陳雨晰 大慶油田試油試采分公司物資供應(yīng)站

當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷快速發(fā)展，企業(yè)與企業(yè)之間競爭愈演愈烈，企業(yè)想要充分占據(jù)一席穩(wěn)固之地，就必須要認(rèn)清企業(yè)當(dāng)下發(fā)展實(shí)際，把握未來發(fā)展的重要方向，通過運(yùn)用ERP系統(tǒng)，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部物資管理實(shí)現(xiàn)有效控制，以此充分保障企業(yè)內(nèi)物資資源實(shí)現(xiàn)高度的整合，幫助企業(yè)控制合理的管理成本以及生產(chǎn)成本，促進(jìn)企業(yè)自身經(jīng)濟(jì)利潤提升，不斷保障企業(yè)自身核心競爭優(yōu)勢的發(fā)揮。

一、物資管理的概念、特點(diǎn)以及優(yōu)勢分析

(一)物資管理的概念以及特點(diǎn)分析

物資管理，主要是企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營管理過程中，針對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營環(huán)節(jié)需要的具體物資進(jìn)行合理采購、應(yīng)用以及存儲(chǔ)等各項(xiàng)活動(dòng)加以全面合理、有序地統(tǒng)籌規(guī)劃，基于某種層面而言，物資本身是企業(yè)流動(dòng)資產(chǎn)中不可或缺的一部分。物資不僅屬于企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的有形資產(chǎn)，還具有較強(qiáng)的流動(dòng)性特征。企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)開展過程中，物資一直處于大量使用、持續(xù)購買或重新歸置的一個(gè)發(fā)展過程中。而且，物資本身也能夠進(jìn)行變現(xiàn)，通過對(duì)物資展開銷售，也可以幫助生產(chǎn)者利用物資獲得相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)利益，然而物資如果長時(shí)間無法售出，那么也會(huì)變成囤貨，積壓庫存的情況下也會(huì)阻礙企業(yè)正常的經(jīng)營發(fā)展。不僅如此，物資本身也有較強(qiáng)的實(shí)效性，所以也有可能會(huì)給企業(yè)帶來一定潛在的經(jīng)濟(jì)利益損失[1]。

(二)物資管理的優(yōu)勢分析

企業(yè)在物資管理過程中，運(yùn)用ERP系統(tǒng)，可以為企業(yè)充分節(jié)約經(jīng)營管理成本以及生產(chǎn)成本等。我們都知道企業(yè)物資管理本身有著非常突出的流動(dòng)性，企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營過程中，物資管理的流動(dòng)性以及實(shí)效性就決定了企業(yè)必須要加強(qiáng)實(shí)時(shí)高效的物資管理力度，一旦日常管理環(huán)節(jié)忽視了物資的有效管理，出現(xiàn)偏差或者失誤，必然會(huì)制約企業(yè)正常的經(jīng)營發(fā)展，為企業(yè)造成嚴(yán)重的利益損失。而企業(yè)運(yùn)用ERP系統(tǒng)實(shí)施物資管理的內(nèi)部控制，可以有效規(guī)避這種問題，有助于企業(yè)充分降低物資管理的相關(guān)成本，促進(jìn)企業(yè)提升市場競爭優(yōu)勢。

二、企業(yè)對(duì)于物資管理的內(nèi)部控制目標(biāo)

