■ 錢(qián)曉陽(yáng)

引言

國(guó)有企業(yè)在我國(guó)的國(guó)民經(jīng)濟(jì)體系當(dāng)中占據(jù)重要的地位，是社會(huì)發(fā)展過(guò)程當(dāng)中重要的組成部分。國(guó)有企業(yè)檔案是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的真實(shí)記錄，可以真實(shí)的再現(xiàn)企業(yè)各發(fā)展階段的歷史面貌。在新時(shí)期，國(guó)有企業(yè)管理者要破除對(duì)檔案管理工作固有的觀念，解放思想，打破傳統(tǒng)的檔案工作管理模式，對(duì)檔案管理進(jìn)行全面的分析和研究，掌握其中存在的問(wèn)題，結(jié)合國(guó)有企業(yè)的特性，創(chuàng)新管理理念，不斷推進(jìn)檔案機(jī)構(gòu)改革，積極服務(wù)中心大局，優(yōu)化檔案資源結(jié)構(gòu)，改善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，促進(jìn)檔案管理升級(jí)，這樣才能為國(guó)有企業(yè)的全面發(fā)展創(chuàng)造更好的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

一、新時(shí)期檔案工作存在的問(wèn)題

（一）檔案工作重要性認(rèn)識(shí)不足

在我國(guó)國(guó)有企業(yè)發(fā)展中，隨著企業(yè)的改革轉(zhuǎn)型，很多國(guó)有企業(yè)都把管理重心放在了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展上，把提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益作為經(jīng)營(yíng)企業(yè)的核心，而忽略了對(duì)國(guó)有企業(yè)內(nèi)部的管理，尤其是在檔案管理方面。檔案工作相對(duì)于國(guó)有企業(yè)前沿業(yè)務(wù)工作而言，變成了幕后服務(wù)型工作，最容易被忽視，得不到應(yīng)有的重視，主要表現(xiàn)在以下幾方面：一是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、干部職工對(duì)檔案工作缺乏認(rèn)識(shí)，檔案工作在企業(yè)的各項(xiàng)管理工作中的地位較低，工作開(kāi)展難度大。二是企業(yè)對(duì)檔案工作人、財(cái)、物投入不足，很多企業(yè)都沒(méi)有設(shè)專(zhuān)職檔案管理人員崗位，甚至沒(méi)有檔案管理的部門(mén)。檔案工作經(jīng)費(fèi)投入不足，基礎(chǔ)設(shè)施沒(méi)有保障，庫(kù)房容量小、條件差，有的甚至沒(méi)有庫(kù)房。三是從事檔案管理的專(zhuān)、兼職工作人員普遍專(zhuān)業(yè)性不足，且人員變化頻繁，不利于檔案工作的開(kāi)展，甚至還存在工作交接不規(guī)范的情況。四是由于檔案管理質(zhì)量差導(dǎo)致檔案利用效率低，文件材料收集的不完整、分類(lèi)的不合理、保管期限劃分的不準(zhǔn)確，導(dǎo)致了查閱難度大，利用率低。

（二）檔案管理工作體制不完善

基于部分國(guó)有企業(yè)管理者對(duì)檔案工作的不夠重視的原因，檔案職能職責(zé)有的被放在后勤管理中，雖然暫時(shí)解決了人員、資金的問(wèn)題，但是對(duì)國(guó)有企業(yè)檔案工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展和檔案部門(mén)履行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查職能是非常不利的。例如有些國(guó)有企業(yè)的檔案工作被弱化，除了沒(méi)有專(zhuān)職檔案工作人員外，“檔案”字樣在處室名稱(chēng)和部門(mén)人員架構(gòu)中都很難看到，檔案工作的職能職責(zé)得不到有效的體現(xiàn)。還有一些業(yè)務(wù)職能部門(mén)的檔案仍然沒(méi)有、甚至不愿意移交到檔案主管部門(mén)統(tǒng)一管理，檔案主管部門(mén)也無(wú)法參與監(jiān)督管理，這顯然是違反檔案法規(guī)定的。

