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        ERP環(huán)境下企業(yè)財務(wù)管理系統(tǒng)的探討實(shí)踐思考

        2021-11-23 20:47:04邱海燕臺州北平機(jī)床有限公司
        財會學(xué)習(xí) 2021年24期
        關(guān)鍵詞:財務(wù)管理系統(tǒng)管理

        邱海燕 臺州北平機(jī)床有限公司

        引言

        在各行業(yè)競爭逐漸激烈的情況下,很多業(yè)務(wù)不只是單一形式,而是實(shí)現(xiàn)了跨區(qū)域、跨領(lǐng)域的多樣形式,我國一些企業(yè)傳統(tǒng)管理模式及生產(chǎn)模式,與當(dāng)前發(fā)展形勢不再適應(yīng)。在新競爭形式下,需要企業(yè)運(yùn)用信息化手段改變管理模式,統(tǒng)一信息化管理企業(yè)中的各種資源,由此將企業(yè)經(jīng)營管理效率提升,尤其是財務(wù)管理方面。在ERP環(huán)境下,企業(yè)管理模式發(fā)生改變,應(yīng)用ERP模式能夠使企業(yè)及時管理資源,同時預(yù)見未來所需資源,將管理成本降低、管理效率提高。但當(dāng)前我國企業(yè)應(yīng)用ERP時間較短、范圍較小,在財務(wù)管理中應(yīng)用ERP還有一些問題存在著,因此應(yīng)該采取合理措施控制其所會出現(xiàn)的風(fēng)險,保證企業(yè)財務(wù)管理中ERP能夠發(fā)揮重要作用。

        一、企業(yè)財務(wù)管理之中運(yùn)用ERP的必要性

        (一)企業(yè)可實(shí)現(xiàn)扁平化的組織架構(gòu),確保部門之間信息暢通

        在企業(yè)管理層中應(yīng)用ERP系統(tǒng),應(yīng)注重其決策支持系統(tǒng)的作用發(fā)揮,該系統(tǒng)主要的特征是智能化,可以為企業(yè)經(jīng)營決策提供信息支持,提升決策的有效性以及及時性。ERP系統(tǒng)有利于中層決策者實(shí)行計劃,管理者制定采購、生產(chǎn)、銷售等計劃以及規(guī)劃企業(yè)資金鏈可及時向企業(yè)各部門傳達(dá),使其及時做出反應(yīng),提高執(zhí)行決策的效率。ERP系統(tǒng)比較全面和完整,基層管理者可基于此傳達(dá)日常任務(wù),ERP系統(tǒng)之中的每一個子系統(tǒng)都能夠有序運(yùn)行,各部門在子系統(tǒng)中能夠明確自己的位置與任務(wù),從而將任務(wù)順利完成,使系統(tǒng)能夠高效的運(yùn)作。

        (二)落實(shí)精細(xì)化管理,實(shí)現(xiàn)柔性化生產(chǎn)

        實(shí)施ERP系統(tǒng)時,相較于硬件來說,軟件可起到關(guān)鍵作用,員工發(fā)展意識即為一種軟件,員工應(yīng)用ERP系統(tǒng)之后會摒棄傳統(tǒng)的操作觀念與模式,以此適應(yīng)信心是變化。粗放管理使得企業(yè)沒有較強(qiáng)成本意識,ERP系統(tǒng)能夠精細(xì)化管理成本,其優(yōu)化計量手段后能夠更準(zhǔn)確地把握,重視其中細(xì)節(jié)變化。企業(yè)規(guī)模在發(fā)展中擴(kuò)大,對于生產(chǎn)數(shù)量有著較大需求,ERP系統(tǒng)可滿足環(huán)境變化對生產(chǎn)的要求,確保與時俱進(jìn)。ERP系統(tǒng)能夠集中企業(yè)資源,基于此來分配,實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)化配置,除此之外,ERP系統(tǒng)可使企業(yè)結(jié)合實(shí)際經(jīng)營要求來生產(chǎn),實(shí)現(xiàn)柔性生產(chǎn),對處于變化中的市場環(huán)境做出較為快速的反應(yīng)[1]。

