高偉

（吉林煙草工業(yè)有限責(zé)任公司，吉林 延吉 133000）

目前，大部分國(guó)有企業(yè)或集團(tuán)公司將企業(yè)管理納入信息化系統(tǒng)的平臺(tái)建設(shè)和管理。但是各管理板塊缺乏關(guān)聯(lián)性，相互之間制約機(jī)制缺失，或者制約機(jī)制較弱，使各管理版塊信息孤立。通過合同全生命周期管理系統(tǒng)的建立、健全和應(yīng)用，可將各管理板塊的孤立的信息進(jìn)行有機(jī)聯(lián)合，促使數(shù)據(jù)或信息間多維度相互制約，最終實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。在合同全生命周期各階段的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)制定滿足企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略要求的協(xié)同風(fēng)險(xiǎn)控制目標(biāo)，并形成制度體系。合同全生命周期管控和考核監(jiān)督必須覆蓋整個(gè)周期，制度文件應(yīng)明確各職能部門的職權(quán)范圍和分工。

一、內(nèi)部控制視角下合同生命周期管控存在的問題

（一）前期調(diào)研不充分。目前，國(guó)有企業(yè)對(duì)合同全生命周期理念的重視程度不夠，應(yīng)用不系統(tǒng)不全面。在合同簽訂前期未進(jìn)行充分的市場(chǎng)調(diào)研。不重視收集談判方信息和資料，全方位考量客戶或供應(yīng)商的經(jīng)濟(jì)實(shí)力、企業(yè)地位、行業(yè)排名、上下游情況、政策和法規(guī)的相關(guān)規(guī)定等相關(guān)資料。

（二）合同范本條款僵硬固。部分企業(yè)未實(shí)行合同范本，或完全使用其他企業(yè)的合同范本，未根據(jù)本企業(yè)的實(shí)際情況進(jìn)行合同范本的修訂，合同在執(zhí)行的過程中容易產(chǎn)生糾紛，嚴(yán)重的可能產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)。

（三）忽視談判過程。在談判過程中，無談判方案和談判策略，無責(zé)任分工和責(zé)任人。

（四）審核不全面。進(jìn)入合同審核階段后，由于各職能部門或人員缺乏審核能力和判斷能力，則不可能提出專業(yè)的審核意見和建議。很有可能因?yàn)槠嫘耘袛?、局限性思維，急迫地追求降低合同某一方面的風(fēng)險(xiǎn)，導(dǎo)致合同的條款過于苛刻或條款之間互相矛盾致使合同根本無法履行。對(duì)于合同的風(fēng)險(xiǎn)不能全面地識(shí)別和規(guī)避，一旦發(fā)生糾紛難以尋找最有利的法律依據(jù)。

（五）缺乏事中管控力度。目前國(guó)有企業(yè)合同履約過程不受重視、內(nèi)部管控不到位、合同的簽訂與合同的執(zhí)行脫節(jié)、合同執(zhí)行人對(duì)合同的內(nèi)容知之甚少、忽視合同變更的管理、合同的異常履約無對(duì)應(yīng)機(jī)制等。

（六）評(píng)價(jià)、歸檔環(huán)節(jié)容易被忽略。大部分企業(yè)在合同執(zhí)行結(jié)束后，忽略對(duì)合同執(zhí)行全過程的評(píng)價(jià)和對(duì)相關(guān)檔案的歸檔保管環(huán)節(jié)，不注重管控經(jīng)驗(yàn)的積累。

二、內(nèi)部控制視角下加強(qiáng)合同生命周期管控的對(duì)策建議

（一）充分進(jìn)行前期調(diào)研。建立客戶供應(yīng)商目錄，實(shí)行分級(jí)管控。對(duì)客戶和供應(yīng)商的權(quán)利能力、行為能力、風(fēng)險(xiǎn)承受力、信用等級(jí)進(jìn)行資信審查。重點(diǎn)關(guān)注合同核心條款，避免任何加重我方責(zé)任的內(nèi)容，切實(shí)保證企業(yè)的合法權(quán)益；注重以企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的增強(qiáng)為終極目標(biāo)之一，通過戰(zhàn)略目標(biāo)的制定、績(jī)效評(píng)價(jià)考核辦法、合同風(fēng)險(xiǎn)管控等多環(huán)節(jié)，提高企業(yè)的內(nèi)部控制制度的健全和完善；提高合同管理人員的法律觀念和職業(yè)素養(yǎng)，組建一支高效團(tuán)隊(duì)，吸收和培養(yǎng)一批具有高素質(zhì)的合同管理專業(yè)人才。

（二）推廣合同范本的編寫。通過統(tǒng)計(jì)、分析、整理，系統(tǒng)、全面、規(guī)范地編寫滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要的各類合同范本。合同范本應(yīng)該預(yù)留必要的選擇空間，防止條款僵硬固化；明確合同范本的適用范圍；合同范本應(yīng)該附有必要的使用說明手冊(cè)，便于使用部門理解和使用。

