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        淺談疾病預防控制檔案管理模式

        2021-11-26 09:27:57吳偉
        山東檔案 2021年4期
        關鍵詞:監(jiān)督管理

        文·吳偉

        疾病預防控制中心承擔著疾病預防控制等群體預防任務,在各項業(yè)務工作開展活動中,形成了大量的業(yè)務技術檔案,構成了疾病預防控制中心各種檔案的立卷主體。經過多年的經驗積累和工作探索,疾病預防控制檔案管理工作形成了一套針對疾病預防控制業(yè)務檔案的管理模式,采取中心、科兩級管理的方法,既符合檔案工作基本原則,又能滿足疾病預防控制中心各項業(yè)務工作的開展需要。

        一、疾病預防控制業(yè)務檔案兩級管理原則的內容

        疾病預防控制業(yè)務檔案實行中心、科兩級管理,在中心業(yè)務工作管理委員會的統(tǒng)一領導下進行,納入全中心檔案工作管理體系,由中心檔案室負責具體組織實施。

        (一)疾病預防控制業(yè)務檔案兩級管理原則

        對業(yè)務活動中形成的疾病預防控制、科研培訓、健康教育等業(yè)務檔案,分為中心級業(yè)務檔案和科級業(yè)務檔案兩個層次管理。

        凡劃規(guī)為中心級管理的業(yè)務檔案,由辦公室及檔案室負責收集、整理、歸檔,其他由各科室形成的業(yè)務檔案,由各科兼職檔案管理員負責收集、整理、立卷,以年度為時間單位向中心檔案室移交歸檔,由站中心檔案室統(tǒng)一保管和提供利用。

        凡劃歸為科級管理的業(yè)務檔案,由各科室兼職檔案管理員收集保存,定期予以整理歸檔,裝訂要求同上交中心檔案室案卷一致,并負責檔案保管和提供利用。

        (二)中心、科兩級檔案的劃分及范圍

        1.中心級業(yè)務檔案的劃分及范圍

        中心級業(yè)務檔案的范圍,要本著總體性、綜合性、研究性、學術性的原則進行劃分,要將反映主要業(yè)務工作總體水平的材料以及在基礎監(jiān)督監(jiān)測上形成的具有一定價值且保管期限長的材料確定為中心級檔案,以確保中心級業(yè)務檔案能夠全面反映本部門業(yè)務活動及工作水平,主要包括以下幾個方面:

        一業(yè)務工作法規(guī)、標準及技術研究檔案,包括資質證書、研究報告、編制說明及驗證報告等;二年度或跨年度的法定傳染病、地方病及中小學生常見病等疾病防治方案及總結、疫情流行病學調查分析、疫情流行趨勢預測及動態(tài)等資料;三年度或跨年度的衛(wèi)生監(jiān)督、監(jiān)測的總結分析報告等;四各類事故、傳染病流行和暴發(fā)、食物中毒調查處理的調查報告、現場調查記錄和有關的行政處罰材料等;五專題調查,比如調查設計、調查報告或總結、統(tǒng)計匯總等材料;六各項業(yè)務工作的統(tǒng)計月報、年報及《年鑒》材料;七科研項目立項材料及科研成果研究報告和獲獎證書;八在市級以上刊物上發(fā)表的業(yè)務論文、作者登記等;九用于業(yè)務工作的各種設備儀器采購合同、協議等。

