郭喜萍 鐵嶺市城市發(fā)展服務(wù)中心

城建檔案集中包含了大量的城市政府相關(guān)信息，它主要包括涉及一個(gè)大型城市的重要建筑物、道路以及重要橋梁、公用設(shè)施、地下排水以及管線工程設(shè)計(jì)等的勘察、規(guī)劃設(shè)計(jì)以及工程質(zhì)量管理，貫穿著一個(gè)大型城市的整體人口、經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、資源、環(huán)境等各個(gè)方面。尤其是在涉及一個(gè)城市公共基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的管理、商品房管理開發(fā)、公有住房管理出售等各項(xiàng)改革創(chuàng)新實(shí)施建設(shè)工作的各方面，城建規(guī)劃?rùn)n案一直發(fā)揮著重要的指導(dǎo)作用，突顯城市經(jīng)濟(jì)社會(huì)建設(shè)和城市社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要?dú)v史價(jià)值。因此，城建檔案的利用在需要接受社會(huì)公眾廣泛監(jiān)督、實(shí)現(xiàn)政務(wù)公開方面，承載著來(lái)源于社會(huì)服務(wù)于社會(huì)的功能。

一、城建檔案利用現(xiàn)狀分析

第一，城建檔案的實(shí)際保護(hù)利用在隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)建設(shè)的不斷快速發(fā)展而發(fā)生變化。因此，城建檔案開發(fā)利用工作至關(guān)重要。其主要有效利用價(jià)值表現(xiàn)形式是在辦理城市建設(shè)、工程管理與城市建筑設(shè)計(jì)、司法行政調(diào)查檔案取證、辦理土地產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)移登記管理產(chǎn)籍等服務(wù)過(guò)程中要提供有效城建利用檔案依據(jù)，實(shí)現(xiàn)城建檔案的實(shí)際有效利用價(jià)值，而產(chǎn)生巨大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。但是城市建設(shè)和管理服務(wù)，對(duì)城建檔案實(shí)際有效利用價(jià)值需求相對(duì)超前于城建檔案本身，城建檔案在利用觀念和實(shí)際利用管理手段上往往顯得薄弱而又不能滿足經(jīng)濟(jì)發(fā)展的實(shí)際需要。

第二，從城建檔案的實(shí)際保護(hù)利用以及服務(wù)市場(chǎng)需求的總體來(lái)看，城建檔案在推進(jìn)我國(guó)現(xiàn)代城市規(guī)劃、建設(shè)、管理活動(dòng)中，實(shí)際利用越來(lái)越廣泛，服務(wù)著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域。

二、各種因素對(duì)城建檔案利用的影響

(一)社會(huì)環(huán)境因素的影響

從社會(huì)宏觀上面來(lái)看，城建檔案的資源利用方式受制于國(guó)家發(fā)展政策與經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展環(huán)境的雙重制約，帶有一定的社會(huì)傾向性，引導(dǎo)城建檔案的資源利用方向。例如，國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)重組、企業(yè)資產(chǎn)兼并與體制改革等各項(xiàng)清理工作的深入推進(jìn)，房地產(chǎn)國(guó)有產(chǎn)權(quán)應(yīng)然是企業(yè)資產(chǎn)清理的工作重點(diǎn)。因此，這方面的檔案近年來(lái)一直仍然保持著較高的資源利用率。

(二)本地區(qū)經(jīng)濟(jì)建設(shè)需要城建檔案館的支持

近幾年，舊城改造、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、房地產(chǎn)開發(fā)等項(xiàng)目建設(shè)需要提供檔案利用的服務(wù)數(shù)量在逐漸增多。

