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        信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問(wèn)題及對(duì)策

        2021-11-27 00:15:30胡耀芳
        魅力中國(guó) 2021年20期

        胡耀芳

        (中國(guó)人民政治協(xié)商會(huì)議呂梁市委員會(huì),山西 呂梁 033000)

        在當(dāng)前信息技術(shù)飛速發(fā)展下,檔案管理工作受到了很大的影響。而對(duì)于檔案管理工作人員來(lái)說(shuō),應(yīng)該清楚認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì),然后合理應(yīng)用,以便實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的完善。不過(guò)就具體情況來(lái)看,部分人員依舊秉持著傳統(tǒng)管理理念,并且抱著得過(guò)且過(guò)的態(tài)度,不愿意進(jìn)行創(chuàng)新和改變。這樣,便使信息技術(shù)的作用很難充分地發(fā)揮出來(lái),導(dǎo)致檔案管理工作中存在的問(wèn)題難以得到有效的解決,發(fā)展受阻。針對(duì)此,需要檔案管理人員積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作理念,注重與時(shí)俱進(jìn),這樣才能促使檔案管理工作長(zhǎng)遠(yuǎn)穩(wěn)定的發(fā)展。

        一、信息時(shí)代檔案管理工作重要性

        雖然我國(guó)檔案管理工作有著悠久的發(fā)展歷史,不過(guò)當(dāng)前依舊存在很多制約檔案管理工作發(fā)展的因素。在傳統(tǒng)檔案管理工作中,工作人員往往應(yīng)用手動(dòng)的方式進(jìn)行文件的記錄和分類(lèi),這樣顯得量大且繁雜,會(huì)給工作人員帶來(lái)很大的壓力,同時(shí)也很容易出錯(cuò)。受到檔案記錄材料的制約,導(dǎo)致檔案保存工作有著一些不足,檔案極易損壞,所以在這一方面需要很大的投入。而對(duì)于檔案記錄工作來(lái)說(shuō),主要就是為今后的工作提供依據(jù),不過(guò)在傳統(tǒng)檔案管理工作中,資料查閱比較困難,進(jìn)而嚴(yán)重阻礙到檔案管理工作作用的發(fā)揮。

        而在信息時(shí)代背景下,計(jì)算機(jī)的應(yīng)用使得這些問(wèn)題得到了很好的解決,有效提升了文件管理效率。人們可以直接應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件的記錄和檢查,這樣能很好減少文件管理的工作量,促進(jìn)文件應(yīng)用效率更進(jìn)一步。同時(shí),借助計(jì)算機(jī)存放檔案,還能很好的減少檔案占地面積,避免檔案遭受水災(zāi)、火災(zāi)以及人為因素等外力的破壞。所以可以說(shuō),在信息時(shí)代下,積極進(jìn)行檔案管理工作的信息化建設(shè)十分有必要,屬于一種必然的趨勢(shì)。

        二、檔案管理工作中主要存在的問(wèn)題

        (一)檔案管理人員綜合素質(zhì)不高

        檔案管理工作當(dāng)前存在一些問(wèn)題,最為突出的便是檔案管理人員綜合素質(zhì)不高。在信息時(shí)代背景下,信息技術(shù)難以避免的被應(yīng)用在檔案管理工作中,這便對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求。不過(guò)就具體情況來(lái)看,很多檔案管理人員沒(méi)能系統(tǒng)的學(xué)習(xí)信息技術(shù),進(jìn)而對(duì)于信息化管理不是很熟練。而對(duì)于相關(guān)部門(mén)而言,對(duì)于在職檔案管理人員也沒(méi)能進(jìn)行有效的培訓(xùn)教育,導(dǎo)致檔案管理人員的專業(yè)能力和水平一直停滯不前,嚴(yán)重影響到信息技術(shù)作用的發(fā)揮。

        (二)檔案信息安全問(wèn)題

        傳統(tǒng)檔案管理工作可以對(duì)信息安全有著很大的保證,究其原因,要求盜取以實(shí)物為載體的檔案信息有著很大的難度。而在信息時(shí)代背景下,檔案管理工作發(fā)生了很大的轉(zhuǎn)變,因?yàn)闀?huì)涉及到聯(lián)網(wǎng)問(wèn)題,進(jìn)而很容易受到病毒、網(wǎng)絡(luò)黑客等的影響,導(dǎo)致檔案信息出現(xiàn)泄漏、被惡意篡改等情況。特別是一些重要的信息,如果丟失,那將很有可能引發(fā)嚴(yán)重后果。

