周鑫
(黑龍江省有色金屬地質(zhì)勘查七〇二隊(duì),黑龍江 牡丹江 157020)
隨著信息化時(shí)代的推進(jìn),我國(guó)事業(yè)單位的發(fā)展非常迅速,檔案管理工作的重要意義也得到體現(xiàn),如何更好地開展檔案管理工作,推進(jìn)基層各項(xiàng)事業(yè)健康發(fā)展,是當(dāng)前需要重點(diǎn)研究的一個(gè)課題與難題,這也是確保事業(yè)單位健康發(fā)展的基礎(chǔ)與必備條件。在當(dāng)前的大環(huán)境下,隨著基層事業(yè)單位檔案數(shù)量的增加,社會(huì)對(duì)于檔案工作的要求也越來越嚴(yán)格,以往紙質(zhì)的檔案管理形式已經(jīng)很難適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的需求。因此,加強(qiáng)檔案管理工作創(chuàng)新也是一項(xiàng)刻不容緩的任務(wù)。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制的發(fā)展與科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步,導(dǎo)致單位檔案管理內(nèi)容愈發(fā)繁瑣與復(fù)雜,這對(duì)于管理人員也提出了新的要求,在這樣的基礎(chǔ)上,事業(yè)單位的檔案管理工作需要加大創(chuàng)新力度,通過各方面的努力與進(jìn)步來促進(jìn)檔案管理工作地發(fā)展,為我國(guó)社會(huì)穩(wěn)定做出貢獻(xiàn)。
事業(yè)單位本身就是一個(gè)服務(wù)社會(huì)的單位組織,檔案管理作為事業(yè)單位長(zhǎng)效運(yùn)轉(zhuǎn)當(dāng)中的一項(xiàng)重要內(nèi)容,不僅和事業(yè)單位管理體系的改革和完善密切相關(guān),還影響著事業(yè)單位的整體服務(wù)質(zhì)量。事業(yè)單位檔案管理所包含的不僅是單位歷史發(fā)展的資料,還有不少重要的理論與實(shí)踐文獻(xiàn),這些資料都是事業(yè)單位制定有關(guān)決策、完善管理措施的憑證。事業(yè)單位檔案資料融合了單位現(xiàn)有知識(shí)成果,是單位成長(zhǎng)與發(fā)展的積淀,具備極高的開發(fā)利用價(jià)值,對(duì)于事業(yè)單位檔案資料展開綜合性研究,有助于收集事業(yè)單位學(xué)習(xí)發(fā)展的相關(guān)成果,給事業(yè)單位改革創(chuàng)新和適應(yīng)新時(shí)期與新環(huán)境提供必要根據(jù)。事業(yè)單位檔案管理的重要性不僅體現(xiàn)在檔案資料與單位的生存發(fā)展命運(yùn)息息相關(guān),還體現(xiàn)在事業(yè)單位檔案是國(guó)家檔案的有機(jī)構(gòu)成部分,要構(gòu)建完善化的檔案保管體系,就需要關(guān)注事業(yè)單位檔案管理事業(yè)的發(fā)展,維護(hù)事業(yè)單位檔案的完整性與安全性,為黨和國(guó)家相關(guān)工作的推進(jìn)實(shí)施提供保障。另外,從社會(huì)發(fā)展的角度進(jìn)行分析,事業(yè)單位檔案記錄內(nèi)容豐富,包含工作生活的不同層面,除關(guān)系到事業(yè)單位的運(yùn)營(yíng)之外,通過對(duì)檔案資料進(jìn)行深層次研究與開發(fā)利用,還能夠給社會(huì)公眾提供優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù),體現(xiàn)出檔案資料的服務(wù)價(jià)值。所以不管是從宏觀還是從微觀方面出發(fā),加強(qiáng)檔案管理都是事業(yè)單位管理改革的重點(diǎn),需要得到應(yīng)有關(guān)注,并對(duì)管理策略進(jìn)行積極創(chuàng)新。
事業(yè)單位檔案管理需要加強(qiáng)有效性與實(shí)效性,在當(dāng)前信息化時(shí)代大環(huán)境下,若想全面提升檔案管理工作,務(wù)必要加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)力度,改善以往的管理模式,改革傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式,在信息化技術(shù)的基礎(chǔ)上,創(chuàng)新檔案管理工作的模式,綜合提高專業(yè)技能與綜合服務(wù)范圍。基層事業(yè)單位還要注重信息化管理平臺(tái)的運(yùn)行維護(hù)工作,定期對(duì)管理系統(tǒng)進(jìn)行檢測(cè)與維修,依托于軟件創(chuàng)建與單位情況相符的系統(tǒng),有層次性、有針對(duì)性地實(shí)施檔案管理。