崔明洋 焦作市疾病預(yù)防控制中心

我國(guó)近些年來(lái)，曾多次出現(xiàn)過(guò)嚴(yán)重的流行疾病，危害了人們的生命健康，并為社會(huì)的穩(wěn)定發(fā)展帶來(lái)了嚴(yán)重的負(fù)面影響。而基層疾病預(yù)防控制中心，便會(huì)通過(guò)檔案記載的方式，將這些流行疾病的病理學(xué)特征、分析診斷過(guò)程、治療解決方案等內(nèi)容進(jìn)行記錄，以便于在后期發(fā)現(xiàn)疫情時(shí)，為醫(yī)生提供更加充足的資料，使疫情得到快速控制，減少人民群眾的生命財(cái)產(chǎn)安全威脅。本文將針信息化檔案管理的優(yōu)勢(shì)作用、現(xiàn)狀分析以及信息化轉(zhuǎn)型策略進(jìn)行簡(jiǎn)單敘述，希望能為檔案管理人員提供一些幫助[2]。

一、疾病預(yù)防控制檔案信息化管理優(yōu)勢(shì)

通過(guò)信息化技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理，能夠有效減少管理人員的工作負(fù)擔(dān)。通過(guò)將檔案數(shù)據(jù)化，保存在電腦之中，能更加全面地記錄檔案信息內(nèi)容，提高檔案管理人員的工作效率。另外，將數(shù)字化檔案存儲(chǔ)進(jìn)光盤(pán)、硬盤(pán)等存儲(chǔ)軟件中，也能有效減少存儲(chǔ)空間，提高檔案存儲(chǔ)空間的利用效率。此外，因疾病預(yù)防控制檔案屬于特定條件中長(zhǎng)期收集整理的文檔，因此需要管理人員格外注意檔案管理的安全問(wèn)題。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有可能在外界氣溫、濕度、使用頻率等因素的影響下，出現(xiàn)嚴(yán)重?fù)p壞狀況，若紙質(zhì)資料積累過(guò)多，且存儲(chǔ)地點(diǎn)過(guò)近的情況下，便會(huì)大幅度提高火災(zāi)發(fā)生幾率，為基層疾病預(yù)防控制中心帶來(lái)嚴(yán)重隱患[3]。信息化檔案便沒(méi)有這類問(wèn)題，因信息化檔案屬于電子數(shù)據(jù)，因此哪怕原本紙質(zhì)檔案損壞，也不會(huì)影響檔案的應(yīng)用，信息化檔案存儲(chǔ)也能有效降低火災(zāi)等安全隱患的發(fā)生概率，減少疾病防控中心的風(fēng)險(xiǎn)隱患。最后，信息化檔案能夠進(jìn)行多重加密，并能有效提高檔案整理效率，免去了檔案管理人員的大部分工作壓力，此外，通過(guò)對(duì)檔案進(jìn)行分級(jí)加密、添加關(guān)鍵詞等，也能讓用戶更加及時(shí)的查詢到需要的資料，進(jìn)一步提高了用戶的應(yīng)用效率。

二、疾控中心人事檔案管理信息化的作用

(一)提升檔案管理工作效率

基層疾病預(yù)防控制中心的檔案管理技術(shù)較為傳統(tǒng)，檔案資料的收集整理工作通常由人工完成，這導(dǎo)致了檔案管理工作效率過(guò)低，且檔案信息的準(zhǔn)確度不足，錯(cuò)誤率較高。將信息技術(shù)融入檔案管理工作中，能夠有效減少管理人員收集數(shù)據(jù)的時(shí)間。此外，使用相關(guān)軟件進(jìn)行信息錄入工作，也能有效縮短錄入時(shí)間，并提高信息的準(zhǔn)確性。

(二)提升檔案信息的保密性

通過(guò)信息化技術(shù)，能夠有效提升基層疾病預(yù)防控制中心檔案管理的保密效果，從而為各環(huán)節(jié)工作提供更加可靠的資料。信息檔案管理人員首先需要構(gòu)建安全便捷的檔案管理查詢平臺(tái)，建立規(guī)范、龐大的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將檔案的檢索方式更變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)檢索，并提高檔案管理效率[4]。

(三)優(yōu)化人力資源配置

除去疾病方面的信息，檔案管理人員也會(huì)接觸到人事檔案信息。將信息化技術(shù)與檔案管理工作結(jié)合，能夠?qū)⑷耸滦畔⒂涗浀酶尤?，并將工作人員的年齡、性別、職稱等各項(xiàng)情報(bào)直觀地呈現(xiàn)出來(lái)，從而提高人力資源配置的可靠性。進(jìn)行各環(huán)節(jié)工作時(shí)，檔案管理人員便可通過(guò)記載的數(shù)據(jù)，對(duì)當(dāng)前擁有的人員進(jìn)行調(diào)配，進(jìn)而將每一位員工的優(yōu)勢(shì)充分地發(fā)揮出來(lái)，提高工作人員的整體水平。

