文/河北省高速公路管理局高速公路路政總隊 宋百千

檔案事業(yè)快速發(fā)展，新型電子檔案的管理模式逐漸普及。路政案件電子檔案管理承擔著保存、檢索和供社會利用的責任，因此提升路政案件電子檔案管理水平十分重要。

一、電子檔案管理現狀

國家檔案局發(fā)布的2016年版電子檔案管理規(guī)范中，明確提出了電子檔案管理系統(tǒng)的基本功能。但是改版管理規(guī)范中沒有對如何利用計算機輔助電子檔案保管期限的鑒定進行詳細說明，也沒有相應的指導指南及標準。而且，在實際的管理過程中，電子文件管理系統(tǒng)和電子檔案管理系統(tǒng)數據庫兼容能力不強，影響了檔案的跨庫檢索功能，增加了檔案開發(fā)和利用的困難。電子檔案的管理到底是全程自動管理，還是部分代替手工管理；到底是對電子文件予以文件超前控制，還是僅按照要求實現歸檔管理；到底是采用文檔一體化管理模式，還是套用傳統(tǒng)的文件、檔案兩階段管理模式。這些都是近年來困擾檔案單位及檔案部門并一直要解決的問題。

上述問題必須得到解決，加快電子檔案業(yè)務內容和流程的設計是檔案管理體系建設的重點內容。由于電子文件的流轉不像傳統(tǒng)文件那樣表現為簡單的線性，遵照國家標準和行業(yè)規(guī)定，電子文件的歸檔范圍要明確。以四性檢測為切入點，可實現對電子文件保管期限的自動評價，確定文件的保存價值，并將保存價值模塊嵌入電子文件管理系統(tǒng)中。通過對各個項目具體化和量化，讓計算機完成電子文件管理的繁瑣流程，這是完成辦公自動化信息的重要手段，推動原始紙質介質方式向電子文檔方式轉變的重要趨勢。

二、四性檢測的概念與意義

四性檢測指的是真實性、完整性、可用性和安全性。結合電子檔案檢測規(guī)范中的要求，分別對上述四個方面進行檢測。

從實際意義看，電子文件管理的過程中存在一些風險隱患，而如何做到規(guī)避這些風險隱患是四性檢測的核心意義。如電子檔案在管理的流程中面臨著修改、增減、刪除等情況，這些因素引入了風險，難以確保電子檔案的真實性和完整性。另外，在電子管理模式下，電子檔案的數據也存在網絡病毒、黑客攻擊的風險。通過四性檢測，可以更好地規(guī)避風險。

三、四性檢測的主要內容和指標

四性檢測包括多個檢測項目，從覆蓋范圍上看，可以對歸檔環(huán)節(jié)進行檢測、對接受環(huán)節(jié)進行檢測、對保存環(huán)節(jié)進行檢測。以電子文件歸檔環(huán)節(jié)為例，四性檢測的內容和指標如下：

（一）真實性檢測。1.電子文件中的固化信息是真實性檢測的主要參考比對依據，因此，對電子文件中的固化信息進行有效性檢測。2.對文書類電子文件的元數據和權威方案中的要求進行對照，確定是否具有真實性。3.對內容的真實性進行檢測，數據中包含了很多的電子信息，如電子屬性信息，這些電子屬性信息必須與電子文件元數據中的響應信息一一對照。通過檢測是否具有一致性，判斷文件內容是否具有真實性。4.對電子文件的內容和電子文件的元數據之間是否存在真實的關聯性進行檢測，檢測是否存儲的位置發(fā)生了變化或者存儲的位置不合理。在檢測中，對電子文件的存儲位置和電子文件的內容數據進行信息對照，通過對照來判定是否信息具有關聯性，繼而判斷存儲位置是否真實。5.文書類的電子文件中有的信息和法規(guī)中的信息是否符合，對這一類型進行檢測。通過對電子文件歸檔信息包中的組織結構與法規(guī)中規(guī)定的相應信息組織結構逐個對照，判定歸檔信息是否符合法規(guī)要求。對電子文件歸檔信息包和業(yè)務部門的信息包進行對照，對電子文件的說明文件和目錄文件的規(guī)范性進行檢測，對電子文件信息包的結構進行檢測，判斷是否符合信息包真實性要求。

（二）完整性檢測。1.對照權威管理規(guī)范，對電子文件歸檔登記表中的相關事項和內容進行完整性檢測，包括電子文件的數量、文件字節(jié)數，檢測二者是否具有一致性。2.對照權威方案中的具體要求，對電子文件的元數據項進行完整性檢測，包括電子檔案的歸檔號、歸檔順序號，檢測是否存在缺失遺漏的情況。對重要電子文件的辦理記錄情況以及修改過程情況進行檢測，包括元數據項的完整性、連續(xù)性元數據項。3.電子文件是否具有完整性，對其進行檢測。檢測數據內容是否完整，檢測電子文件附件的內容是否完整。4.歸檔信息是否具有完整性，對其進行檢測。檢測信息包中內容是否具有完整性，檢測信息包范圍是否符合歸檔范圍，檢測電子文件的歸檔內容是否具備完整性。

