富伊陽

中海油能源物流有限公司中海油集采中心 天津 300000

無論在古代還是現(xiàn)代，采辦活動一直存在于人們的生活和工作當中，但是如何更好的體現(xiàn)采辦價值，需要人們?nèi)タ偨Y(jié)和分析，本文將通過企業(yè)中采辦計劃的組織與執(zhí)行，來分析采辦計劃的重要意義，從而引起大家對采辦計劃的重視。

1 被動采辦時期采辦的特點及問題

1.1 被動采辦的現(xiàn)象

無論在哪個時代，采辦活動都是與我們的生活緊密相連的，如果人們離開了采辦活動，將對人們的生產(chǎn)生活帶來重大影響。在現(xiàn)代的人類家庭生活當中，經(jīng)常會出現(xiàn)炒菜的時候發(fā)現(xiàn)醬油用光了，從而產(chǎn)生購買醬油的采辦行為。在生產(chǎn)當中也經(jīng)常會出現(xiàn)，工程師向采辦員提供清單要求幾號之前到貨的采辦行為。這種突發(fā)性和指揮性的采購行為，其實都屬于被動采辦的范疇。

1.2 被動采辦的原因及危害

隨著物流網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)化及運輸和配送速度的提高，被動采辦的問題往往被得到了掩蓋。從而很多高層都會忽視采辦工作的重要性，認為采辦工作就是一種操作性的工作，只要按照規(guī)定流程進行操作就實現(xiàn)了采辦的意義[1]。但是在一些生產(chǎn)建造企業(yè)當中一味的被動采辦往往會帶來很嚴重的問題，例如在鉆機模塊的建造過程中，某一生產(chǎn)設(shè)備因無法按時到貨，會影響到設(shè)備的及時安裝，因設(shè)備未按時安裝而影響了結(jié)構(gòu)片的搭建連接，因未按時完成結(jié)構(gòu)片的搭建從而影響了整體項目的工期，這一連串的連鎖反應(yīng)最終會因為項目滯后影響到整體的建造成本增加，甚至?xí)霈F(xiàn)因違約而發(fā)生的罰款問題。所以被動采辦在一些情況下，不會引起大的連鎖反應(yīng)。而在一些關(guān)鍵節(jié)點上，將會產(chǎn)生重大的連鎖問題，從而增加不必要的采購成本。

2 采辦計劃概念的形成

隨著管理水平的提高和被動采辦帶來的一系列問題，管理者對采辦計劃的概念及認知逐漸形成，希望通過采辦計劃的管控，能夠及時的發(fā)現(xiàn)問題、解決問題。而在企業(yè)管理中，因為采辦計劃的實施也為企業(yè)提早發(fā)現(xiàn)問題和解決問題提供了重大幫助。

3 采辦計劃的分級管理

3.1 采辦計劃的分級

在企業(yè)管理當中，采辦計劃的分級一般和企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)和管理權(quán)限息息相關(guān)，以某公司為例，公司一共分為四個層級，第一層級為總公司，負責(zé)一級采辦計劃管理；第二層級為子公司和分公司，負責(zé)二級采辦計劃的管理；第三層級為作業(yè)中心，負責(zé)三級采辦計劃的管理；第四層級為車間，負責(zé)四級采辦計劃的編訂與實施。

