王洪英

（臨沂雕塑公園，山東 臨沂 276000）

0 引言

檔案是對(duì)各種信息、活動(dòng)的一種真實(shí)記錄，能夠直接將事業(yè)單位的發(fā)展歷程體現(xiàn)出來(lái)，并且其中還蘊(yùn)含了社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的信息，能為事業(yè)單位提供良好的參考依據(jù)，對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展有著十分重要的作用。檔案管理工作是一項(xiàng)具有系統(tǒng)性、專業(yè)性、保密性和政策性的工作，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理也面臨巨大的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)面臨淘汰邊緣，信息化、現(xiàn)代化已經(jīng)成為檔案管理建設(shè)的主要方向。為此，事業(yè)單位需要及時(shí)更新觀念，做到與時(shí)俱進(jìn)，充分利用各種現(xiàn)代信息技術(shù)，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，從而實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化、信息化，推進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

1 檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)作用

1.1 提高信息化檢索的速率

信息化時(shí)代的到來(lái)促進(jìn)了信息技術(shù)的快速發(fā)展，同時(shí)也產(chǎn)生了海量的信息數(shù)據(jù)，如何快速、準(zhǔn)確地在數(shù)據(jù)庫(kù)中尋找所需的信息數(shù)據(jù)，成為檔案管理工作中需重點(diǎn)解決的問(wèn)題。通過(guò)開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)，借助信息技術(shù)能夠極大程度地提升信息的檢索速度，提高檔案管理現(xiàn)代化水平。首先，檔案管理信息化建設(shè)使原本的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案，改變了傳統(tǒng)人工進(jìn)行檢索的工作方式，保證了檢索工作的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，能夠根據(jù)所需快速獲取信息。其次，可以實(shí)現(xiàn)批量信息同步查找。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，能夠?qū)ο嗤愋偷男畔⑦M(jìn)行快速檢索。最后，信息化檢索避免了對(duì)檔案造成損壞，能延長(zhǎng)檔案的使用壽命，使檔案管理工作變得更加輕松便捷。

1.2 有利于構(gòu)建優(yōu)質(zhì)的檔案存儲(chǔ)環(huán)境

部分事業(yè)單位在檔案管理中，仍運(yùn)用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理形式，投入大量的人力、物力和精力對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理，這就使紙質(zhì)檔案在管理和存儲(chǔ)上存在諸多的不足。而信息化建設(shè)為檔案管理工作構(gòu)建了良好的環(huán)境，優(yōu)化了檔案存儲(chǔ)條件，滿足了現(xiàn)代化檔案管理工作的需求。首先，信息化檔案管理避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案受潮、破損、遺失等問(wèn)題，使檔案以數(shù)字化的形式進(jìn)行存儲(chǔ)，構(gòu)建了全新的檔案管理系統(tǒng)，有效避免了外界因素的干擾。其次，信息化檔案管理有效拓展了檔案存儲(chǔ)空間，只需借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和檔案管理軟件，便可將檔案存儲(chǔ)到云空間，有效改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案對(duì)空間的要求。最后，信息化檔案管理有效降低了成本，使檔案管理工作不再對(duì)現(xiàn)實(shí)環(huán)境有較強(qiáng)的依賴性。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的不足

2.1 缺乏時(shí)代性

當(dāng)前，事業(yè)單位正處于改革的關(guān)鍵時(shí)期，但其將重點(diǎn)放在了其他工作上，對(duì)檔案管理并沒(méi)有進(jìn)行深入的研究和有效的改革。同時(shí)，目前的改革機(jī)制也不是對(duì)所有事業(yè)單位檔案管理都適用的。在當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)新常態(tài)背景下，事業(yè)單位在發(fā)展過(guò)程中，難免存在問(wèn)題和不足，而要想有效地解決這些問(wèn)題，促進(jìn)自身不斷的發(fā)展，就必須做好檔案管理工作，對(duì)保存的信息進(jìn)行深入的分析，挖掘其中蘊(yùn)含的有價(jià)值信息。但在實(shí)際的檔案管理工作中，事業(yè)單位并沒(méi)有制定出與社會(huì)發(fā)展相符的管理機(jī)制，管理模式仍較為陳舊，缺乏時(shí)代性，并沒(méi)有積極引進(jìn)先進(jìn)的管理理念、管理方法和管理設(shè)備，這就嚴(yán)重影響了事業(yè)單位檔案管理工作的效率和質(zhì)量，嚴(yán)重阻礙了檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程，最終不利于事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。

