馬嬡

山東省滕州市中心人民醫(yī)院 山東滕州 277599

滕州市中心人民醫(yī)院是一所集醫(yī)療、急救、保健、康復(fù)、科研、教學(xué)于一體的三級甲等綜合醫(yī)院，承擔(dān)著區(qū)域內(nèi)近300萬人民群眾的醫(yī)療保健任務(wù)。已建有完整的綜合性檔案室，保存的檔案有：文書檔案、個人技術(shù)職稱檔案、病歷檔案、會計(jì)檔案、基建檔案、科研論文檔案、聲像檔案（照片檔案）、醫(yī)療儀器設(shè)備檔案，是一家科技事業(yè)檔案管理單位[1]。目前，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)起步早，但進(jìn)展慢，硬件設(shè)備單一，所謂的信息化管理僅停留在檔案信息檢索系統(tǒng)的管理上，檔案資料更新周期長，沒有獨(dú)識的檔案管理網(wǎng)站，服務(wù)內(nèi)容和形式單一。

1 醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀

1.1 領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠

醫(yī)院的重點(diǎn)就是救死扶傷，大家的主要精力在想盡辦法去如何提高醫(yī)院的硬件設(shè)施、醫(yī)療水平、服務(wù)態(tài)度等。也就使得檔案管理的重要性，并未得到醫(yī)院的普遍認(rèn)同。認(rèn)為檔案工作可有可無，忽視了醫(yī)療檔案管理的內(nèi)在專業(yè)屬性，有的缺乏專門的管理機(jī)構(gòu)，也不配備檔案管理人員，有的將經(jīng)營管理中所形成的一系列資料雜亂無章堆放在辦公室。要認(rèn)識到，從建檔、管理到利用，均關(guān)系著醫(yī)院檔案價值的發(fā)揮，而在檔案管理中卻有所忽視。

1.2 檔案員水平不高

如今，醫(yī)院在不斷發(fā)展中，檔案管理需求持續(xù)增長，但卻缺乏專業(yè)檔案管理隊(duì)伍，專業(yè)及理論素質(zhì)也較為匱乏，醫(yī)院檔案管理效率低下。在以往工作中，對待檔案管理更集中在“保管”的層面，而對于如何利用并不重視，這也是傳統(tǒng)檔案管理理念的標(biāo)線。許多醫(yī)院檔案管理隊(duì)伍成員復(fù)雜，很少是檔案專業(yè)出身，而且普遍學(xué)歷層次低，與現(xiàn)代化檔案管理要求嚴(yán)重脫節(jié)。在檔案數(shù)字化趨勢下，不斷涌現(xiàn)出更為先進(jìn)的檔案管理手段，需要有復(fù)合型檔案管理人才，然而許多醫(yī)院對此并不關(guān)注。

1.3 檔案制度不健全

醫(yī)院雖已設(shè)立專門的檔案管理系統(tǒng)，但由于歷史的原因和醫(yī)院的發(fā)展限制，造成在一個單位內(nèi)形成多部門管理檔案的格局。涉及檔案管理的制度少，職責(zé)更少，沒有完善的考核措施和激勵機(jī)制。目前醫(yī)院目標(biāo)管理考核中，也沒有將檔案列入考核細(xì)則中，也沒將檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)建設(shè)同部署，協(xié)同發(fā)展，造成檔案收集不全，管理效率低，檔案管理水平未同與醫(yī)療業(yè)務(wù)協(xié)同發(fā)展。

1.4 法制意識不強(qiáng)

隨著我國的法制化建設(shè)進(jìn)程，全社會法律意識逐漸增強(qiáng)，病人也日益重視自己的權(quán)益，通過法律手段來解決醫(yī)患糾紛的數(shù)量越來越多。這其中，病案往往成為雙方爭奪控制的焦點(diǎn)。提高病案書寫質(zhì)量，完善病案管理，也就成為迫切的必然要求。醫(yī)院檔案管理作為醫(yī)院行政管理的一部分，在醫(yī)療爭議訴訟實(shí)行“舉證責(zé)任制倒置”法律要求的今天，起著舉足輕重的作用。

2 醫(yī)院檔案管理優(yōu)化策略

要深入學(xué)習(xí)貫徹習(xí)近平總書記關(guān)于做好新時代檔案工作的重要指示精神，全面落實(shí)“檔案工作要走向依法管理、走向開放、走向現(xiàn)代化”的工作要求，以高度的政治自覺、法治自覺和事業(yè)自覺，加強(qiáng)醫(yī)院綜合檔案管理。要持續(xù)推動醫(yī)院檔案向著網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化發(fā)展，使其更好地服務(wù)醫(yī)院管理，提升檔案信息利用效率。

