文·崔學政 張磊

為貫徹落實《檔案法》，提升檔案信息化水平，“十三五”期間，平度市檔案館科學制定工作方案，創(chuàng)新采用“三集中、兩統(tǒng)一”的方法，加強業(yè)務指導，分批實施完成全市鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）機關近40年檔案進館工作，按照《紙質檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T 31-2017）要求，實現(xiàn)檔案實體和原生電子文件、數(shù)字化成果同步進館，為縣域鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）機關檔案規(guī)模化進館，提升檔案數(shù)字化、信息化水平積累了經(jīng)驗。

一、深入細致調研，摸清鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）機關檔案實底

平度市檔案館館藏建設前期發(fā)展較快，1988年館藏量達到3萬卷。之后由于庫房飽合、舊城改造等原因，再未接收鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）機關檔案進館。2016年，平度市委市政府加大對檔案事業(yè)的投入，規(guī)劃建成5000余平方米的平度市檔案館新館。平度市檔案館抓住新館投入使用的有利時機，結合國家級數(shù)字檔案館創(chuàng)建，迅速啟動鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）機關檔案進館工作。

平度市所轄鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）歷經(jīng)數(shù)次裁撤合并，時間跨度長，機構設置變化大，鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）機關檔案相對復雜。平度市檔案館業(yè)務科人員結合歷年檔案統(tǒng)計年報和檔案代管臺賬，采取逐個鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）機關檔案室親手清點的方式，歷時三個月，完成全市20個鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）28處檔案室（庫房）檔案清點工作，摸清各鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）應進館檔案的全宗、類別、數(shù)量和保管條件等詳細情況。

調研結果顯示，平度市1976年設置有45處鄉(xiāng)鎮(zhèn)（公社），至1994年合并為32處鄉(xiāng)鎮(zhèn)，2000年合并為30處鎮(zhèn)（街道），到目前裁撤為20處鎮(zhèn)（街道），共計95個全宗，近10萬卷（件）檔案應該整理并數(shù)字化后接收進館。

二、先行試點，為檔案規(guī)?；M館探索方案

根據(jù)調研情況，平度市檔案館研究確定了“先行試點、分步實施、有序推進”的鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）機關檔案進館工作思路。為使試點工作最大程度反映實際情況，市檔案館精心選擇了機構沿革變化較小的仁兆鎮(zhèn)和機構沿革相對復雜的東閣街道作為試點單位。兩處鎮(zhèn)（街道）共抽調機關干部8人，歷時五個月，完成了2700卷和6200余件檔案實體整理和案卷目錄、卷內文件目錄錄入以及全宗指南的編撰等工作，檔案全文數(shù)字化工作由中標的檔案數(shù)字化公司負責，檢查驗收后移交進館。

通過試點，發(fā)現(xiàn)存在的問題：一是工作量大。進館檔案時間跨度近40年，案卷質量與進館標準差距較大，普遍存在整理不規(guī)范、裝具需要更換等問題，整理工作量大；根據(jù)國家級數(shù)字檔案館創(chuàng)建要求，增量檔案全部數(shù)字化，數(shù)字化工作量同樣巨大。二是工作效率難以提高。鎮(zhèn)和街道作為基層政府，擔負村級組織（社區(qū)）管理、黨建、扶貧和鄉(xiāng)村振興等責任，工作頭緒多壓力大，抽調得力干部整理檔案相對困難。個別抽調人員與原單位不脫崗，影響檔案工作進度。三是檔案業(yè)務指導難度大。鎮(zhèn)（街道）檔案進館工作人員經(jīng)常更換，增加了檔案業(yè)務指導的工作量。

三、分類施策，全面完成鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）機關檔案規(guī)?；M館

針對試點發(fā)現(xiàn)的問題，平度市檔案館研究制定甲乙兩套鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）檔案規(guī)?；M館方案，由鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）自行選擇。甲方案是由各鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）抽調得力干部組成檔案進館工作小組，負責進館檔案的整理和案卷級目錄、文件級目錄數(shù)字化工作，由數(shù)字化公司負責檔案全文數(shù)字化工作。乙方案是各鎮(zhèn)（街道）與中標的數(shù)字化公司簽訂協(xié)議，由數(shù)字化公司全面負責進館檔案的整理及數(shù)字化工作。兩種方案均由檔案館提供整理場地和數(shù)字化場所，負責業(yè)務指導和安全管理；各鎮(zhèn)（街道）與數(shù)字化公司簽訂合同，除雙方留存外，交檔案館一份備案。