(三)自身因素對(duì)利用的影響

1.館藏狀況：在館藏內(nèi)容方面，我們要豐富館藏增加類。我們明確要求所有建設(shè)工程施工方在竣工時(shí)應(yīng)提交給檔案館具有立項(xiàng)規(guī)劃文件、建設(shè)工程用地規(guī)劃文件、征地補(bǔ)償文件、拆遷補(bǔ)償文件、勘察測(cè)繪和施工設(shè)計(jì)論證文件、開工設(shè)計(jì)審批論證文件、竣工設(shè)計(jì)驗(yàn)收論證文件等這些必要性的文件。此外，館藏各類檔案中還普遍存在著一些較高利用率但價(jià)值不高的檔案材料也往往占據(jù)著檔案庫(kù)房的多余空間，這些都大大加重了檔案調(diào)檔的工作難度。

2.服務(wù)狀況：職工業(yè)務(wù)素質(zhì)與現(xiàn)場(chǎng)接待人員查檔服務(wù)水平可能受到一定程度限制。雖然大部分城建檔案館對(duì)城建檔案相關(guān)工作人員在公眾提供城建檔案利用服務(wù)方面，已經(jīng)成功進(jìn)行了一定的專業(yè)知識(shí)系統(tǒng)教育和相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并且已經(jīng)取得很大的進(jìn)步，但是城建檔案利用服務(wù)社會(huì)意識(shí)還不高，沒有將城建檔案的潛在社會(huì)價(jià)值充分發(fā)揮轉(zhuǎn)化成為現(xiàn)實(shí)的實(shí)際價(jià)值。

三、我國(guó)城建檔案利用服務(wù)的主要趨勢(shì)

(一)城建檔案政務(wù)服務(wù)公開

在遼寧檔案政務(wù)信息服務(wù)平臺(tái)上展示了2016年城市基礎(chǔ)建設(shè)工程相關(guān)設(shè)計(jì)文件檔案管理綜合利用暫行辦法，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》第十九條的由國(guó)家檔案管理部門負(fù)責(zé)保管的城市工程設(shè)計(jì)檔案，一般正常情況下都應(yīng)當(dāng)自工程檔案管理形成之滿三十年向社會(huì)社會(huì)公眾開放。檔案相關(guān)管理規(guī)章《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》(建設(shè)部政府政府令第90號(hào))第十一條城建檔案館對(duì)接收的城建檔案設(shè)計(jì)資料管理應(yīng)及時(shí)對(duì)其進(jìn)行收集登記、整理、編制等并作為檔案檢索信息管理工具。各級(jí)城建檔案部門應(yīng)當(dāng)繼續(xù)支持企業(yè)開發(fā)城建檔案信息服務(wù)資源，并按照?qǐng)?zhí)行國(guó)家有關(guān)政策規(guī)定，向廣大社會(huì)公眾提供檔案服務(wù)。并寫上城建檔案館查詢地址電話。

(二)城建檔案利用服務(wù)多元化

在未來(lái)的建筑行業(yè)快速發(fā)展中，城建檔案宣傳利用技術(shù)載體的發(fā)展性和多樣性，將直接促使城建檔案利用載體宣傳利用相關(guān)信息處理服務(wù)的專業(yè)性和應(yīng)用載體會(huì)越來(lái)越多。目前紙質(zhì)城建檔案仍然用于傳統(tǒng)的查閱、復(fù)印等利用信息處理服務(wù)，照片或者圖像類的檔案在城建宣傳利用信息服務(wù)平臺(tái)上仍然可以實(shí)時(shí)展現(xiàn)，音像視頻檔案文件可以被制作成影片用于廣播電視新聞媒體專題報(bào)道節(jié)目，電子文件檔案可以用于社交網(wǎng)絡(luò)。檔案利用信息服務(wù)載體綜合利用信息形式在合理配置利用和有效開展檔案宣傳教育推廣利用方面，潛移默化地直接影響城建檔案信息載體綜合利用信息服務(wù)的社會(huì)整體利用效果。