        (三)改造和優(yōu)化企業(yè)舊流程

        ERP較為系統(tǒng),以共享數(shù)據(jù)的形式來連接公司各部門,更加系統(tǒng)的掌控企業(yè)經(jīng)營管理。進(jìn)行流程管理時,采購計劃、預(yù)測銷售、控制生產(chǎn)庫存、管理賬戶、分配利潤計劃、管理人力資源成本等,都可通過ERP系統(tǒng)落實(shí)無懈可擊的流程,使企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)速度加快。只有企業(yè)管理規(guī)范化才可使業(yè)務(wù)流程更加規(guī)范,將管理漏洞減少,才可以有效堵住缺口,保證管理流程更加的標(biāo)準(zhǔn)。在材料入庫前應(yīng)結(jié)合訂單來檢查,ERP系統(tǒng)需與操作人員加強(qiáng)配合,把好質(zhì)量關(guān),促進(jìn)系統(tǒng)順暢運(yùn)行。

        (四)共享數(shù)據(jù),企業(yè)迅速反應(yīng)

        在計算成本中,財務(wù)人員需要對比前期數(shù)據(jù)和計算后獲得的數(shù)據(jù),利用ERP系統(tǒng)明確上月成本數(shù)據(jù),由此節(jié)省一定的時間以及人力,可以更加簡單、快速的出具財務(wù)報表,原本出具財務(wù)報表是以月為單位,現(xiàn)在可縮短為幾個工作日。此外,在系統(tǒng)中,銷售人員能夠更便捷地查看產(chǎn)品報價,對于客戶資訊及時做出反應(yīng),使企業(yè)樹立良好形象。同樣銷售部門可通過系統(tǒng)來發(fā)布訂單評審表,系統(tǒng)將自動通知各部門開展評審工作,通過這一系統(tǒng)可使縱向流程以橫向方式進(jìn)行。盡管要共享數(shù)據(jù),但也應(yīng)注重數(shù)據(jù)不外泄,可通過設(shè)置用戶權(quán)限來實(shí)現(xiàn),采購員具備獨(dú)立口令,在權(quán)限限制下只能夠看到自己負(fù)責(zé)的供應(yīng)商、采購單和具體報價等相關(guān)信息,而其他的供應(yīng)商信息將會被隱藏起來[2]。加強(qiáng)管理員工的口令以及權(quán)限,使得數(shù)據(jù)更加安全,并將技術(shù)部門以及其他部門的協(xié)調(diào)合作能力提升。

        二、在企業(yè)財務(wù)管理中應(yīng)用ERP系統(tǒng)存在的不足

        (一)財務(wù)人員認(rèn)識不到位

        機(jī)床產(chǎn)品隨著社會發(fā)展不斷更新?lián)Q代,在這一背景下企業(yè)管理需實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè),這是機(jī)床公司財務(wù)管理工作落實(shí)的關(guān)鍵前提,機(jī)床公司加大管理方面投資力度,提升公司管理水平。但因?yàn)闄C(jī)床公司應(yīng)用傳統(tǒng)財務(wù)系統(tǒng),許多員工難以快速接受和學(xué)習(xí)新型管理模式,這會增加財務(wù)管理難度,極易出現(xiàn)對新發(fā)展模式認(rèn)識不到位的情況。對大型公司而言,急需發(fā)展一批能夠應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)的財務(wù)專業(yè)人員,并且要求其具有較高素質(zhì)和掌握較強(qiáng)技能,在崗位工作中需要同步學(xué)習(xí)如何設(shè)置防火墻和升級系統(tǒng),該過程較為漫長,很難使老員工有所突破,需要企業(yè)引進(jìn)一批技能水平高、能力強(qiáng)的人才,保證新型管理模式得到發(fā)展。

        (二)財務(wù)制度不夠完善

        完善的制度是完善財務(wù)管理的基礎(chǔ),財會制度中需要應(yīng)突出企業(yè)會計政策,會計政策如果不夠細(xì)致,財務(wù)人員將沒有依據(jù)開展工作,工作中將出現(xiàn)很多隨意的情況,對數(shù)據(jù)真實(shí)性以及傳遞正確性會造成影響,因此應(yīng)制定出規(guī)范、科學(xué)的會計政策[3]。目前一些機(jī)床公司在財務(wù)制度方面還有條款不明晰的情況,這會給員工提供可乘之機(jī),其明確財務(wù)制度漏洞后將會謀求自身財富,對公司利益造成損害。制度存在缺陷會使公司管理失誤,并且還對ERP實(shí)施效果產(chǎn)生影響,從而難以充分運(yùn)用ERP功能。原本制度之中沒有授權(quán)管理內(nèi)容,也會使不相容職務(wù)嚴(yán)格分離,這將阻礙ERP順利實(shí)施。