企業(yè)在實(shí)施物資管理內(nèi)部控制過程中，因?yàn)槲镔Y本身的流動(dòng)性以及實(shí)效性特點(diǎn)顯著，如果物資管理內(nèi)部控制落實(shí)不到位，必然會(huì)導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)營生產(chǎn)過程中受到巨大的利益損失。企業(yè)日常經(jīng)營發(fā)展過程中，科學(xué)合理地實(shí)行物資管理內(nèi)部控制，一方面要充分保障企業(yè)日常生產(chǎn)運(yùn)營的基本物資需求，同時(shí)在具體內(nèi)控管理實(shí)踐過程中，及時(shí)根據(jù)物資消耗的情況做好物資補(bǔ)充規(guī)劃，這樣可以有效提升企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的盈余資金，也可以保障日常生產(chǎn)運(yùn)營的正常開展，促進(jìn)物資管理過程中各項(xiàng)內(nèi)部資源得到及時(shí)有效的補(bǔ)給，保障企業(yè)健康穩(wěn)定發(fā)展。針對(duì)這種管理模式而言，通常適宜于經(jīng)濟(jì)相對(duì)發(fā)達(dá)的地區(qū)，特別是我國北上廣等一線城市，通過ERP系統(tǒng)的合理引用，加強(qiáng)企業(yè)物資管理的內(nèi)部控制，幫助企業(yè)充分節(jié)約資金成本，為企業(yè)長遠(yuǎn)戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃給予科學(xué)可靠的支持依據(jù)，同時(shí)保障企業(yè)正常的資金流運(yùn)轉(zhuǎn)，為企業(yè)核心競爭力提升奠定良好基礎(chǔ)，有效提升企業(yè)在激烈的市場競爭中的發(fā)展地位[2]。

三、ERP系統(tǒng)下物資管理的內(nèi)部控制現(xiàn)狀及問題

(一)物資管理比較混亂

企業(yè)在并未廣泛推廣應(yīng)用ERP系統(tǒng)以前，大多數(shù)企業(yè)在管理物資相關(guān)基本信息的時(shí)候重要通過傳統(tǒng)人工的方式進(jìn)行數(shù)據(jù)信息統(tǒng)計(jì)記錄，以紙質(zhì)檔案資料的管理方式對(duì)物資進(jìn)行編碼管理和查詢，這樣的方式需要花費(fèi)非常多的人工精力以及時(shí)間成本，同時(shí)存儲(chǔ)資料也需要占據(jù)一定的空間。很多企業(yè)在經(jīng)營過程中會(huì)定期進(jìn)行內(nèi)部優(yōu)化調(diào)整，對(duì)工作業(yè)務(wù)項(xiàng)目進(jìn)行調(diào)整和劃分，這就使得物資管理過程中很容易發(fā)生信息不對(duì)稱的問題。而如果一些物資型號(hào)是以部門名稱的字母縮寫來編號(hào)登記的，而內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化調(diào)整之后，原本的物資歸屬發(fā)生轉(zhuǎn)移，歸為其他新的部門管理，而在統(tǒng)一管理規(guī)劃部分物資的時(shí)候，新部門則會(huì)重新針對(duì)物資來編號(hào)，但是通過運(yùn)用ERP系統(tǒng)進(jìn)行物資管理滯后，則會(huì)發(fā)生物資查詢以及分類的記錄信息在不同的部門之中標(biāo)記不同的編號(hào)等情況，所以信息查詢非常不便，容易造成混亂。而企業(yè)內(nèi)部調(diào)整項(xiàng)目業(yè)務(wù)時(shí)，一些物資轉(zhuǎn)移至新的部門來管理，而原部門有可能為了便捷，直接應(yīng)用原本的編碼規(guī)則直接套用至部門的一批新購物資上，也有的部門直接用新編碼，而這種方式就會(huì)導(dǎo)致有關(guān)人員在利用ERP系統(tǒng)進(jìn)行物資查詢的過程中，直接存在一號(hào)對(duì)應(yīng)不同物資的混亂問題，這些都使得物資管理內(nèi)控工作難以有效開展，同時(shí)也無形中增加很多工作量。

