文/湖南省地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開發(fā)局四〇五隊(duì) 易春麗

人事檔案管理就是將人員和事物相關(guān)的信息結(jié)合起來，并對其進(jìn)行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和加以利用，是在人事管理活動中產(chǎn)生的，是對一個(gè)人綜合能力的記錄，是企業(yè)在選拔人才時(shí)的重要依據(jù)。由于地勘單位的人事檔案管理活動是人力資源發(fā)展和開發(fā)的重要依據(jù)，加快檔案改革，不僅能在保證檔案私密性的同時(shí)還能維護(hù)檔案的安全性、完整性，同時(shí)在改革的過程中運(yùn)用科學(xué)的方法，提升管理效率的同時(shí)還能加快人事檔案管理改革的速度。

一、人事檔案管理的意義

（一）提升社會價(jià)值。人事檔案是記錄一個(gè)人職業(yè)生涯軌跡的重要憑證，是記錄人生的重要依據(jù)，具有很重要的憑證和參考文獻(xiàn)價(jià)值。不管是在任何環(huán)境下，人事檔案對于一個(gè)人的職業(yè)生涯具備很重要的作用。人事檔案的社會價(jià)值是其社會自身屬性所決定的，這是因?yàn)樯硖幗?jīng)濟(jì)大環(huán)境中，人事檔案代表的是個(gè)人的閱歷，是自身的價(jià)值體現(xiàn)，正常情況下，企業(yè)會根據(jù)人事檔案來招收人才，人事檔案為單位選擇最優(yōu)人才提供重要依據(jù)。人事檔案作為重要的信息載體，是人事管理活動中對人員資料收集、整理、歸檔以及保管的相關(guān)活動，它對社會活動具有一定的利用價(jià)值，能讓市場人力資源得到合理的配置，企業(yè)和企業(yè)之間、企業(yè)與人事之間的管理和人才培養(yǎng)都能夠得到很好的發(fā)揮，使其社會價(jià)值發(fā)揮到最大。

（二）提升單位價(jià)值。人事檔案在單位中具備的價(jià)值是最直觀的表現(xiàn)，它是在人事管理活動中形成的，是對一個(gè)人在任職期間的工作能力以及德才表現(xiàn)的記錄，是對個(gè)人工作期間的客觀評價(jià)，是單位對職工的第一手評價(jià)資料。單位可以根據(jù)人事檔案對人員制定具體的規(guī)劃，制定人才戰(zhàn)略培養(yǎng)、單位發(fā)展計(jì)劃、職稱評定升級以及升職等重要的規(guī)劃，而人事檔案就是其做決定的重要依據(jù)和憑證，為企業(yè)未來的決策提供了重要的信息，讓企業(yè)在規(guī)劃的同時(shí)有據(jù)可依，更容易把控企業(yè)未來發(fā)展方向。

（三）人事檔案自身的意義。人事檔案是對員工自身發(fā)展的一種記錄，它是職業(yè)生涯中很重要的文字記錄，而人事檔案管理就是對該項(xiàng)文字檔案保存管理，是對人事檔案的一種重視，更是對員工職業(yè)生涯的一種負(fù)責(zé)，因此加強(qiáng)對人事檔案的管理不僅僅是企業(yè)的一項(xiàng)管理工作，更多的是員工自身價(jià)值的一種體現(xiàn)。

二、地勘單位人事檔案管理方式存在的不足

（一）對檔案管理工作不重視。隨著經(jīng)濟(jì)浪潮的不斷改革，地勘單位的發(fā)展也在經(jīng)濟(jì)浪潮中不斷勇猛前進(jìn)，企業(yè)的實(shí)力在不斷增加，隨之而來的便是企業(yè)的生產(chǎn)工作任務(wù)不斷加大，雖然它在一定程度上提升了經(jīng)濟(jì)效益，但是對企業(yè)的管理造成了一定的負(fù)擔(dān)，很容易忽視管理上的問題。而在實(shí)際企業(yè)運(yùn)行的過程中，很多企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)在追求經(jīng)濟(jì)效益的時(shí)候，常常將精力放在抓生產(chǎn)、抓質(zhì)量上，對檔案管理的要求并不高，對檔案管理工作并不重視，只是做基本的工作，確保數(shù)據(jù)不丟失即可。

（二）檔案人員配置不足。檔案管理不僅僅只是一項(xiàng)文檔整理存放的工作，更是一項(xiàng)極具專業(yè)性的工作，需要對工作中涉及的信息進(jìn)行嚴(yán)格保密且平等對待，同時(shí)要求檔案管理部門要做到專人保管、單獨(dú)存放，而地勘單位對這項(xiàng)工作具備了一定壓力，隨著人員不斷壯大，人事檔案數(shù)量也在不斷增加，而檔案管理人員的數(shù)量卻是不變的，無形中加大了工作人員的工作量，難免會出現(xiàn)力不從心的問題，久而久之對檔案管理工作就會形成一定的負(fù)面影響。結(jié)合企業(yè)在職人員情況來看，部分檔案管理人員并非單位的編制人員，有很多是企業(yè)在職兼職工作，屬于非專業(yè)、非專職工作，這部分人員變化較大，不利于企業(yè)管理，還會影響其他工作事宜，會嚴(yán)重影響檔案的管理水平。

