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        企業(yè)物資招標(biāo)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)與防范措施探討

        2021-11-23 16:35:34樊曉萍大慶油田化工有限公司
        現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息 2021年7期
        關(guān)鍵詞:企業(yè)

        樊曉萍 大慶油田化工有限公司

        新時(shí)期背景下,社會(huì)物資供應(yīng)充分,企業(yè)購(gòu)買(mǎi)大宗物資時(shí)為了節(jié)約采購(gòu)成本,保證物資質(zhì)量,獲得更加全面的服務(wù),采用招標(biāo)采購(gòu)的方式。然而實(shí)際工作中由于沒(méi)有按國(guó)家招標(biāo)采購(gòu)的相關(guān)制度執(zhí)行或者企業(yè)內(nèi)部采購(gòu)流程中有環(huán)節(jié)處理不當(dāng),反而形成一些風(fēng)險(xiǎn)因素,造成采購(gòu)成本抬高。因此關(guān)注和分析招標(biāo)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題,并有針對(duì)性地制定防范措施,能有效規(guī)范招標(biāo)采購(gòu)過(guò)程,保證采購(gòu)活動(dòng)物有所值。

        一、招標(biāo)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)定義及特點(diǎn)

        招標(biāo)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)是指在企業(yè)在采購(gòu)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中,受各種因素影響,每個(gè)工作環(huán)節(jié),都存在遭受損失的威脅,如果對(duì)這些影響因素認(rèn)識(shí)不足、控制不力,這些風(fēng)險(xiǎn)就會(huì)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)損失。招標(biāo)采購(gòu)是一個(gè)動(dòng)態(tài)化的過(guò)程,本身就是一種風(fēng)險(xiǎn)類(lèi)型,其特點(diǎn)主要表現(xiàn)為:

        (一)復(fù)雜性

        招標(biāo)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)可以控制但不能被消除,主要原因就是風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生因素及風(fēng)險(xiǎn)控制措施具有復(fù)雜性。雖然招標(biāo)采購(gòu)的管理理念和執(zhí)行方式層出不窮不斷更新,但是引發(fā)風(fēng)險(xiǎn)的誘因也在不斷變化,所以要完全消除招標(biāo)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)不可能實(shí)現(xiàn),只有加強(qiáng)控制降低風(fēng)險(xiǎn)概率。

        (二)全局性

        招標(biāo)采購(gòu)看似只是物資采購(gòu)的過(guò)程,但是出現(xiàn)問(wèn)題后造成的影響卻是全局性的。因?yàn)槲镔Y供應(yīng)是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的核心保障,“巧婦難為無(wú)米之炊”,所以如果物資供應(yīng)鏈出現(xiàn)問(wèn)題,影響企業(yè)的正常生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)。再者招標(biāo)采購(gòu)涉及采購(gòu)金額巨大,無(wú)論是哪個(gè)工作環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題造成經(jīng)濟(jì)損失都不小,不僅企業(yè)面臨巨大損失,還會(huì)在社會(huì)上造成不良的社會(huì)影響,所以招標(biāo)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)影響是全局性的。

        (三)多樣性

        招標(biāo)采購(gòu)過(guò)程中由于觀測(cè)角度不同,引發(fā)風(fēng)險(xiǎn)的因素不同所以風(fēng)險(xiǎn)類(lèi)型是多樣化的。例如從供貨商角度來(lái)看意外風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)等誘發(fā)原因不同,風(fēng)險(xiǎn)類(lèi)型有很多。從采購(gòu)方角度來(lái)看有驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)、責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)、存量風(fēng)險(xiǎn)、計(jì)劃風(fēng)險(xiǎn)等;此外還有招標(biāo)過(guò)程中的法律風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)等,所以招標(biāo)采購(gòu)過(guò)程中風(fēng)險(xiǎn)種類(lèi)是多種多樣的。

        二、企業(yè)物資采用招標(biāo)采購(gòu)的必要性

        (一)招標(biāo)采購(gòu)能提升企業(yè)的知名度。企業(yè)大宗物資采用招標(biāo)采購(gòu),將會(huì)是經(jīng)濟(jì)規(guī)模巨大的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。通過(guò)組織這樣的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)增加企業(yè)的號(hào)召力,也能提升企業(yè)的知名度。招標(biāo)過(guò)程中企業(yè)與各供應(yīng)商協(xié)調(diào)配合為以后更多的合作起到鋪墊作用。再者效果良好的招標(biāo)采購(gòu)活動(dòng),可以促成實(shí)力相當(dāng)采、買(mǎi)雙方形成良好的合作關(guān)系,相互促進(jìn)創(chuàng)造更加豐厚的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。