(二)信息化管理觀念較為落后

由于受到科學(xué)技術(shù)與信息化進(jìn)程的影響，以往在企業(yè)的物資管理過程中完全依賴人來進(jìn)行管理，但是隨著信息化進(jìn)程的不斷加速，企業(yè)逐漸應(yīng)用ERP系統(tǒng)進(jìn)行信息管理。企業(yè)在推廣應(yīng)用ERP系統(tǒng)的時(shí)候，一些企業(yè)并未全面深入地理解信息化系統(tǒng)應(yīng)用于企業(yè)管理的重要意義，同時(shí)也并不理解ERP系統(tǒng)應(yīng)用，對(duì)于物資管理內(nèi)控的重要價(jià)值。因?yàn)槭苤朴趥鹘y(tǒng)老舊的思想理念，企業(yè)物資管理人員應(yīng)用ERP系統(tǒng)時(shí)還存在半信半疑的狀態(tài)，有的人甚至比較排斥，也不愿意主動(dòng)改變傳統(tǒng)習(xí)慣了的工作模式，所以使得該系統(tǒng)應(yīng)用普及受到阻礙。隨著時(shí)代的發(fā)展進(jìn)步，目前ERP系統(tǒng)已經(jīng)開始在各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域中廣泛普及，而很多管理者仍然存在一定的抵觸心理，導(dǎo)致在物資管理內(nèi)控方面運(yùn)用ERP系統(tǒng)管理并未充分與企業(yè)自身實(shí)際高效融合。企業(yè)中的一些管理者也沒有充分深入地學(xué)習(xí)了解ERP系統(tǒng)，因此，缺乏正確客觀的認(rèn)知，使得系統(tǒng)引用推廣以后，內(nèi)部并未做好及時(shí)有效的引導(dǎo)和宣傳，管理部門與工作業(yè)務(wù)部門之間并未實(shí)現(xiàn)思想認(rèn)知的有效統(tǒng)一。關(guān)于ERP系統(tǒng)的內(nèi)控應(yīng)用以及物資管理定位不夠清晰精準(zhǔn)，使得系統(tǒng)應(yīng)用過程中無法有效發(fā)揮應(yīng)有的監(jiān)管作用，物資管理工作的效率也并未得到有效提升。企業(yè)管理者針對(duì)物資管理內(nèi)控信息化發(fā)展建設(shè)并未制定相應(yīng)的實(shí)施舉措，保障系統(tǒng)的有效利用，所以ERP系統(tǒng)并未有效實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部傳統(tǒng)物資管理理念的快速轉(zhuǎn)變，ERP系統(tǒng)因此應(yīng)用的效果并未達(dá)到預(yù)期[3]。

(三)物資配送的齊全性以及準(zhǔn)時(shí)性較低

為了充分保障企業(yè)生產(chǎn)計(jì)劃的順利有序落實(shí)，不受阻礙，大多數(shù)企業(yè)會(huì)直接從倉庫拿出一部分物資，然后將其運(yùn)往不同的生產(chǎn)線，物資配送環(huán)節(jié)對(duì)于物資本身的準(zhǔn)時(shí)性、齊全性以及配套性等方面都有較高的要求。尤其是很多大型生產(chǎn)加工類的企業(yè)，本身生產(chǎn)工藝以及生產(chǎn)流程相對(duì)比較復(fù)雜，擁有很強(qiáng)的自由性，所以在物資配送運(yùn)輸方面對(duì)于時(shí)間的要求以及物資齊全性的要求整體較高。而沒有充分執(zhí)行ERP系統(tǒng)的時(shí)候，多數(shù)企業(yè)在進(jìn)行物資配送運(yùn)輸?shù)臅r(shí)候，對(duì)于客戶提出的相應(yīng)要求，主要還是取決于配送人，也就是根據(jù)物資生產(chǎn)加工的順序排列生產(chǎn)配送的訂單，再根據(jù)客戶提出的物資配送時(shí)間需求，倉庫負(fù)責(zé)進(jìn)行備貨，然后安排配送等。ERP系統(tǒng)在全面貫徹落實(shí)以后，物資配送清單也能夠運(yùn)用ERP系統(tǒng)進(jìn)行直接打印，由于生產(chǎn)加工的流程并未完善，同時(shí)系統(tǒng)管理人員自身不具備專業(yè)的操作應(yīng)用技能，則容易導(dǎo)致物資配送環(huán)節(jié)頻繁出錯(cuò)，進(jìn)而導(dǎo)致客戶對(duì)服務(wù)不滿意，不利于企業(yè)自身的口碑形象塑造。不僅如此，很多企業(yè)并未建立獨(dú)立的物資配送管理部門，所以在開始運(yùn)用ERP系統(tǒng)進(jìn)行物資管理的時(shí)候，配送功能模塊也沒有建立和完善，因此，物資配送的要求難以保障，并未切實(shí)實(shí)現(xiàn)信息化管理，物資配送環(huán)節(jié)的工作效率不高，導(dǎo)致企業(yè)自身生產(chǎn)加工的效率直接受到影響和限制。