        (三)實(shí)際操作系統(tǒng)存在失誤情況

        當(dāng)前公司財務(wù)人員未對新型管理系統(tǒng)有著系統(tǒng)、全面的了解,有些員工無法接受新鮮事物,例如做表格時依舊使用傳統(tǒng)軟件,這會使其工作量加大,進(jìn)而將工作效率降低。員工依舊使用煩瑣的傳統(tǒng)系統(tǒng)原因是,使用時間長比較熟練,會更加依賴傳統(tǒng)手段來工作。在初期運(yùn)行ERP財務(wù)管理系統(tǒng)時,財務(wù)人員怕操作不熟練產(chǎn)生錯誤的數(shù)據(jù),影響其績效考核成績,對其工作積極性造成影響。

        (四)ERP系統(tǒng)過于依賴網(wǎng)絡(luò)

        企業(yè)實(shí)施網(wǎng)絡(luò)化管理可以集中管理資金和處理財務(wù)數(shù)據(jù),能夠集中信息流與資金流,但也存在網(wǎng)絡(luò)安全、依賴軟件等風(fēng)險。正常處理業(yè)務(wù)時,利用新系統(tǒng)進(jìn)行處理、傳輸和核算,因?yàn)椴皇煜は到y(tǒng)會在數(shù)據(jù)方面出現(xiàn)錯誤,甚至?xí)G失文件,導(dǎo)致公司發(fā)展中面臨較大的風(fēng)險,原本統(tǒng)計結(jié)果無法使用,重新做起將會投入一定的時間和人力。在技術(shù)不斷發(fā)展下,網(wǎng)絡(luò)黑客掌握更強(qiáng)的技術(shù),將各種各樣電腦病毒加入新系統(tǒng)中,財務(wù)人員不愿意研究新系統(tǒng),加上信息保護(hù)意識薄弱,未認(rèn)識到維護(hù)公司財產(chǎn)的意義。

        (五)預(yù)算控制銜接ERP不順暢

        在企業(yè)現(xiàn)代管理模式之中全面預(yù)算管理理念具有系統(tǒng)性、人性化和戰(zhàn)略性特征。公司的財管預(yù)算控制之中穩(wěn)定增長價值目標(biāo)不夠明顯,難以準(zhǔn)確把握下屬單位生產(chǎn)經(jīng)營資金流動情況,資金風(fēng)險很難被察覺。機(jī)床公司屬于生產(chǎn)制造企業(yè),發(fā)展過程中需要不斷更新產(chǎn)品,這時會使檢測質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)不斷更新,同時會提升檢測設(shè)備成本,從而可看到機(jī)床公司生產(chǎn)成本變化,若是沒有檢測風(fēng)險和前饋控制,有差錯出現(xiàn)將影響企業(yè)接下來的規(guī)劃,無法通過企業(yè)財務(wù)管理系統(tǒng)控制預(yù)算。

        (六)管理固定資產(chǎn)功能薄弱

        管理固定資產(chǎn)過去沒有完整的體系支撐,很容易在其管理體系中出現(xiàn)漏洞,沒有清晰的劃分相應(yīng)責(zé)任,要明確未知風(fēng)險具有較大難度。機(jī)床公司作為制造企業(yè),其固定資產(chǎn)在公司資產(chǎn)中占比達(dá)到70%,公司會存在沒有結(jié)合資產(chǎn)類型特點(diǎn)來加工處理,將違反會計法規(guī)定,沒有規(guī)范的會計處理程序,在財務(wù)處理方面也沒有明確的依據(jù)。這是由于機(jī)床公司產(chǎn)品性質(zhì)會加快固定資產(chǎn)更新速度,導(dǎo)致固定資產(chǎn)難以實(shí)時監(jiān)控,應(yīng)該加強(qiáng)固定資產(chǎn)的管理模塊,將其作用發(fā)揮出來。另外,企業(yè)日常管理中應(yīng)用ERP系統(tǒng)能夠完善管理工作,但因?yàn)橘Y產(chǎn)過于密集使得企業(yè)中固定資產(chǎn)作用難以充分發(fā)揮出來,將會嚴(yán)重浪費(fèi)資產(chǎn),公司發(fā)展受限。一些企業(yè)依舊使用傳統(tǒng)管理模式,更注重資金,沒有管理固定資產(chǎn),忽視領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督和管理,加上不具備制度約束,將會出現(xiàn)許多問題,這都會使企業(yè)產(chǎn)生一定損失[4]。