        (二)物資招標(biāo)采購(gòu)能降低材料成本。按照市場(chǎng)規(guī)律,購(gòu)買(mǎi)數(shù)量越多,商品價(jià)格相對(duì)越低。在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的背景下,為了尋求質(zhì)量好、服務(wù)周到又經(jīng)濟(jì)的合作伙伴,通過(guò)招標(biāo)的形式,進(jìn)行比較、篩選就能權(quán)衡最佳的合作對(duì)象。再者通過(guò)規(guī)范化的流程采購(gòu)活動(dòng),可以加強(qiáng)雙方的溝通交流,既提高了工作效率,也能平衡各方經(jīng)濟(jì)利益,可以說(shuō)一舉多得。

        (三)招標(biāo)采購(gòu)能優(yōu)化社會(huì)資源配置。招標(biāo)采購(gòu)提供了一個(gè)公開(kāi)的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境和一種開(kāi)放式的資源獲取方式。在這樣的前提下實(shí)現(xiàn)了能者優(yōu)先,是良好合作的重要開(kāi)端。我國(guó)加入世貿(mào)組織后,很多國(guó)際物流、物資供應(yīng)商進(jìn)入國(guó)內(nèi)市場(chǎng),市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)更加激烈,招標(biāo)采購(gòu)政策適時(shí)地對(duì)市場(chǎng)進(jìn)行調(diào)節(jié),避免違法違規(guī)操作。所以說(shuō)企業(yè)采用招標(biāo)采購(gòu)的過(guò)程既是競(jìng)爭(zhēng)過(guò)程,也是資源優(yōu)化配置的過(guò)程,實(shí)現(xiàn)了經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益的雙豐收。

        三、企業(yè)物資招標(biāo)采購(gòu)的風(fēng)險(xiǎn)分析

        (一)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別

        企業(yè)物資招標(biāo)采購(gòu)過(guò)程中,工作環(huán)節(jié)多,經(jīng)手人員多,參與企業(yè)多,因此風(fēng)險(xiǎn)控制是一項(xiàng)困難的工作。只有科學(xué)分析風(fēng)險(xiǎn)因素及風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn),對(duì)其進(jìn)行歸類(lèi)劃分不同的風(fēng)險(xiǎn)等級(jí),才能有針對(duì)性地做好預(yù)防控制措施。為了不遺漏任何風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn),作者從審標(biāo)、發(fā)標(biāo)、開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)這五個(gè)招標(biāo)采購(gòu)關(guān)口,逐個(gè)分析排查歸類(lèi)依照風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)性質(zhì)劃分為法律風(fēng)險(xiǎn)、思想道德風(fēng)險(xiǎn)、崗位職責(zé)風(fēng)險(xiǎn)、輿論風(fēng)險(xiǎn)和環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)這五大類(lèi)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。按風(fēng)險(xiǎn)造成的影響程度劃分為A類(lèi)、B類(lèi)、C類(lèi)三個(gè)級(jí)別,A類(lèi)是造成重大經(jīng)濟(jì)損失,不符合招標(biāo)采購(gòu)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn),并且已經(jīng)出現(xiàn)違法違規(guī)現(xiàn)象;B類(lèi)對(duì)企業(yè)造成比較嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失,不符合招標(biāo)采購(gòu)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn),有可能違反法律規(guī)定;C類(lèi)對(duì)企業(yè)造成的經(jīng)濟(jì)損失一般嚴(yán)重,不符合招標(biāo)采購(gòu)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn),沒(méi)有觸犯法律規(guī)定。

        (二)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估

        風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估有專(zhuān)門(mén)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估小組來(lái)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行定量評(píng)價(jià)。評(píng)價(jià)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和導(dǎo)致的后果。采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估小組按照既定的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別方案梳理出風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn),審查每個(gè)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)具體涉及的風(fēng)險(xiǎn)因素。按照風(fēng)險(xiǎn)因素造成的影響程度劃分到A類(lèi),B類(lèi)或C類(lèi),不同的影響程度對(duì)應(yīng)的扣分不同。按照風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和風(fēng)險(xiǎn)因素統(tǒng)計(jì)清楚后,只要依次核對(duì)看是否屬于符合項(xiàng),再進(jìn)行打分,最后做出比較客觀、科學(xué)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告。

