金永鋒

（國(guó)家稅務(wù)總局溫州市稅務(wù)局，浙江 溫州 325000）

機(jī)關(guān)后勤保障的檔案管理涉及的影響因素比較多，積極開展檔案管理對(duì)工作的落實(shí)有輔助的作用。在新的發(fā)展階段，創(chuàng)新檔案管理是機(jī)關(guān)后勤保障的關(guān)鍵，可展現(xiàn)一個(gè)單位的成長(zhǎng)過(guò)程，并且能對(duì)單位的發(fā)展和決策等提供必要的指導(dǎo)。檔案管理效率和質(zhì)量影響到機(jī)關(guān)后勤保障的整體落實(shí)，因此要對(duì)實(shí)際情況有一定的了解，從而為日后發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

一、后勤保障管理的重要性

機(jī)關(guān)單位的后勤管理指的是通過(guò)一系列的管理活動(dòng)和方法，讓后勤人員可以明白自己的工作職責(zé)和內(nèi)容，因此如何做好后勤各項(xiàng)管理工作，成為當(dāng)前面對(duì)的重要問(wèn)題。機(jī)關(guān)事務(wù)人員，在實(shí)際工作中要正確理解和認(rèn)識(shí)到機(jī)關(guān)后勤保障的重要作用，積極調(diào)動(dòng)每一位后勤管理人員的服務(wù)意識(shí)，為單位的行政管理奠定基礎(chǔ)，提供對(duì)應(yīng)的保證和服務(wù)。通過(guò)各個(gè)方面的管理后，能營(yíng)造一個(gè)安定團(tuán)結(jié)和積極向上的局面。

在后勤的保障管理階段，需要堅(jiān)定社會(huì)主義核心價(jià)值觀的方向，在執(zhí)行黨的方案政策的時(shí)候，堅(jiān)持全心全意為人民的原則，任何時(shí)候不能動(dòng)搖。后勤保障服務(wù)管理，也具備自然科學(xué)性和社會(huì)屬性，自身有突出的階級(jí)性和共同性，因此需要積極落實(shí)各項(xiàng)政策，從而讓各項(xiàng)政策盡快落實(shí)。

在日常行政管理中，涉及各種條例設(shè)定，這需要后勤部門提前安排好。在實(shí)施中檔案管理也很重要，需要一系列的物資和人力作為支撐，在具體管理中，如果環(huán)節(jié)銜接不當(dāng)，則會(huì)影響到正常的行政活動(dòng)。后勤保證部門負(fù)責(zé)各項(xiàng)窗口工作，要確保后勤部門的廉政和公正。一切相對(duì)合理的管理最為關(guān)鍵的是提升效率，采取合理化的檔案管理之后，能確保物盡其用，從而調(diào)動(dòng)員工的積極性，確保后勤工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。后勤工作和單位員工日常工作息息相關(guān)，檔案管理中涉及所有工作人員的綜合情況，通過(guò)檔案的查閱之后，能營(yíng)造良好的工作環(huán)境，從而提供相對(duì)合理的后勤服務(wù)。

二、機(jī)關(guān)后勤保障檔案管理的特點(diǎn)

（一）社會(huì)性

后勤保障管理涉及的影響因素比較多，在實(shí)施中，要明確管理的具體內(nèi)容。在當(dāng)前不少的項(xiàng)目采取的是社會(huì)化企業(yè)管理形式，其中依然有很大一部分需要社會(huì)提供。社會(huì)是機(jī)關(guān)事業(yè)單位后勤工作的總后勤，近些年來(lái)隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，社會(huì)化形式成為未來(lái)發(fā)展的趨勢(shì)，但由于制約性因素多，需要后勤保障部門的工作人員合理的應(yīng)用社會(huì)上的資本，從而為后勤服務(wù)工作提供保障。

（二）服務(wù)性

服務(wù)是后勤保障管理工作的關(guān)鍵所在，后勤工作是事業(yè)單位行政職能的直接體現(xiàn)。其中后勤部門的工作內(nèi)容相對(duì)比較多，其中也會(huì)涉及經(jīng)濟(jì)方面內(nèi)容。單位的日常行政活動(dòng)是一個(gè)規(guī)范的系統(tǒng)職能活動(dòng)，通過(guò)合理化管理后使其具備組織性和紀(jì)律性。此外后勤保證工作是行政職能活動(dòng)的物資條件保證，后勤工作也就是提供基礎(chǔ)和前提的工作，在具體管理階段要通過(guò)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)手段對(duì)后勤資源實(shí)現(xiàn)高效配置，此外也涉及分配、勞務(wù)等方面，后勤工作的內(nèi)容是經(jīng)濟(jì)核算，在實(shí)施中可能會(huì)受到物價(jià)以及天氣和政策等因素變化，必須注意的是合理化的管理。