        三、ERP系統(tǒng)合理應(yīng)用在機(jī)床公司財務(wù)管理中的策略

        (一)財務(wù)人員及制度方面

        1.加強(qiáng)培養(yǎng)復(fù)合型財務(wù)人員

        操作人員應(yīng)學(xué)習(xí)技能和提升技術(shù)水平,對ERP系統(tǒng)及其應(yīng)用有準(zhǔn)確認(rèn)識,創(chuàng)新經(jīng)營者經(jīng)營理念,增強(qiáng)員工意識,激發(fā)其工作積極性,并提升自身軟實(shí)力,緊跟時代步伐不斷增強(qiáng)其業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。在有問題出現(xiàn)時,應(yīng)從自身角度來解決,減少對于外界的依賴,積極參與到培訓(xùn)中,形成良好的學(xué)習(xí)和工作氛圍。另外,對于人員難以接受新事物和工作敷衍、態(tài)度不積極等問題,通過簽到規(guī)章制度進(jìn)行合理管控。領(lǐng)導(dǎo)將自身的示范和帶頭作用發(fā)揮出來,引導(dǎo)全體員工學(xué)習(xí)新管理理念和財務(wù)制度,并注重傾聽員工意見,并落實(shí)人性關(guān)懷,合理制定培訓(xùn)計劃,將其作用充分發(fā)揮出來。除此之外,資金管理由傳統(tǒng)財務(wù)工作的事后、結(jié)算、統(tǒng)計、會計等方面提出,在業(yè)務(wù)流程每一環(huán)節(jié)中全面貫穿。注重實(shí)務(wù)操作,并關(guān)聯(lián)其他子系統(tǒng),因?yàn)樵摍C(jī)床公司較早成立,年齡大的員工比較多,財務(wù)部員工老年化情況更嚴(yán)重,這些員工可靈活運(yùn)用傳統(tǒng)財管方法,很難接受和應(yīng)用ERP財務(wù)管理系統(tǒng),這時公司應(yīng)該了解財務(wù)人員的思想動態(tài),引導(dǎo)其轉(zhuǎn)變觀念,提升培訓(xùn)的有效性,增強(qiáng)員工綜合能力。實(shí)施ERP財務(wù)管理系統(tǒng)之前,企業(yè)有必要對參與人員開展相應(yīng)的培訓(xùn)教育,培養(yǎng)出符合工作需求、能力強(qiáng)、素質(zhì)高的人才。

        2.更新財務(wù)人員的財管理念

        人力資源、固定資產(chǎn)、生產(chǎn)、銷售等模塊間相互連接,在事前、事中及事后可形成全面管理,構(gòu)成完善的系統(tǒng)。但控制財務(wù)管理不應(yīng)停留在表層,需要深入企業(yè)內(nèi)部,保證管理的全面性和系統(tǒng)性。在初期實(shí)行新系統(tǒng)時,將會出現(xiàn)很多系統(tǒng)問題與漏洞,導(dǎo)致企業(yè)財管面臨著比較復(fù)雜的風(fēng)險,若是能夠合理運(yùn)用防范措施,將促進(jìn)企業(yè)發(fā)展,企業(yè)需要合理培訓(xùn)員工,使其具備良好的風(fēng)險意識,整個公司員工都應(yīng)具備良好風(fēng)險意識。公司執(zhí)行財管制度、構(gòu)建風(fēng)控系統(tǒng),企業(yè)管理者需構(gòu)建內(nèi)控制度以及績效評價體系,進(jìn)行相應(yīng)培訓(xùn),加強(qiáng)員工財務(wù)風(fēng)險防范意識。管理者應(yīng)該樹立榜樣,特別是樹立員工榜樣,帶領(lǐng)員工提升風(fēng)險意識,轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念。此外,企業(yè)需要自上而下進(jìn)行改革,由此落實(shí)先進(jìn)的財務(wù)管理思想,有效運(yùn)行財務(wù)管理系統(tǒng)。