甲方案優(yōu)勢在于調用機關干部整理檔案，人力開支較少，適合經(jīng)濟條件弱的鄉(xiāng)鎮(zhèn)；乙方案優(yōu)勢在于由檔案數(shù)字化公司整理檔案，專業(yè)化程度高，工作效率高，各鎮(zhèn)（街道）只需安排一名熟悉檔案業(yè)務的人員現(xiàn)場聯(lián)系，減輕抽調人員的壓力，不足之處在于向社會購買專業(yè)服務多，花費較高，適合經(jīng)濟條件較好的鄉(xiāng)鎮(zhèn)。到2020年底，平度市各鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）均按計劃順利完成進館檔案整理和數(shù)字化工作，其中3個鎮(zhèn)（街道）采用甲方案，17個鎮(zhèn)（街道）采用乙方案。

四、鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）機關檔案規(guī)?；M館工作的幾點經(jīng)驗

（一）積極爭取上級支持

平度市檔案館完成方案初稿后，邀請青島市檔案局（館）專家對方案進行指導，根據(jù)專家提出的意見修改完善；爭取市委市政府支持，以兩辦文件形式轉發(fā)《關于全市各鎮(zhèn)（街道）檔案向市檔案館移交工作實施方案》，提高了進館單位的重視程度。

（二）加強領導，明確分工，提高工作效率

平度市檔案館專門成立了鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）機關檔案規(guī)?；M館工作領導小組，館長任組長，分管副館長任副組長，有關科室負責人為成員；明確責任分工，檔案業(yè)務科負責業(yè)務指導和數(shù)字化安全工作，檔案管理科負責檔案質量檢查和接收進館工作，在領導小組的統(tǒng)一指揮下，各科室團結協(xié)作，密切配合，有效提高工作效率。

（三）深入調研，先試點后推廣，將前期準備工作做實做細

平度市檔案館在認真調研，摸清各鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）機關應進館檔案情況的基礎上，結合館藏臺賬，編制了《各鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）進館檔案全宗和目錄一覽表》，將95個全宗逐個目錄（類別）列明起始卷號和起至時間；根據(jù)試點情況和上級專家意見，完善了《關于全市各鎮(zhèn)（街道）檔案向市檔案館移交工作實施方案》，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）根據(jù)經(jīng)濟條件和工作實際自行選擇方案，避免了“一刀切”，有效提高了鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）開展檔案進館工作的積極性和主動性。

（四）采取“三集中、兩統(tǒng)一”的方法，保證檔案進館質量和效率

平度市檔案館提供檔案整理和數(shù)字化場所，各鎮(zhèn)（街道）集中時間、集中地點、集中人員，接受檔案館統(tǒng)一業(yè)務指導，最后由數(shù)字化公司統(tǒng)一進行檔案全文數(shù)字化。市檔案館加強檔案整理和數(shù)字化過程中的業(yè)務指導，研究制定了《鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）機關檔案進館操作規(guī)程》，對檔案清點、裝運、整理、數(shù)字化、抽檢驗收、消毒滅菌和上架等各個環(huán)節(jié)提出規(guī)范化要求。指導數(shù)字化公司按照《紙質檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T 31-2017）要求，開展檔案全文數(shù)字化工作，重視原生電子文件收集歸檔，保證進館檔案和數(shù)字化成果質量。

（五）加強安全管理，確保檔案和信息安全

平度市檔案館根據(jù)國家檔案局印發(fā)的《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》（檔辦發(fā)〔2014〕7號），制定了完備的管理制度并張掛上墻，內容涵蓋數(shù)字化服務機構的安全管理、數(shù)字化場所的安全管理、數(shù)字化加工設備和網(wǎng)絡環(huán)境與數(shù)據(jù)載體的安全管理、檔案實體的安全管理、檔案數(shù)字化成果移交接收與設備處理的安全管理等各個方面，分管領導定期調度，確保各項制度得到落實。同時，結合國家級數(shù)字檔案館測評和山東省綜合檔案館業(yè)務建設評價工作，對國家和省市領導及專家的指導意見即知即改，確保檔案安全。