陳怡君

（廣東工程職業(yè)技術學院，廣東 廣州 510520）

大學畢業(yè)生的人事檔案記錄著整個大學生涯的學習、生活、履歷等各種信息和重要數(shù)據(jù)，能夠具體真實地體現(xiàn)出個人實際情況，很大程度上是個人身份的說明。目前我國流動大學生數(shù)量較多、范圍較廣，就業(yè)形式也多元化，同時流動性較大。大學生在就業(yè)過程中，除了公務員及一些事業(yè)單位和大型企業(yè)等對人事檔案較為重視，還有很大一部分就業(yè)單位對此需求并不是十分明確，因此出現(xiàn)了大學生自帶私藏檔案、私拆檔案的問題，嚴重損害了檔案管理的嚴肅性。

2014 年我國對于流動的大學生人事檔案提出了明確的管理機制，以人才服務機構作為流動大學生的人事檔案管理專業(yè)機構，使流動性檔案集中到社會性檔案管理機構，逐步實現(xiàn)統(tǒng)一化的管理，并在2015 年1 月1 日起取消檔案轉遞費以及保管費，使流動大學生能夠在一定程度上可以免費獲得相關人才服務機構提供的人事檔案管理服務。

作為流動大學生人事檔案管理的專業(yè)機構，一方面能夠為流動大學生的人事檔案提供專業(yè)化服務，使流動大學生檔案能夠有組織地進行管理，安心在社會上就業(yè)；另一方面能夠在必要時使用人單位了解到更加詳細的個人檔案數(shù)據(jù)，是考察干部與人才錄用的重要憑證，因此對新形勢下人才服務機構對流動大學生的人事檔案管理的現(xiàn)狀及所面臨的問題進行深刻的探討與分析，在此基礎上提出具體的優(yōu)化策略，并適應新時代的快速發(fā)展，實行信息化管理，提高工作效率，不斷地創(chuàng)新和完善管理模式。

一、流動大學生人事檔案管理面臨的現(xiàn)狀

（一）管理意識不強

作為流動大學生人事檔案管理的專業(yè)機構，是人才與用人單位兩者之間非常重要的連接載體，管理工作的服務理念必須秉承認真負責的態(tài)度，樹立提供最大化服務的公共服務意識，秉承認真負責的態(tài)度，切實解決流動大學生的實際需求，不斷完善管理服務機制，提高服務質量。管理模式也要適應新的發(fā)展形勢，確保人事檔案內容的準確性、真實性和完整性。目前存在檔案管理工作者公共服務意識不強，人事檔案管理觀念落后，認為人事檔案管理不夠重要，檔案工作的全部內容就是建檔、存儲、保管，只要承擔好“看護人”的角色就是一名合格的管理人員，從而導致人事檔案管理工作滯后不前。未能正面認清現(xiàn)行社會的發(fā)展趨勢，加強信息化的觀念建設，樹立人事檔案信息化的管理的理念，提高其人才服務機構人事檔案管理人員的責任感和意識性，優(yōu)化干部人事檔案管理工作已刻不容緩。

（二）制度不夠健全

人事檔案管理工作十分復雜且繁瑣，對操作的要求較高，需要規(guī)范的管理流程，明確的管理職責，健全的檔案管理制度，才不至于使檔案丟失、遺漏，查找不利、轉遞不及時等現(xiàn)象。對于人事檔案管理工作中出現(xiàn)的泄密現(xiàn)象，查（借）閱手續(xù)不完整，收集人事檔案資料不規(guī)范，審核歸檔不及時，轉遞檔案方式不符合要求等現(xiàn)象，都要不斷完善管理服務機制，不斷完善和健全制度，構建一套完善且科學的管理辦法，對提高人事檔案管理的科學性非常重要。

