文·劉桂青 周文彬

基建檔案是指在各種建筑物、構(gòu)筑物、地上地下管線等基本建設(shè)工程的規(guī)劃、設(shè)計、施工和使用維修活動中形成的科技檔案，是對工程項目全過程的一種真實記錄，具有完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性的特點?；n案涉及到工程項目的立項、審批、設(shè)計、施工及后期的竣工驗收等方面的內(nèi)容，對于施工項目的合法性、施工成本的控制、相關(guān)設(shè)備的安裝使用以及工程的驗收管理、后續(xù)的維修養(yǎng)護(hù)提供了有效依據(jù)。隨著我國經(jīng)濟(jì)社會的快速發(fā)展，各地政府招商引資工作力度不斷加大，各類企業(yè)紛紛落地，辦公樓、廠房、宿舍隨之撥地而起，基建項目逐年增加，基建檔案也隨之越來越多。特別是近幾年企業(yè)不斷擴(kuò)大規(guī)模，需要經(jīng)常查閱、利用基建檔案，從中暴露出了基建檔案管理存在的很多弱點和問題。如何科學(xué)地管理好基建檔案，使之更好地服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展，成為目前企業(yè)基建檔案管理工作中亟待解決的問題。

一、企業(yè)基建檔案管理中存在的問題

（一）重視程度不夠，歸檔意識薄弱

大部分企業(yè)將精力過多的放在工程質(zhì)量控制、成本控制和進(jìn)度控制等方面，而對基建檔案的重視程度不夠，普遍存在“重工程建設(shè)，輕檔案管理”的思想。一般只注重工程施工和相關(guān)材料在施工過程中的使用，而忽略對工程檔案材料的收集、歸檔。由于基建檔案的主要作用是為以后的維修、改建等提供服務(wù)，其效益的潛在性、延后性使很多人對基建檔案的建立缺乏足夠的重視，歸檔意識薄弱。

（二）基建檔案形成時間長、內(nèi)容多，收集歸檔難度大

基建檔案具有專業(yè)性、成套性、龐大性、復(fù)雜性等特點，其形成過程周期長、內(nèi)容多、涉及人員廣。施工過程中檔案材料使用頻繁，經(jīng)常多部門、多人次交叉、反復(fù)使用，加之一般工程工期較長，很多施工人員只管用、不管收，極易造成檔案材料的破損、缺失，導(dǎo)致基建檔案材料無法收集齊全，加大了收集歸檔的難度，很難保證檔案材料的完整性、系統(tǒng)性。

（三）專業(yè)知識不足，建檔質(zhì)量不高

基建檔案的專業(yè)性要求檔案管理人員既要了解檔案專業(yè)知識，又要熟悉基本建設(shè)的相關(guān)知識。由于絕大多數(shù)企業(yè)檔案管理人員缺乏基建專業(yè)知識，又不能及時參與工程建設(shè)項目中檔案資料的跟蹤收集，對施工過程中許多設(shè)計與數(shù)據(jù)的變更不夠了解。工程竣工后，面對龐大而又復(fù)雜的基建檔案資料，理不清頭緒，難以確定哪些材料反映工程竣工時的實際情況，對檔案數(shù)據(jù)、內(nèi)容缺乏準(zhǔn)確判斷，妨礙了對檔案資料進(jìn)行科學(xué)、合理的分類、整理，導(dǎo)致建檔質(zhì)量不高，極大影響了以后檔案的查閱、利用。

（四）缺乏創(chuàng)新意識，管理工作滯后

基建檔案管理過程中，檔案管理人員缺乏主動服務(wù)與創(chuàng)新意識，在管理觀念、管理方法、管理手段上嚴(yán)重滯后，使基建檔案管理工作陷于被動局面。對基建檔案往往存在“為保管而保管”的思想，重保管而輕利用。即使有時需要查閱，也是沿用“你查我找”的傳統(tǒng)做法，查閱工作費時費力，嚴(yán)重影響了檔案利用的時效性，致使人們對基建檔案利用“望而生畏”，眾多寶貴的基建檔案被“束之高閣”，無法發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

二、企業(yè)基建檔案管理的對策

（一）提高認(rèn)識，重視基建檔案工作

企業(yè)要充分認(rèn)識基建檔案對企業(yè)發(fā)展的重要意義，不僅要重視文書、銷售等檔案的歸檔管理，更要重視和加強(qiáng)基建檔案管理工作。施工過程中要提高施工人員的檔案意識，要求和引導(dǎo)他們在保障施工使用的同時，注意保存、保護(hù)相關(guān)檔案資料，做到“小心使用，及時交回”，以保證檔案資料的完整、系統(tǒng)，以便工程竣工后由檔案管理人員整理建檔。

（二）系統(tǒng)管理，搭建基建檔案網(wǎng)絡(luò)體系

工程建設(shè)過程中，對基建檔案材料要進(jìn)行跟蹤收集和管理。要協(xié)調(diào)工程設(shè)計、施工、監(jiān)理和管理各部門有關(guān)人員，明確職責(zé)，落實到人。如文件、計劃、報告、總結(jié)等由文書負(fù)責(zé)收集；合同、協(xié)議、審批手續(xù)等由負(fù)責(zé)印章管理人員來收集；預(yù)決算由預(yù)算人員來收集；施工記錄、驗收記錄、隱蔽工程記錄等由施工人員來收集；項目決算、固定資產(chǎn)投資等由審計人員收集；最后由檔案員負(fù)責(zé)匯總，避免檔案資料的缺失和遺漏，從根本上解決歸檔難的問題。

（三）加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高建檔質(zhì)量

檔案管理人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，定期參加有關(guān)培訓(xùn)，了解工程建設(shè)方面的專業(yè)知識，不斷豐富自己，提高檔案管理能力和水平。對收集的檔案要做到心中有數(shù)，保證收集材料數(shù)據(jù)、內(nèi)容的準(zhǔn)確性，把握其內(nèi)在聯(lián)系并進(jìn)行正確的分類、整理、裝訂，切實提高建檔質(zhì)量。企業(yè)基建檔案管理要適應(yīng)時代發(fā)展，加大信息化管理的力度，逐步采用先進(jìn)的計算機(jī)設(shè)備和應(yīng)用軟件進(jìn)行檔案信息的存儲和利用，并結(jié)合網(wǎng)絡(luò)與多媒體技術(shù)，實現(xiàn)基建檔案收集、歸檔和利用的現(xiàn)代化。

（四）轉(zhuǎn)變觀念，服務(wù)企業(yè)發(fā)展

企業(yè)基建部門是企業(yè)基本建設(shè)項目的直接管理單位，肩負(fù)著全廠房屋建設(shè)和修繕維護(hù)的重任?；n案管理人員不僅是檔案材料的保管員，也是檔案的形成者、管理者，具體工作的執(zhí)行者，因此在實際工作中應(yīng)不斷更新觀念，開闊視野，樹立“主動服務(wù)”意識，充分挖掘檔案信息資源，讓基建檔案更好地服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展，充分發(fā)揮基建檔案管理的重要作用。