化檔案管理方式，可以通過掃描、復制等方式將紙質(zhì)檔案錄入計算機系統(tǒng)，如此則可以減少紙質(zhì)檔案翻閱頻率，從而提高檔案材料原件的完整性。另外，電子檔案保存便捷、查閱方便，有利于為事業(yè)單位人事管理奠定基礎(chǔ)。

第三，提高事業(yè)單位信息化水平。干部人事檔案信息化管理，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源實時共享目標，能夠為事業(yè)單位績效考核、人事管理、崗位調(diào)度等工作提供準確信息依據(jù)[3]，有利于提高事業(yè)單位信息化管理水平，為事業(yè)單位信息化建設(shè)增加濃墨重彩的一筆。

二、干部人事檔案信息化管理存在的問題

（一）信息化管理意識薄弱

現(xiàn)階段，部分事業(yè)單位在傳統(tǒng)檔案管理過程中仍然采用人工管理模式，由于檔案管理工作具有專業(yè)性和復雜性特點，并且工作量較大，所以在管理過程中容易出現(xiàn)各種問題。尤其新時期背景下，事業(yè)單位信息化建設(shè)水平不斷提高，如果干部人事檔案管理工作仍然沿用傳統(tǒng)管理模式，則無法充分滿足單位發(fā)展需求，不利于掌握單位人才狀況。而引發(fā)這一問題的根本原因，在于事業(yè)單位缺乏檔案信息化管理意識，認為信息化管理會增加資金投入，提高單位運營成本，這也導致事業(yè)單位干部人事檔案管理效率不高，無法為人事管理工作提供保障。

（二）信息化建設(shè)水平不高

事業(yè)單位干部人事檔案管理工作需要做到真實、客觀、準確、全面。但結(jié)合部分單位發(fā)展實際情況來看，受基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)落后、制度規(guī)范存在不足等因素影響，導致檔案管理水平不盡人意。具體來說，事業(yè)單位在干部人事檔案管理過程中，由于資金投入力度有限，所以在信息化管理方面嚴重缺乏軟硬件設(shè)施。另外，管理人員作為干部人事檔案管理工作的執(zhí)行者，其專業(yè)水平和綜合素質(zhì)也能夠直接影響管理效果。但結(jié)合實際情況看，事業(yè)單位檔案管理人員雖然經(jīng)驗豐富、技術(shù)成熟，但是信息化水平參差不齊，在信息技術(shù)操作方面存在局限性，在一定程度上阻礙了干部人事檔案信息化管理順利實施。

（三）檔案資源共享利用率較低

雖然新時期背景下，大多數(shù)事業(yè)單位都認識到干部人事檔案信息化管理的重要性，并為檔案管理工作配備了相應(yīng)的計算機設(shè)備和軟件系統(tǒng)。但是由于硬件設(shè)備維護管理不到位、軟件系統(tǒng)更新不及時，導致事業(yè)單位檔案信息化管理仍然處于初級階段[4]。另外，現(xiàn)階段事業(yè)單位還沒有形成健全、統(tǒng)一的信息化建設(shè)標準和規(guī)范，導致單位在軟件系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫建設(shè)方面存在不兼容現(xiàn)象，無法滿足檔案資源共享目標，這也使得事業(yè)單位干部人事檔案出現(xiàn)“信息孤島”問題，不利于提高檔案資源利用率。