        (二)財務(wù)管理制度方面

        公司需完善構(gòu)建財務(wù)管理制度,以保證財務(wù)管理制度在實(shí)施中發(fā)揮相應(yīng)作用。當(dāng)前應(yīng)用的ERP財務(wù)管理系統(tǒng)不夠完善,需要機(jī)床公司梳理ERP財務(wù)管理系統(tǒng)實(shí)施中出現(xiàn)的問題,將宣傳力度加大,標(biāo)示財務(wù)制度中重點(diǎn)內(nèi)容,并發(fā)放至各部門,要求各部門執(zhí)行。財管制度落實(shí)之后需要機(jī)床公司結(jié)合管理制度,結(jié)合公司經(jīng)營狀況、具體業(yè)務(wù)、勞動分工、運(yùn)作流程明確各個崗位工作人員的責(zé)任。比如合理制定ERP系統(tǒng)操作手冊以及運(yùn)用ERP系統(tǒng)的規(guī)范,構(gòu)建機(jī)床公司應(yīng)用及管理實(shí)踐系統(tǒng)體系,確保經(jīng)營活動行為更加規(guī)范[5]。完善的規(guī)章制度可確保順利實(shí)施財務(wù)管理制度,管理措施在有效落實(shí)后需要上報不合理的地方,合理運(yùn)用措施修訂制度,淘汰一成不變的制度,在實(shí)踐中將ERP財務(wù)管理系統(tǒng)不斷完善,促進(jìn)企業(yè)財務(wù)管理進(jìn)一步發(fā)展。

        (三)組織結(jié)構(gòu)設(shè)置方面

        借鑒同行業(yè)公司走信息化道路成功經(jīng)驗(yàn),根據(jù)自身管理特征,實(shí)施分層次ERP系統(tǒng),同時做好實(shí)時監(jiān)控工作。第一層為公司管理層以及外聘軟件指導(dǎo)人員組成,確保系統(tǒng)發(fā)展決策指令有效性,保證發(fā)生問題時可獲得相應(yīng)的技術(shù)指導(dǎo),在公司信息化步入正軌后,可將外聘的咨詢?nèi)藛T數(shù)量減少,但不應(yīng)為了削減成本將咨詢?nèi)藛T大量撤回,需要遵循相應(yīng)的規(guī)律進(jìn)行。第二層為財務(wù)管理部門專有,組成部分是財務(wù)部門核心領(lǐng)導(dǎo)成員,在企業(yè)中這些員工是靈魂,具有核心價值,其可確保財務(wù)管理有效性,上承管理者決策,下接基層部門命令,通常該層員工為企業(yè)副職級別及以上人員,這可保證指令實(shí)施有效性。第三層為財務(wù)部門基層執(zhí)行人員,其需要正確理解上級傳達(dá)指令,并且可快速、有效執(zhí)行,保證質(zhì)量及效率。

        (四)財務(wù)管理方面

        機(jī)床公司的固定資產(chǎn)具有品種復(fù)雜、分布廣泛、變化較大等特點(diǎn),在總資產(chǎn)中占比70%,因此應(yīng)注重管理固定資產(chǎn)。將管理技術(shù)水平提高,合理應(yīng)用財務(wù)管理系統(tǒng)及時、迅速地獲取信息,結(jié)合特定指標(biāo)價值對固定資產(chǎn)價值進(jìn)行分析,有效進(jìn)行資產(chǎn)管理,保證固定資產(chǎn)工作效率,加大監(jiān)管固定資產(chǎn)力度。統(tǒng)計、評價單臺設(shè)備產(chǎn)量和費(fèi)用成本,通過ERP系統(tǒng)可查詢內(nèi)部訂單,做好更新、維護(hù)工作,以訂單組形式對單臺設(shè)備訂單加強(qiáng)管理。完善固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的管理功能,基于生產(chǎn)、管理信息系統(tǒng)的開發(fā),在現(xiàn)場加強(qiáng)固定資產(chǎn)管理,在線檢測固定資產(chǎn),實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。除此之外,ERP系統(tǒng)可重塑企業(yè)業(yè)務(wù)流程,使其更加標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,不管是采購原材料、簽訂訂單,還是管理人力資源、核算款項(xiàng)、分配期末利潤方案,都有一套系統(tǒng)的、標(biāo)準(zhǔn)化流程。

        結(jié)語

        ERP系統(tǒng)企業(yè)各環(huán)節(jié)工作中具有一套完整的流程,符合企業(yè)發(fā)展的信息化需求,提升企業(yè)的國際市場競爭力。企業(yè)利用ERP系統(tǒng)能夠提升工作效率,減少成本投入,使企業(yè)在市場的激烈競爭中脫穎而出。ERP系統(tǒng)與時俱進(jìn),在企業(yè)信息化發(fā)展中能夠發(fā)揮重要作用,這就需要企業(yè)結(jié)合自身特長,合理規(guī)劃和選擇信息化管理系統(tǒng)道路,有效應(yīng)用ERP系統(tǒng),將其作用充分發(fā)揮出來。

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