（三）可用性檢測。1.檢測電子文件中的信息包中是否所有的數據都具有可讀性，是否元數據能夠被正常訪問。2.檢測電子文件是否能夠正常打開，檢測電子文件是否能夠正常瀏覽，檢測電子文件的數據格式是否具備可用性。對電子文件格式是否可讀進行檢測。3.檢測電子文件的軟件硬件環(huán)境是否具備可用性，軟件硬件環(huán)境是否符合可用性要求。4.檢測電子文件的歸檔信息包是否具備可用性。電子文件的歸檔信息包必須滿足加密的條件，必須使用非公開壓縮算法，信息包的內容和數據格式符合可用性要求。

（四）安全性檢測。1.檢測歸檔信息中是否具備病毒檢測的條件，檢測電子文件歸檔信息包中是否含有惡意代碼。對檢測系統(tǒng)中的環(huán)境安全性進行檢測，確保系統(tǒng)中包含殺毒軟件和病毒檢測軟件。2.檢測電子文件歸檔載體是否具備安全性條件。檢測電子文檔載體的外觀、讀取情況，檢測光盤是否符合相應技術應用規(guī)范。3.檢測歸檔過程是否具備安全性，對歸檔過程和文件保存過程中的風險隱患進行識別，確保歸檔和保存過程安全可控。

四、四性檢測的實現方法

在電子文檔管理的各個環(huán)節(jié)都需要進行相應的四性檢測，通過開展四性檢測，為檔案高質量管理打好基礎。主要的實現方法是利用專業(yè)的集成電子文件檢測工具來實現。

（一）真實性檢測。對于電子文檔中的固化信息實施真實性檢測，主要是對電子文件的來源是否真實作出檢測；電子文件中的元數據與標準中的相應標準是否具有一致性，是否與響應的元數據方案相符合是真實性檢測的又一內容，具體包括文檔數據的長度、類型、格式、元數據項賦值。電子屬性的信息也需要進行檢測，判斷電子屬性和元數據記錄信息二者是否一致，繼而確定電子文檔的真實性。對文件儲存位置信息進行真實性檢測，將其與電子文件內容數據的實際存儲位置進行對照，檢測二者位置是否一致。判斷信息組織結構是否具有真實性，判斷信息組織內容是否具有真實性，將其與國家相關規(guī)定中的對應內容及標準進行對照，符合標準則判斷具有真實性。對信息包進行檢測，對比業(yè)務部門發(fā)送的信息包，判定二者是否一致。

（二）完整性檢測。在移交電子檔案的過程中，對電子檔案元數據的完整性進行檢測，檔案管理人員應嚴格執(zhí)行對元數據完整性的檢測工作。對點入檔案館的電子檔案，根據文件封裝規(guī)范的要求進完成封裝包設計，以元數據完整封裝包的形式進行歸檔，這樣就可以確保電子檔案的完整性。對電子文檔的目錄數據庫進行檢測，確保檔案內容是完整的，元數據是完整的，封裝包沒有確實。檢測電子檔案的數量是否完整。電子檔案目錄中如果有修改過的痕跡，應對修改的過程進行完整性檢測，確保目錄數據中包含主要的目錄修改過程和辦理情況信息。對電子檔案中的目錄項目是否完整進行檢測，確保檔案目錄項目填寫完整齊全，檔案中修改的痕跡應在過程和結果均有記錄。檢測電子檔案的內容數據是否齊全。對電子檔案的數量進行完整性檢測，將其與移交表單上登記的電子檔案數量進行對照，確保電子檔案數量和移交表單上登記的數量是對應的。對電子檔案目錄數據中記錄的數量進行完整性檢測，電子檔案目錄數據中的記錄數量要與對應的電子檔案內容數量一致。

（三）可用性檢測。1.電子文件元數據可用性檢測，檢測電子文件元數據是否可以被正常訪問，檢測項目包括信息包中元數據的可讀性檢測、目標數據庫中的元數據可訪問性檢測。2.對文件內容進行可用性檢測。包括文件中的內容是否能正常打開，文件中的內容數據是否能正常瀏覽，文件中的內容格式和數據格式是否符合標準要求。檢測項目包括內容數據格式檢測、內容數據的可讀性檢測。3.電子文件軟硬件環(huán)境檢測，電子文件中的元數據含有的關于硬件環(huán)境信息和軟件環(huán)境信息是否符合歸檔要求，檢測項目為軟硬件環(huán)境合規(guī)性檢測。4.歸檔信息包可用性檢測，電子文件的歸檔信息應含有加密信息，含有非公開壓縮算法信息等，檢測項目為信息包中包含的內容數據格式合規(guī)性檢測。

（四）安全性檢測。對電子檔案檢測系統(tǒng)的環(huán)境安全進行檢測，保證系統(tǒng)中具有殺毒軟件和病毒檢測軟件。檢測電子文檔載體的讀取情況是否正常，檢測歸檔過程是否安全。

五、結語

通過路政案件電子檔案的四性檢測研究，探索并利用科學的管理路徑。通過設置加密技術程序，確定電子文件管理流程，防止人為隨意對原始文件進行修改、刪除、編輯，保持檔案文件原始面貌，保證電子檔案的真實性。同時利用計算機清晰揭示文件隱含的價值信息、元數據信息，完成保管期限的智能劃分，實現文件信息內容深層次管理，實現電子公文處理和電子檔案管理的歸檔一體化。