檔案管理相關(guān)制度的不完善也是導(dǎo)致工作體制不完善的一個(gè)重要原因。要知道不管是在任何管理或工作中，完善的制度建設(shè)都是規(guī)范工作管理、提高工作效率的重要準(zhǔn)則。而相關(guān)管理制度的缺失，很容易導(dǎo)致一些重要檔案在日常工作中由于經(jīng)手部門(mén)人員的疏忽而造成缺失，甚至是遺失。

（三）檔案管理手段落后

在信息化、智能化高速發(fā)展的時(shí)代，很多數(shù)據(jù)都通過(guò)網(wǎng)絡(luò)連接起來(lái)，大大提高了數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。而部分國(guó)有企業(yè)由于對(duì)檔案工作存在價(jià)值的忽略，對(duì)檔案管理融入現(xiàn)代信息技術(shù)管理的意識(shí)還有所欠缺，使檔案管理依然采取傳統(tǒng)的人力保管、室存保管方式，查找依然靠人工翻閱調(diào)取。大大減低了檔案作為一種重要信息資源的使用效率和效果。有部分國(guó)有企業(yè)，雖然早年就開(kāi)始使用檔案管理軟件，但所使用的管理軟件現(xiàn)在來(lái)看都過(guò)于老舊，且安全性低，存在數(shù)據(jù)外泄的風(fēng)險(xiǎn)。因此，不斷更新檔案管理技術(shù)、轉(zhuǎn)變檔案管理模式是優(yōu)化國(guó)有企業(yè)檔案管理工作的重要途徑。

二、新時(shí)期做好國(guó)有企業(yè)檔案工作的有效措施

（一）堅(jiān)持檔案工作的正確政治方向

要堅(jiān)持以習(xí)近平新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義新思想為指導(dǎo)，堅(jiān)持把檔案工作放到國(guó)有企業(yè)工作大局中來(lái)謀劃推進(jìn)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視程度，明確檔案工作責(zé)任制，在“為誰(shuí)服務(wù)、怎樣服務(wù)”等問(wèn)題上想清楚、弄明白、做到位，主動(dòng)著眼大局、融入大局、服務(wù)大局，充分認(rèn)識(shí)檔案工作在國(guó)有企業(yè)中的重要地位，切實(shí)把檔案工作各方面落實(shí)到位，增強(qiáng)做好檔案工作的責(zé)任感、緊迫感。

一是建立健全統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，逐級(jí)負(fù)責(zé)，條塊結(jié)合的檔案管理體制，形成以檔案主管部門(mén)為中心，各部門(mén)共同參與的管理架構(gòu)。根據(jù)國(guó)有企業(yè)實(shí)際，有針對(duì)性地進(jìn)行檔案工作培訓(xùn)，包括對(duì)企業(yè)新進(jìn)員工的崗前培訓(xùn)和定期的企業(yè)檔案管理知識(shí)宣講等，使廣大干部職工提高對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)、更好的掌握企業(yè)檔案管理的要求，配合檔案主管部門(mén)開(kāi)展日常的檔案管理工作。

二是時(shí)刻緊繃檔案安全這根弦，提高安全意識(shí)，加強(qiáng)隱患排查，將人防、物防、技防措施落實(shí)到位。通過(guò)宣傳引導(dǎo)、警示教育等途徑提高檔案管理人員的安全思想意識(shí)，通過(guò)配備必要的設(shè)施設(shè)備做好安全預(yù)警和應(yīng)急保障措施，通過(guò)合理運(yùn)用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)手段保證檔案信息和數(shù)據(jù)的安全。

三是大力推進(jìn)國(guó)有企業(yè)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)?？梢酝ㄟ^(guò)引進(jìn)一些具有較高管理經(jīng)驗(yàn)和專(zhuān)業(yè)能力的優(yōu)秀檔案管理人才，為企業(yè)量身定制檔案管理方案，切實(shí)提高企業(yè)的檔案管理水平；也可以?xún)?nèi)部挑選一批適合且有意愿從事檔案工作的人員，進(jìn)行重點(diǎn)培養(yǎng)，建設(shè)一支政治堅(jiān)定、作風(fēng)過(guò)硬、業(yè)務(wù)精湛、責(zé)任心強(qiáng)、堪當(dāng)重任的檔案干部人才隊(duì)伍。

