孫云舒

（山東司法警官職業(yè)學(xué)院，山東 濟南 271600）

互聯(lián)網(wǎng)和數(shù)字化信息技術(shù)讓各行各業(yè)的管理都得到了變革。司法檔案的管理工作量十分巨大，對于信息的保密性也極高。若是將數(shù)字信息化管理方式應(yīng)用到司法檔案管理當(dāng)中能夠有效提高工作效率，并且與傳統(tǒng)的管理保存方式相比有著更高的保密性與安全性。只有確保司法檔案信息的安全性與保密性，才能夠更加規(guī)范、有效率的開展司法檔案管理工作。

一、司法檔案數(shù)字化管理的作用

互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展和更新，信息技術(shù)的功能得到了擴張與完善，信息化管理也從以往較為單一的管理領(lǐng)域得到了快速的擴張。目前信息化管理技術(shù)已經(jīng)逐漸融入了群眾的生活之間，也為不同行業(yè)之間的信息交流提供了便利。而司法檔案作為國家極為重要的信息，必須要保障其安全性與保密性，不然會直接影響到社會發(fā)展的穩(wěn)定性。將數(shù)字化管理應(yīng)用到司法檔案管理中，能夠有效提高司法檔案的管理安全性，并且提高司法檔案管理工作的整體效率與質(zhì)量。

二、傳統(tǒng)司法檔案管理產(chǎn)生的風(fēng)險因素

（一）紙質(zhì)檔案管理風(fēng)險較大

在進行司法檔案管理的過程中會存在許多問題，造成檔案的缺失和信息的泄露。例如資料數(shù)據(jù)庫受損、資料查閱錯誤等都會影響到司法檔案在工作中的作用，進而導(dǎo)致整個案件發(fā)展存在問題。若是想有效減少司法檔案管理過程中存在的誤差，就必須要投入大量的人力、物力和財力來對其進行管理和完善［1］。并且由于傳統(tǒng)的司法檔案管理采用的紙質(zhì)化檔案，很容易因為長時間的存放、過度的翻閱等導(dǎo)致檔案遺失、字跡模糊不清等，為后續(xù)工作的開展帶來了不小的難度。

（二）風(fēng)險過于集中

在傳統(tǒng)司法檔案管理過程中由于都是采用的紙質(zhì)檔案存放管理，通常會建立檔案室來進行存放。但是許多檔案室中并沒有建立相應(yīng)的安全應(yīng)對措施。雖然有些設(shè)置了防火、防盜設(shè)施，但是在火災(zāi)發(fā)生的第一時間，還是很難進行快速的搶救，從而造成紙質(zhì)檔案損毀，不利于后期工作的開展。

三、司法檔案數(shù)字化信息安全保密管理措施

正是由于司法檔案數(shù)字化信息的安全性極為重要，也會影響到國家的安全與社會的穩(wěn)定，因此做好司法檔案管理工作也是十分重要的。在此過程中采用什么樣的方式來推動司法檔案數(shù)字信息化安全保密管理工作正是我們需要考慮的。

（一）構(gòu)建明確的責(zé)任體系

為了確保對司法檔案數(shù)字化信息安全管理工作人員有著較好的管理力度，就需要構(gòu)建明確的職責(zé)體系，也是確保司法檔案安全的主要工作內(nèi)容。根據(jù)數(shù)據(jù)顯示公安部門所破獲的網(wǎng)絡(luò)入侵案件中有90%以上的案件都能夠通過加強工作管理安全性來避免［2］。而其中關(guān)于信息泄露等方面的案件有50%以上都是由于內(nèi)部管理不善所導(dǎo)致的。所以在司法檔案管理工作中應(yīng)當(dāng)明確各個崗位之間的工作職責(zé)，全面加強檔案管理工作者的工作安全意識、責(zé)任意識和工作素養(yǎng)，并成立相應(yīng)的司法檔案管理領(lǐng)導(dǎo)部門或信息安全管理部門。以管理部門為基礎(chǔ)構(gòu)建科學(xué)、詳細的司法檔案信息安全保密保管工作制度與方案，對工作人員展開統(tǒng)一、定期化的培訓(xùn)，讓他們能夠正視自身工作重要性與崗位職責(zé)。根據(jù)規(guī)章制度流程、標準來進行操作，讓整個司法檔案管理部門能夠意識到數(shù)字化信息安全保密工作的重要性。

通過建立明確的責(zé)任體系、構(gòu)建規(guī)劃范的保密工作制度，能夠讓司法檔案數(shù)字化信息管理工作得到健康的運行。根據(jù)實際情況以及不同的保密級別、不同的職位層面、不同的查閱范圍來進行查閱。要求查閱者在工作期間明確了解自身所要查閱的檔案，盡可能做到不損壞檔案、不泄露檔案信息，根據(jù)規(guī)章制度進行工作，確保整個司法檔案數(shù)字化信息安全保密管理流程有法可依、有章可循。

除此之外還需要對司法檔案數(shù)字化信息安全保密管理工作中的各項指標和數(shù)據(jù)進行定期的分析和管理，若是發(fā)現(xiàn)有工作管理制度方面的漏洞或是計算機系統(tǒng)漏洞需要及時處理。并且在原有基礎(chǔ)上建立更加完善的保密制度。并且在取用檔案的過程中一定要按照規(guī)定的流程和監(jiān)管方式來進行取用，從而保障司法檔案數(shù)字信息化的安全保密性。

