何軍才
(長沙市公路管理局城郊公路養(yǎng)護服務中心,湖南 長沙 410000)
近幾年,隨著檔案管理水平的提升,人們對檔案信息資源的需求也在逐漸增加。因此,在開展檔案工作時,要根據(jù)新時期檔案發(fā)展的實際情況,開展檔案管理工作,提高檔案信息資源內(nèi)容的豐富性,拓展檔案信息資源的來源,以充分發(fā)揮出檔案信息資源的自身價值。
在機關檔案工作開展過程中,檔案管理工作占據(jù)著非常重要的位置。檔案工作一般主要是指在對檔案信息進行收集時,檔案管理人員要加大對檔案信息的預測和分析,找到檔案工作開展的規(guī)律,根據(jù)者的需求為其提供檔案信息資源。在開展機關檔案工作時,檔案管理人員要明確檔案工作就是以直接的形式傳遞檔案信息資源,滿足機關工作人員對檔案信息資源的需求。另外,在開展機關檔案工作時,要充分展現(xiàn)出檔案信息資源的價值,為者提供其所需要的文獻材料和情報信息,更好地促進機關單位的發(fā)展。
近年來,人們對檔案信息資源的需求正在逐漸提升。因此,在開展檔案工作時,檔案管理人員要充分挖掘出檔案信息資源的經(jīng)濟效益,根據(jù)社會發(fā)展的實際情況,提升檔案管理工作的實踐性,創(chuàng)新檔案的形式,以便檔案為國家各項事業(yè)提供更優(yōu)質(zhì)的服務。社會對檔案信息資源需求的提升,在一定程度上促進了檔案工作的順利開展,豐富了檔案工作開展的形式。在開展檔案工作時,要保障檔案信息資源能夠符合社會現(xiàn)代化建設的需求,保障檔案信息資源能為經(jīng)濟建設工作提供一定的文獻參考。另外,在進行檔案信息資源開發(fā)時,還要讓人們認識到檔案信息資源的重要性和價值,提升檔案宣傳工作的宣傳效能,以增強檔案工作的影響力。
現(xiàn)在我國機關檔案工作仍舊存在很多問題,很多機關檔案管理部門在開展檔案管理工作時,過于重視檔案信息資源保管工作,出現(xiàn)了嚴重忽視檔案信息資源開發(fā)工作的情況,這一情況,給我國檔案利用工作正常開展造成了阻礙。機關檔案管理部門的管理人員在進行檔案信息資源開發(fā)時,經(jīng)常會出現(xiàn)過于被動的問題,沒有積極主動的介紹檔案信息資源,都是檔案機關單位應用人員上門查閱資源,導致檔案信息資源無法得到有效的利用?,F(xiàn)在我國很多檔案管理部門都存在檔案信息資源開發(fā)力度嚴重不足的問題,人們對檔案信息資源的不了解,甚至出現(xiàn)了很多認知錯誤,認為機關檔案都是機密文件。沒有正確認識到檔案的作用,導致很多檔案信息資源限制,給檔案工作開展造成阻礙。
現(xiàn)在我國機關檔案工作,仍舊存在檔案開放程度嚴重不足的情況,很多檔案管理部門提供給機關單位應用人員檔案信息資料大多數(shù)都是檔案原件,并且機關單位應用人員必須要在閱覽室內(nèi)部翻閱檔案原件,這種檔案信息資源翻閱模式,給檔案工作開展造成了一定的困難。在傳統(tǒng)式的閱覽服務中,檔案管理人員擔任的角色更多的是檔案保管員,在開展檔案信息服務過程中,檔案管理人員一直都處于被動狀態(tài),被動的保管檔案信息資源?,F(xiàn)如今,很多機關檔案管理人員普遍存在專業(yè)知識素養(yǎng)不高的狀況,檔案利用知識陳舊,無法適應社會發(fā)展需求,快速轉變自身檔案管理職能的情況,檔案信息資源保管人員無法為機關單位應用人員提供檔案知識,成為檔案知識的咨詢者,導致檔案管理人員的愿望無法得到實現(xiàn)。
現(xiàn)在我國機關檔案管理單位的檔案信息資源檢索手段仍舊非常落后,部分檔案管理單位雖然已經(jīng)應用了計算機技術,但是使用的檔案信息資源檢索方式仍舊是手工檢索的方式,沒有應用先進的檔案管理系統(tǒng)軟件和檔案數(shù)據(jù)庫,能采用計算機技術進行檢索的信息資源比例仍舊不足,導致機關單位應用人員無法準確、快速的檢索出自己所需要的檔案信息資源。
我國機關檔案信息資源利用時,檔案保密和檔案利用之間仍舊存在很多問題,兩者之間存在著嚴重的不一致問題。檔案保密要求檔案信息資源只能為特定的對象提供服務,而檔案利用工作的開放性原則,要求檔案信息資源必須要毫無保留的開放。兩者之間存在一定的沖突性,現(xiàn)在我國的檔案信息資源存在著一定的保守傾向,限制了檔案信息的機關單位應用人員,嚴重降低了機關單位應用人員查詢檔案信息資源的積極性?,F(xiàn)在我國人們對檔案信息資源的認識度仍舊不足,檔案保密和檔案開放之間仍舊存在一定的矛盾,導致檔案利用工作無法得到有效開展。
機關檔案管理部門要想提升檔案管理工作的水平,就要創(chuàng)新檔案報道工作的形式,重視印刷宣傳資料工作,提升人們對檔案管理工作的認知,以保障檔案工作的順利開展。在進行檔案工作宣傳時,要豐富檔案宣傳工作的內(nèi)容,將檔案工作內(nèi)容和檔案工作的基本任務等放在檔案工作中,以提高人們對檔案利用工作的重視。在開展檔案宣傳教育工作,要讓人們了解檔案工作,熟悉檔案管理工作的內(nèi)容,幫助人們了解檔案館藏的內(nèi)容,增強檔案信息管理的針對性。
