范廣萍
(山西省偏關(guān)縣尚峪鎮(zhèn)人民政府,山西 忻州 036400)
針對(duì)現(xiàn)代化事業(yè)檔案管理工作而言,在先進(jìn)技術(shù)手段的影響下,該項(xiàng)管理可有效解決諸多表面問(wèn)題,提升檔案管理的整體質(zhì)量。基層事業(yè)單位在執(zhí)行事業(yè)檔案管理工作時(shí),需及時(shí)改進(jìn)管理意識(shí),利用適宜的信息化技術(shù)手段來(lái)增強(qiáng)管理效率,促進(jìn)檔案管理事業(yè)的發(fā)展與進(jìn)步。
首先,基層事業(yè)單位在強(qiáng)化事業(yè)檔案管理現(xiàn)代化時(shí),相關(guān)部門對(duì)其提出了多項(xiàng)基礎(chǔ)性要求,如切實(shí)實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化檔案管理。具體來(lái)看,傳統(tǒng)檔案管理的主要媒介為紙張,而從檔案管理保存的角度上看,紙張類檔案在保存上有明顯缺陷,在事業(yè)檔案管理不斷現(xiàn)代化的情況下,由電子檔案替代紙質(zhì)檔案已成為當(dāng)前檔案管理與發(fā)展的必然趨勢(shì),檔案管理人員需借助事業(yè)檔案管理形式的變化來(lái)增強(qiáng)管理效率、縮減保管難度。其次,當(dāng)前基層事業(yè)單位在實(shí)行現(xiàn)代化檔案管理時(shí),還要利用適宜的信息技術(shù)來(lái)提升對(duì)其的應(yīng)用效率。在當(dāng)前事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理中,相關(guān)人員需搭建出合理應(yīng)用各項(xiàng)檔案的信息管理平臺(tái),利用平臺(tái)內(nèi)部的技術(shù)水準(zhǔn)來(lái)管理各檔案中的數(shù)據(jù)信息,全面增強(qiáng)其應(yīng)用水平。最后,事業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的標(biāo)志為管理內(nèi)容的數(shù)字化,一般來(lái)講,隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)的快速發(fā)展,基層事業(yè)單位的檔案管理人員需將該項(xiàng)技術(shù)運(yùn)用到檔案管理中,借助該類科學(xué)技術(shù)解決檔案管理中的多項(xiàng)實(shí)際問(wèn)題,比如,可采用微縮技術(shù)來(lái)縮減檔案管理中的各項(xiàng)成本,合理提升檔案保存的整體效率,繼而更好地延長(zhǎng)其保存周期。
當(dāng)前基層事業(yè)單位在進(jìn)行事業(yè)檔案管理的過(guò)程中,由于檔案管理制度存在某種缺失,該檔案管理出現(xiàn)了多項(xiàng)問(wèn)題。通常來(lái)講,在檔案管理制度不完善的情況下,其帶來(lái)的問(wèn)題有檔案組卷不統(tǒng)一、序號(hào)缺失與案卷標(biāo)題缺失等,該類問(wèn)題給目前的檔案管理工作帶去極大阻礙,直接降低了事業(yè)檔案管理工作的操作效率與管理認(rèn)知。部分事業(yè)單位雖然逐步完善了事業(yè)檔案管理制度,但在具體執(zhí)行期間,仍出現(xiàn)工作形式化、程序化等問(wèn)題,其內(nèi)部管理制度中的有關(guān)規(guī)定未能有效解決該管理問(wèn)題,進(jìn)一步縮減檔案管理工作的應(yīng)用價(jià)值。
隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展,越來(lái)越多的現(xiàn)代化技術(shù)涌入到基層事業(yè)單位的事業(yè)檔案管理中,在具體應(yīng)用時(shí),部分檔案管理人員未能科學(xué)運(yùn)用信息化技術(shù),將該項(xiàng)技術(shù)著重放置到具體的檔案管理工作中,其信息化技術(shù)的利用水準(zhǔn)處在較低狀態(tài)?;诋?dāng)前檔案資源信息的多樣性,其內(nèi)部包含海量的數(shù)據(jù)資源,由于對(duì)信息化技術(shù)的使用水平偏低,部分資料保管工作的科學(xué)程度較差,既產(chǎn)生了資源浪費(fèi)現(xiàn)象,又難以改善檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)中的實(shí)際問(wèn)題。
