王秦

（新疆阿勒泰市委辦公室，新疆 阿勒泰 836500）

檔案管理工作是事業(yè)單位各項(xiàng)管理活動(dòng)的重中之重，通過對檔案資源進(jìn)行有效的收集、整理和匯總，能夠保證有價(jià)值的檔案資源得以有效的存續(xù)，同時(shí)也能夠提高有價(jià)值檔案資源的利用效率和利用質(zhì)量。但當(dāng)前很多事業(yè)單位關(guān)于檔案管理和檔案服務(wù)的重視程度不高，沒有對該項(xiàng)工作的重要性有深刻的認(rèn)識(shí)，影響到各項(xiàng)檔案資源的高效利用和高效保存，使得檔案管理水平一直處于低標(biāo)準(zhǔn)之下。

一、事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的重要作用

事業(yè)單位的檔案管理工作主要涉及到人事檔案、科研檔案、財(cái)務(wù)檔案、物資檔案、辦公檔案等內(nèi)容進(jìn)行有效的收集、整理、匯總、分析、處理、編撰、保存，利用。由此能夠看出檔案管理工作深入到事業(yè)單位的各個(gè)工作環(huán)節(jié)當(dāng)中，能夠?yàn)槭聵I(yè)單位回顧過去，展望未來，發(fā)展決策，提供強(qiáng)有力的數(shù)據(jù)支撐，幫助事業(yè)單位更好的履行職責(zé)，服務(wù)社會(huì)，服務(wù)大眾。事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化，不僅能夠更好的助推事業(yè)單位的各項(xiàng)工作的高開展提升整體的工作水平，同時(shí)還能夠進(jìn)一步改善管理現(xiàn)狀，約束相關(guān)職能，形成良好的社會(huì)形象。當(dāng)前隨著以計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)為代表的信息技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域的深入推進(jìn)和應(yīng)用，事業(yè)單位的各項(xiàng)管理工作逐漸走向正規(guī)化，科學(xué)化，業(yè)務(wù)更加精細(xì)，造成了工作量顯著增加，產(chǎn)生了越來越多的檔案信息和檔案資料。傳統(tǒng)以人工操作的檔案管理方式，已經(jīng)不能夠適應(yīng)精細(xì)化和信息化的發(fā)展需求，事業(yè)單位的檔案管理水平需要不斷得到提升。由此可以看出在事業(yè)單位改革進(jìn)程不斷推動(dòng)的背景下，只有實(shí)施科學(xué)化的規(guī)范化的檔案管理模式，要更好地解決事業(yè)單位檔案管理被動(dòng)的局面，并形成規(guī)范、有序、標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)格的管理方式，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量、管理效率的提升，真正體現(xiàn)檔案管理的價(jià)值和作用。

二、事業(yè)單位檔案管理工作面臨的幾點(diǎn)問題

（一）檔案管理制度不健全

在檔案管理工作開展過程中，很多事業(yè)單位的管檔案管理模式比較粗放，一直沿用人工操作的模式，事業(yè)單位檔案管理期間不可避免地出現(xiàn)了一些問題和疏漏。在很多事業(yè)單位內(nèi)部，雖然初步構(gòu)建了相應(yīng)的檔案管理工作制度，但并沒有認(rèn)識(shí)到檔案規(guī)范化管理的重要作用，沒有構(gòu)建妥善合理的管理體系，各項(xiàng)管理流程也比較隨意。在某些事業(yè)單位的內(nèi)部，一方面由于沒有建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理工作制度，各項(xiàng)管理流程存在很大的隨意性，工作人員在檔案收集、整理、匯總、分類儲(chǔ)存過程中存在很大的隨意性[1]。另一方面，在很多事業(yè)單位內(nèi)部也沒有建立規(guī)范檔案管理人員工作行為的監(jiān)督機(jī)制和審查機(jī)制，在單位內(nèi)部并沒有形成內(nèi)外部監(jiān)督的工作氛圍，不能有效約束相關(guān)檔案管理人員的工作行為，使得很多工作人員在檔案收集、檔案管理、檔案儲(chǔ)存過程中，存在很大的隨意性，只能夠依靠檔案管理人員的自律來完成工作，這無疑會(huì)增加檔案管理疏漏和管理風(fēng)險(xiǎn)。有些事業(yè)單位雖然建立了比較健全的檔案管理制度，但是該項(xiàng)制度在執(zhí)行過程中存在很大的隨意性，往往停留在口頭上和理論上，形式主義比較明顯，造成了標(biāo)準(zhǔn)化管理執(zhí)行大打折扣，看不到預(yù)期的執(zhí)行效果。