在進行機關檔案開發(fā)時,檔案管理人員要制定符合檔案信息資源利用具體情況的規(guī)劃,結合檔案管理的實際情況,優(yōu)化檔案信息資源開發(fā)的結構,豐富檔案信息資源的載體,進一步擴大檔案信息資源的管理范圍。除此之外,在開展檔案管理工作時,檔案管理人員還要重視檔案信息資源的開發(fā),拓寬檔案信息資源的收集渠道,規(guī)范檔案信息收集程序,以豐富檔案管理部門的館藏。現(xiàn)在我國檔案信息資源的形式正在逐漸向著多元化發(fā)展,在進行檔案信息資源開發(fā)時,檔案管理人員要做好檔案基礎管理工作,以提升機關檔案信息資源的利用價值。
在開展檔案利用工作時,檔案管理人員要處理好檔案保密和檔案開放之間的關系,明確檔案資源的義務和權利,結合檔案發(fā)展的實際情況,完善檔案管理工作的相關法律法規(guī),保障檔用工作能得到順利開展。另外,在開展檔案管理工作時,相關人員要提升檔案開放時間設定的合理性,完善現(xiàn)有的檔案監(jiān)督制度,保障公民翻閱檔案信息資源的權利能得到實現(xiàn),以便實現(xiàn)檔案的自身價值。
在開展檔案管理工作時,檔案管理人員要加大對計算機技術和信息技術應用的重視,結合國內(nèi)外先進的檔案工作開展經(jīng)驗,開展檔案管理工作,更新檔案管理的理念,提升檔案信息開發(fā)的網(wǎng)絡化和電子化水平,實現(xiàn)檔案建設數(shù)字化,減少檔案翻閱時的時間限制和空間限制,充分發(fā)揮檔案信息資源的社會效益。應用微機進行管理是檔案管理現(xiàn)代化的標志,也是檔案利用現(xiàn)代化必備的條件。建立綜合檔案信息網(wǎng)絡,進行檔案部門與利用部門之間網(wǎng)絡服務是當前開發(fā)檔案工作的方式,是提高檔案利用率的一項迫切要求。加強檔案部門之間的合作,實現(xiàn)檔案信息資源共享是廣大檔案工作者的迫切愿望,科學技術的迅猛發(fā)展,為部門之間的合作提供了條件。
在開展檔案管理工作時,檔案管理人員要創(chuàng)新檔案利用形式,根據(jù)有關部門的需求開展檔案利用工作,并且在這個過程中,還要征求檔案機關單位應用人員的自身需求,以保障檔案的利用效果。在開展檔案利用工作時,檔案管理人員要做好檔案信息跟蹤反饋工作,充分發(fā)揮檔案信息資源的參考作用,以提升檔案信息資源的使用效率。一般檔案利用工作的形式主要為:檔案信息上網(wǎng)、上門服務等。
在開展檔案利用工作時,檔案管理人員可以采用主動服務,以滿足社會對檔案信息資源的需求,拓展檔案信息服務的途徑,創(chuàng)新檔案服務的渠道,提升檔案管理人員的服務意識,了解社會的發(fā)展規(guī)律,以提高檔案信息資源的服務功能。在進行檔案信息資源利用和開發(fā)時,檔案管理人員要豐富檔案服務的手段,重視檔案信息資源的配置和檔案網(wǎng)絡設施建設,優(yōu)化檔案信息資源服務體系,營造良好的檔案信息資源利用環(huán)境,以增強檔案的服務性能。
檔案信息資源管理過程中,檔案管理部門要定期組織檔案知識培訓,更新檔案工作人員的思想,提升檔案工作人員對檔案開發(fā)的重視,認識到檔案工作開展的意義,改變過去重視收藏輕視管理的錯誤觀念,使檔案工作樹立正確的檔案管理觀。其次,加強檔案工作人員的業(yè)務素質(zhì),要對檔案工作人員進行檔案開發(fā)方面的業(yè)務技術培訓,豐富檔案工作人員在檔案管理方面的業(yè)務知識,使檔案工作人員能夠快速適應新時期檔案管理工作,以便能為社會各方面提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務。
對于保存在檔案館的文件,除了規(guī)定有嚴格的封閉期外,對于那些“與國家安全和社會秩序有關的文件”都是屬于保密的,不能對外開放和自由利用。保守國家機密是每個公民應盡的義務,更是檔案管理工作人員的神圣職責。日常工作中,檔案管理人員十分重視檔案保密,工作盡心盡職,在嚴格做好保密工作的同時,切實完善工作職能,為領導決策服務勢在必行。機密檔案應該保密,但保密的目的之一是為了利用,是有時間、地點、范圍限制的利用,保而不用只會失去保的意義,失去檔案的價值。當然,利用必須是在保密基礎上的利用,無限制的利用會給黨和國家的安全和利益造成危害。所以,對檔案工作來說,保密與利用兩者都十分重要,決不可偏頗。
綜上所述,在開展檔案工作時,要充分發(fā)揮出檔案信息資源的自身價值,提升檔案信息資源的服務性能,提升檔案的信息化水平,處理好檔案管理開發(fā)工作和保密工作之間的關系,提高檔案管理人員的綜合素質(zhì),以充分開發(fā)檔案信息資源的價值。