基層事業(yè)單位事業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的執(zhí)行效果與管控人員的基礎(chǔ)素養(yǎng)緊密相關(guān),若該類人員的綜合素養(yǎng)偏低,則其內(nèi)部的檔案管理較難達(dá)到理想效果。具體來(lái)看,雖然多數(shù)事業(yè)單位都對(duì)檔案管理工作提出了些許要求,其執(zhí)行的各項(xiàng)步驟也帶有一定的現(xiàn)代化特征,但由于檔案管理人員對(duì)檔案信息的管控意識(shí)不強(qiáng)、管控方法不當(dāng),嚴(yán)重限制了檔案管理的整體效率,再加上相關(guān)部門未能制定出適宜的教育培訓(xùn)制度,檔案管理者的信息技術(shù)素養(yǎng)很難得到有效提升,該現(xiàn)象無(wú)形中增加了出現(xiàn)檔案管理問(wèn)題的概率,降低檔案管理現(xiàn)代化的執(zhí)行效果。
基層事業(yè)單位在開(kāi)展檔案資料的儲(chǔ)存時(shí),由于需要對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行查閱與調(diào)取,此前的紙質(zhì)檔案管理形式在完成該類步驟時(shí)要耗費(fèi)較多的人力物力,且極易出現(xiàn)失誤或措施,降低該項(xiàng)管理的科學(xué)性。在進(jìn)行檔案資料的查找時(shí),由于要精準(zhǔn)確認(rèn)檔案編碼,傳統(tǒng)檔案管理模式難以提升該項(xiàng)工作的效率,而采用現(xiàn)代化檔案管理方式則能切實(shí)解決該項(xiàng)問(wèn)題,有效提升管理效率,受多種因素影響,當(dāng)前部分基層事業(yè)單位檔案資料的應(yīng)用技巧不合理,部分檔案管理缺少專業(yè)性的管控設(shè)備,其內(nèi)部軟件與硬件配置都難以達(dá)到現(xiàn)代化檔案管理標(biāo)準(zhǔn),降低了檔案管控工作的整體效率。
為促進(jìn)基層事業(yè)單位事業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化水平,管理人員應(yīng)依照當(dāng)前該單位管理現(xiàn)狀,適時(shí)搭建現(xiàn)代化檔案管理制度。一般來(lái)講,在創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理制度的過(guò)程中,相關(guān)人員需同時(shí)關(guān)注現(xiàn)代化檔案管理的操作流程與各項(xiàng)細(xì)節(jié),適時(shí)強(qiáng)化檔案管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)度、信息化。在基層事業(yè)單位的事業(yè)檔案管理中,相關(guān)人員應(yīng)利用管理制度的完善來(lái)逐步梳理其內(nèi)部各項(xiàng)工作崗位的對(duì)應(yīng)性職責(zé),且在進(jìn)行檔案管理時(shí)對(duì)各部門事務(wù)保有適宜的獨(dú)立性。在進(jìn)行現(xiàn)代化事業(yè)檔案管理期間,檔案管理者需將多種先進(jìn)的信息技術(shù)放置到檔案管理制度內(nèi),借用相關(guān)技術(shù)水準(zhǔn)的改進(jìn)來(lái)調(diào)整、管理各項(xiàng)工作任務(wù)指標(biāo),有效增強(qiáng)檔案管理的工作效率與整體質(zhì)量。此外,在分配現(xiàn)代化檔案管理制度中的各項(xiàng)工作任務(wù)時(shí),各部門應(yīng)及時(shí)了解當(dāng)前企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀,將現(xiàn)代化技術(shù)與該發(fā)展?fàn)顟B(tài)緊密結(jié)合,有效增強(qiáng)檔案管理的各環(huán)節(jié)信息技術(shù)應(yīng)用水平,強(qiáng)化事業(yè)檔案管理工作的專業(yè)性、可執(zhí)行性。