(三)城建檔案利用服務(wù)查詢功能由單一性向多樣性轉(zhuǎn)變

城建檔案利用服務(wù)由查詢功能的單一性，發(fā)展成為具有編纂、宣傳和綜合利用功能的多樣性。

1.城建檔案資料編纂管理形式不斷創(chuàng)新?，F(xiàn)階段由于目前我國(guó)城建專用檔案的專輯編纂學(xué)術(shù)研究工作水平相對(duì)較低，還有的只是停留在城建檔案主要內(nèi)容的編輯簡(jiǎn)單化和再整合，我們還仍然需要不斷提高城建檔案專輯編纂學(xué)術(shù)研究工作水平，進(jìn)行各種不同主題性的檔案編纂研究調(diào)研、制定、收集各種類型相應(yīng)不同研究主題的城建檔案，編輯資料集結(jié)打印成冊(cè)，開發(fā)城建檔案的重要應(yīng)用價(jià)值。方便廣大社會(huì)公眾的及時(shí)進(jìn)行查找和合理收集利用。

2.城建基礎(chǔ)檔案管理服務(wù)宣傳教育工作服務(wù)形式不斷創(chuàng)新。城建檔案信息資源綜合利用管理服務(wù)形式可以依靠不同的形式服務(wù)，一方面，為廣大社會(huì)公眾提供基于我國(guó)傳統(tǒng)的城建基礎(chǔ)檔案信息資源綜合利用管理服務(wù)。另一方面，也可以直接做成各種聲像檔案通過(guò)廣播電視、網(wǎng)絡(luò)媒體進(jìn)行推廣宣傳。豐富城建檔案的工作宣傳。

3.城建檔案管理資源綜合利用服務(wù)形式不斷創(chuàng)新。城建檔案管理資源綜合利用檔案管理服務(wù)形式應(yīng)逐步走向平民化、便捷化，使檔案資源綜合利用管理服務(wù)更多地體現(xiàn)具有服務(wù)寬度和發(fā)展方向，包括積極建立學(xué)術(shù)官網(wǎng)、創(chuàng)建學(xué)術(shù)期刊，重視學(xué)術(shù)刊物內(nèi)容建設(shè)為廣大社會(huì)公眾提供了高學(xué)術(shù)水準(zhǔn)的檔案科學(xué)技術(shù)研究成果，將為加快促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)檔案資源綜合利用城建檔案服務(wù)事業(yè)發(fā)展進(jìn)步推向一個(gè)新的歷史高度。

四、對(duì)提高城建檔案利用率的建議

(一)控制和優(yōu)化館藏

首先，要嚴(yán)格確定執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和適用范圍。要按照城建檔案的管理具體性、重要性、利用率等四個(gè)指標(biāo)體系來(lái)準(zhǔn)確滿足現(xiàn)在和未來(lái)的實(shí)際工作要求，對(duì)城建檔案制定接收檔案標(biāo)準(zhǔn)和統(tǒng)一確定工作重點(diǎn)檔案范圍。以聲像照片資料中的檔案管理工作為題舉例，其實(shí)很多檔案聲像照片資料中的檔案都完全是按照我們每一個(gè)人的主觀性和愛好等來(lái)進(jìn)行收集拍攝的，珍貴的檔案聲像資料畫面往往未能真實(shí)地被記錄下來(lái)，因此，要及時(shí)研究制定一套有效的檔案聲像資料形成、收集、整理、管理以及相關(guān)工作措施與管理操作流程規(guī)范。其次，要嚴(yán)格控制鑒定檔案主要管理工作量的內(nèi)容，即不僅僅是包括對(duì)所有需要進(jìn)館的檔案相關(guān)資料進(jìn)行檢查以及驗(yàn)收資料進(jìn)行收集整理，也包括對(duì)所有進(jìn)館前的相關(guān)資料檔案的秘密保護(hù)等級(jí)記錄制定統(tǒng)一的接收標(biāo)準(zhǔn)，還有些檔案不在相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定范圍內(nèi)，但是確實(shí)具有充分利用館藏潛質(zhì)和有價(jià)值的進(jìn)館檔案也應(yīng)及時(shí)收集起來(lái)保管。最后是在類型上還要注意保持?jǐn)?shù)量多樣化。目前我國(guó)館藏照片檔案的類型仍然相對(duì)比較單一，大部分只能是紙質(zhì)類等文件類型檔案，極小的一部分只能是照片類等文件類型檔案。但是照片文件檔案越來(lái)越多地已經(jīng)受到館藏檔案照片利用者的廣泛青睞，鼓勵(lì)社會(huì)公眾定期捐贈(zèng)檔案照片，也就是希望通過(guò)定期開展檔案攝影藝術(shù)創(chuàng)作比賽等方式來(lái)幫助公眾拍攝和收集整理合并收集制作出一批具有長(zhǎng)期保存和可利用收藏價(jià)值的檔案。

