朱小麗

摘要：在信息化協(xié)同辦公大背景下，辦公室文秘工作與檔案管理工作聯(lián)系十分緊密。為更好地推進(jìn)文秘工作與檔案管理工作協(xié)同落實(shí)，必須要重視文秘與檔案管理的一體化建設(shè)?，F(xiàn)從辦公室文秘與檔案工作一體化管理的概念分析入手，淺談文秘工作與檔案管理工作之間的緊密聯(lián)系，并簡(jiǎn)要分析一體化管理的相關(guān)策略。

關(guān)鍵詞：辦公室;文秘工作;檔案管理;一體化

120指揮中心各項(xiàng)工作的開(kāi)展都需要以為傷病員贏得搶救時(shí)間而服務(wù)。在120指揮中心辦公室各項(xiàng)工作工作的落實(shí)中，要能夠難以計(jì)算機(jī)技術(shù)為支撐，做好呼救信息的收集、分析、處理及救護(hù)車輛的快速調(diào)度。在這一系列工作落實(shí)的過(guò)程中，除了規(guī)范急救網(wǎng)絡(luò)建設(shè)之外，必須要加強(qiáng)辦公室文秘工作與檔案管理工作的統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化落實(shí)。這樣才可以推動(dòng)急救中心管理規(guī)章制度逐步完善，并督導(dǎo)各工作人員認(rèn)真執(zhí)行工作任務(wù)，樹立良好的崗位意識(shí)，為廣大市民建立起暢通高效的急救資源指揮服務(wù)體系。信息化時(shí)代，如何更好地加強(qiáng)辦公室文秘工作與檔案管理工作一體化推進(jìn)，成為我們需要探索的重點(diǎn)。

一、辦公室文秘工作與檔案管理一體化的概述及關(guān)系分析

辦公室文秘工作與檔案管理一體化，又被稱作是文檔一體化，是指在辦公室工作推進(jìn)過(guò)程中，以計(jì)算機(jī)技術(shù)為依托，利用行政辦公管理系統(tǒng)，將文秘工作、檔案管理工作有效融合在一起，而形成智能化管理模塊的高效管理模式。辦公室文秘工作與檔案管理工作一體化確保了檔案管理的準(zhǔn)確與連貫。同時(shí)，在文檔的審核、簽發(fā)、歸檔過(guò)程中，可以及時(shí)由檔案部門對(duì)其進(jìn)行監(jiān)督管理和保存，從而更好地協(xié)調(diào)合作。

辦公室文秘工作和檔案管理工作息息相關(guān)，二者相輔相成，共同推進(jìn)管理部門各項(xiàng)工作的落實(shí)。首先，文秘工作是著眼于日常任務(wù)的整理和統(tǒng)計(jì)，確保文件的信息準(zhǔn)確，并為管理人員信息查找提供有效支持。檔案管理部門則主要是對(duì)各項(xiàng)文檔進(jìn)行歸類和整理，所以檔案管理工作本身就是在文秘工作基礎(chǔ)上進(jìn)一步細(xì)化分類，有效存儲(chǔ)的后續(xù)工作。檔案管理工作可以推進(jìn)文秘工作更好地落實(shí)。同時(shí)，文秘工作是檔案管理工作開(kāi)展的重要基礎(chǔ)，二者相輔相成。辦公室文秘工作與檔案管理工作的一體化推進(jìn)，可以推進(jìn)辦公室日常工作和諧有序、規(guī)范落實(shí)。

二、辦公室文秘工作與檔案管理工作一體化推進(jìn)的策略

1.以文檔一體化推動(dòng)二者協(xié)同配合

辦公室文秘工作與檔案管理工作在流程上有很大的銜接性，而在具體工作落實(shí)過(guò)程中，兩個(gè)部門又相互獨(dú)立，使得很多單位文秘工作與檔案管理工作存在銜接意識(shí)不強(qiáng)的問(wèn)題。文秘工作的開(kāi)展以文書整理工作為基礎(chǔ)，其中涉及了大量的文檔資料編輯整理。尤其是文秘工作需要與業(yè)務(wù)部門有效對(duì)接，在這個(gè)過(guò)程中產(chǎn)生的很多業(yè)務(wù)文件需要反復(fù)修改，并承接相關(guān)部門簽字及時(shí)流轉(zhuǎn)、分發(fā)和落實(shí)等相關(guān)工作。這就導(dǎo)致在很多辦公室內(nèi)部文秘工作開(kāi)展過(guò)程中，需要具體到某個(gè)員工去負(fù)責(zé)文檔的編輯與整理，因此很多辦公室內(nèi)部的人員有單獨(dú)作業(yè)的心態(tài)，對(duì)于文檔的一體化應(yīng)用意識(shí)不強(qiáng)。為了更好地加強(qiáng)文秘工作與檔案管理工作一體化推進(jìn)，在日常文書編輯過(guò)程中，必須要樹立檔案一體化意識(shí)。