（二）檔案管理人員配置不合理

傳統(tǒng)檔案管理模式之下，往往只局限于檔案材料的收集、整理、匯總、儲(chǔ)存、利用，并不要求檔案管理人員具有較高的專業(yè)水平和專業(yè)認(rèn)知，但隨著信息化技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案管理的范圍管理的內(nèi)容逐漸呈現(xiàn)多樣化態(tài)勢，同時(shí)在檔案管理過程中還涉及對檔案資料的深度挖掘和深度開發(fā)，主要表現(xiàn)出各個(gè)學(xué)科相互融合，相互交叉的趨勢，這就對檔案管理人員提出了更高要求，要求其具備一定的計(jì)算機(jī)操作能力，統(tǒng)計(jì)學(xué)分析知識(shí)。檔案管理的規(guī)范化和現(xiàn)代化對檔案人員提出了更高的專業(yè)要求，需要檔案管理部門加快構(gòu)建復(fù)合型的技術(shù)人才隊(duì)伍。但目前在很多事業(yè)單位內(nèi)部大多數(shù)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)低下，一直沿用傳統(tǒng)的管理方法和管理模式，不具備創(chuàng)新能力，職業(yè)素養(yǎng)不足，工作存在很大的差異性，這與檔案管理工作規(guī)范化和信息化的要求不相適應(yīng)，難以適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展需求。

（三）檔案管理的硬件軟件設(shè)施建設(shè)比較落后

當(dāng)前隨著以計(jì)算機(jī)大數(shù)據(jù)云計(jì)算互聯(lián)網(wǎng)為代表的信息技術(shù)，在各個(gè)領(lǐng)域的迅猛應(yīng)用和發(fā)展，現(xiàn)代信息技術(shù)已經(jīng)融入到我們生活的各個(gè)方面。信息化數(shù)據(jù)化等多種管理方式，逐漸在各個(gè)領(lǐng)域得到了廣泛的應(yīng)用，切實(shí)提升了管理質(zhì)量和工作效率。在有些事業(yè)單位的內(nèi)部也開始嘗試將信息化技術(shù)應(yīng)用到管理體系當(dāng)中，購置了計(jì)算機(jī)，數(shù)據(jù)庫儲(chǔ)存器，掃描儀，打印機(jī)等設(shè)備，實(shí)施電子化辦公或者無紙化辦公。但多數(shù)事業(yè)單位內(nèi)部對信息化操作和數(shù)據(jù)化發(fā)展的重視程度不高，一直沿用傳統(tǒng)的工作模式，工作思想根深蒂固，再加上受到資金設(shè)備等多方面的限制，仍然沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，不僅管理工作量較大，很容易出現(xiàn)差錯(cuò)，并且檔案的檢索難度較大，工作量較大，很容易因?yàn)楣ぷ魅藛T的疏忽，造成有價(jià)值的檔案丟或者損壞。

三、事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的工作措施

（一）提高對檔案規(guī)范化管理的重視程度

事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)和員工對檔案管理工作重視和支持程度是推進(jìn)檔案管理規(guī)范化的重要保障，為了切實(shí)提升管理水平，就要求員工更新對檔案管理工作的認(rèn)知，一方面要全面參與到檔案管理工作當(dāng)中，要求檔案管理人員從自身做起，逐漸轉(zhuǎn)變對檔案管理規(guī)范化重視不高的認(rèn)知，不斷提高自身的專業(yè)能力，主動(dòng)向主管領(lǐng)導(dǎo)人員宣傳檔案規(guī)范化管理所取得的實(shí)際成效。事業(yè)單位的主管部門也需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)認(rèn)知，加強(qiáng)對檔案管理規(guī)范化的重視程度，制定完善的工作責(zé)任和考核制度，保證規(guī)范化檔案管理工作能夠有效地拓展。