2.2 缺乏統(tǒng)一規(guī)范

目前，雖然部分事業(yè)單位已經(jīng)認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，然而因認(rèn)知不足等多方面因素的影響，信息化建設(shè)過(guò)程中無(wú)法與其他部門(mén)進(jìn)行統(tǒng)一協(xié)調(diào)，信息化檔案管理不具兼容性和適應(yīng)性，這就導(dǎo)致各部門(mén)在進(jìn)行檔案信息檢索時(shí)無(wú)法使用同一系統(tǒng)進(jìn)行查詢，嚴(yán)重影響了檔案檢索的效率。同時(shí)，事業(yè)單位的不斷發(fā)展使檔案的數(shù)量也在不斷增加，檔案管理工作變得更加煩瑣，如果事業(yè)單位信息化檔案管理缺乏統(tǒng)一規(guī)范，那么對(duì)檔案信息化的發(fā)展會(huì)產(chǎn)生不小的影響，檔案信息資源無(wú)法實(shí)現(xiàn)共享，嚴(yán)重影響了檔案的利用效率。

2.3 信息化程度較低

部分事業(yè)單位對(duì)檔案管理信息化建設(shè)存在抵觸心理，沒(méi)有積極引進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)，就無(wú)法利用信息技術(shù)來(lái)對(duì)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、整理和存儲(chǔ)，仍利用人工來(lái)開(kāi)展檔案管理工作。這就使檔案管理工作量和工作難度都不斷增加，需要消耗大量的人力，同時(shí)也不利于對(duì)檔案信息進(jìn)行查找，還很容易產(chǎn)生失誤，造成檔案信息出現(xiàn)偏差，進(jìn)而產(chǎn)生較大的影響。為此，事業(yè)單位必須提升信息技術(shù)利用程度，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，避免對(duì)今后的發(fā)展產(chǎn)生影響。

2.4 專業(yè)人才匱乏

為保證事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量，必須保證檔案管理人員具有較高的信息素養(yǎng)和職業(yè)素養(yǎng)。但通過(guò)對(duì)事業(yè)單位檔案管理人員工作素質(zhì)和能力的分析發(fā)現(xiàn)，大部分檔案管理人員并非專業(yè)院校畢業(yè)，專業(yè)能力和素養(yǎng)都相對(duì)較低，缺乏自主學(xué)習(xí)能力，對(duì)信息技術(shù)并沒(méi)有進(jìn)行自主的學(xué)習(xí)，從而導(dǎo)致自身缺乏完善的知識(shí)結(jié)構(gòu)，無(wú)法滿足當(dāng)前信息化檔案管理工作的需求。同時(shí)，大部分檔案管理人員由于能力不足，并沒(méi)有掌握科學(xué)合理的檔案收集、處理和存儲(chǔ)的方法，在工作中缺乏良好的責(zé)任感，經(jīng)常敷衍了事，并且遇到問(wèn)題時(shí)相互推諉，嚴(yán)重影響了事業(yè)單位檔案管理的有效性。

3 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的措施

3.1 制定檔案管理信息化建設(shè)總體規(guī)劃

檔案管理信息化建設(shè)作為一項(xiàng)系統(tǒng)工程，事業(yè)單位必須要做好總體規(guī)劃，將涉及的各個(gè)方面進(jìn)行綜合考慮，立足于本單位整體發(fā)展戰(zhàn)略，對(duì)其進(jìn)行合理的規(guī)劃。事業(yè)單位需要結(jié)合自身的特點(diǎn)和長(zhǎng)期的發(fā)展目標(biāo)，進(jìn)行科學(xué)的論證與深入調(diào)查，從而對(duì)檔案管理信息化建設(shè)制定切實(shí)可行的短期目標(biāo)和長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)。同時(shí)，需要做好單位內(nèi)部各部門(mén)之間的協(xié)調(diào)，與信息中心建設(shè)、公文管理等保持同步，并且與本單位軟硬件系統(tǒng)發(fā)展相符，相互協(xié)作、相互支持，實(shí)現(xiàn)本單位檔案管理信息化的規(guī)劃與建設(shè)。