三、疾控中心人事檔案管理現(xiàn)狀分析

(一)人事檔案管理邊緣化

對(duì)于其他行業(yè)的檔案管理工作而言，基層疾病預(yù)防控制中心的檔案管理工作要更加復(fù)雜，因防控中心的檔案是長(zhǎng)時(shí)間積累下來(lái)的，想要發(fā)揮其作用，則需要進(jìn)行相應(yīng)的投資。但在當(dāng)前檔案管理工作之中，管理模式經(jīng)常會(huì)產(chǎn)生不平衡狀態(tài)。此外，一些疾控中心的運(yùn)營(yíng)時(shí)間較長(zhǎng)，但這類疾控中心并沒(méi)有對(duì)自身管理?xiàng)l例進(jìn)行更新，對(duì)檔案方面的管理措施仍采用傳統(tǒng)模式，或者僅將檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)化，轉(zhuǎn)存到計(jì)算機(jī)軟、硬件之中，這一形式雖然也能夠在一定程度上提高檢索的效率，但也會(huì)因?yàn)樯婕安块T(mén)過(guò)多，導(dǎo)致檢索過(guò)程與存儲(chǔ)平臺(tái)出現(xiàn)各式各樣的問(wèn)題，影響檔案資源的應(yīng)用[5]。因此，進(jìn)行檔案管理時(shí)，應(yīng)不斷強(qiáng)化管理?xiàng)l例方面，并應(yīng)用更多專業(yè)軟件，對(duì)檔案資源進(jìn)行信息化管理措施，只有這樣，才能有效保證應(yīng)用的合理性。目前，我國(guó)大部分疾病預(yù)防控制中心在管理?xiàng)l例方面較為落后，無(wú)法有效的做到運(yùn)行與維護(hù)工作，導(dǎo)致信息化檔案管理的效果無(wú)法得到充分發(fā)揮，從而嚴(yán)重影響了基層疾病預(yù)防控制中心的發(fā)展。

(二)管理水平有待提升

除去對(duì)流行疾病的檔案資料收集管理外，疾控中心的檔案管理還包括了教育培訓(xùn)、監(jiān)管檢查等多方面內(nèi)容，為了更好地實(shí)施這些內(nèi)容，相關(guān)人員應(yīng)確保檔案管理的有效性與完整性。傳統(tǒng)的檔案管理措施運(yùn)行過(guò)程較為繁雜，且存在難搜索、易出錯(cuò)等多種問(wèn)題，大幅度拉低了檔案資料管理的效果。這些方面均需要管理人員加大對(duì)檔案管理的關(guān)注度，并根據(jù)社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)與需求，學(xué)會(huì)使用更加先進(jìn)的管理技術(shù)，不斷提高管理意識(shí)，減少因管理觀念落后導(dǎo)致的問(wèn)題產(chǎn)生概率。但截至目前，檔案管理工作仍是疾病控制中心的邊緣工作，不論是高層領(lǐng)導(dǎo)人員，還是管理人員本身，都不重視檔案管理措施，導(dǎo)致無(wú)法充分地利用檔案管理數(shù)據(jù)，從而對(duì)信息化檔案管理造成了嚴(yán)重負(fù)面影響。

(三)缺乏科學(xué)的建設(shè)規(guī)劃

目前我國(guó)檔案信息化管理措施已經(jīng)得到了初步的落實(shí)，在進(jìn)行檔案管理時(shí)，管理人員也可通過(guò)專門(mén)的軟件進(jìn)行對(duì)接整理工作，從而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)工程布置。但各階段中疾控中心的檔案信息數(shù)據(jù)均處于非常龐大的狀態(tài)下，更多的數(shù)據(jù)仍處于封閉式狀態(tài)之中，并沒(méi)有做到資源之間的共享工作，從而為管理人員增添了更多的困擾。此外，當(dāng)前的檔案信息管理并沒(méi)有相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)條例，導(dǎo)致管理模式與企業(yè)發(fā)展方向脫軌，無(wú)法真正的開(kāi)展落實(shí)檔案信息管理措施。在沒(méi)有相應(yīng)措施的支持下，基層疾病預(yù)防控制中心的檔案信息還需要召開(kāi)多次會(huì)議，探討時(shí)間、期限、效果等多方面內(nèi)容，從而建立起更加適合當(dāng)前需要的檔案管理模式，有效解決原本管理方案中存在的問(wèn)題，降低后續(xù)可能產(chǎn)生的不良影響。