電子檔案作為最為重要的一項(xiàng)內(nèi)容,可以為檔案管理工作以及上傳云端保存提供技術(shù)支持,這是為了確保檔案資源在管理過程中出現(xiàn)泄露與丟失的現(xiàn)象發(fā)生,在這樣的情況下,信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)可以得到完全的呈現(xiàn)。檔案管理工作中信息化建設(shè)的重要性不言而喻,這需要檔案管理部門與其他部門協(xié)調(diào)與配合,共同為事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新做貢獻(xiàn)。
若要加強(qiáng)事業(yè)單位的檔案管理,需要單位每一個(gè)部門之間相互協(xié)助來完成。還應(yīng)該加強(qiáng)事業(yè)單位對(duì)于檔案管理工作的投入力度,在檔案管理中,有了充足的資金就可以對(duì)檔案管理設(shè)備進(jìn)行更換,先進(jìn)的管理設(shè)備不但可以有效提升檔案管理的效率,還對(duì)于檔案管理的規(guī)范性有著極高的要求,為了更好地促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新,工作人員應(yīng)該跟上時(shí)代的步伐,利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來對(duì)檔案管理進(jìn)行操作,可以利用電子文檔來對(duì)檔案進(jìn)行管理,能夠?qū)χ匾募M(jìn)行備份,給重要文件做好雙重保障。
檔案管理工作本身是一項(xiàng)系統(tǒng)、專業(yè)的工作,其中涉及檔案信息錄入、索引、存檔、調(diào)度等眾多環(huán)節(jié),增加了整個(gè)事業(yè)單位檔案管理工作的難度。為了更好地提升事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量,必須要注意加快建立與健全檔案管理工作的體系,保證各項(xiàng)檔案管理工作完善性的同時(shí),使它們可以高效、有序開展?;诋?dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作的實(shí)際需求,可以針對(duì)性建立與健全獎(jiǎng)懲責(zé)任制度、監(jiān)督管理制度、行為規(guī)范制度等,對(duì)相關(guān)的員工工作行為進(jìn)行持續(xù)優(yōu)化,尤其要注重對(duì)工作環(huán)境和檔案管理人員的職業(yè)發(fā)展通道進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)和優(yōu)化,力求持續(xù)激發(fā)檔案管理人員工作的熱情,提升檔案管理的質(zhì)量。此外,還要注意培養(yǎng)檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí),積極搜集檔案管理人員的建議、看法與意見等,對(duì)檔案管理方法與模式進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)和創(chuàng)新,及時(shí)糾正和解決現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理制度中存在的不足,增強(qiáng)檔案管理體系的人性化特性,這樣才能對(duì)檔案管理工作中存在的問題與不足進(jìn)行持續(xù)改善,最終可以借助所構(gòu)建的健全的檔案管理體系來提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率,提升檔案管理服務(wù)的整體質(zhì)量。
事業(yè)單位的檔案管理工作是推進(jìn)我國(guó)精神文明建設(shè)的重要組成部分,同時(shí)是實(shí)現(xiàn)國(guó)家檔案事業(yè)發(fā)展的重要推進(jìn)力量,是我國(guó)事業(yè)單位蓬勃發(fā)展的核心要素。在新時(shí)代的引領(lǐng)之下,事業(yè)單位有必要正確應(yīng)用信息化手段,將其融合到檔案管理工作之中,全方位地提高檔案人員的工作素養(yǎng),投入更多的精力以及時(shí)間來促進(jìn)檔案數(shù)字化的完成,創(chuàng)設(shè)相應(yīng)的檔案信息網(wǎng)站,以此來最大限度地激發(fā)出檔案信息化建設(shè)的重要作用,全面加快檔案管理工作的效率以及質(zhì)量,為社會(huì)發(fā)展帶來源源不斷的推進(jìn)作用。