        四、招標(biāo)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)防范措施

        (一)嚴(yán)格按照法律規(guī)范確立、執(zhí)行招標(biāo)采購(gòu)流程

        招標(biāo)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)潛藏在招標(biāo)采購(gòu)流程的各環(huán)節(jié)當(dāng)中。所以嚴(yán)格依照法律規(guī)范審查招標(biāo)采購(gòu)流程環(huán)節(jié),盡量減少潛在的風(fēng)險(xiǎn)因素,這樣的做法就是為了風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避。

        1.招標(biāo)準(zhǔn)備階段

        (1)成立專(zhuān)門(mén)的招標(biāo)采購(gòu)部門(mén),招標(biāo)管理部門(mén)對(duì)重大的采購(gòu)事項(xiàng)需要向上級(jí)申請(qǐng),提出招標(biāo)實(shí)施時(shí)間,采購(gòu)標(biāo)的,經(jīng)經(jīng)理辦公會(huì)上決定并簽署意見(jiàn),采購(gòu)部門(mén)按此執(zhí)行。采購(gòu)部門(mén)嚴(yán)格按照法律法規(guī)要求組織招標(biāo)活動(dòng)。按照要求保證參與招標(biāo)的單位不得少于3個(gè)(特殊材料不遵循這條規(guī)定)。采購(gòu)過(guò)程嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)的采購(gòu)管理制度。

        (2)廣泛收集市場(chǎng)信息,所有正確的決策都是建立在足夠的信息儲(chǔ)備基礎(chǔ)之上的,信息完整度可以提高決策方案的正確率。例如制定招標(biāo)采購(gòu)價(jià)格,就需要了解市場(chǎng)資源儲(chǔ)備情況,市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)規(guī)律,了解供應(yīng)商市場(chǎng)份額、生產(chǎn)能力以及商業(yè)信譽(yù)等,收集豐富的信息內(nèi)容才能從其中提煉出更多有用的內(nèi)容為決策服務(wù),降低決策風(fēng)險(xiǎn)。

        (3)加強(qiáng)對(duì)物資采購(gòu)計(jì)劃的審核,嚴(yán)格控制物資采購(gòu)計(jì)劃的管理。結(jié)合企業(yè)實(shí)際生產(chǎn)需求,審核物資采購(gòu)計(jì)劃編制是否合理,調(diào)查采購(gòu)計(jì)劃是否存在偏離實(shí)際的現(xiàn)象。核對(duì)物資采購(gòu)數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間、使用計(jì)劃、采購(gòu)目標(biāo)、質(zhì)量要求是否符合目標(biāo)要求,避免采購(gòu)信息出現(xiàn)誤差。

        (4)加強(qiáng)對(duì)招標(biāo)采購(gòu)小組人員的培養(yǎng)教育。加強(qiáng)相關(guān)人員對(duì)招標(biāo)采購(gòu)法律、法規(guī)和相關(guān)審核管理制度的學(xué)習(xí)。加強(qiáng)思想道德教育,提升采購(gòu)人員職業(yè)道德素質(zhì)和守法意識(shí),避免出現(xiàn)違法行為和腐敗行為,凈化整個(gè)招標(biāo)采購(gòu)流程,保證所有工作依法依規(guī)進(jìn)行。

        2.投標(biāo)過(guò)程中

        (1)招標(biāo)方要保證公正公平公開(kāi),不能相互串通,忽視職業(yè)道德。

        (2)嚴(yán)格審核供貨方入圍資質(zhì)。結(jié)合市場(chǎng)調(diào)查數(shù)據(jù)資料,嚴(yán)格審核供貨方提供的資料信息,防止有代理商或者中間貿(mào)易公司借用廠商信息投標(biāo)增加中間成本,技術(shù)、售后、交貨環(huán)節(jié)也無(wú)法得到有效保障。

        (3)認(rèn)真審核關(guān)于商品信息的描述。物資的品牌詳盡清單,明確計(jì)價(jià)方式、服務(wù)項(xiàng)目、服務(wù)范圍、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)人員數(shù)量及崗位要求等。避免提供商品信息與實(shí)際需求指標(biāo)有誤差。

        (4)嚴(yán)格打擊圍標(biāo)、串標(biāo)行為。由于當(dāng)前商品市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)激烈,不能避免有供貨商采用不正當(dāng)?shù)母?jìng)爭(zhēng)方法,為了達(dá)到中標(biāo)的目的采用串標(biāo)、圍標(biāo)等違法違規(guī)方式投標(biāo)。要嚴(yán)格按照《招投標(biāo)法》《反不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)法》的相關(guān)處罰要求,對(duì)違法行為進(jìn)行打擊。