（三）復(fù)雜性

在當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展形式下，后勤管理本身具備縱向聯(lián)系和橫向聯(lián)系，注意的是服務(wù)于單位行政職能工作，此外也要服務(wù)于日常運(yùn)營(yíng)和管理。在實(shí)施中，由于后勤服務(wù)保障不僅涉及人，同時(shí)也是和財(cái)、物等相關(guān)，后勤保障管理部門要嚴(yán)格按照黨和國(guó)家的政策實(shí)施，只有確保管理的可行性，才能減少不良因素的影響。任何的機(jī)關(guān)事物單位不可以隨意違法進(jìn)行檔案落實(shí)，機(jī)關(guān)后勤保障部門要以為人民群眾的原則為基礎(chǔ)，時(shí)刻的接受群眾的監(jiān)督，積極做好后勤服務(wù)工作，從而確保機(jī)關(guān)后勤保障工作的順利實(shí)施。

三、機(jī)關(guān)后勤保障工作中檔案管理現(xiàn)狀

對(duì)于檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，信息資源直接影響到工作，其中信息的規(guī)模、數(shù)量、類型以及形式等對(duì)于檔案職業(yè)的工作狀態(tài)會(huì)產(chǎn)生影響。近些年來(lái)隨著政府機(jī)關(guān)職能工作的不斷完善，在具體管理中要注意的是明確業(yè)務(wù)內(nèi)容，通過(guò)合理化的管理后，能促進(jìn)對(duì)外交流。檔案數(shù)據(jù)類型趨于多樣化，在實(shí)施中信息數(shù)據(jù)呈現(xiàn)遞增的趨勢(shì)，信息數(shù)據(jù)類型以多樣化為主，為當(dāng)前的檔案管理工作帶來(lái)巨大的難題。部分機(jī)關(guān)后勤部門在實(shí)際管理中采取的是傳統(tǒng)的工作模式，由于管理階段的影響因素多，很多的數(shù)據(jù)內(nèi)容無(wú)法按照要求進(jìn)行存儲(chǔ)和歸類，因此會(huì)導(dǎo)致工作人員疏忽的現(xiàn)象。

后勤檔案工作涉及內(nèi)容多，需要一定知識(shí)水平的勞動(dòng)者，在以往管理過(guò)程中，對(duì)于專業(yè)化的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)等不重要，因此需要后勤檔案管理者具備更高的檔案技能。在專業(yè)化管理的階段，很多機(jī)關(guān)單位的后勤檔案管理缺少專業(yè)化的人才，甚至存在兼職的現(xiàn)象。到了現(xiàn)代社會(huì)，檔案管理工作的重要性逐漸突出，但是社會(huì)上對(duì)其關(guān)注的少，受到不良心態(tài)的影響，會(huì)導(dǎo)致從業(yè)人員積極性低，檔案管理行業(yè)很難吸收更高素養(yǎng)的人才。

四、機(jī)關(guān)后勤保障工作中檔案管理的具體對(duì)策

針對(duì)當(dāng)前機(jī)關(guān)后勤保障管理的現(xiàn)狀，在實(shí)施的過(guò)程中需要注意的是明確各項(xiàng)管理方案，只有按照管理內(nèi)容實(shí)施，才能減少問(wèn)題的出現(xiàn)。以下對(duì)創(chuàng)新對(duì)策分析。

（一）借助現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)

在傳統(tǒng)的檔案管理中，各項(xiàng)服務(wù)工作的內(nèi)容比較多，要求專門的工作人員進(jìn)行管理。其中涉及的檔案原件和復(fù)印件等比較多，要注意的是實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)資料的登記、查詢和查閱等。在傳統(tǒng)的管理過(guò)程中，單一和封閉的管理形式有很多的問(wèn)題，工作效率比較低，為了可以完成一項(xiàng)工作，要跑好幾個(gè)地方。在信息化的時(shí)代背景下，為了能提升機(jī)關(guān)后勤保障的檔案質(zhì)量，要求立足當(dāng)前的信息技術(shù)現(xiàn)狀，結(jié)合用戶自身的需求適當(dāng)對(duì)工作進(jìn)行調(diào)整，注意的是推動(dòng)檔案管理工作的轉(zhuǎn)型。在實(shí)施階段以現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為基礎(chǔ)，對(duì)機(jī)關(guān)內(nèi)部的檔案信息進(jìn)行整合。注意的是兼顧后勤政策，對(duì)收集的各種信息進(jìn)行整理、分類和歸納等，最后將各種資料建成屬于本機(jī)構(gòu)的資源數(shù)據(jù)庫(kù)。在內(nèi)部管理中，提供了相關(guān)的信息檢索和利用等服務(wù)型工作，檔案管理工作經(jīng)過(guò)不斷的轉(zhuǎn)型，涉及的內(nèi)容也很多，以業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型為例，傳統(tǒng)的后勤檔案工作指的是對(duì)實(shí)體的文件和資料等收集和整理，近些年來(lái)電子文件得到普遍的應(yīng)用，要求工作者需要靈活進(jìn)行實(shí)體數(shù)據(jù)的處理，業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)從單一的實(shí)體工作擴(kuò)展轉(zhuǎn)移到了文件的開發(fā)和整合中。針對(duì)工作職能轉(zhuǎn)化的現(xiàn)狀，在要求機(jī)關(guān)內(nèi)部的后勤部門積極做好文件收集工作，在文案管理的階段，各種開支比較多，自從實(shí)施信息公開制度以來(lái)，對(duì)后勤檔案工作提出了新的要求，要求工作者不斷提升綜合能力，確保檔案資料收集的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。