四、ERP系統(tǒng)下物資管理的內(nèi)部控制對(duì)策分析

(一)加強(qiáng)不同工作部門之間的信息傳遞

關(guān)于現(xiàn)代企業(yè)對(duì)于物資配送環(huán)節(jié)的各種要求難以滿足的現(xiàn)實(shí)問題，企業(yè)必須要重視強(qiáng)化生產(chǎn)部門與庫房管理部門之間的有效溝通，促進(jìn)彼此間的信息共享。企業(yè)配送物資環(huán)節(jié)，通常是庫房先為生產(chǎn)部門傳遞相關(guān)物資信息，然后由生產(chǎn)部門與市場部門溝通，所以企業(yè)利用ERP管理系統(tǒng)，完善物資管理的內(nèi)部控制信息共享機(jī)制，促進(jìn)市場、生產(chǎn)以及倉庫存儲(chǔ)三方面的信息高度共享互通。設(shè)置物資管理內(nèi)部控制的獨(dú)立部門，幫助及時(shí)了解市場方面的動(dòng)態(tài)情況，全面高效地挖掘市場中的潛在客戶需求，并基于此與生產(chǎn)部門溝通規(guī)劃建立相應(yīng)的管理制度，明確企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營對(duì)于物資需求較高的類別，同時(shí)和倉庫以及生產(chǎn)部門對(duì)于配送時(shí)間加以明確。企業(yè)利用ERP系統(tǒng)開展物資管理內(nèi)部控制工作，能夠幫助有關(guān)部門快速高效地掌握物資庫存的實(shí)際數(shù)量，了解供應(yīng)商物資供給的實(shí)際情況，結(jié)合市場動(dòng)態(tài)信息數(shù)據(jù)，促進(jìn)物資管理工作更加高效地開展落實(shí)，對(duì)于企業(yè)物資生產(chǎn)庫存情況及時(shí)核算和把控。企業(yè)充分利用ERP系統(tǒng)，可以和供應(yīng)商之間的管理系統(tǒng)相互關(guān)聯(lián)，便于彼此及時(shí)了解物資的實(shí)際情況，并針對(duì)具體的信息情況，把控供貨的時(shí)間與數(shù)量，以此促進(jìn)物資配送更加高效及時(shí)。企業(yè)在進(jìn)行物理管理的過程中，物資數(shù)量以及數(shù)據(jù)信息都關(guān)系著企業(yè)自身經(jīng)營發(fā)展的效率，而利用ERP系統(tǒng)進(jìn)行物資管理的內(nèi)部控制，可以加強(qiáng)部門之間的信息共享互通，促進(jìn)企業(yè)及時(shí)獲取相關(guān)有效信息，為自身效益提升提供保障[4]。

(二)完善物資管理系統(tǒng)，全面建設(shè)ERP系統(tǒng)

大多數(shù)企業(yè)并未樹立全面客觀的物資管理信息化建設(shè)的意義和價(jià)值，所以企業(yè)必須要主動(dòng)加強(qiáng)物資管理內(nèi)控的獨(dú)立部門建設(shè)，通過專門的組織機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)對(duì)于物資整體的系統(tǒng)化管理，保障物資供應(yīng)、采購、存儲(chǔ)以及配送運(yùn)輸?shù)拳h(huán)節(jié)的把控，提升企業(yè)物資管理內(nèi)部控制的有效性，運(yùn)用ERP系統(tǒng)進(jìn)行物資管理內(nèi)控，結(jié)合工作具體的類型以及各項(xiàng)業(yè)務(wù)板塊，明確物資管理內(nèi)控的不同功能專區(qū)，有效加強(qiáng)物資管理的科學(xué)性以及集合性。

(三)統(tǒng)一好物資的標(biāo)準(zhǔn)型號(hào)