建立科學(xué)的工作管理制度是十分有必要的，若是司法檔案信息技術(shù)的安全保密性受到危害，就能夠在第一時間找到負責(zé)人，對問題進行及時的分析和補救。尤其是在選擇管理人員的時候要進行長時間的選擇和培養(yǎng)，要求司法檔案數(shù)字化信息管理人員不僅需要有相應(yīng)的專業(yè)知識與素養(yǎng)，還需要具有高度的責(zé)任心。并且還需要對其進行定期的培訓(xùn)，讓工作人員能夠在培訓(xùn)期間充分了解規(guī)章制度與設(shè)備使用方法。

（二）制定更為嚴格的管理措施

司法檔案數(shù)字信息化管理需要極為嚴密的安全性與保密性，因此也需要構(gòu)建同樣嚴格的管理措施來確保其安全性。首先要保障機房環(huán)境的安全程度。為了讓司法檔案數(shù)字化信息管理工作能夠順利開展，必須要構(gòu)建一個安全的機房運行環(huán)境，對于機房的來往工作人員要進行嚴格的審查，禁止來往人員攜帶U盤、照相機、手機等能夠記錄檔案信息的電子設(shè)備，并對進出人員的身份進行管理和控制，對于沒有得到授權(quán)的人員需要禁止其入內(nèi)［3］。

其次，為了對司法檔案管理機房進行嚴密的管理，需要將機房內(nèi)的電腦安裝記錄軟件等，目的是能夠隨時記錄電腦的一切操作。并在此基礎(chǔ)上為司法檔案數(shù)字信息化管理的計算機安裝防火墻，若是發(fā)現(xiàn)有侵入情況，對其進行自動制止。除此之外還需要及時對司法檔案數(shù)字化信息管理內(nèi)容進行及時的備份。計算機儲存信息還是有一定的不穩(wěn)定性，對于其中的核心數(shù)據(jù)、信息都要進行定期的備份和保存，避免當(dāng)計算機發(fā)生故障時無法查詢相關(guān)信息記錄。

最后，為了加強對司法檔案數(shù)字化信息安全保密管理的力度，還需要及時對計算機上的軟件進行升級和更換，通過檢測能夠在發(fā)現(xiàn)漏洞的第一時間進行修補，防止信息的意外泄露。并且還需要構(gòu)建應(yīng)急預(yù)案，對于在司法檔案數(shù)字化信息管理的過程中所出現(xiàn)的一系列緊急情況進行全面的考慮，一旦出現(xiàn)數(shù)據(jù)差錯、遺漏等情況的發(fā)生，要能夠在短時間內(nèi)拿出相應(yīng)的補救方案。

（三）全面展開安全防范，提高信息技術(shù)

只有加強對信息技術(shù)的研究與開發(fā)，做好司法檔案數(shù)字化信息管理的安全防范的工作才能夠保障司法檔案數(shù)字化信息的安全保密性?？梢酝ㄟ^控制司法檔案數(shù)字化信息庫的訪問權(quán)限、提高訪問技術(shù)要求等方式來控制司法檔案數(shù)字化信息庫的登錄訪問［4］。在登錄進入數(shù)字化信息管理平臺的過程中要盡可能做到具有多項驗證步驟。不但要對用戶名和密碼來進行驗證，還要對口令、用戶賬號的缺省等方面進行驗證和限制。一旦有一項內(nèi)容輸入錯誤，就不能成功登入司法檔案信息化管理系統(tǒng)。

除此之外還可以對登錄的時間進行控制，要求只能在固定的時間段內(nèi)才能夠成功登錄系統(tǒng)查閱相關(guān)信息。或是對用戶的權(quán)限進行設(shè)置，對于已經(jīng)登錄進司法檔案信息化管理平臺的用戶，是哪個級別的用戶就只能查閱到哪個級別的信息，對于司法檔案管理部門的人員，根據(jù)人員的工作性質(zhì)的不同，設(shè)置相應(yīng)的查閱信息內(nèi)容，通過這樣信息分級式的查閱方式能夠有效避免信息泄露的出口［5］。一旦發(fā)現(xiàn)有信息泄露的情況，也可以根據(jù)泄露信息的內(nèi)容和級別來快速鎖定泄露的人員，從而更好地追究相應(yīng)責(zé)任，也能夠有效提高工作人員對信息的保密意識和管理意識。

四、結(jié)束語

數(shù)字信息化時代的到來已經(jīng)徹底改善了群眾的生活、生產(chǎn)方式。而司法檔案管理工作對于我國社會的發(fā)展和穩(wěn)定有著至關(guān)重要的作用，司法檔案管理有著高保密性、工作量大、管理困難等特點。在傳統(tǒng)司法檔案管理的過程中，對信息的安全性和保密性有著較大的漏洞。但是將數(shù)字信息化管理技術(shù)應(yīng)用到司法檔案管理工作中，不但能夠有效減少工作量，提高工作效率，還能為檔案信息的保密性和安全性提供保障。可以通過制定管理機制、體系，明確各部門、職員的崗位職責(zé)以及全面的安全防護措施等方法來加強司法檔案數(shù)字信息化管理安全保密性。