        (5)加強(qiáng)采購(gòu)合同的管理。第一,由法務(wù)人員對(duì)合同條款進(jìn)行審核,保證責(zé)權(quán)清晰,行文規(guī)范。第二,審核合同雙方當(dāng)事人是否具有主體資格,是否有民事權(quán)利和行為能力。第三,審查合同的內(nèi)容是否準(zhǔn)確、完備。對(duì)于合同內(nèi)容的異議部分,必須及時(shí)按照規(guī)定程序進(jìn)行處理,盡可能的減小合同風(fēng)險(xiǎn)。

        3.定標(biāo)階段

        為了保證整個(gè)招標(biāo)流程科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)、合法、有序,招標(biāo)工作結(jié)束后,組織紀(jì)檢監(jiān)察、審計(jì)、財(cái)務(wù)等部門(mén)對(duì)招標(biāo)采購(gòu)全過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督審計(jì)??偨Y(jié)梳理,為日后招標(biāo)采購(gòu)工作更好地開(kāi)展積累經(jīng)驗(yàn)。

        (二)建立健全風(fēng)險(xiǎn)控制系統(tǒng)

        完善采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理制度建設(shè),就是在為招標(biāo)采購(gòu)筑起第一道風(fēng)險(xiǎn)“防火墻”。首先,完善的制度體系有效防范招標(biāo)物資采購(gòu)腐敗、保證企業(yè)招標(biāo)采購(gòu)公開(kāi)、公平、公正,推進(jìn)招標(biāo)采購(gòu)高效有序進(jìn)行。其次,制定采購(gòu)商品技術(shù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。采購(gòu)物資時(shí)保證產(chǎn)品質(zhì)量符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、或企業(yè)采購(gòu)特定標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí),對(duì)各生產(chǎn)廠和制造部門(mén)的生產(chǎn)原材料的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行核查,保證原材符合要求。物資材料投入使用后,供應(yīng)商提供的產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量與合同不符時(shí),應(yīng)由供應(yīng)商承擔(dān)賠償,并在一定限期內(nèi)不得再行參與招標(biāo)采購(gòu)活動(dòng)。再者,加強(qiáng)對(duì)庫(kù)存物資管理,科學(xué)計(jì)劃盡量實(shí)現(xiàn)零成本庫(kù)存機(jī)制。最后,完善采購(gòu)付款機(jī)制,大額貨款要實(shí)行分級(jí)分權(quán)管理,根據(jù)授權(quán)逐級(jí)審批。按時(shí)進(jìn)行貨款審計(jì),以便發(fā)現(xiàn)舞弊,糾正偏差。

        (三)建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警應(yīng)急機(jī)制

        1.建立采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制。通過(guò)對(duì)招標(biāo)采購(gòu)過(guò)程中風(fēng)險(xiǎn)值較大的管理要素要重點(diǎn)審查,檢測(cè)設(shè)定警戒值。發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)征兆要及時(shí)預(yù)報(bào),啟動(dòng)應(yīng)急機(jī)制。例如,對(duì)主要物資設(shè)定庫(kù)存量警戒值,低于這個(gè)庫(kù)存指標(biāo)必須實(shí)施應(yīng)急措施。

        2.建立物資采購(gòu)應(yīng)急系統(tǒng)。當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生后,企業(yè)需要啟動(dòng)應(yīng)急措施。招標(biāo)采購(gòu)也一樣,需要制定一套備選方案,這樣風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生后不至于無(wú)計(jì)可施。為了變被動(dòng)為主動(dòng),招標(biāo)采購(gòu)活動(dòng)中,可依據(jù)實(shí)際情況,制定一套可以對(duì)應(yīng)替換的應(yīng)急措施以便及時(shí)補(bǔ)救。

        五、結(jié)語(yǔ)

        企業(yè)物資采購(gòu)成本占據(jù)經(jīng)營(yíng)成本的比重最大。為了將采購(gòu)成本降下來(lái),并保證物資供應(yīng)穩(wěn)定正常,采用招標(biāo)采購(gòu)模式,可以實(shí)現(xiàn)優(yōu)化配置物資資源。招標(biāo)采購(gòu)過(guò)程中,不可避免存在一定的風(fēng)險(xiǎn),為了能推進(jìn)招標(biāo)采購(gòu)模式健康方向發(fā)展,需要采取積極有效的風(fēng)險(xiǎn)防范措施,從而實(shí)現(xiàn)優(yōu)化物資采購(gòu)的目的。

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