（三）管理業(yè)務水平不夠

干部人事檔案內容越來越多，有著復雜性、繁瑣性的特征，而檔案管理屬于細致性工作，需要檔案管理人員具備一定的耐心和材料審核業(yè)務水平。但目前檔案管理人員大部分配備不足，一人兼任多崗，精力有限，而且缺乏專業(yè)培訓，業(yè)務能力未能有效提高、無法發(fā)揮管理水平、缺少工作經(jīng)驗與實踐能力以及管理方法不科學就會出現(xiàn)干部人事檔案不完整，歸檔內容不清晰等各種問題。

（四）缺乏連接溝通

目前流動大學生就業(yè)形式多元化、流動性較大，學習情況、工作績效、思想覺悟、干部任免以及工資變動等，人才服務人事檔案管理機構如果不與當事人的實際情況進行及時的同步，不及時在檔案中補充新的信息，這樣會降低人事檔案補充與整理的時效性，甚至出現(xiàn)檔案信息遺漏的問題，而且新增檔案信息沒有及時更新，諸多干部人事檔案內容在經(jīng)過不同層面的管理之后，檔案細節(jié)內容也有可能存在較大差異。因此人才服務機構應加強與流動大學生的密切溝通，充分了解流動大學生的職業(yè)動態(tài)，對于推進干部人事檔案管理工作的時效性有著極大的幫助。

（五）管理的方式較為落后

傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，在實際調用時，需要進行頻繁翻閱大量的紙質材料，花費人力物力和時間，工作效率低下，無法適應社會實際需求；反復的調用，容易出現(xiàn)檔案損壞或丟失、紙張老化、字跡模糊等情況，給就業(yè)人員帶來不必要的損失，同時還會影響人才服務人事檔案管理機構的威信與聲譽。

二、流動大學生人事檔案管理優(yōu)化

（一）提高管理意識，加強服務觀念

在流動大學生的人事檔案管理工作中，要提高檔案管理者的服務意識，首先要選配政治可靠、作風正派、責任心強、業(yè)務素質好的中共黨員從事檔案管理工作。其次還需要做好人員綜合素質培訓，使檔案管理人員具備合格的思想素質、道德素質以及職業(yè)精神，能堅持“以人為本”的檔案管理理念，帶著一份責任感和服務意識投入到流動大學生人事檔案管理工作中。最后還要采取有效措施催化檔案管理人員的積極性，使檔案管理人員自覺堅持一種工匠精神，甘于寂寞，腳踏實地，認真嚴謹?shù)刈龊脵n案管理工作。才服務中心采取多形式方法，拓寬宣傳途徑，可到高校中告知大學生畢業(yè)后正確處理個人檔案的掛靠方式，或者到企業(yè)進行宣傳檔案的管理模式，明確檔案流轉過程以及認識到檔案的使用價值。

（二）完善管理制度，實行規(guī)范化管理

在流動大學生的人事檔案管理工作中，對于遺漏、丟失、轉遞不及時、失密、失竊、損毀等現(xiàn)象，必須要建立健全檔案管理方面的制度，要不斷研究和改進檔案的管理方法，實現(xiàn)檔案的制度化、規(guī)范化管理。通過制定干部人事檔案保管保密制度、查（借）閱制度、收集歸檔范圍、審核標準制度、檔案轉遞制度、人事檔案管理等制度，通過制度規(guī)范檔案管理人員嚴禁涂改年齡、工齡、黨齡、學歷、經(jīng)歷和身份，嚴禁向外公布或泄露人事檔案內容，及時收集、歸納、審核、歸檔材料，并嚴格執(zhí)行檔案的轉遞、查（借）閱等方面工作，這樣可以將人為失誤降低，從源頭保障檔案的全面性以及可靠性，通過切實可行的檔案管理制度調動檔案管理人員的積極性，以此來促進管理人員高質量完成本職工作，使人事檔案管理達到預期效果。