3.2 實(shí)現(xiàn)信息資源數(shù)字化

在檔案管理信息化建設(shè)中，檔案信息資源數(shù)字化是重要的基礎(chǔ)內(nèi)容，主要就是利用現(xiàn)代信息技術(shù)將以往的紙質(zhì)檔案等進(jìn)行加工、轉(zhuǎn)化，將其變?yōu)閿?shù)字化的信息形式，并存儲(chǔ)到建立的數(shù)據(jù)庫(kù)中。首先，事業(yè)單位將日常工作中所產(chǎn)生的公文、資料等利用數(shù)字化手段轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息進(jìn)行存檔。其次，將單位原本存放的各種介質(zhì)載體的檔案進(jìn)行信息化、數(shù)字化處理，尤其對(duì)重點(diǎn)檔案做好監(jiān)管，將其存儲(chǔ)于數(shù)據(jù)庫(kù)中。最后，對(duì)上級(jí)單位或者兄弟單位的各種文字檔案，進(jìn)行解密或者加密后轉(zhuǎn)化為數(shù)字化形式進(jìn)行存儲(chǔ)。此外，需要對(duì)檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)和管理，積極引進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)，利用計(jì)算機(jī)檔案目錄的編排與檢索，保證檔案信息化建設(shè)的有效開(kāi)展。

3.3 實(shí)現(xiàn)檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化

事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)建立自己的檔案信息網(wǎng)站，以網(wǎng)頁(yè)形式向人民群眾提供有關(guān)檔案信息和服務(wù)，開(kāi)展檔案信息網(wǎng)上咨詢、查詢，并實(shí)時(shí)歸檔和直接提供電子文件。檔案網(wǎng)站應(yīng)與本單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)相連接，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理共享的互通。將檔案管理系統(tǒng)整合到本單位管理信息系統(tǒng)中，構(gòu)建一個(gè)完整的系統(tǒng)，以綜合考慮本單位各個(gè)部門(mén)，實(shí)現(xiàn)資源共享，最大限度地發(fā)揮檔案管理的綜合效益和系統(tǒng)效益。通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)接入國(guó)家或地區(qū)檔案網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)國(guó)家或地區(qū)檔案信息檔案管理信息的在線交流。信息檔案網(wǎng)站建設(shè)要選擇質(zhì)量高、口碑好、技術(shù)過(guò)硬的產(chǎn)品，其要符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)還需要加強(qiáng)技術(shù)交流，在安全規(guī)定下與國(guó)內(nèi)外單位進(jìn)行相互學(xué)習(xí)，借鑒優(yōu)秀的工作經(jīng)驗(yàn)，從而結(jié)合自身單位建立個(gè)性化檔案管理系統(tǒng)。

3.4 檔案信息化應(yīng)做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)還必須規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，這樣才能確保檔案信息化管理的正常運(yùn)行。在建設(shè)過(guò)程中，事業(yè)單位需要嚴(yán)格按照國(guó)家提出的信息化管理要求，結(jié)合地區(qū)信息網(wǎng)絡(luò)管理標(biāo)準(zhǔn)和自身單位的特點(diǎn)，制定內(nèi)部完善的管理體系。在技術(shù)要求上，必須要統(tǒng)一規(guī)定數(shù)據(jù)庫(kù)的結(jié)構(gòu)與格式，統(tǒng)一檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理軟硬件的文件格式和數(shù)據(jù)索引，從而在全國(guó)和地區(qū)范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的傳輸解碼，更好地實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的實(shí)時(shí)共享，以避免因基礎(chǔ)設(shè)施、文件格式的不同產(chǎn)生不可讀的網(wǎng)絡(luò)障礙，導(dǎo)致數(shù)據(jù)無(wú)法轉(zhuǎn)換和解碼。

3.5 建立檔案網(wǎng)站服務(wù)平臺(tái)

大多數(shù)事業(yè)單位都具有服務(wù)性和社會(huì)性，與社會(huì)大眾息息相關(guān)。因此，在政策許可的前提下，要積極利用檔案信息網(wǎng)站和網(wǎng)絡(luò)，建立檔案信息網(wǎng)站服務(wù)平臺(tái)，利用檔案信息服務(wù)社會(huì)，與民生網(wǎng)、咨詢網(wǎng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)信息的相互交流和互補(bǔ)。

4 結(jié)語(yǔ)

隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為必然趨勢(shì)，對(duì)此，事業(yè)單位需要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，采取有效的措施來(lái)提高檔案管理信息化建設(shè)水平，最終發(fā)揮檔案的實(shí)際價(jià)值，促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。