        2.科級業(yè)務檔案的劃分及范圍

        疾病預防控制中心在日常業(yè)務活動中更多地是形成服務對象檔案,即其所轄區(qū)內或對被劃定為本中心管理的單位所提供的疾病控制、衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測服務材料,這些材料的保管周期需根據所服務企業(yè)的存亡而定,而且不少材料會因工作需要逐年加以補充,保存在科室更為便利。此外,疾病預防控制工作成果的取得周期長,其疾病流行及防治規(guī)律得自于長期的、大量的日常性監(jiān)督監(jiān)測材料的積累。這些常規(guī)性監(jiān)督監(jiān)測材料不僅對當年的疫情分析有用,更對若干年后研究分析疫情流行規(guī)律有益。因此,這些一般性、經常性業(yè)務活動形成的材料應做為科級業(yè)務檔案存檔保管,主要包括以下幾個方面。一衛(wèi)生監(jiān)督材料,即預防性衛(wèi)生監(jiān)督材料,包括所轄區(qū)內或直管單位許可證審批、復驗材料和新、改、擴建項目審查材料,二常規(guī)性衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測材料,即對所轄地區(qū)或監(jiān)測點或直管單位公共衛(wèi)生監(jiān)測材料,包括監(jiān)測記錄記事、監(jiān)測小結、控制結果、監(jiān)測報告以及常規(guī)性衛(wèi)生監(jiān)督檢查、抽查材料。三疾病預防控制材料,包括對慢性病、地方病及重點傳染病的監(jiān)測材料、疫情報告材料和預防接種原始登記、記錄等。四一般性違法案例、疫情、污染事故、食物中毒的調查處理材料,包括個案調查表、現場調查記錄(筆錄)、人員尋訪記錄、檢驗結果及處理報告等。五行政處罰材料,包括監(jiān)督筆錄、合議記錄、聽證記錄、處罰決定書、結案單及送達回執(zhí)等。六各類所轄產品鑒定及出具證明材料、化驗結果報告單存根等。七廣告登記管理材料;從業(yè)人員健康體檢、衛(wèi)生知識培訓材料,包括體檢表、檢驗單、統(tǒng)計表;培訓計劃、教材、考試記錄、考卷、小結等。八咨詢工作材料,包括咨詢登記、記錄及小結等。九各種理化檢驗、微生物檢驗材料。十各種衛(wèi)生知識、預防接種程序、法律法規(guī)宣傳單、電視專題片等。

        二、實行中心、科兩級管理的目的

        (一)有利于解決檔案儲藏空間與業(yè)務檔案數量間的矛盾

        疾病預防控制機構中,檔案室?guī)旆看蠖嗒M小,無法容納全部的業(yè)務檔案,因此只能將保存價值更大、保存期更長的檔案集中到中心檔案室中,而一般性的、基礎性的材料則分散在科室保存。但這種分散管理必須在全中心檔案工作統(tǒng)一布署和指導下進行。

        (二)有利于疾病預防控制業(yè)務工作整體水平的提高

        首先,中心級業(yè)務檔案管理可以反映出業(yè)務工作全貌和整體水平,對于中心領導及時把握全局,做出正確決策提供有力依據。其次,由于中心級業(yè)務檔案歸檔范圍明確,各科室具有總結分析性、學術研究性的材料必須交中心歸檔,所以各科業(yè)務人員必須保存好各自在工作中形成的檔案材料,并在監(jiān)督監(jiān)測材料上做進一步的加工,形成分析性總結及報告,因而可以促進業(yè)務工作質量的提高。再次,中心檔案室人員要針對業(yè)務檔案開展檔案信息加工,通過各種編研材料為全中心業(yè)務工作服務,方便中心防疫信息的交流,為疾病預防控制工作提供綜合檔案信息,也有利于提高疾病預防控制業(yè)務工作的開展。

        (三)有利于滿足疾病預防控制業(yè)務工作開展的需要

        疾病預防控制業(yè)務有延續(xù)性,在對監(jiān)測點、直管單位的監(jiān)督監(jiān)測中,要經常使用以前形成的監(jiān)督監(jiān)測檔案,特別是隨著生產經營單位的變化,有些檔案還要不斷進行補充或注銷,比如直管單位許可證檔案、建設項目檔案等等。因此,日常使用檔案歸科級管理,可以及時滿足疾病預防控制日常業(yè)務工作開展的需要。

        綜上所述,業(yè)務檔案實行中心、科兩級管理,是疾病預防控制中心貫徹我國檔案集中統(tǒng)一管理基本原則而建立的一種檔案管理模式,它符合疾病預防控制業(yè)務工作的特點和需要。隨著業(yè)務檔案管理實踐的發(fā)展,它將會更加完善,為促進疾病預防控制業(yè)務工作開展發(fā)揮重要作用。

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