針對(duì)當(dāng)前企業(yè)在進(jìn)行物資管理的過程中，時(shí)常發(fā)生物資型號(hào)混亂等問題，企業(yè)需要對(duì)于物資型號(hào)標(biāo)號(hào)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一系統(tǒng)化的規(guī)定，全面利用ERP系統(tǒng)的巨大優(yōu)勢，促進(jìn)物質(zhì)管理更加標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。企業(yè)首先需要建立獨(dú)立性的物資管理內(nèi)控部門，針對(duì)各個(gè)部門的物資情況落實(shí)統(tǒng)一科學(xué)有效的把控與管理。加強(qiáng)管理的集中化，針對(duì)物資名稱存在的混亂問題以及型號(hào)發(fā)生不一致等情況針對(duì)性地進(jìn)行解決，具體可以聯(lián)系各個(gè)部門有關(guān)負(fù)責(zé)人員對(duì)于物資型號(hào)按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)劃和分類，明確不同物資型號(hào)的代表性標(biāo)識(shí)，根據(jù)規(guī)范化的工作流程對(duì)物資名稱加以對(duì)應(yīng)和匹配，這樣來報(bào)站物資管理中各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息更加精準(zhǔn)可靠。ERP系統(tǒng)進(jìn)行應(yīng)用設(shè)計(jì)過程中，針對(duì)同類物資編碼以及物資名稱相同的特殊情況要設(shè)置提醒，這樣就可以避免不同部門的人員在輸入同類物資名稱時(shí)，能夠及時(shí)關(guān)注到物資名稱本身的規(guī)范性與獨(dú)立性，保障物資管理型號(hào)以及具體信息管理更加科學(xué)合理，而且所有物資的信息清晰明了。企業(yè)進(jìn)行物資管理內(nèi)部控制時(shí)，責(zé)任部門通過運(yùn)用ERP系統(tǒng)，對(duì)于全部的物資都可以根據(jù)相應(yīng)部門業(yè)務(wù)實(shí)際的需要做好區(qū)分，這樣能夠方便各個(gè)部門的員工在調(diào)取或者查詢信息時(shí)更加便捷，對(duì)各個(gè)部門的具體物資設(shè)置相應(yīng)的型號(hào)代碼，這樣可以通過編碼直接判斷出物資的實(shí)際歸屬部門，以此保障不同部門之間各自管理的物資情況相互獨(dú)立[5]。比如，對(duì)于一個(gè)生產(chǎn)加工類型的企業(yè)而言，企業(yè)應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身現(xiàn)狀，對(duì)于采購的物資加以清晰明確的劃分，以此促進(jìn)各個(gè)部門隨時(shí)便捷地進(jìn)行信息查詢。具體可以通過利用供貨商給的貨物單號(hào)，結(jié)合企業(yè)自身或者部門自身的名稱簡縮字母當(dāng)作編碼的前綴，以此促進(jìn)物資實(shí)現(xiàn)更加科學(xué)統(tǒng)一規(guī)范化的管理。針對(duì)外部協(xié)助加工的各項(xiàng)物資，應(yīng)當(dāng)根據(jù)生產(chǎn)加工的具體工藝，結(jié)合企業(yè)以及部門名稱的字母縮寫代號(hào)實(shí)施統(tǒng)一規(guī)范化的物資編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)。

五、結(jié)語

綜上所述，當(dāng)前市場競爭越來越激烈，企業(yè)之間為了競爭一席之地也采取了各種各樣的手法，而要注意的是企業(yè)應(yīng)當(dāng)在充分保障生產(chǎn)質(zhì)量的前提條件下，加強(qiáng)對(duì)于各個(gè)環(huán)節(jié)的成本管控。目前來看，企業(yè)物資管理環(huán)節(jié)有著非常巨大的可探索價(jià)值。實(shí)行ERP系統(tǒng)管理，加強(qiáng)物資庫存實(shí)時(shí)有效的監(jiān)管，對(duì)于相關(guān)管理數(shù)據(jù)信息進(jìn)行科學(xué)高效的把控和分析，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部物資管理控制的相應(yīng)制度建立與健全，提升物資管理效率，促進(jìn)企業(yè)物資管理成本能夠得到科學(xué)有效的控制。