四是重視國(guó)家檔案局10 號(hào)令，即《企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限規(guī)定》。掌握正確的歸檔范圍和保管期限表編制方法和技巧是至關(guān)重要的，國(guó)有企業(yè)文件材料來(lái)源于國(guó)有企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)過(guò)程，由于國(guó)有企業(yè)涉及的領(lǐng)域千差萬(wàn)別，產(chǎn)生的文件材料也是多樣性的，通過(guò)對(duì)國(guó)有企業(yè)文件材料類(lèi)別的認(rèn)真梳理，對(duì)文件材料的歸檔范圍和保管期限進(jìn)行嚴(yán)格界定，編制高質(zhì)量的《企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限表》作為標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，用于指導(dǎo)國(guó)有企業(yè)文件材料歸檔具有很強(qiáng)的實(shí)操性，對(duì)國(guó)有企業(yè)大力開(kāi)發(fā)檔案資源、切實(shí)提高檔案利用效率也起到了關(guān)鍵性作用。

（二）堅(jiān)持構(gòu)建科學(xué)的檔案管理機(jī)制

一是國(guó)有企業(yè)必須認(rèn)真普及《中華人民共和國(guó)檔案法》等與檔案相關(guān)法律、法規(guī)，讓國(guó)有企業(yè)管理者和廣大干部職工對(duì)國(guó)家檔案工作有一定的了解，真正把組織領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)構(gòu)設(shè)置問(wèn)題處理好。工作機(jī)制上，要形成各部門(mén)共同參與檔案工作的格局，檔案主管部門(mén)要發(fā)揮監(jiān)督與指導(dǎo)作用，密切與業(yè)務(wù)、信息、監(jiān)察等部門(mén)合作，把收集、整理、技術(shù)支持等納入有關(guān)部門(mén)職責(zé)，形成以我為主、齊抓共管的良好工作格。

二是檔案管理者要充分了解國(guó)有企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略和管理需求，建立與之相匹配的檔案管理制度。全面的推行崗位責(zé)任制，將檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行細(xì)化，并根據(jù)管理要求將工作責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，安排專(zhuān)人對(duì)工作情況進(jìn)行監(jiān)督。國(guó)有企業(yè)還可以對(duì)現(xiàn)有的薪酬管理制度進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，將檔案工作納入績(jī)效考評(píng)管理，檔案主管部門(mén)對(duì)各部門(mén)的檔案收集移交情況進(jìn)行評(píng)價(jià)考核，建立與之相關(guān)的獎(jiǎng)懲制度，根據(jù)情節(jié)對(duì)違規(guī)的部門(mén)或人員進(jìn)行處罰或追究其責(zé)任，為對(duì)檔案工作作出突出貢獻(xiàn)的部門(mén)和個(gè)人給予獎(jiǎng)勵(lì)。

三是加強(qiáng)監(jiān)督檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。充分發(fā)揮國(guó)有企業(yè)檔案主管部門(mén)的監(jiān)督、指導(dǎo)作用，定期對(duì)下屬企業(yè)檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，盡量做到全覆蓋。檢查中，要書(shū)面提出整改意見(jiàn)，并由被檢查單位書(shū)面反饋整改方案，以促進(jìn)檔案管理水平和工作質(zhì)量的提高。

四是不折不扣、堅(jiān)持不懈地做好日常檔案管理工作。在傳統(tǒng)載體檔案向電子檔案管理過(guò)渡的時(shí)期，要以穩(wěn)妥的態(tài)度抓好傳統(tǒng)載體檔案的收集、整理、鑒定、保管等各項(xiàng)基礎(chǔ)工作，做到收集齊全完整、整理規(guī)范有序、鑒定科學(xué)準(zhǔn)確、保管安全可靠，避免出現(xiàn)傳統(tǒng)載體檔案與電子檔案管理首尾不接、顧此失彼的情況。

五是持續(xù)提高服務(wù)能力，檔案主管部門(mén)要具備大局意識(shí)、服務(wù)意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)。掌握國(guó)有企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略和中心工作，中心工作在哪里，就把檔案服務(wù)工作開(kāi)展到哪里。服務(wù)意識(shí)就是變被動(dòng)查閱為主動(dòng)提供，主動(dòng)為大局服務(wù)、為各職能部門(mén)服務(wù)。先行規(guī)劃，圍繞未來(lái)一段時(shí)期的主要工作早做準(zhǔn)備、提前謀劃，提高檔案服務(wù)的時(shí)效性和主動(dòng)性。