在文書編輯和整理過(guò)程中加強(qiáng)對(duì)內(nèi)容的審核和管理，以文秘工作的文檔一體化為檔案管理工作提供重要基礎(chǔ)。同時(shí)，檔案管理部門要加強(qiáng)與文秘工作的對(duì)話意識(shí)，及時(shí)溝通文檔整理過(guò)程中的各項(xiàng)細(xì)節(jié)，核實(shí)相關(guān)的審核工作，確保提交到檔案管理部門的每一份文檔流程清晰、權(quán)責(zé)明確。

2.規(guī)范辦公室檔案文書立卷整理工作

隨著信息化手段的不斷應(yīng)用，在辦公室文書管理的過(guò)程中，對(duì)文書的立卷工作進(jìn)一步規(guī)范，可以更好地推動(dòng)文秘工作與檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化協(xié)作。文書立卷工作是文秘工作的核心環(huán)節(jié)，也是檔案管理工作的開(kāi)展落實(shí)的重要基礎(chǔ)。為了更好地推進(jìn)兩項(xiàng)工作協(xié)同落實(shí)，必須要加強(qiáng)對(duì)文書立卷工作的核查力度，定期對(duì)辦公室內(nèi)部工作人員進(jìn)行培訓(xùn)管理工作，使他們重視文書立卷工作的推進(jìn)和落實(shí)，為各項(xiàng)工作順利實(shí)施提供基礎(chǔ)保障。其次，要重視現(xiàn)代化管理手段的應(yīng)用。以文檔一體化推進(jìn)文書立卷規(guī)范智能常態(tài)化落實(shí)。依托對(duì)電子檔案的規(guī)范化整理，為檔案管理部門工作開(kāi)展提供有效保障。另外，要落實(shí)好辦公室內(nèi)部各位工作人員的崗位職責(zé)意識(shí)，在對(duì)電子文書立卷的日常整理過(guò)程中，確保電子檔案、紙質(zhì)檔案一一對(duì)應(yīng)，資料信息完整準(zhǔn)確，各崗位工作人員需要能夠協(xié)同配合，落實(shí)有效的程序分工，為后續(xù)檔案信息的提取、整合、管理部門決策制定提供重要輔助。

3.提升辦公室文秘與檔案管理工作安全意識(shí)

辦公室文秘工作與檔案管理一體化工作推進(jìn)落實(shí)的過(guò)程中，各項(xiàng)文書資料與辦公室日常工作息息相關(guān)，其中涉及的人員信息眾多，資料緊急程度也各不相同。在辦公室文秘工作與檔案管理一體化推進(jìn)落實(shí)的過(guò)程中，要進(jìn)一步提升文秘工作人員以及檔案工作人員的信息保密意識(shí)，既要強(qiáng)化對(duì)于文書檔案的整理工作，又要做好必要的信息分離后安全加密工作。在文檔資源的整理和登記過(guò)程中，必須要樹立明確的工作規(guī)范，并落實(shí)好監(jiān)督復(fù)核工作。對(duì)于各項(xiàng)文書檔案的摘抄、負(fù)責(zé)人、標(biāo)題、時(shí)間等都要有效篩選、精細(xì)管理，為后續(xù)資料提取以及檔案復(fù)核提供必要基礎(chǔ)，確保辦公室文秘與檔案工作管理的機(jī)密性和安全性。

總之，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，各行各業(yè)對(duì)于檔案管理工作的一體化落實(shí)都提出了更高的要求。辦公室文秘工作與檔案管理工作具有很大的銜接性，各個(gè)部門要樹立協(xié)同配合意識(shí)，加強(qiáng)文秘工作與檔案管理工作的一體化推進(jìn)，確保各項(xiàng)檔案分類整理和歸納的完整性。同時(shí)，要進(jìn)一步提升文秘工作與檔案管理工作的安全意識(shí)，保障辦公室日常工作的管理效率和統(tǒng)籌安排，使辦公室文與檔案工作可以更加標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化、規(guī)范化，為市民提供更加一流的急救服務(wù)。

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