基層事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理的信息化建設(shè)時(shí),需利用適宜手段來(lái)不斷改善該現(xiàn)代化建設(shè)的發(fā)展水準(zhǔn),統(tǒng)一現(xiàn)代化管理的標(biāo)準(zhǔn)與方法。具體來(lái)看,基層事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理者在建設(shè)信息化檔案管理系統(tǒng)期間,應(yīng)適時(shí)打破此前傳統(tǒng)管理觀念與形式,借助先進(jìn)的現(xiàn)代化管理技術(shù)可有效完善當(dāng)前的事業(yè)檔案管理狀態(tài),創(chuàng)造出全新的建設(shè)途徑。同時(shí),事業(yè)單位在執(zhí)行檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中,需適時(shí)明確檔案管理的發(fā)展方向與建設(shè)目標(biāo),比如,將信息化建設(shè)的各項(xiàng)舉措展現(xiàn)在其管理工作的各項(xiàng)細(xì)節(jié)中,建立并創(chuàng)新檔案管理系統(tǒng)中的各項(xiàng)工作任務(wù),適時(shí)強(qiáng)化相關(guān)軟件與設(shè)備的搭配,依照正確方式來(lái)完成檔案管理建設(shè),增強(qiáng)現(xiàn)代化檔案管理的執(zhí)行效果。此外,在進(jìn)行檔案管理的信息化建設(shè)期間,檔案管理者需全面增強(qiáng)檔案管理的基礎(chǔ)性內(nèi)涵,借助實(shí)際技術(shù)操作來(lái)及時(shí)觀察信息化建設(shè)的進(jìn)度與對(duì)應(yīng)性效果,適時(shí)運(yùn)用信息化技術(shù)將檔案管理中的進(jìn)程與作用呈現(xiàn)出來(lái),有效增強(qiáng)檔案管理的整體效率與水平。
基層事業(yè)單位在實(shí)行檔案管理現(xiàn)代化的過(guò)程中,要用到與檔案管理相關(guān)的專業(yè)型人才,該類人才的綜合素養(yǎng)與專業(yè)技能都需達(dá)到現(xiàn)代化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。一般來(lái)講,基層事業(yè)單位在開(kāi)展現(xiàn)代化的檔案管理時(shí),需為該管理工作設(shè)定出適宜的工作計(jì)劃,而該項(xiàng)計(jì)劃的執(zhí)行者即為檔案管理人員,為增強(qiáng)其現(xiàn)代化業(yè)務(wù)素養(yǎng),管理層需為其設(shè)置專業(yè)化技能培訓(xùn),在該教育技能培訓(xùn)中不斷增強(qiáng)其業(yè)務(wù)能力與現(xiàn)代化信息技術(shù)知識(shí),利用實(shí)踐與理論的高效結(jié)合來(lái)提升其信息技術(shù)、信息設(shè)備的應(yīng)用水準(zhǔn),繼而真正改善檔案管理人員的綜合素養(yǎng)[3]。除此之外,在實(shí)行專業(yè)化檔案管理期間,各基層事業(yè)單位還可開(kāi)展與各高校的合作,專門招收與現(xiàn)代化檔案管理專業(yè)相關(guān)的大學(xué)生,既為其提供適宜的實(shí)習(xí)機(jī)會(huì),又改善檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)性,全面提升檔案管理工作的整體水準(zhǔn)。基于現(xiàn)代化檔案管理人才的重要性,基層事業(yè)單位在執(zhí)行信息類檔案管理期間,需合理、科學(xué)地運(yùn)用多項(xiàng)設(shè)備技術(shù),適時(shí)掌握先進(jìn)檔案管理設(shè)備中的各項(xiàng)功能,增進(jìn)檔案管控工作的科學(xué)性。
一方面,在基層事業(yè)單位,基于其檔案管理存有內(nèi)容繁多、數(shù)量巨大等現(xiàn)象,且在該單位的不斷發(fā)展中,其檔案數(shù)量與信息內(nèi)容將逐漸增多,因而完善檔案資料現(xiàn)代化建設(shè)成為當(dāng)前檔案管理的必然趨勢(shì),檔案管理者需適時(shí)更換檔案資料的存儲(chǔ)方式,將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案,并利用圖片或文字形式將各檔案資料借助掃描儀來(lái)放置到電腦中,借助網(wǎng)絡(luò)傳輸功能來(lái)共享事業(yè)單位內(nèi)部各部門的檔案信息。通常來(lái)講,在完善現(xiàn)代化檔案資料期間,檔案管理者應(yīng)借助現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)搭建出完整、統(tǒng)一的檔案管理體系,并與該單位的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r相結(jié)合,適時(shí)增強(qiáng)檔案資料管理的科學(xué)性。另一方面,在完善檔案管理體系的過(guò)程中,檔案管理人員還需采用適宜的信息技術(shù)來(lái)實(shí)行各類檔案信息的分析、整合、整理與歸檔,借用適宜的分配方式來(lái)提升檔案管理的專業(yè)性,并在檔案管理系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置“關(guān)鍵詞”等經(jīng)典搜索方式,使其以最短的時(shí)間完成檔案信息的搜索,增加檔案查詢的便利性。