四、基層疾病預(yù)防控制中心檔案管理的信息化轉(zhuǎn)型策略

(一)全面提高重視程度

作為基層疾病預(yù)防控制中心的領(lǐng)導(dǎo)人員，應(yīng)充分的意識(shí)到檔案管理工作的重要性，并針對(duì)自身發(fā)展需求，成立專業(yè)的檔案管理部門(mén)，聘請(qǐng)業(yè)務(wù)能力過(guò)硬、職業(yè)素質(zhì)較強(qiáng)的隊(duì)伍，進(jìn)而為檔案管理工作營(yíng)造出更加專業(yè)的氛圍。此外，相關(guān)人員還可通過(guò)加強(qiáng)宣傳、進(jìn)行講座、落實(shí)考核等多方面內(nèi)容，提高現(xiàn)有檔案管理人員的工作能力與職業(yè)素養(yǎng)，從而促進(jìn)更多的管理人員擁有先進(jìn)的檔案管理意識(shí)。

(二)構(gòu)建信息化管理體系

一方面，管理人員應(yīng)將檔案資料進(jìn)行集中檢查，確保檔案資料的完整性與準(zhǔn)確性，隨后將管理制度落實(shí)到位，進(jìn)一步提高檔案管理的信息化流程。在進(jìn)行檔案信息數(shù)據(jù)化錄入時(shí)，相關(guān)人員應(yīng)保證檔案信息的準(zhǔn)確性與保密性，并聘請(qǐng)專業(yè)團(tuán)隊(duì)，對(duì)檔案信息進(jìn)行篩查工作，確保信息中不存在任何影響使用的問(wèn)題。另外，管理人員還應(yīng)與疾病防控中心的其他部門(mén)進(jìn)行及時(shí)溝通，并達(dá)成友好協(xié)作，以便于提升檔案管理的安全性。

(三)加大信息化投入力度

截至目前，我國(guó)相關(guān)部門(mén)已經(jīng)針對(duì)檔案管理方面出臺(tái)了多項(xiàng)政策，并在政策中明確的指出了信息化技術(shù)融入檔案管理工作的重要性，并要求相關(guān)單位將信息化技術(shù)與檔案管理進(jìn)行充分融合。因此，相關(guān)人員需要不斷加強(qiáng)新檔案管理的工作意識(shí)，并為檔案管理提供一筆專用資金，不斷提高工作人員的工作技術(shù)，另外，在配置基層檔案管理中心中，相關(guān)人員還需要加強(qiáng)檔案對(duì)于自然災(zāi)害與人為惡意破壞等問(wèn)題，維護(hù)并保證檔案管理工作能夠順利地進(jìn)行下去。檔案管理人員也需要不斷提高自身管理能力與檔案處理能力，進(jìn)而保證檔案管理措施符合當(dāng)代社會(huì)對(duì)于基層疾病保護(hù)管理中心的檔案管理需求。最后，相關(guān)人員應(yīng)加大對(duì)檔案管理的數(shù)據(jù)內(nèi)容，從而便于更好的為企業(yè)提供未來(lái)發(fā)展規(guī)劃[6]。

(四)提升管理隊(duì)伍素養(yǎng)

第一，基層疾病預(yù)防控制中心應(yīng)將檔案管理人員進(jìn)行統(tǒng)一培訓(xùn)，并采取相應(yīng)考核手段，對(duì)參加培訓(xùn)的人員進(jìn)行全體考核，進(jìn)而篩選出最為適合的復(fù)合型人才，保證這些人才能能夠在檔案管理的過(guò)程之中，能夠充分的發(fā)揮出自身的作用，有效地引導(dǎo)人們進(jìn)行檔案管理工作。第二，作為優(yōu)秀的檔案管理人員，其應(yīng)該對(duì)本單位內(nèi)的人員方面入手，不斷促進(jìn)非本專業(yè)工作人員的工作水平，從而讓檔案管理工作得到不斷的優(yōu)化。第三，相關(guān)人員需要加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)我國(guó)法律法規(guī)的認(rèn)知程度，不斷更新自身對(duì)法律法規(guī)的意識(shí)，從而自覺(jué)的維護(hù)檔案管理過(guò)程中的安全性。

五、結(jié)語(yǔ)

總而言之，為了進(jìn)一步提高基層疾病預(yù)防控制中心檔案管理的效率，管理人員應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展步伐，將信息化技術(shù)與檔案管理相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理措施，充分的發(fā)揮出信息化技術(shù)的作用，提高基層疾病防控中心檔案管理的效果，從而使基層疾病預(yù)防控制中心得到更加優(yōu)越的發(fā)展環(huán)境[7]。