（三）重視談判。規(guī)范合同談判管理程序，預(yù)防合同談判風(fēng)險(xiǎn)，建立健全合同談判管理規(guī)章制度和成立合同談判小組。合理劃分不相容責(zé)任部門、責(zé)任人的職責(zé)分工，實(shí)行分級(jí)管理制度。對(duì)于重要合同或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，應(yīng)該聘請(qǐng)相關(guān)法律方面的專家參與談判和擬訂合同。制定談判方案和策略，確定談判目標(biāo)，規(guī)避潛在風(fēng)險(xiǎn)。所有參加談判的人員在合同談判備案表上簽名。

（四）全面審核，突出重點(diǎn)，注重成本效益。在此階段，需要對(duì)合同所有內(nèi)容進(jìn)行多維度的全局性的分析，識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)、評(píng)估所有關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)。注重細(xì)節(jié)管控，降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率，避免對(duì)后期長(zhǎng)期合作帶來不利影響。避免發(fā)生過于重視合同某一方面的條款，卻忽視合同中的質(zhì)量條款、權(quán)利義務(wù)條款等其他條款可能存在的法律風(fēng)險(xiǎn)，一旦發(fā)生糾紛，難以尋找最有利的法律依據(jù)。加強(qiáng)對(duì)合同中爭(zhēng)議條款、違約責(zé)任條款、責(zé)任與義務(wù)條款的審核，尤其要對(duì)重大經(jīng)濟(jì)合同進(jìn)行重點(diǎn)審核。通過對(duì)合同的合法性和合規(guī)性的可行性審核、標(biāo)的物的技術(shù)指標(biāo)審核、結(jié)算支付方式和付款期限的合理性審核等，加強(qiáng)管控力度，降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生概率。

根據(jù)合同的類型或企業(yè)實(shí)際情況設(shè)置專業(yè)的合同審核部門、配備相關(guān)業(yè)務(wù)專業(yè)的相關(guān)人員。以合同為核心，依托合同全生命周期的內(nèi)部管控機(jī)制，實(shí)現(xiàn)合同管理工作的流程清晰、過程透明、現(xiàn)權(quán)明確、科學(xué)高效，使合同管理工作從事后的被動(dòng)處理型向事前防范型管控的轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)企業(yè)整體管理水平的優(yōu)化。合同審核階段需增加合同前期過程性文件的審核環(huán)節(jié)。強(qiáng)調(diào)初步審核、職能審核、專業(yè)審核、法律審核等各審核環(huán)節(jié)并重的原則，實(shí)施審核意見和建議的反饋匯報(bào)機(jī)制，避免合同審核的形式化和應(yīng)付態(tài)度；明確關(guān)鍵管控節(jié)點(diǎn)，設(shè)置預(yù)警機(jī)制。從法律法規(guī)方面、行業(yè)規(guī)則方面、公司制度、公司發(fā)展規(guī)劃等方面的，真正實(shí)現(xiàn)合法性、合規(guī)性的審核。將合同管理的所有環(huán)節(jié)都納入監(jiān)督、考核和制約機(jī)制中，避免糾紛、降低風(fēng)險(xiǎn)。強(qiáng)化責(zé)任分工，充分發(fā)揮職能部門專業(yè)優(yōu)勢(shì)；建立各環(huán)節(jié)間的鏈接點(diǎn)，增加數(shù)據(jù)的整體聯(lián)動(dòng)性；實(shí)現(xiàn)信息共享，打通彼此管理壁壘，防止權(quán)責(zé)分工不明確導(dǎo)致的管理環(huán)節(jié)斷層和管理控制的漏洞。通過培訓(xùn)、考核等方式，鼓勵(lì)相關(guān)部門和人員學(xué)習(xí)相關(guān)合同法律知識(shí)，增加知識(shí)儲(chǔ)備；激勵(lì)法律審核部門人員考取相關(guān)的法律專業(yè)證書或進(jìn)行合同風(fēng)險(xiǎn)防范等專業(yè)的法律方面的專項(xiàng)培訓(xùn)，提高法律審核水平；有針對(duì)性地招收或培養(yǎng)具有相關(guān)法律專業(yè)證書的從業(yè)人員，提高法律審核隊(duì)伍的整體素質(zhì)。注重以企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的增強(qiáng)為終極目標(biāo)之一，通過戰(zhàn)略目標(biāo)的制定、績(jī)效評(píng)價(jià)考核辦法、合同風(fēng)險(xiǎn)管控等多環(huán)節(jié)，提高企業(yè)的內(nèi)部控制制度的健全和完善；提高合同管理人員的法律觀念和職業(yè)素養(yǎng)。

