魏振林

（河北省淶源縣自然資源和規(guī)劃局，河北 淶源 074300）

一、工程檔案管理內(nèi)容

（一）工程施工資料。

工程施工資料包含的內(nèi)容眾多，其主要涉及到應(yīng)急策略規(guī)劃、項目資金獲取與使用規(guī)劃、工程項目選址，其中工程項目選址是指自然市場資源、地質(zhì)水文、氣候、經(jīng)濟格局等在內(nèi)的選址。也包括工程項目設(shè)計資料(是包含基礎(chǔ)設(shè)計、細節(jié)設(shè)計和概念設(shè)計在內(nèi)的資料)、規(guī)劃方案對比、招標投標資料、各級會議內(nèi)容、各類合同協(xié)議等。此外，工程建設(shè)規(guī)劃的資料應(yīng)包含年度規(guī)劃、施工單位、各級別規(guī)劃書、物料供給、器械供給、合同協(xié)議以及資金數(shù)量、調(diào)研報告、訂貨數(shù)量、人力籌劃、人員培訓(xùn)、建設(shè)常規(guī)手續(xù)辦理等等在內(nèi)。工程項目的安裝包含的檔案資料，包含合同協(xié)議、財務(wù)記錄、項目咨詢資料、事故發(fā)生與處理記錄、投標招標文件、工程運行資料、監(jiān)理方資料、各級管理資料、會議與研討會資料、工程安裝控制和協(xié)調(diào)資料等等。工程運行涉及的檔案資料，主要有各種規(guī)章條例、薪資體系、設(shè)備特性、涉筆操作規(guī)范、財務(wù)籌劃、項目運行規(guī)劃、管理體制、經(jīng)營形式、人員聘請、人員培訓(xùn)、建設(shè)工藝、資產(chǎn)管理等等。當(dāng)工程項目完成交付使用時的檔案資料，包括甲方資料、承包單位資料、供方資料，其中甲方業(yè)主的資料應(yīng)當(dāng)根據(jù)資料時間與類型進行詳細的歸類，承包單位和供方的資料依照竣工的相關(guān)文件要求進行組卷，主要指試運行情況、資金結(jié)算情況等。

（二）經(jīng)營使用資料。

工程項目的經(jīng)營使用包括項目的實施目標、投資收回時長、收益創(chuàng)造，具體的檔案資料內(nèi)容是指，工程項目竣工后的評估資料，即工程建設(shè)完成和投資計劃的對比資料，工程建設(shè)中原方案的修改及優(yōu)化資料，項目建成投產(chǎn)的實際效益與預(yù)計效益的對比資料，項目經(jīng)營管理的其他資料，這主要指的是經(jīng)濟環(huán)境的評價以及工程項目趨勢分析等資料。

二、加強工程檔案管理的對策

（一）增強檔案管理意識

提高《檔案法》及其相關(guān)法律規(guī)范宣傳力度，增強檔案管理意識，創(chuàng)設(shè)出良好的檔案工作環(huán)境。要加快普及檔案知識，在單位培訓(xùn)內(nèi)容中納入檔案知識，讓更多人員認識到做好公路工程檔案管理工作的重要性。單位領(lǐng)導(dǎo)要提高對檔案工作的重視程度，在設(shè)施、設(shè)備、人員、經(jīng)費上給予支持。檔案管理人員要具備良好的服務(wù)意識，以高效的服務(wù)提高檔案管理水平。另外，做好施工、財務(wù)、監(jiān)理、設(shè)計等部門的協(xié)調(diào)溝通工作，通過各部門共同努力配合，營造檔案管理工作齊抓共管的局面。

（二）加強體制機制創(chuàng)新

1.規(guī)范工作標準。在實際工作中，必須將該辦法落到實處，從細節(jié)處入手，突出重點，有序?qū)嵤?，讓工程檔案管理工程更加科學(xué)、標準與規(guī)范。

2.加強檢查指導(dǎo)。建設(shè)單位檔案部門是工程檔案的主管部門，應(yīng)承擔(dān)其相應(yīng)責(zé)任，做好對建設(shè)、施工等單位檔案工作的指導(dǎo)工作。可以建立檔案管理臺賬，及時了解檔案管理動態(tài)信息，并到工程現(xiàn)場開展指導(dǎo)工作，妥善解決檔案管理總存在的問題。另外，要分清重點環(huán)節(jié)與薄弱環(huán)節(jié)，細致開展各階段驗收檢查工作。檔案人員要積極參與工程調(diào)度會、技術(shù)研討會和設(shè)計交底會，準確掌握工程整體進度，提高檔案工程的實效性。

（三）實現(xiàn)檔案信息化管理

要積極適應(yīng)工程項目的現(xiàn)代管理模式，將計算機計算充分應(yīng)用到工程檔案管理工作中，并加大檔案管理軟件開發(fā)力度，逐步建立起電子檔案管理數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)工程檔案電子化與電子檔案信息共享。同時，還要建立健全的工程檔案信息資源體系，并不斷提升工程檔案管理的效率與水平。

（四）定期組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)