(二)重視城建檔案的利用保護(hù)，提高我國(guó)全民的城建檔案保護(hù)意識(shí)

1.政府可以通過(guò)申請(qǐng)資助建立一個(gè)國(guó)家永久性城建檔案保護(hù)陳列館。例如，展館室內(nèi)可以公開展覽一些綜合利用大型建筑物的實(shí)例，有關(guān)“城市記憶工程”，舊城區(qū)建筑改造的大型實(shí)景圖片或其他有關(guān)建筑聲像視頻資料等檔案；在我國(guó)城市建設(shè)管理工作上具有突出貢獻(xiàn)的全國(guó)先進(jìn)人物譜等。

2.每月組織人員進(jìn)行一次全市城建檔案科普宣傳教育以及實(shí)踐培訓(xùn)活動(dòng)。根據(jù)近年來(lái)城建檔案的資料整理以及利用調(diào)查情況分析，發(fā)現(xiàn)一些房地產(chǎn)開發(fā)商與一些住房業(yè)主之間的房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓糾紛，而且到城建檔案館來(lái)查檔的人越來(lái)越多，而且在原來(lái)的很多人普遍不懂得如何利用查閱城建檔案，可以此作為案例對(duì)廣大市民們進(jìn)行城建檔案宣傳教育，減少此類違法事情的再一次發(fā)生，保護(hù)廣大市民們的合法權(quán)益。

(三)城建檔案是一種多功能的信息源，城建檔案工作是一項(xiàng)信息性的工作

1.城建檔案利用工作的根本目的，就是利用開發(fā)城建檔案信息資源，將保存的城建檔案及其信息利用資源充分提供給廣大社會(huì)各界利用，發(fā)揮其潛在的利用價(jià)值，從而為經(jīng)濟(jì)社會(huì)的持續(xù)發(fā)展和推動(dòng)人類的社會(huì)進(jìn)步做出貢獻(xiàn)。“利用檔案”和“提供檔案信息利用”工作是城建檔案信息利用業(yè)務(wù)工作的兩個(gè)基本方面，是它泛指對(duì)檔案利用者和檔案工作人員而言，二者緊密相聯(lián)，相輔相成。

2.城建檔案工作是反映城市建設(shè)及其發(fā)展過(guò)程歷史的真實(shí)記錄，是政府建設(shè)、維護(hù)、管理一座城市的重要依據(jù)，城建檔案工作具有真實(shí)記載歷史、科學(xué)提供參考和可借鑒等的作用。把檔案利用服務(wù)事業(yè)作為城建檔案工作聯(lián)系社會(huì)的一個(gè)重要窗口，工作質(zhì)量做得如何，也是直接衡量城建檔案館檔案業(yè)務(wù)管理工作整體開展的順利程度和衡量檔案工作效果主要標(biāo)志。