3.2 采辦計劃的執(zhí)行管理

作為采辦計劃管理，每個層級的采辦計劃，都要按照規(guī)定和時間進行提報，采購部門將嚴格按照采辦計劃進行采購管理的指導(dǎo)工作。一旦出現(xiàn)與計劃不符的情況，會及時預(yù)警并查找出現(xiàn)問題的原因。①如果是設(shè)計部門未按時提交文件，影響了采辦工作的開展，要及時與設(shè)計部門溝通，提出文件提報的具體時間，如仍無法按要求提供，采辦部門要及時提出尋求更高層級的幫助，如仍無法改變要及時調(diào)整采辦計劃，或者調(diào)整相應(yīng)采辦方式或通過制定應(yīng)急預(yù)案等方式來處理可能會出現(xiàn)的相關(guān)問題。②如果是采購環(huán)節(jié)未按計劃完成，則要查找相關(guān)原因，要是人員工作效率問題，就要通過技能培訓(xùn)來提高人員的工作技能，要是審批環(huán)節(jié)過長，就要考慮是否可以去除不必要的審批環(huán)節(jié)和人員，從而提高采辦效率。③如果前期文件提報和采辦的操作環(huán)節(jié)都沒有問題，我們就要將重點放在合同執(zhí)行當中。在現(xiàn)實的管理當中往往在合同執(zhí)行階段，對采辦計劃的影響最為嚴重。因為大部分產(chǎn)品都是外購產(chǎn)品，是否能夠按時交貨已經(jīng)不是內(nèi)部管控的問題，而是與外部生產(chǎn)企業(yè)的溝通協(xié)調(diào)問題。所以在重大設(shè)備的采購過程中供應(yīng)商必須提供產(chǎn)品的生產(chǎn)計劃，根據(jù)計劃節(jié)點對執(zhí)行情況進行監(jiān)督，如果出現(xiàn)滯后問題，雙方要及時溝通，如存在人員投入較少影響設(shè)備生產(chǎn)等問題，買方可采取駐場監(jiān)工等方法，來確保設(shè)備按時交貨。

4 采辦計劃的優(yōu)化

施行了采辦分級管理，雖然已經(jīng)解決了大部分的采辦效率問題，規(guī)避了絕大部分的采購風(fēng)險。但是人們確往往忽略了采辦計劃的另一個重要意義，那就是通過采辦計劃的管理，為集中采購提供條件。簡單的按照組織框架和管理權(quán)限來制定采辦計劃，雖然解決了大部分的問題，但是作為管理人員因為管理層級及權(quán)限的原因，無法切實的對整個集團的采辦工作進行統(tǒng)籌。例如總部對500萬元人民幣以上鋼材進行一級計劃管理，子公司對500萬元和200萬元之間的鋼材進行二級計劃管理，雖然是相同物資但是由于管理層級及權(quán)限的不同，彼此無法知道整個公司全年的需求，從而導(dǎo)致無法合理利用集中采購的優(yōu)勢，失去了以量換價的優(yōu)勢。同時由于在提報計劃時，由于各單位的習(xí)慣不同，相同物資可能會出現(xiàn)兩種名稱如儀表管和tubing管，因為計劃管控人員對產(chǎn)品認知的不同，可能會認為是兩種產(chǎn)品，從而導(dǎo)致無法形成集中采購[2]。所以想要解決該類問題，可以通過優(yōu)化計劃的管理模式來實現(xiàn)，如采辦計劃可按照產(chǎn)品品類來進行提報，無論金額大小，均需提報以產(chǎn)品類別為對象的采辦計劃，通過品類的專家或負責(zé)人，來審查整個集團提報的采辦計劃，將相近時期的相同需求，進行合并采購。從而在滿足采辦效率的同時，實現(xiàn)了集中采購，使得采辦成本得到大幅度下降。

5 采辦計劃對集中采購的重要意義

很多國有企業(yè)都致力于推廣集中采購，雖然取得了一定成績，但是由于公司的層級過多，往往只是在同一層級實現(xiàn)了集中采購，在整個集團的層面并沒有實現(xiàn)物資的統(tǒng)籌管理。如果按照品類進行計劃管理，各級共享中心按照統(tǒng)一的要求提報品類計劃，由集團對品類進化進行統(tǒng)一審核和統(tǒng)籌，集采的效果才會得到進一步的提高，才能更充分的體現(xiàn)集采價值。所以采辦計劃管理的優(yōu)化對集中采購尤為重要。

6 結(jié)語

在供應(yīng)鏈一體化的大環(huán)境下，只有制定合理的采辦計劃，才能促進生產(chǎn)和庫存儲備各項計劃的優(yōu)化，從而實現(xiàn)整個供應(yīng)鏈的優(yōu)化。相同供應(yīng)鏈條下的各個單位如果能按照計劃提供所需物資和服務(wù)，也將大大減少鏈條成員的各項成本，從而提高整個供應(yīng)鏈的效率，最終實現(xiàn)共存、共贏，所以制定科學(xué)合理的采辦計劃顯得尤為重要。