（五）提高合同履約過程的內(nèi)部管控。合同履約階段的內(nèi)部管控，是合同全生命周期管理的核心環(huán)節(jié)。由于合同履約過程比較長(zhǎng)，其中不確定的風(fēng)險(xiǎn)因素也較多，合同的履約管理就顯得尤為重要。建議各單位制訂合同履約監(jiān)督管理辦法，加大合同履約責(zé)任的考核力度；制訂合同異常履約應(yīng)對(duì)策略，真正實(shí)現(xiàn)合同全生命周期的內(nèi)部管控。建立合同履約保障體系，協(xié)調(diào)好合同涉及的各方面的關(guān)系，促使合同程序化、規(guī)范化地如期履約。合同簽訂后，制定合同履約計(jì)劃，設(shè)置多個(gè)履約控制節(jié)點(diǎn)和到期提醒。如分期付款合同的到期付款提醒節(jié)點(diǎn)、分期合同的到期驗(yàn)收提醒節(jié)點(diǎn)、涉及合同關(guān)鍵期的提醒等控制節(jié)點(diǎn)。通過控制節(jié)點(diǎn)的提醒功能，全面系統(tǒng)地把握合同的關(guān)鍵期，控制好合同的履約責(zé)任和義務(wù)，盡最大可能減少合同違約風(fēng)險(xiǎn)，避免企業(yè)的經(jīng)濟(jì)糾紛，降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)行合同履約全過程的內(nèi)部管控。對(duì)涉及價(jià)格、數(shù)量、質(zhì)量的重大變更或異常履約，要以書面的形式匯報(bào)給有關(guān)部門，采取召開聯(lián)合會(huì)議、專項(xiàng)評(píng)審會(huì)議、文件匯簽等方式確定處置方案或簽訂補(bǔ)充合同。加強(qiáng)各職能部門之間的協(xié)作與監(jiān)督，及時(shí)、高效地處置突發(fā)問題，將合同履約風(fēng)險(xiǎn)降到最低。彌補(bǔ)合同履約階段缺少監(jiān)管和控制的管理漏洞。

（六）整體評(píng)價(jià)和歸檔?？偨Y(jié)、分析合同履約階段出現(xiàn)的各類特殊情況，積累合同履約過程管控經(jīng)驗(yàn)，建立成熟的合同應(yīng)急處理機(jī)制，降低合同履約階段的涉訴風(fēng)險(xiǎn)和經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。以問題為導(dǎo)向，通過發(fā)現(xiàn)問題、制定措施來進(jìn)一步提升合同全生命周期的履約監(jiān)督管控水平。合同評(píng)估階段的內(nèi)部管控按順序主要包括：合同歸檔、統(tǒng)計(jì)分析、監(jiān)督考核。所有合同執(zhí)行完成后必須歸檔，包括立項(xiàng)、審批、質(zhì)保、安全協(xié)議、廉政協(xié)議以及相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要等。一般合同保存期限為五年，重大事項(xiàng)合同或有未完結(jié)事項(xiàng)的合同，應(yīng)長(zhǎng)期保存或保存至事項(xiàng)完結(jié)后五年。此項(xiàng)工作作為合同執(zhí)行過程中的結(jié)束環(huán)節(jié)的第一步十分重要和必要。完善合同執(zhí)行全過程的統(tǒng)計(jì)分析制度，加強(qiáng)經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)與反饋，提升合同管理水平，推廣先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)。使合同全生命周期管理形成一個(gè)完整的閉環(huán)。精準(zhǔn)掌握各類合同在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中的權(quán)重，為下一年度制定合同計(jì)劃提供有價(jià)值的參考依據(jù)；通過統(tǒng)計(jì)分析，梳理出最常見的合同類型業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)；梳理出最簡(jiǎn)練、實(shí)用的合同類型范本；逐步形成成熟的合同全生命周期的內(nèi)部管控機(jī)制。建立合同評(píng)估機(jī)制。由合同歸口管理部門牽頭，組織合同各相關(guān)職能部門開展合同評(píng)估工作，明確分工，密切配合，建立完整的評(píng)估組織體系。按照“全面覆蓋、重點(diǎn)突出”的原則，以“自評(píng)、互評(píng)和綜合評(píng)估”為工作流程，對(duì)每一會(huì)計(jì)期間的所有合同進(jìn)行評(píng)估，將評(píng)估分析結(jié)果以報(bào)告的形式反饋給相關(guān)職能部門，并且督促相關(guān)職能部門在規(guī)定的時(shí)限內(nèi)進(jìn)行整改且上報(bào)整改情況。制定合同管控考核獎(jiǎng)懲制度。將合同全生命周期評(píng)估機(jī)制形成長(zhǎng)效的工作態(tài)勢(shì)，強(qiáng)化合同全生命周期內(nèi)部管控的剛性制約。對(duì)重大違規(guī)行為實(shí)行追責(zé)制，對(duì)管控有力、工作成效顯著的部門和人員給予相應(yīng)獎(jiǎng)勵(lì)。

三、結(jié)束語

綜上所述，科學(xué)有序地推進(jìn)合同全生命周期管理，對(duì)提升企業(yè)的旺盛生命力和核心競(jìng)爭(zhēng)力、確保企業(yè)可持續(xù)發(fā)展和高質(zhì)量發(fā)展將產(chǎn)生重要的影響。