（二）提升檔案管理制度流程的規(guī)范性

規(guī)范合理的制度是開展規(guī)范化管理的基礎(chǔ)，檔案管理要想實(shí)現(xiàn)規(guī)范化，就需要構(gòu)建一套完整且合理的工作管理制度，明確檔案管理的工作流程，將相關(guān)工作制度落實(shí)到工作的各個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中，從而對檔案管理人員的工作行為做出有效的規(guī)范。事業(yè)單位在制定各項(xiàng)管理工作制度時(shí)，應(yīng)該充分考慮檔案管理的實(shí)際要求，將先進(jìn)的管理方法管理手段充分應(yīng)用其中，尤其是在檔案收集分類編目、整理、鑒定、歸檔、銷毀、借閱、復(fù)制、移交、保密等各個(gè)方面都需要構(gòu)建規(guī)范化的管理制度，要明確各個(gè)工作環(huán)節(jié)的具體要求。同時(shí)還應(yīng)該對各項(xiàng)檔案管理制度的執(zhí)行情況，執(zhí)行效果進(jìn)行有效的考核并將最終的考核結(jié)果作為評優(yōu)爭先職稱評定的重要參考依據(jù)，這樣能夠激發(fā)檔案管理工作人員的工作積極性，并嚴(yán)格按照各項(xiàng)規(guī)章制度規(guī)范自己的工作行為，保證管理制度能夠得以有效的落實(shí)。

（三）提升檔案管理的現(xiàn)代化程度

事業(yè)單位應(yīng)該著力提升檔案管理的現(xiàn)代化程度，加強(qiáng)技術(shù)創(chuàng)新和技術(shù)投入力度，提升管理水平和軟件硬件條件，加快構(gòu)建電子化的信息管理平臺(tái)，檔案數(shù)據(jù)保護(hù)系統(tǒng)，信息采集系統(tǒng)。在檔案管理過程中，通過實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化和信息化建設(shè)，在保證數(shù)據(jù)安全的前提下，提升檔案管理工作效率和管理工作質(zhì)量，同時(shí)也方便檔案的查詢、分析和整理，更好的滿足多樣化需求。另外還應(yīng)該注重加強(qiáng)對檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)教育提高工作人員的職業(yè)素養(yǎng)，使其認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，增強(qiáng)他們的責(zé)任感和使命感，更好的約束職工的思想行為，確保各項(xiàng)檔案管理工作的規(guī)范性。同時(shí)還要加強(qiáng)專業(yè)技能尤其是要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)操作能力、大數(shù)據(jù)挖掘、信息開發(fā)等方面的專業(yè)培訓(xùn)，確保他們能夠更好地適應(yīng)信息化檔案管理的能力，具備足夠的專業(yè)素質(zhì)，提升檔案管理的規(guī)范化水平。

結(jié)語

綜上所述，隨著機(jī)關(guān)事業(yè)單位的改不斷深化，一部分的事業(yè)單位開始執(zhí)行規(guī)范化的檔案管理模式，并在管理過程中取得了一定的成效和成績，檔案管理水平和管理質(zhì)量得到了不同程度的提升。但從總體情況來看，很多事業(yè)單位并沒有認(rèn)識(shí)到檔案規(guī)范化管理對提高檔案管理工作質(zhì)量的重要性，對檔案管理工作重視程度不高，各項(xiàng)管理機(jī)制建設(shè)不完善，檔案管理理念比較陳舊，創(chuàng)新能力嚴(yán)重不足，各項(xiàng)軟件硬件設(shè)施建設(shè)不到位。為了更好地適應(yīng)時(shí)代和改革發(fā)展對檔案提管理提出的新要求，就要求事業(yè)單位結(jié)合自身的實(shí)際情況，針對檔案管理中所面臨的諸多問題構(gòu)建針對性的措施，確保檔案管理工作能夠向著規(guī)范化方向邁進(jìn)。