開展多層次、多形式的工程技術(shù)、檔案管理等業(yè)務(wù)培養(yǎng)工作，讓參建單位工程技術(shù)人員了解檔案管理知識、檔案人員了解工程建設(shè)專業(yè)知識，從而讓工程技術(shù)人員與檔案人員知識結(jié)構(gòu)得到優(yōu)化，并實現(xiàn)自身知識面的拓展。檔案人員在進行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)的過程中，也要加強對計算機、網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代管理理論與方法的學(xué)習(xí)，實現(xiàn)自身綜合素質(zhì)的提升。另外，檔案人員要切實增強服務(wù)意識，找準定位，踏實工作，樹立高度的事業(yè)心與責(zé)任感，扎實做好公路工程檔案管理工作。

三、加強檔案管理構(gòu)成與制度建設(shè)

設(shè)立專門的工程技術(shù)檔案管理職能部門，就部門工作的職責(zé)，部門工作的設(shè)施與要求部門的人員配置等做出明確的說明與細化。設(shè)置科學(xué)的工程技術(shù)檔案管理制度體系，細化不同項目建設(shè)階段各類資料的收集、歸類、標注、保存、管理等，設(shè)置由上到下的工作管理權(quán)利體系，強調(diào)每個人員的工作職責(zé)，管理要求。對各類資料的收集、歸類、保存、管理進行嚴格的檢查審核等。工程技術(shù)檔案管理體系要根據(jù)各類資料的不同進行專業(yè)的管理，根據(jù)財務(wù)、投資建設(shè)、法務(wù)、機密等級、人員資料、工程圖紙等進行可續(xù)的管理。相同類型的資料檔案必須設(shè)置統(tǒng)一的記錄管理格式，依照統(tǒng)一的標準進行分類管理。對于資料檔案中設(shè)計的代號、字體、用語、圖示等細節(jié)，應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一按照國家專業(yè)標準進行記錄使用。

四、工程項目資料的立卷

（一）清晰立卷的規(guī)則

根據(jù)自然產(chǎn)生的實際情況立卷，這樣才能使得各卷資料能夠有機的結(jié)合，這主要說的按照工程決策、工程施工、工程運營三個階段進行立卷。立卷的原則可以按照專業(yè)進行，例如工程類資料按照預(yù)備階段資料、決策資料、監(jiān)理資料、設(shè)計資料、施工資料、竣工圖紙、驗收資料等進行。立卷的厚度應(yīng)當(dāng)適宜，最好保持在40 毫米以內(nèi)，各卷的內(nèi)容也應(yīng)保持單一，不一樣的載體資料使用不同的組卷。

（二）保持卷內(nèi)資料有序

文字類別的資料應(yīng)當(dāng)根據(jù)專業(yè)和事項進行順序排列、相同事項的申請和回復(fù)、相同文件的印制和定稿、主件和附件都不可以分開，依照先批準再請示，先印制再定稿，先主件后附件的順序進行管理。各類圖紙也許根據(jù)專業(yè)排序;文字和圖示都存在的資料，應(yīng)當(dāng)保持先文字后圖紙的順序;計算機資料與影像文件同樣按以上標準進行排序。

（三）案卷的目錄、裝編

保證按照紙張進行頁碼編制，設(shè)置封面，根據(jù)實際卷內(nèi)排序內(nèi)容設(shè)置準確的目錄，對案卷的責(zé)任人、案卷的編號、案卷的編制日期、案卷的文件名稱等進行如實的記載和說明。案卷的裝訂可以視要求而定，但必須保證文字類型的文靜裝訂成冊。如果對案卷進行裝訂，則需要私用卷夾或者卷盒來進行，但必須按照相關(guān)的裝訂標準來操作。

五、文件資料歸檔

各類檔案文件資料的歸檔必須要保證全面、精準、系統(tǒng)，必須可以將工程項目的實施過程都體現(xiàn)出來，按照相應(yīng)的歸檔范圍以及驗收標準，已經(jīng)進行歸檔的文件資料務(wù)必要進行歸類處理，達到組卷的標準。實施歸檔務(wù)必按照實際工程項目的建設(shè)情況分時間完成。工程項目的檔案通常情況下最少設(shè)置兩套，一套留給工業(yè)主單位保存，另一套需要遞交城建檔案管理部門。工程項目的勘察方、建設(shè)方、監(jiān)理方、設(shè)計方、咨詢方在向甲方的業(yè)主送檔案時，要確保完成移交的單據(jù)，待各方都蓋章或者簽字以后在進行移送?？辈旆健⒔ㄔO(shè)方、監(jiān)理方、設(shè)計方、咨詢方在為本單位保存文檔時，要按照相關(guān)的標準進行立檔完保存。

六、檔案的驗收及作用

檔案驗收是一項非常容易出錯的環(huán)節(jié)，在驗收時必須保證檔案內(nèi)容完整、真實、精準、系統(tǒng)、齊全，各個需要簽字蓋章的文件必須保證真實可靠，各種文件和圖紙的資料必須保證格式、記錄的標準性達到要求。檔案是對某一工程項目從設(shè)計到建設(shè)使用的所有信息的記錄，對前期問題的查明、日后項目的運行管理、各方權(quán)益的保護，都有著異常重要的作用，因此必須引起工程項目建設(shè)各方以及相關(guān)政府機構(gòu)的充分注意。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進步，用電子計算機取代紙質(zhì)的檔案管理，不僅能夠避免紙張資源的浪費，還能提高信息資料的準確度，是檔案的管理更加有效和準確。