三、加強干部人事檔案信息化管理全面促進人事管理創(chuàng)新路徑

（一）提高檔案信息化管理意識

信息時代為事業(yè)單位發(fā)展帶來了廣闊機遇和全新挑戰(zhàn)，為了能夠更好地順應(yīng)社會環(huán)境，事業(yè)單位需要從實際入手，穩(wěn)固人才隊伍，有效提高單位工作效率和質(zhì)量。為滿足這一需求，需要事業(yè)單位轉(zhuǎn)變干部人事檔案管理理念，提高檔案信息化管理意識。具體來說，事業(yè)單位需要強化培訓力度，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)和信息化管理意識，使其充分認識到檔案信息化管理的重要性，可以通過系統(tǒng)培訓方式，面向管理人員灌輸現(xiàn)代化管理理念和專業(yè)知識，全面提高管理人員專業(yè)能力和綜合素質(zhì)[5]。保證在檔案信息化管理過程中，能夠有效提高管理質(zhì)量和水平，堅持分類保管原則，尤其針對一些瀕危檔案資源，需要借助微縮、裱糊等方法搶救，如此不僅能夠延長傳統(tǒng)檔案資料的時限，也是信息化檔案的優(yōu)先考慮。在此基礎(chǔ)上，還要強化檔案管理人員信息化水平，要求管理人員熟練掌握信息操作技巧，熟練運用軟件和設(shè)施設(shè)備，從而保證信息化管理工作順利展開。

（二）強化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)水平

事業(yè)單位干部人事檔案信息化管理不僅需要人才的支撐，還需要基礎(chǔ)設(shè)施的配合。所以，新時期背景下，事業(yè)單位需要進一步強化信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)水平。具體來說，首先，事業(yè)單位需要增加資金投入力度，為檔案管理工作配備先進的計算機硬件設(shè)備，實現(xiàn)全面管理電子檔案資料目標，從電子干部人事檔案的收集、入庫、整理、發(fā)布、歸檔、查詢、借閱、銷毀等方面，實施全過程控制和管理，從而促進干部人事檔案向自動化、標準化、規(guī)范化、共享化趨勢發(fā)展。其次，積極與第三方企業(yè)合作，及時更新和升級檔案管理系統(tǒng)，在保證系統(tǒng)具備功能性和實用性的同時提高其安全性，避免檔案資源泄漏，為員工個人安全帶來不良影響。同時需要解決不同系統(tǒng)無法兼容的問題，實現(xiàn)檔案信息資源實時共享目標，為事業(yè)單位人事管理奠定基礎(chǔ)。最后，做好設(shè)施設(shè)備維護管理工作，通過日常維護和定期維護，保證設(shè)施設(shè)備運行正常。

（三）完善和健全檔案信息化管理制度

干部人事檔案信息化管理工作具有復雜性和系統(tǒng)性特征，需要依靠健全、完善的管理制度作為保障，所以事業(yè)單位需要結(jié)合《中華人民共和國檔案法》以及《電子文件檔案與管理規(guī)范》條例進行分析，從檔案管理實際情況出發(fā)，探索原有制度體系中存在的漏洞和不足之處，并對制度進行優(yōu)化和完善，將不合理制度廢止，同時借鑒其他單位或企業(yè)檔案信息化管理成功經(jīng)驗和做法總結(jié)新制度，以此來指導事業(yè)單位干部人事檔案管理工作順利實施。具體來說，事業(yè)單位各科室需要構(gòu)建電子文件歸檔制度，并指定專業(yè)人員負責電子文件歸檔工作，保證電子檔案不散失、不損失、不失真。同時強化檔案管理工作中形成的具有參考價值，并且記錄與光盤、磁盤等載體的干部人事檔案管理工作，保證電子檔案歸檔、驗收、編目、保存、管理等工作完全遵循相關(guān)制度。在此基礎(chǔ)上，需要明確劃分檔案管理職責，保證管理人員各司其職，發(fā)生問題可以及時追究到個人，從根源上避免互相推諉，從而提高干部人事檔案管理水平。

結(jié)束語

綜上所述，科學管理事業(yè)單位干部人事檔案，是提高單位工作效率和工作質(zhì)量的有效途徑，也是穩(wěn)固企業(yè)人才隊伍的重要措施。尤其新時期背景下，事業(yè)單位需要廣泛吸納人才，為員工隊伍注入新鮮血液，所以做好干部人事檔案管理工作至關(guān)重要，需要事業(yè)單位給予高度重視，并強化信息化建設(shè)水平，實施信息化管理模式，在提高管理水平的同時，為檔案查詢和檢索提供便利，從而提高檔案資源利用率。