3.組織做好城建檔案管理工作能夠檢驗(yàn)檔案服務(wù)優(yōu)劣，既不僅可以直觀看出城建檔案的分類收集，整理、編目、鑒定保管、編研以及檔案開發(fā)和監(jiān)督管理等在城建檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)服務(wù)質(zhì)量?jī)?yōu)劣好壞，也能看出城建檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平和整體文化服務(wù)理念，服務(wù)態(tài)度。我們十分重視做好檔案利用服務(wù)工作，及時(shí)認(rèn)真聽取人民群眾意見反饋，對(duì)各項(xiàng)檔案利用工作的有效開展、改進(jìn)，必將起到極大的指導(dǎo)促進(jìn)作用，從而有效地推動(dòng)城建檔案管理利用檔案服務(wù)整體務(wù)水平的不斷穩(wěn)步提高。

(四)做好事前充分準(zhǔn)備工作是當(dāng)前做好城建檔案資源利用服務(wù)管理工作的重要基礎(chǔ)

1.牢固樹立正確的利用服務(wù)方向意識(shí)。引導(dǎo)檔案管理工作人員牢固樹立正確服務(wù)理念，是認(rèn)真搞好管理服務(wù)工作的根本素質(zhì)前提。在快速發(fā)展時(shí)代條件下，檔案管理綜合利用業(yè)務(wù)技術(shù)管理服務(wù)工作人員，始終應(yīng)緊緊圍繞促進(jìn)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)。在這一總的工作方針原則和政策指導(dǎo)下，去認(rèn)真扎實(shí)做好檔案綜合利用業(yè)務(wù)和信息化等技術(shù)服務(wù)資源的合理利用，整合檔案利用開發(fā)和各項(xiàng)重要基礎(chǔ)設(shè)施檔案利用業(yè)務(wù)管理相關(guān)工作。除了樹立堅(jiān)定利用服務(wù)方向意識(shí)，還必須牢固樹立堅(jiān)定利用敬業(yè)理念和良好的服務(wù)態(tài)度，做到人員要始終具有高度的事業(yè)心和社會(huì)責(zé)任感，有默默無(wú)聞、吃苦耐勞、精益求精、甘愿無(wú)私奉獻(xiàn)的精神，才能耐心主動(dòng)地為檔案利用者服務(wù)，并不斷提高工作質(zhì)量和服務(wù)水平。

2.正確處理全宗與館藏之間關(guān)系的是檔案工作者應(yīng)具備的一項(xiàng)基本素質(zhì)。只有業(yè)務(wù)熟練，對(duì)整個(gè)系統(tǒng)館藏全宗的具體內(nèi)容、全宗的具體表現(xiàn)形式、全宗與整個(gè)館藏之間的相互聯(lián)系及在存放檔案資料庫(kù)架上的具體位置了如指掌，才能為廣大檔案資源查訪者及時(shí)隨地提供便利快捷的檔案查詢處理服務(wù)，從而有效地減少查閱檔案或者調(diào)卷檔案的重復(fù)工作性和盲目性，并且能增強(qiáng)檔案查詢工作的主動(dòng)性和及時(shí)服務(wù)的有效性。

3.及時(shí)準(zhǔn)確把握社會(huì)公眾需求。通過(guò)多種形式組織做好社會(huì)公眾調(diào)查和媒體查訪者的相關(guān)信息及時(shí)反饋收集工作，把握現(xiàn)代社會(huì)對(duì)合理利用服務(wù)檔案的迫切需求，是我們做好利用服務(wù)檔案工作的重要關(guān)鍵。因?yàn)橹挥小爸褐恕?，我們才能有的放矢地把變被?dòng)轉(zhuǎn)化為主動(dòng)，從而準(zhǔn)確把握做好利用檔案工作的基本規(guī)律。自覺主動(dòng)地做好利用工作。

(五)檔案打印復(fù)制品提供利用服務(wù)