（三）堅(jiān)持檔案信息化管理模式建設(shè)

以不斷強(qiáng)化檔案資源的開(kāi)發(fā)利用為根本，找準(zhǔn)檔案服務(wù)大局的切入點(diǎn)、結(jié)合點(diǎn)，拓展服務(wù)領(lǐng)域，延伸服務(wù)觸角，努力在系統(tǒng)、深度、精準(zhǔn)的開(kāi)發(fā)利用上下功夫，著力在服務(wù)實(shí)施“創(chuàng)新引領(lǐng)、開(kāi)放崛起”戰(zhàn)略、服務(wù)國(guó)有企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展等方面發(fā)揮基礎(chǔ)性、支撐性作用。積極推動(dòng)檔案信息化數(shù)字化建設(shè)，國(guó)有企業(yè)檔案工作要主動(dòng)跟進(jìn)國(guó)家檔案工作“十四五”規(guī)劃，主動(dòng)融入國(guó)有企業(yè)信息化發(fā)展戰(zhàn)略，積極推進(jìn)企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)。加快實(shí)施以信息化建設(shè)為核心的檔案管理現(xiàn)代化，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)整合和資源共享。

一是檔案管理人員可根據(jù)紙質(zhì)檔案的性質(zhì)來(lái)對(duì)原有的管理流程進(jìn)行有效的優(yōu)化，構(gòu)建實(shí)體檔案管理系統(tǒng)，利用監(jiān)控設(shè)備或計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來(lái)對(duì)實(shí)體檔案管理過(guò)程當(dāng)中的統(tǒng)計(jì)、保管、鑒定、整理、收集等環(huán)節(jié)的工作進(jìn)行監(jiān)督，根據(jù)管理需求和標(biāo)準(zhǔn)來(lái)設(shè)計(jì)相關(guān)的參數(shù)，當(dāng)管理環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)就能夠第一時(shí)間的采集相關(guān)的信息，并將其推送給管理人員，使管理人員能夠快速的定位管理存在的問(wèn)題，并采取科學(xué)的方式來(lái)進(jìn)行解決。

二是構(gòu)建信息化檔案管理系統(tǒng)，對(duì)現(xiàn)有的開(kāi)放型檔案資料進(jìn)行有效的篩選和收集，利用電子設(shè)備和儀器對(duì)國(guó)有企業(yè)有價(jià)值的信息、數(shù)據(jù)錄入到信息數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中，根據(jù)檔案管理需求來(lái)進(jìn)行參考資料編寫(xiě)、文獻(xiàn)匯編、目錄編制等的操作，全面提升檔案信息的科學(xué)性和實(shí)用性。在信息數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中引進(jìn)先進(jìn)的安全管理系統(tǒng)，通過(guò)密碼登錄和身份驗(yàn)證的方式來(lái)驗(yàn)證相關(guān)管理人員，根據(jù)不同層級(jí)工作人員或管理人員的權(quán)限，為其提供外借、咨詢(xún)、復(fù)制、閱覽等的服務(wù)，最大限度的提升國(guó)企檔案的整體利用效率和價(jià)值性。

三、結(jié)束語(yǔ)

通過(guò)以上分析，新時(shí)期背景下如何加強(qiáng)國(guó)有企業(yè)的檔案工作已經(jīng)有了初步的新認(rèn)識(shí)，從中可根據(jù)國(guó)有企業(yè)的實(shí)際情況獲取或調(diào)整國(guó)有企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀的具體解決方案。希望能夠?qū)?guó)有企業(yè)的檔案工作的開(kāi)展和優(yōu)化產(chǎn)生較為積極的作用，希望檔案工作能夠獲得國(guó)有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者更多的重視與關(guān)注，從而為提高國(guó)有企業(yè)的檔案工作奠定良好的基礎(chǔ)，進(jìn)而為促進(jìn)國(guó)有企業(yè)的改革發(fā)展作出貢獻(xiàn)。