相較于其他單位,基層事業(yè)單位在實(shí)行檔案管理時(shí),其各項(xiàng)操作步驟有明顯區(qū)別,在執(zhí)行現(xiàn)代化檔案管理中的各項(xiàng)操作時(shí),要主動(dòng)學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理方式,依照該單位的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r來(lái)增強(qiáng)檔案管理技能的更新速度。在進(jìn)行以檔案管理為主的日常工作中,廣大操作人員需利用先進(jìn)的技術(shù)理念,不斷豐富與更新檔案管控?cái)?shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)的各項(xiàng)數(shù)據(jù)資源,借用更新的數(shù)據(jù)信息來(lái)完善檔案管理工作的專業(yè)性。基層事業(yè)單位在更新或改進(jìn)檔案管理技術(shù)與數(shù)據(jù)資源前,相關(guān)業(yè)務(wù)人員應(yīng)適時(shí)革新自身管理理念,只有在管理觀念不斷更新的前提下,其管理技術(shù)才會(huì)得到切實(shí)拓展,有效增強(qiáng)事業(yè)單位在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中的整體競(jìng)爭(zhēng)力[4]。值得一提的是,基層事業(yè)單位管理層應(yīng)主動(dòng)創(chuàng)設(shè)多項(xiàng)檔案管理活動(dòng),加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)內(nèi)部員工間的交流溝通,使其了解與理解對(duì)方的想法,在更新檔案管理技術(shù)或操作某項(xiàng)步驟時(shí)就會(huì)更為容易,提升檔案管理的整體效率。
首先,基層事業(yè)單位在執(zhí)行事業(yè)檔案管理期間,應(yīng)制定出具體的建設(shè)方案,比如,在設(shè)置檔案管理各內(nèi)容條款前,將該單位各部門工作內(nèi)容納入到信息管理的范疇中,并將該方案公布到檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)內(nèi),使各部門了解與掌握其具體的工作內(nèi)容,該類行為將有效增強(qiáng)檔案管理的整體質(zhì)量。其次,在實(shí)行事業(yè)檔案管理的過(guò)程中,各部門若遭遇實(shí)際困難,檔案管理者需對(duì)各部門工作人員進(jìn)行一定的思想教育,從思想觀念上改善各部門人員對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí),使其從思想上意識(shí)到開(kāi)展檔案管理工作的必要性,繼而提升檔案管理工作的專業(yè)性。增進(jìn)事業(yè)單位內(nèi)部各部門的協(xié)調(diào)性還有助于統(tǒng)一檔案管理的各項(xiàng)行為,適時(shí)提升該項(xiàng)工作的合理性,幫助檔案管理者快速解決其遭遇的具體困難,改善事業(yè)單位整體的檔案管理水準(zhǔn)。最后,基層事業(yè)單位在執(zhí)行事業(yè)檔案管理中的各項(xiàng)任務(wù)時(shí),檔案管理者需定期增加與各部門的交流溝通,了解其對(duì)檔案管理的真實(shí)想法,增加檔案管理技術(shù)與各部門工作內(nèi)容的適應(yīng)性,使單位內(nèi)部的更多部門共同推動(dòng)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。
綜上所述,增強(qiáng)基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化水平為此后檔案管理的必然發(fā)展趨勢(shì),檔案管理工作者需順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì),利用現(xiàn)代化技術(shù)來(lái)快速增強(qiáng)自身業(yè)務(wù)素養(yǎng),了解與理解現(xiàn)代化檔案管理工作的必要性,全面增進(jìn)檔案管理事業(yè)的持續(xù)性發(fā)展。