醫(yī)院文書檔案記錄了醫(yī)院的各項行政管理活動，具體包括上級和醫(yī)院內(nèi)部制定的各種政策性、指導(dǎo)性、業(yè)務(wù)性的文件，醫(yī)院的各種重要證件、重要事件、會議記錄，以及與其他組織往來的相關(guān)文件、責(zé)任書、協(xié)議、合同等等。它是醫(yī)院運營過程的真實全面反映，是醫(yī)院開展各項管理工作和項目的重要基礎(chǔ)，對于戰(zhàn)略決策的制定有著非常重要的意義。一些醫(yī)院在檔案管理工作中對于文書檔案的重視度不足，文書檔案管理的及時性和規(guī)范性不夠，對于醫(yī)院的戰(zhàn)略發(fā)展會造成較大的阻礙。

一、醫(yī)院文書檔案管理工作的特點

（一）檔案內(nèi)容。醫(yī)院的文書檔案記載了醫(yī)院的各項行政管理活動，檔案內(nèi)容涉及多個部門和科室，不同科室的工作性質(zhì)有較大的差異，因此檔案內(nèi)容不僅種類繁多，還具有很強的專業(yè)性。

（二）管理重點。在醫(yī)院文書檔案管理工作中，以重要事件作為記錄重點，在進行檔案收集過程中，還要注意文件前因后果的邏輯性和完整性，及時對事件內(nèi)容、進展以及結(jié)果等材料進行匯總。檔案載體除了紙質(zhì)檔案，還涉及不同載體的檔案，比如電子檔案、光盤、照片、實物。

（三）相互關(guān)聯(lián)。文書工作是檔案管理工作開展的前提，兩者相輔相成，做好文書跟檔案工作的有效銜接，是提升醫(yī)院檔案管理水平的重要手段。

二、醫(yī)院文書與檔案工作銜接中的問題

（一）兩者存在脫節(jié)的情況。在醫(yī)院的日常管理工作中，很多醫(yī)院沒有做好文書工作與檔案工作的有效銜接,只關(guān)注日常文書工作的完成情況，而忽略了文書檔案管理工作。部分工作人員的檔案管理意識比較淡薄，導(dǎo)致每年統(tǒng)一歸檔時經(jīng)常出現(xiàn)文件殘缺不全、內(nèi)容相互關(guān)聯(lián)的文件沒有系統(tǒng)收集的現(xiàn)象，嚴重影響歸檔的系統(tǒng)性和完整性。檔案室工作人員收集來自各職能科室的文件時，經(jīng)常接收到一些有問題的文件資料，導(dǎo)致專職檔案人員在每年的文書整理工作中需要花費大量的時間，工作效率大大降低，還影響到文書檔案的歸檔質(zhì)量。

（二）對文書檔案管理重視不夠。醫(yī)院的綜合檔案室負責(zé)每年文書檔案的歸檔工作，需要各職能部門積極配合，在日常工作中注意文書資料的收集，保證在規(guī)定的時間內(nèi)集中整理并交接給綜合檔案室。但是在具體工作過程中，一些部門的領(lǐng)導(dǎo)不重視文書檔案的管理工作，導(dǎo)致兼職檔案員頻繁更換，有的兼職檔案員缺乏檔案知識，有的以應(yīng)付的態(tài)度對待檔案工作，從源頭上影響了文書檔案的質(zhì)量。因為各職能部門的工作具有很強的專業(yè)性，只有公文處理員和兼職檔案人員能夠確定移交的檔案是否全面完整，專職檔案員無法對其進行判斷，因此，各職能部門對檔案的重視程度直接決定了醫(yī)院文書跟檔案工作的銜接效果。