        (三)檔案管理軟件問(wèn)題

        就當(dāng)前情況來(lái)看,我國(guó)現(xiàn)有的檔案管理部門(mén)都進(jìn)行了信息化管理,不過(guò)應(yīng)用的軟件有著較大的差異性,進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理部門(mén)不能實(shí)施統(tǒng)一化管理。這樣,在調(diào)取外地檔案時(shí),便會(huì)存在很大的不方便。因此,從長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展角度上來(lái)說(shuō),需要加強(qiáng)注重這一問(wèn)題的處理。

        (四)檔案管理網(wǎng)站問(wèn)題

        檔案管理網(wǎng)站建設(shè)時(shí)間不是很長(zhǎng),整體形式也不夠統(tǒng)一與標(biāo)準(zhǔn)。就實(shí)際情況來(lái)看,很多人都是根據(jù)自己的需求和想法進(jìn)行信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè),整體水平不是很高,規(guī)范性也存在一定的不足,進(jìn)而在后期檔案管理工作開(kāi)展中,會(huì)受到一定的影響,加大管理難度。此外,數(shù)據(jù)庫(kù)和數(shù)據(jù)庫(kù)間的差異性,還會(huì)持續(xù)性地影響到檔案管理的統(tǒng)一性,因此必須得給予充足的重視。

        三、信息時(shí)代檔案管理工作中問(wèn)題的對(duì)策

        (一)在管理軟件方面遵循普遍性原則

        文件管理軟件是檔案信息管理系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行的重要基礎(chǔ),所以其必須得具備多功能性忒單,這樣才能確保信息資源的共享。針對(duì)此,要求檔案管理部門(mén)合理引進(jìn)一些先進(jìn)的信息技術(shù),積極進(jìn)行傳統(tǒng)檔案管理模式的創(chuàng)新,以便促進(jìn)自動(dòng)化處理的實(shí)現(xiàn),推動(dòng)檔案信息檢索效率更上一個(gè)臺(tái)階。例如在檔案數(shù)據(jù)存檔過(guò)程中,檔案管理部門(mén)可以合理引入信息管理系統(tǒng),如CAM/CAD 系統(tǒng)、ERP 系統(tǒng)等,借助此合理進(jìn)行管理軟件的編程。除此之外,還得借助多媒體技術(shù)、計(jì)算機(jī)等自動(dòng)識(shí)別各種文件,然后合理分類(lèi)進(jìn)行儲(chǔ)存。通過(guò)這種方式,可以很好地實(shí)現(xiàn)軟件兼容。而且通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行資料與檔案的傳輸,還能實(shí)現(xiàn)近距離信息資源的共享,提升儲(chǔ)存量,打破傳統(tǒng)“信息孤島”情況的出現(xiàn)。

        (二)積極建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)

        對(duì)于檔案管理工作人員而言,在新時(shí)代背景下,應(yīng)該積極轉(zhuǎn)變自身傳統(tǒng)思想,認(rèn)識(shí)到數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的重要性。前面提到,數(shù)據(jù)庫(kù)與數(shù)據(jù)庫(kù)之間如果存在差異性,那將會(huì)持續(xù)性地影響到檔案管理統(tǒng)一性。因此,在具體數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)中,要求檔案管理人員結(jié)合目前的情況,合理預(yù)測(cè)與規(guī)劃未來(lái),確保數(shù)據(jù)庫(kù)在接下來(lái)的一段時(shí)間中能夠有效地利用,而不是被淘汰。除此之外,檔案管理人員還應(yīng)該確保數(shù)據(jù)庫(kù)中的檔案質(zhì)量,在儲(chǔ)存中應(yīng)該加強(qiáng)分析,避免劣質(zhì)信息充斥數(shù)據(jù)庫(kù)。

        (三)注重檔案管理人才的培養(yǎng)