1.關(guān)于檔案打印復(fù)制品提供利用服務(wù)，多數(shù)只是作為對(duì)憑證出示證明的使用，出示憑據(jù)證明一定內(nèi)容要準(zhǔn)確，不可顯示出任何重大差錯(cuò)，并必須加蓋有效單位公章。關(guān)于制作利用現(xiàn)有檔案復(fù)制本，一部分也就是主要作為對(duì)制作現(xiàn)有利用檔案的重要性及利用廣泛程度及現(xiàn)有檔案最大使用量進(jìn)行綜合分析考慮，目的就是為了有效地保護(hù)原始檔案，為了更長(zhǎng)久的利益提供最大利用量的檔案復(fù)制服務(wù)。檔案摘錄副本可根據(jù)實(shí)際檔案利用量及檔案制作單位的實(shí)際利用需求，制作檔案時(shí)的副本或摘錄形式分為兩種：一是檔案副本摘錄內(nèi)容主要應(yīng)準(zhǔn)確如實(shí)反映所有利用檔案打印復(fù)制資料原件的所有重要性及組成功能部分，摘錄檔案單位人員可只隨意自由選取其所利用需要的某些部分。二是可以采用現(xiàn)有檔案印制復(fù)印、手抄、打印、印刷或利用影像藝術(shù)攝影四種檔案復(fù)制制作方式兩種均可，但對(duì)所有利用檔案打印復(fù)制資料件的利用制發(fā)檔案權(quán)限規(guī)定范圍和利用檔案復(fù)制批準(zhǔn)書的利用檔案權(quán)限復(fù)制范圍等都應(yīng)嚴(yán)格按照檔案管理、以利便于進(jìn)行利用檔案安全性的保密和對(duì)利用檔案單位權(quán)益的有效進(jìn)行維護(hù)。

2.在管理利用工作服務(wù)相關(guān)工作中的人應(yīng)能夠充分發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性。通過(guò)創(chuàng)新開展檔案信息利用服務(wù)工作管理行為，最重要的就是能夠充分發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性，通過(guò)運(yùn)用多種形式，多種服務(wù)渠道，把創(chuàng)新檔案利用信息主動(dòng)及時(shí)地傳遞反饋給檔案利用者，避免那種單純被動(dòng)管理利用工作服務(wù)的接收工作管理形式。在關(guān)于管理信息利用服務(wù)工作接收服務(wù)者的相關(guān)管理工作中，要盡量通過(guò)不斷簡(jiǎn)化管理利用工作服務(wù)程序，提高管理利用工作服務(wù)者的工作效率，在充分注重企業(yè)保密、保護(hù)企業(yè)合法權(quán)益的基本前提下，以促進(jìn)檔案信息利用最大優(yōu)化服務(wù)為主要利用服務(wù)活動(dòng)目標(biāo)。每一個(gè)參與創(chuàng)新開展檔案信息利用服務(wù)工作者，應(yīng)當(dāng)在無(wú)任何理由條件自覺履行解除有效接收這一工作服務(wù)機(jī)制過(guò)程中的各種制約，從而最終有效形成接收工作服務(wù)合力。做到充分發(fā)揮和突出服務(wù)創(chuàng)新檔案利用服務(wù)工作。

五、結(jié)語(yǔ)

對(duì)于城建檔案的管理利用，表現(xiàn)了“以人為本”的服務(wù)價(jià)值理念，不僅我們檔案管理工作人員業(yè)務(wù)技術(shù)精湛業(yè)務(wù)熟練，態(tài)度熱情，提供了大量多種形式的檔案咨詢服務(wù)，服務(wù)價(jià)值理念在我們目前已有的服務(wù)理念發(fā)展基礎(chǔ)上也還要不斷尋求有新的發(fā)展變化。我們?cè)谏钊胙芯咳绾谓⒑屠霉芾砥髽I(yè)數(shù)字檔案館及如何利用紙質(zhì)電子檔案文件的問題時(shí)候，要充分吸取先進(jìn)企業(yè)數(shù)字檔案館利用建立的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，利用外部可行性的條件，把利用紙質(zhì)城建檔案相關(guān)信息與利用電子檔案文件利用信息緊密聯(lián)系結(jié)合起來(lái)以便于進(jìn)行專業(yè)知識(shí)上面的創(chuàng)新。