（三）加強業(yè)務學習，提高業(yè)務管理水平

提高人事檔案管理水平，保障干部人事檔案管理人員的整體素質與能力，做到與時俱進，積極創(chuàng)新，就要對檔案管理人員進行系統(tǒng)且針對性的專業(yè)培訓，也可為其提供外出培訓的機會，或者聘請檔案管理行業(yè)領域的專家現(xiàn)場授課，了解更為豐富系統(tǒng)的專業(yè)知識與技能，充分調動所有工作人員的積極性，在學習過程中交流切實可行的個人的管理經(jīng)驗、管理技術。通過黨性教育、理論學習、業(yè)務培訓、工作交流和紀律約束的教育，檔案管理人員在工作過程中就可以加強其原則性，更新觀念，掌握更為豐富的專業(yè)知識與技能，充分利用積累的各種經(jīng)驗和技術融合推動人事檔案管理發(fā)展及專業(yè)水平，進而提升自身業(yè)務能力，掌握人事檔案材料范圍的悼念、整理、審核與歸檔，確保流動大學生人事檔案管理的科學性、規(guī)范性和完整性。

（四）加強溝通，收集完善檔案資料

目前我國公務員、事業(yè)單位及國企接收就業(yè)大學生的人事檔案，其他大部分就業(yè)單位對人事檔案的需求并不是十分明確，因此當流動大學生工作缺乏穩(wěn)定性或者更換工作崗位頻繁而又和人才服務局缺少溝通時，如實反映本人教育培訓、工作經(jīng)歷、職務任免、職稱評審、獎勵處罰等基本情況的資料就無法及時收集、鑒別、整理和歸檔。人才服務局要本著對工作負責的態(tài)度，變被動為主動，掌握就業(yè)人員動態(tài)，加強與存檔本人、工作單位的聯(lián)系，對資料信息變化情況及時發(fā)現(xiàn)并收集材料進行整理，做好檔案內容的核實和補充，確保完整性、準確性和客觀性，提高人力資源工作的準確性和工作效率。

（五）信息化管理，提高工作效率

隨著社會的改革和發(fā)展，信息化技術給無數(shù)各行各業(yè)帶來便利，人事檔案管理也迎來新的機遇和挑戰(zhàn)。人事檔案采用信息技術，將紙質版材料通過掃描等電子化處理，將所有的檔案材料錄入到計算機檔案管理軟件，形成電子版檔案，在查找相應的檔案、利用和檢索檔案信息時，利用數(shù)字化功能，快速重復操作，節(jié)省了時間，從而提高人事檔案管理效率。人事檔案管理數(shù)字化，在收集、整理、編輯、歸檔時，在與檔案形成的單位及個人，經(jīng)過充分溝通，可以通過電子化的形式，快速完成人事檔案材料的收集。信息化管理，可以確保人事檔案信息長期保存，杜絕因自然存儲環(huán)境和條件的影響而可能出現(xiàn)的紙張老化、字跡模糊、紙質破損現(xiàn)象，甚至可避免因遭遇嚴重的自然或人為事故發(fā)生時，受到不可逆轉的嚴重破壞和損失現(xiàn)象。信息化管理，保證了人事檔案的持久存儲和使用，高效，快速查找各種檔案資料的記錄。在信息化管理的同時，要建立人事檔案信息化管理制度，制定數(shù)據(jù)化檔案管理流程、管理規(guī)范和工作標準，明確工作人員的職責、責任和權利，增強保密性，確保檔案數(shù)據(jù)安全

三、總結

綜上所述，人才服務檔案管理機構作為管理主體，在接收流動大學生的人事檔案后，需要創(chuàng)新檔案管理方法和理念，并通過加強自身的業(yè)務學習、提高業(yè)務管理水平，完善管理制度、實行規(guī)范化管理，加強溝通、收集完善檔案資料，并利用信息化技術，使流動大學生的人事檔案管理制度化、規(guī)范化，保證人事檔案材料的準確性、時效性、完整性與真實性。