冉鑫明

（重慶市酉陽縣體育發(fā)展中心，重慶 酉陽 409800）

一、信息時代檔案信息管理的優(yōu)勢

基于云計算的巨大數據處理能力，信息時代完全顛覆了傳統(tǒng)的檔案管理模式，使得檔案數據的高質量應用成為現實。

（一）信息技術的應用，實現了檔案管理信息的智能化及人性化

檔案管理工作中，利用信息技術，通過信息采集、數據壓縮、遠程傳遞、自動翻譯等手段收集檔案信息資源，通過云技術進行巨量的信息儲存，能建立起結構有序的檔案信息資源庫。工作人員簡單操作檔案數據庫系統(tǒng)，便可達到智能計算檢索、分析、查詢、處理、存儲數據的目的，使檔案資源的開發(fā)利用數字化和智能化。

（二）信息技術的應用，實現了檔案管理信息的高效化

原始的檔案管理，管理人員要面對的是整個庫房、數排檔案柜架以及數不清的紙質檔案資料。手工翻閱查找，又存在著工作量大、效率低下、準確率低的問題，對檔案資源的利用造成極大束縛。大數據技術介入后，查閱者只要具有一定的查閱權限，遵守檔案保密要求，就能使用查詢終端，對目標檔案信息資源庫進行智能查找、檢索，以及必要的瀏覽、分析和使用，查詢速度遠非傳統(tǒng)檔案管理技術可比，檔案檢索和使用的速度也大大提高。

(三)信息技術的應用，實現了檔案管理和利用水平的整體提升

全球經濟社會的快速發(fā)展，經濟活動交往的日益頻繁，新技術、新手段的應用不斷推陳出新，促使數據信息量和檔案數量都出現了爆發(fā)式增長，給檔案管理帶來了前所未有的挑戰(zhàn)。大數據技術自應用以來，云計算、云存儲和IT 技術的應用普及，不僅使檔案信息的查詢變得便捷迅速，也改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式，檔案信息的運行效率大幅提升?；谛畔⒓夹g平臺建設，更多的檔案管理信息系統(tǒng)被開發(fā)出來，檔案信息識別系統(tǒng)的應用、檔案信息數據的改良，使數據信息的處理能力進一步加強，檔案數據庫的結構進一步優(yōu)化，促進了檔案信息管理和利用水平的極大提升。

二、信息時代檔案管理信息安全所面臨的問題

信息技術技術的廣泛應用，對于檔案信息安全來說是一把雙刃劍，檔案管理在充滿機遇的同時也面臨著極大的挑戰(zhàn)，檔案信息存在一系列的風險隱患，這些風險主要體現在檔案信息收集、檔案信息管理和檔案信息利用等幾個環(huán)節(jié)。

（一）檔案信息收集環(huán)節(jié)風險

檔案信息量爆炸式增長，紙質檔案種類繁多、數量巨大的數字化處理，檔案管理的難度可想而知，信息在收集過程中極容易出現漏收或錯收的現象，無形中增加信息安全風險。

（二）檔案信息管理環(huán)節(jié)風險

檔案信息轉移時，要經過不同系統(tǒng)的多次讀取與錄入，數據容易出現冗余、丟失、替換、改寫等，檔案的原始真實性難以保證。用于存儲和管理檔案數據的計算機軟硬件系統(tǒng)故障、計算機病毒、黑客攻擊等都可能造成數據被惡意使用或篡改，導致檔案數據的丟失或損壞。

（三）檔案信息利用環(huán)節(jié)風險

檔案信息利用過程中，檢索結果有算法錯誤風險，加之監(jiān)督缺位也時有發(fā)生，“訪問”數據庫時的有效監(jiān)督空位、訪問權限混亂等會造成信息泄露，數據保密與數據開放之間的平衡關系難以維持。

三、加強信息時代檔案信息安全管理的對策

（一）推進檔案信息的結構化和標準化

信息時代，數據結構化是一個基礎性工作，它可以更好地保障檔案信息數據安全，提升檔案管理效率。面對信息數據復雜、量大、發(fā)展迅速的趨勢，保證檔案信息數據的安全性是非常必要的。如果出現非法數據侵入，第一時間就能辨析出來。經過檔案信息數據的結構化處理之后，數據被標準化，能大大提升檔案管理的安全性。

（二）推進檔案安全管理制度規(guī)范化

與傳統(tǒng)的檔案管理比較，現代檔案管理發(fā)展空間廣闊，但是檔案數據信息的安全保障不是一勞永逸的事情。大數據背景下的檔案管理工作以全新的形式出現，規(guī)章制度的建立與完善跟不上發(fā)展的步伐，檔案管理的效率達不到應有的預期，檔案信息安全也不能完全保證。在檔案管理過程中，檔案信息準入制度以及監(jiān)督管理制度是應該優(yōu)先考慮的方面，應以制度為標準、以制度為規(guī)范，實行嚴格的分級管理。監(jiān)督管理制度可起到防微杜漸的作用，不作為或失職行為被合理規(guī)避，對檔案數據安全保護以及檔案管理水平的提升，可發(fā)揮積極的作用。

（三）建立一支高素質的檔案管理人力資源隊伍

人是第一位的，檔案管理安全保障領域也不例外。建立一支高素質的檔案管理人力資源隊伍，無論對于提升檔案管理的運行效率，還是確保檔案管理信息安全，都有重要意義。應從如何選人、如何育人、如何用人、如何激勵人、如何保護人這幾個環(huán)節(jié)來做文章，建立一套切實可行的人力資源管理機制，加大內部培養(yǎng)力度，也要引進優(yōu)秀的外部人才，促進人才合理流動。針對檔案信息管理的特點，注重對年輕人的選拔和培養(yǎng)。加強社會輿論引導，培養(yǎng)年輕一代對檔案管理工作的興趣愛好。

四、結語

總而言之，檔案是資源管理的關鍵性內容，也是資源開發(fā)以及利用的核心依據。伴隨社會經濟的飛速發(fā)展，檔案管理的重要作用更加凸顯。借助于信息化技術強化檔案管理信息化建設，是時代飛速發(fā)展的必然趨勢，是提升資源利用率、及時更新檔案信息以及確保檔案管理安全性的要求，也是提高資源管理水平的核心渠道。因此，一定要有序開展檔案管理信息化建設，唯有如此，才可以使管理主體更好地適應社會的飛速發(fā)展。