2.1 加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)

將政治思想覺悟高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、綜合素質(zhì)高的優(yōu)秀人才配置到醫(yī)院檔案工作管理崗位。加強(qiáng)檔案人員業(yè)務(wù)交流，建立檔案工作人員輪崗鍛煉制度，大力培養(yǎng)懂檔案、懂管理、懂專業(yè)的中青年檔案業(yè)務(wù)骨干。要切實(shí)關(guān)心檔案人員發(fā)展，鼓勵檔案人員申報專業(yè)職稱，促進(jìn)人才合理流動。為強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理隊(duì)伍，要從多方面入手，在檔案管理專業(yè)基礎(chǔ)上，開設(shè)計(jì)算機(jī)、數(shù)字化等技術(shù)應(yīng)用課程，幫助醫(yī)院檔案管理人員，實(shí)現(xiàn)專業(yè)素質(zhì)全面提升，并著重打造復(fù)合型檔案管理人才。

2.2 牢固樹立服務(wù)意識

進(jìn)一步完善醫(yī)院檔案工作體系，定期研究檔案業(yè)務(wù)，及時協(xié)調(diào)解決問題，一項(xiàng)一項(xiàng)抓落實(shí)，一項(xiàng)一項(xiàng)解難題，保障順利推進(jìn)。強(qiáng)化“管檔案必須懂業(yè)務(wù)”的理念，檔案工作人員要了解本醫(yī)院的歷史概況以及職能規(guī)定，掌握各部門文件材料形成的基本情況，具備指導(dǎo)各門類、各載體檔案管理業(yè)務(wù)能力。利用重要時間節(jié)點(diǎn)，廣泛開展宣傳活動。醫(yī)院要結(jié)合特殊節(jié)日，如“6·9”國際檔案日，有針對性的進(jìn)行宣傳，提高醫(yī)院職工對檔案法的認(rèn)識。

2.3 加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)培訓(xùn)

醫(yī)院檔案部門要以需求為導(dǎo)向，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，高質(zhì)量策劃檔案培訓(xùn)班。原則上醫(yī)院主管部門每年至少組織一次醫(yī)療系統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，各科室檔案工作人員每年參加一次正規(guī)培訓(xùn)。同時也要積極組織參加上級舉辦的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。比如數(shù)字化檔案建設(shè)等方面的工作，現(xiàn)有的工作模式已不能滿足新形式下的檔案管理工作需求，需要定期進(jìn)行專業(yè)知識的培訓(xùn)和借鑒先進(jìn)地區(qū)的優(yōu)良做法。

2.4 建立檔案管理制度清單

由于檔案資料是產(chǎn)出于醫(yī)院業(yè)務(wù)流程的，為此，要將其進(jìn)行整合，并對檔案管理原則加以約束，強(qiáng)調(diào)“誰形成、誰整理”，明確主管部門的具體責(zé)任[2]。從職責(zé)劃分、歸檔范圍、保管期限和整理標(biāo)準(zhǔn)等全方位規(guī)范各門類、各載體檔案管理。強(qiáng)化醫(yī)院檔案部門業(yè)務(wù)管理、培訓(xùn)指導(dǎo)、監(jiān)督檢查、對標(biāo)考核等責(zé)任，全面梳理本醫(yī)院年度歸檔范圍，明確完成歸檔時間，建立歸檔任務(wù)清單，做到年度文件材料及時完整歸檔。

2.5 嚴(yán)守檔案實(shí)體安全

堅(jiān)持“安全第一、預(yù)防為主”，進(jìn)一步落實(shí)檔案安全責(zé)任，建立健全人防、物防、技防三位一體的檔案安全工作格局。按照“管檔案必須保安全”要求，檔案工作人員對醫(yī)院檔案安全工作直接負(fù)責(zé)。檔案實(shí)體是管理的基礎(chǔ)，要強(qiáng)調(diào)交接過程中檔案安全，并對醫(yī)院檔案的移交、借閱、數(shù)字化處理等環(huán)節(jié)嚴(yán)加管理。做好庫房巡視等安全工作并做好記錄，配齊檔案“九防”設(shè)備并保障設(shè)備正常運(yùn)行。

總之，對于檔案管理而言，醫(yī)院需從發(fā)展角度予以重視，要挖掘并改進(jìn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)有的問題，強(qiáng)調(diào)業(yè)務(wù)指導(dǎo)與檔案專業(yè)培訓(xùn)，并完善檔案管理制度清單，更好的服務(wù)于醫(yī)院發(fā)展，并為衛(wèi)生事業(yè)改革做出貢獻(xiàn)。