（三）檔案管理制度沒有與時俱進。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，文件的數(shù)量逐年增加，文件的類型也有所變化，但醫(yī)院現(xiàn)有的文書檔案管理體系不夠完善，文書檔案規(guī)范化流程、文書檔案工作制度和歸檔分類方案未及時修訂，特別是對于檔案工作的激勵制度基本沒有涉及，在目前專職檔案人員配備不足，大部分檔案人員兼職的情況下，如果沒有相應(yīng)的激勵機制，會喪失他們對檔案工作的積極性。再加上檔案專業(yè)在醫(yī)院屬于非主系專業(yè)，醫(yī)院比較注重培養(yǎng)醫(yī)療人才，而忽視了對檔案人才的培養(yǎng)，缺乏對檔案專業(yè)知識培訓(xùn)的支持力度，導(dǎo)致醫(yī)院的檔案管理人員專業(yè)化水平不夠。

（四）醫(yī)院檔案管理從業(yè)人員專業(yè)素質(zhì)有待提高。醫(yī)院檔案人員的專業(yè)知識水平與現(xiàn)代化的文書檔案工作要求存在一些差距。一方面，醫(yī)院的文書檔案管理大多與辦公室、黨辦、醫(yī)務(wù)科等部門緊密聯(lián)系，文書檔案管理人員不僅需要具備檔案管理的專業(yè)知識，還需具備醫(yī)院綜合管理的知識體系；不僅要了解一些醫(yī)療專業(yè)的常識，還要了解醫(yī)院的歷史和文化；不僅要熟練掌握傳統(tǒng)的檔案管理方法，還要掌握與電子檔案管理相關(guān)的信息技術(shù)知識，而目前管理人員隊伍中往往缺乏這樣的復(fù)合型人才。另一方面，存在重業(yè)務(wù)、輕檔案管理的現(xiàn)象，醫(yī)院有限的編制更多地向一線醫(yī)務(wù)人員傾斜，使得從事文書檔案管理工作的專職人員數(shù)量只減不增，而且相應(yīng)的培訓(xùn)深造和晉升的機會也十分有限。

（五）醫(yī)院對檔案管理的投入較少。大部分公立醫(yī)院存在用房緊張的情況，保存檔案的場所和職能科室的辦公空間很有限，再加上日常工作中每天都產(chǎn)生大量的文書材料，如果不注意及時分類和保存，很容易發(fā)生重要文件資料丟失的情況。無論是各職能部門還是綜合檔案室，有的環(huán)境根本達不到存儲重要檔案的條件，很難完全達到檔案管理“十防”的要求，如遇上房屋漏水和內(nèi)澇的情況，檔案損失的風(fēng)險極大。

三、強化醫(yī)院文書與檔案工作銜接的策略

（一）保障文書工作跟檔案工作的規(guī)范銜接。在醫(yī)院文書檔案的管理工作中，文書質(zhì)量決定著檔案管理的水平，因此相關(guān)管理人員要保證文書跟檔案工作之間形成良好的銜接效果。首先，要選擇文書管理人員擔(dān)任科室的兼職檔案員，承擔(dān)文書材料的立卷以及歸檔工作。在進行文件的處理過程中，各科室兼職檔案員要及時跟進并完善文件材料的內(nèi)容，確保文書檔案及時收集整理齊全，對于所有的收發(fā)文件應(yīng)及時進行登記，一旦發(fā)現(xiàn)文件缺失的問題，要在第一時間內(nèi)進行處理。其次，綜合檔案的專職檔案人員要積極與兼職檔案員進行溝通，及時給予兼職檔案員幫助和指導(dǎo)，緊密結(jié)合醫(yī)院檔案的立卷原則和方法，保障文書檔案的質(zhì)量。比如，在近期開展的新冠病毒肺炎疫情防控工作期間，醫(yī)院產(chǎn)生了大量相關(guān)文件材料，應(yīng)該將此作為本年度重要的歸檔工作來抓，醫(yī)院應(yīng)及時發(fā)布通知，作為各職能部門歸檔工作的指導(dǎo)文件，并提出具體歸檔要求，專職檔案員要定期督促各科室認真完成此項歸檔工作。最后，兼職檔案員向醫(yī)院檔案部門定期移交上一年形成的檔案后，專職檔案管理人員應(yīng)立刻開展文書檔案的整理、鑒定、分類、編目和檢索、統(tǒng)計、電子化，以備提供檔案利用。專職檔案員在歸檔過程中，一旦發(fā)現(xiàn)文件缺失的情況應(yīng)及時和兼職檔案員進行溝通并補全檔案，特別是帶有批復(fù)的文件以及重大事件的相關(guān)檔案材料要引起高度重視。只有做好了以上三個方面的工作內(nèi)容，強化各部門之間的文書檔案合作意識，才能保證文書跟檔案工作有效銜接。

