文·李高平
高校檔案是學校辦學歷史與發(fā)展成果重要見證,是學校智慧、校園精神的重要載體,具有獨特的文化和教育屬性。近年來,伴隨著智慧化、智能化校園的建設,給高校檔案管理工作帶來極大挑戰(zhàn)與機遇。如何打破高校檔案工作自身的信息繭房狀態(tài),擴大檔案信息的服務延伸范圍,確保校園檔案資源安全共享通道暢通,實現(xiàn)檔案信息社會化服務的目標,是新形勢下高校檔案管理工作的一個重要課題。
(一)高校檔案管理系統(tǒng)現(xiàn)代化程度不高,社會化服務能力不足,檔案管理手段相對落后,檔案信息載體形式也較為單一。目前許多高校仍以紙質檔案管理為主,收集、整理、保存和查閱多靠手工進行。傳統(tǒng)紙質檔案對貯存環(huán)境要求較高,一旦發(fā)生意外,很難保證檔案信息的完整性。例如,大量教學、科研材料沒有及時收集歸檔,材料存放類別混亂,增加了紙質檔案損毀的潛在風險;歸檔后的材料也沒有進行系統(tǒng)性的數(shù)字化處理,降低了檔案檢索速度和利用率,難以發(fā)揮應有的作用;檔案信息化建設條件受限,僅限于一般文檔的計算機存儲、編輯及處理,形成信息繭房的狀態(tài),逐漸失去檔案專業(yè)化和服務型的核心作用。
(二)由于高校管理體制和運行機制的局限,在源頭上就把高校的檔案管理工作進行了條塊分割,類似教學、科研等專業(yè)檔案材料,形成時間長,牽扯部門多,專業(yè)性質強,工作任務重,業(yè)務科室無法獨立自主完成歸檔,各部門之間又推諉扯皮,導致檔案無法及時歸檔保存,直接影響檔案管理工作的效率和深層次服務的提供。
(三)高校檔案管理的專業(yè)化程度不高,人員素質參差不齊,難以保證檔案的安全性與真實性。對高校檔案管理工作而言,檔案室作為檔案信息的匯集平臺和交流中心,服務才是整個檔案管理工作的重點。現(xiàn)階段,檔案管理人員大多數(shù)是新手、臨退人員、養(yǎng)老人員或兼職的行政人員,復合型檔案專職人員很少,缺乏檔案管理的專業(yè)素養(yǎng)和綜合素質。在崗的檔案管理人員幾乎都是在工作中慢慢摸索積累經驗,以老帶新,很少參加正規(guī)的專業(yè)性培訓和接受專業(yè)性的檢查指導。在檔案管理和提供利用上,只是做簡單的貯存和查閱等工作,無法實現(xiàn)信息的專業(yè)化提取、深度化歸納和信息化管理,難以形成系統(tǒng)的信息反饋體系,增加了檔案的囤積空間和服務成本,降低了檔案管理工作的整體效率,無法開辟檔案資源共享通道,更無法提供檔案信息的服務延伸功能。
(四)很多高校的檔案管理制度建設不完善,崗位和人員沒有落實到位,經常出現(xiàn)檔案無人管、無監(jiān)管的現(xiàn)象,檔案管理不科學、不規(guī)范、不系統(tǒng)、不安全等問題頻出。同時缺乏新媒體信息技術方面的人才,直接影響到紙質檔案信息化進程。采用“數(shù)字化檔案信息庫”的院校,因電子檔案可復制性、可更改性較強,重要科研項目或者教學項目的電子保密文檔在傳輸、存儲過程中,有可能被網(wǎng)絡病毒侵入、盜取和篡改,導致電子檔案的合法性、真實性受到質疑。
(一)新媒體時代,高校管理者要提高站位,轉變意識,充分借鑒成熟的檔案建設先進案例,在完善傳統(tǒng)檔案管理機制的基礎上,積極推進智能、精準的檔案數(shù)字化建設,使檔案管理工作更加科學、高效。要設立專員維護日常檔案內部網(wǎng)絡系統(tǒng),設置網(wǎng)絡安全警示,當檔案面臨篡改或銷毀等情況時,自動進行身份識別和自我防控升級,提升檔案資源的安全性,真正實現(xiàn)不受時間與空間限制的人性化移動檔案借閱服務,充分體現(xiàn)高校檔案管理的安全性、專業(yè)性和延伸性。
(二)各高校要從檔案管理工作的機構設置、系統(tǒng)化管理、人員配置等方面給予更多重視,加強對檔案工作各個流程的精細化管理,嚴格檔案管理工作各項流程管控,對重點檔案材料實行審閱權限管控,確保檔案信息實現(xiàn)化散為整、化繁為簡,化危為安。高校領導層及工作人員要根據(jù)學校的改革發(fā)展需要,因地制宜、因時制宜,建立符合本校師生發(fā)展需要的檔案服務新機制。從創(chuàng)新檔案服務方式入手,針對高校檔案服務的內容與種類,根據(jù)職能范圍進行明確劃分,將專業(yè)性的檔案向對口的部門或者學院轉移,提高檔案的真實性、可靠性和延伸性。同時有條件的高校,可以開設有關檔案管理的選修課與限選課,提高檔案管理工作的科學化、規(guī)范化和專業(yè)化水平,確保與高等教育發(fā)展改革的步伐同步。
(三)各高校要在能力范圍允許的條件下,確保檔案管理人員晉升、晉職、進修和學習通道的暢通。通過提供電子信息技術、現(xiàn)代化管理及外語水平等高密集檔案操作技能培訓的進修機會,不斷優(yōu)化檔案管理人員的知識結構,提高其業(yè)務水平和綜合素養(yǎng),打造良性的檔案管理工作復合型人才梯隊。提高檔案管理人員的政治與經濟待遇,改善工作條件,激發(fā)檔案管理人員的自身活力,變被動服務為主動服務。加大對教學檔案管理工作的經費投入,設立檔案管理專項資金和開辟資金使用綠色通道,鼓勵檔案工作者立足本職工作,加強檔案信息用戶反饋意見的收集和匯總工作,支持員工開展檔案信息系統(tǒng)研發(fā),提高檔案管理工作效率,提升檔案管理工作者的職業(yè)榮譽感和崗位自豪感。