        要想更好地進(jìn)行檔案管理工作的信息化建設(shè),離不開(kāi)優(yōu)質(zhì)檔案管理人才的支撐。針對(duì)此,相關(guān)方面應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)這方面人才的培養(yǎng),嚴(yán)格遵循循序漸進(jìn)的原則,絕對(duì)不能操之過(guò)急。具體可以從以下幾方面著手:首先就是幫助工作人員擺正心態(tài),使得他們可以從心理上接受信息化檔案管理;其次,注重職業(yè)技能與素養(yǎng)方面的培訓(xùn),如信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全等方面的知識(shí)學(xué)習(xí)。在此過(guò)程中,應(yīng)該采用合適的措施激起員工學(xué)習(xí)提升的積極性,這樣才能最終達(dá)成理想的培養(yǎng)效果,為檔案管理工作質(zhì)量的提高提供助力。而對(duì)于檔案管理人員而言,在當(dāng)前新時(shí)代背景下,也應(yīng)該有著不斷提升的意識(shí),如借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)經(jīng)常性的與同行進(jìn)行交流、學(xué)習(xí)一些先進(jìn)管理理念和方式等。

        (四)注重檔案管理思想的更新

        管理思想現(xiàn)代化具體就是說(shuō)應(yīng)用更為先進(jìn)的檔案基本理論思想。也別實(shí)在新時(shí)代下,不論哪一個(gè)行業(yè),要想達(dá)成理想的發(fā)展目標(biāo),必須得積極進(jìn)行傳統(tǒng)觀念的轉(zhuǎn)變,檔案管理工作也不例外。在此過(guò)程中,需要準(zhǔn)確的把握好檔案規(guī)律特點(diǎn),樹(shù)立全新的管理意識(shí),然后結(jié)合科學(xué)精神組織開(kāi)展各項(xiàng)工作,這樣才能促進(jìn)檔案管理工作朝著現(xiàn)代化的方向不斷前進(jìn)。一方面,需要檔案管理人員更新自身管理理念。對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō),有著比較獨(dú)特的發(fā)展規(guī)律和理論,而工作人員在工作開(kāi)展中,應(yīng)該清楚認(rèn)識(shí)到自身職能,充分考慮到自己需要占據(jù),怎樣的地位、發(fā)展怎樣的作用;另一方面,需要樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)。在具體操作中,需要從整體角度進(jìn)行思考和把握,不能忽視任何一個(gè)小細(xì)節(jié),切實(shí)落實(shí)質(zhì)量管理工作。同時(shí),根據(jù)自身需求與實(shí)際,引入一些新穎有效的管理方式,確保檔案管理工作質(zhì)量。

        (五)加大資金投入

        在信息時(shí)代飛速發(fā)展下,檔案管理工作也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn),逐漸從之前的文字、圖表朝著信息數(shù)據(jù)和光盤(pán)軟件等方向前進(jìn),之后借助信息技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)的分類(lèi)與保存。在此過(guò)程中,相關(guān)部門(mén)需要適當(dāng)?shù)脑黾幼约和度?,根?jù)實(shí)際情況加強(qiáng)統(tǒng)一與協(xié)調(diào),研發(fā)出通用且有效的數(shù)據(jù)庫(kù)軟件,這樣便能轉(zhuǎn)變之前混亂的局面,達(dá)成和諧統(tǒng)一的目標(biāo)。在這一基礎(chǔ)上,檔案管理工作人員只需要直接錄入數(shù)據(jù)信息即可,切實(shí)提升工作效率。

        四、結(jié)語(yǔ)

        總的來(lái)說(shuō),在信息時(shí)代背景下,檔案管理人員應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn),積極吸收信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì),然后借助此解決傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的問(wèn)題,促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量更上一個(gè)臺(tái)階。在此過(guò)程中,相關(guān)部門(mén)還得加強(qiáng)工作人員職業(yè)技能與素養(yǎng)的培訓(xùn)教育,鼓勵(lì)檔案管理人員經(jīng)常性的進(jìn)行交流溝通,要求他們主動(dòng)進(jìn)行各種有關(guān)信息技術(shù)新知識(shí)的學(xué)習(xí)等。這樣,便能將信息技術(shù)的作用更加充分地發(fā)揮出來(lái),促進(jìn)檔案管理工作的完善與優(yōu)化,切實(shí)提升管理質(zhì)量,發(fā)揮檔案價(jià)值。

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