（二）增強檔案管理意識，提高檔案人員業(yè)務(wù)水平。通過檔案利用發(fā)揮的實效，讓醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)充分認識到檔案管理的重要性，并把檔案建設(shè)加入組織的中長期計劃中，還要投入更多的資金到檔案設(shè)施設(shè)備和檔案人才培訓(xùn)中。當(dāng)然，醫(yī)院文書檔案管理需要高素質(zhì)的檔案人才，他們既要具備公文能力和文書檔案的專業(yè)知識，也要掌握信息技術(shù)和安全保密等方面的專業(yè)知識。在醫(yī)院難以增加行政人員的情況下，應(yīng)加強檔案工作人員的培訓(xùn)工作，定期派檔案人員參加檔案培訓(xùn)，確保其掌握檔案管理理論和方法，并且要求檔案管理人員在日常工作中通過多種途徑和方式，來宣傳文書檔案管理工作的重要性，這樣才能夠深化管理人員對文書檔案管理工作的認知程度，對于醫(yī)院文書檔案管理工作的有序開展有著積極意義。

（三）完善文書檔案管理體系。傳統(tǒng)的管理體系難以滿足目前醫(yī)院的文書檔案管理需求，只有與時俱進，不斷完善文書檔案管理體系，才能為后續(xù)檔案管理體系建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)。檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組要把每年的文書檔案規(guī)范化流程、文書檔案工作制度和歸檔分類方案進行討論和修訂，優(yōu)化工作方法，明確責(zé)任分工。醫(yī)院可以結(jié)合實際情況，在現(xiàn)有的管理基礎(chǔ)上，對檔案管理人員的職能和權(quán)責(zé)進行明確，通過適當(dāng)?shù)莫剳蜋C制來提升文書檔案管理效果，并且要建立檔案管理工作業(yè)務(wù)考核體系，使考評結(jié)果和績效相結(jié)合，這樣才能確保文書檔案管理工作能夠有章可循，保障文書檔案管理工作的有序和高效開展。

（四）增加檔案管理設(shè)備設(shè)施的投入。為了防止重要檔案遭受損失的風(fēng)險，滿足當(dāng)前文書檔案工作的需求，醫(yī)院應(yīng)投入更多資金來購買新型設(shè)備設(shè)施，還要建立穩(wěn)定的數(shù)據(jù)庫和安全的檔案局域網(wǎng)，并且安裝檔案信息化所需的軟件、殺毒工具。對于有條件的醫(yī)院要為綜合檔案室升級改造檔案庫房，沒有條件的必須購置庫房所需的溫濕調(diào)節(jié)器等設(shè)備，檔案工作人員做好日常庫房的“十防”工作。檔案室工作人員還要逐步掃描歷年的紙質(zhì)文書檔案，使之轉(zhuǎn)化成電子文件形式，并按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016）進行管理。這些工作需要各科室兼職檔案員與檔案室專職檔案員共同合作，積極推進文書檔案電子化建設(shè)，為檔案利用工作提供更便捷、更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

四、結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院的文書工作跟檔案工作在銜接過程中存在一些問題，針對這些問題，需要醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)與相關(guān)工作人員提高對文書檔案管理的關(guān)注度，及時更新管理觀念與管理方法，增強檔案管理意識，注意文書跟檔案管理工作的銜接，提高檔案人員業(yè)務(wù)水平，創(chuàng)建完善的管理機制，完善管理設(shè)施設(shè)備，有效提升文書檔案管理工作的質(zhì)量與效率，使檔案管理工作滿足醫(yī)院的經(jīng)營需要。