（二）構(gòu)建數(shù)字化檔案館

網(wǎng)絡(luò)作為現(xiàn)代社會(huì)信息傳遞的重要渠道，本身的作用是成本低，效率高，在實(shí)際管理中，各項(xiàng)對(duì)策的落實(shí)，不斷推動(dòng)現(xiàn)代機(jī)關(guān)后勤工作的數(shù)字化發(fā)展。在實(shí)施中可構(gòu)建相對(duì)合理的檔案館，在具體的工作實(shí)踐中，要對(duì)各種后勤數(shù)據(jù)進(jìn)行處理和歸檔，依據(jù)電子檔案的格式，將其錄入到機(jī)關(guān)內(nèi)部檔案中，為機(jī)關(guān)提供更為高效的服務(wù)。實(shí)施的階段可構(gòu)建數(shù)字化的檔案目標(biāo)，可方便在檔案中查閱資料。通過(guò)計(jì)算機(jī)的檢索功能，在實(shí)施階段借助關(guān)鍵詞找到文件數(shù)量和位置，依據(jù)具體情況，可以建立相對(duì)合理的數(shù)字化模式，對(duì)各項(xiàng)文案資料進(jìn)行分析。很多珍貴和重要的資料借助掃描、攝像燈光輸入的形式轉(zhuǎn)化為電子版，將其存儲(chǔ)到檔案庫(kù)中。后勤檔案管理涉及的文件資料多，在保密程度和開放程度上也有不同的要求，要以數(shù)字化形式作為基礎(chǔ)，為管理活動(dòng)提供良好的輔助條件。文檔管理的基礎(chǔ)項(xiàng)目也比較多，可積極的創(chuàng)建檔案管理制度，完善現(xiàn)有的規(guī)定，更好地適應(yīng)基層檔案。此外在管理的階段，要采取機(jī)械化和專業(yè)化的設(shè)施進(jìn)行落實(shí)。

（三）營(yíng)造良好的檔案管理環(huán)境

在機(jī)關(guān)后勤保障中，檔案管理需要具備專業(yè)化，要求工作人員自身有比較高的責(zé)任思想，對(duì)于其中的各項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行處理。工作人員自身要有樂(lè)于奉獻(xiàn)和自己處理的態(tài)度，順應(yīng)社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)?，F(xiàn)代化的服務(wù)形式有突出的作用，可以以現(xiàn)代化管理技術(shù)作為基礎(chǔ)，落實(shí)先進(jìn)的管理措施。文檔管理的工作人員需要將檔案管理放在首要位置，從原有的單一化的形式向著多元化方向改變。在后勤檔案管理中制定相對(duì)科學(xué)的制度，對(duì)操作人員也要提出更高的要求，經(jīng)過(guò)深思熟慮之后進(jìn)行檔案處理，從而避免工作中出現(xiàn)紕漏?？蓜?chuàng)建積極的工作學(xué)習(xí)環(huán)境，培養(yǎng)管理人員的創(chuàng)新能力，在原有的管理過(guò)程中，要把握多種檔案管理形式，在符合實(shí)際要求的前提下進(jìn)行革新和管理，從而為檔案管理提供多能型的專業(yè)化人才[8]。

五、結(jié)語(yǔ)

機(jī)關(guān)后勤保障工作中的檔案管理涉及的內(nèi)容比較多，在實(shí)施階段，需要注意的是了解政策的具體內(nèi)容。通過(guò)各項(xiàng)有效的對(duì)策進(jìn)行管理之后，能發(fā)揮檔案管理的作用。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體系的不斷建立和健全，要靈活的應(yīng)用各種高新技術(shù)形式。在檔案管理的階段，要與時(shí)俱進(jìn)，不斷對(duì)現(xiàn)有模式進(jìn)行創(chuàng)新，建立健全現(xiàn)有模式之后能減少檔案管理的差錯(cuò)。通過(guò)借助現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、構(gòu)建數(shù)字化檔案館、營(yíng)造良好的檔案管理環(huán)境的方式進(jìn)行管理，從而確保機(jī)關(guān)后勤保障工作的積極落實(shí)。