（三）人事檔案質(zhì)量差。人事檔案在整理過程中，要求其信息必須真實(shí)，確保真實(shí)性是人事檔案管理的硬性要求。在檔案管理過程中，常常會出現(xiàn)這樣的情況：部分工作人員由于個(gè)人的目的，在填寫相關(guān)信息時(shí)篡改其真實(shí)性，對個(gè)人履歷、考核表、學(xué)歷證明等關(guān)鍵信息造假，導(dǎo)致檔案信息失真；其次還有很多人對該工作態(tài)度不嚴(yán)謹(jǐn)，工作敷衍了事，虛報(bào)錯(cuò)報(bào)信息較多，事后也沒有對該部分信息進(jìn)行審核，檔案信息失真情況較多，人事檔案管理難度較大。

（四）信息更新速度慢。隨著地勘單位的不斷發(fā)展，人員變化不斷加大，需要檔案管理人員時(shí)刻注意檔案信息的變化，及時(shí)更新，但是由于地勘單位本身的特殊性，很多工作人員長期處在一線工作環(huán)境，無法及時(shí)將準(zhǔn)確情況反饋給檔案管理人員，檔案管理人員沒有及時(shí)獲取信息就會造成信息更新速度較慢，人員檔案信息出現(xiàn)滯后的情況。

三、完善地勘單位人事檔案管理的方法

（一）提升工作重視，加強(qiáng)資料審查。任何工作要想做好都必須認(rèn)真對待，加強(qiáng)對工作的重視程度才能提升其工作質(zhì)量，地勘單位的人事檔案管理也是如此，很多地勘單位的管理效率上不去是因?yàn)閷ぷ鞯闹匾暥炔粔?，領(lǐng)導(dǎo)只關(guān)心經(jīng)濟(jì)目標(biāo)，忽略了該項(xiàng)工作的重要性，導(dǎo)致員工對該項(xiàng)工作也不重視，很多工作都是敷衍了事，工作質(zhì)量較差。

（二）做好資料收集，及時(shí)更新信息。人事檔案管理要求其資料的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，這對于檔案管理人員的工作要求較高，為了確保資料的及時(shí)性，收集資料這項(xiàng)基礎(chǔ)工作必須要在最短的時(shí)間完成，包括員工過去和現(xiàn)在的情況都要有明確的記錄，為企業(yè)未來的人才培養(yǎng)做鋪墊。檔案管理人員要對個(gè)人的學(xué)歷、晉升變化以及人員調(diào)動情況都要及時(shí)把握，一旦人員信息沒有及時(shí)進(jìn)行更新，遇到人事考核、晉升等情況無法給企業(yè)提供準(zhǔn)確的參考信息，很可能致使有才能的員工沒有得到晉升，而職業(yè)素養(yǎng)欠缺的人卻得到提升，人事管理就會存在爭議，不利于企業(yè)管理。當(dāng)遇到需要調(diào)動檔案情況時(shí)，要嚴(yán)格按照流程執(zhí)行，及時(shí)進(jìn)行檔案歸檔，根據(jù)單位的規(guī)章制定進(jìn)行統(tǒng)一裝訂并管理，確保檔案不丟失。

地勘單位人員由于工作的特殊性，人員流動、崗位的調(diào)動及單位遷移頻繁，不同機(jī)構(gòu)和個(gè)人的各項(xiàng)檔案資料填報(bào)存在前后不一致，部分存在篡改信息的現(xiàn)象，針對這一問題，應(yīng)及時(shí)組織檔案管理人員對檔案進(jìn)行全面清查，查漏補(bǔ)缺，對于“三齡兩歷一身份”不明確的，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行認(rèn)定，填寫認(rèn)定表。從事特殊工種的，也應(yīng)該及時(shí)進(jìn)行審核認(rèn)定，確保因流動而改變了檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性。

（三）建立現(xiàn)代化檔案管理制度。人事檔案制度落后是阻礙檔案發(fā)展的重要因素，由于人員的不穩(wěn)定性，檔案管理工作本身就較為復(fù)雜繁瑣，為了提升管理效率，利用現(xiàn)代化管理手段是非常有必要的，結(jié)合計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，利用數(shù)據(jù)處理技術(shù)加快信息錄入的速度，提升檔案管理的效率。由于在傳統(tǒng)管理模式的影響下，很多企業(yè)對于現(xiàn)代化信息技術(shù)的利用并不多，對信息化管理的好處了解也較少，為了能夠加快信息化管理的普及，要加強(qiáng)宣傳，突出優(yōu)勢，加快檔案管理的改革。信息化管理不僅能提升管理效率，還能加快信息傳閱的速度，調(diào)用檔案人員不直接接觸檔案，還能避免檔案被篡改，在保證查閱速度的基礎(chǔ)上確保信息的安全性。

（四）加強(qiáng)檔案人員管理水平。人事檔案管理落后是很多地勘單位普遍存在的問題，這是由于地勘單位發(fā)展歷史所決定的，而近些年來由于地勘單位的快速發(fā)展，檔案信息在不斷增加，但管理人員數(shù)量卻沒有發(fā)生實(shí)質(zhì)性的變化，效率低下、質(zhì)量較差已經(jīng)成為普遍現(xiàn)象。為提升管理質(zhì)量，必須要改革人事檔案管理團(tuán)隊(duì)，首先，壯大管理團(tuán)隊(duì)，配備專業(yè)的管理人才，并在日常工作中多加以培訓(xùn)，宣傳愛崗敬業(yè)、求真務(wù)實(shí)等崗位精神，及時(shí)普及新知識和新技術(shù)，定期為單位的管理人員提供學(xué)習(xí)專業(yè)知識的機(jī)會，提升人員整體素養(yǎng)。其次，建立有效的激勵(lì)制度，制定合理的人才培養(yǎng)計(jì)劃，提升員工的工作積極性，加快檔案信息的發(fā)展腳步。

（五）完善檔案管理設(shè)施。為確保檔案管理人員的工作效率，管理設(shè)施先進(jìn)和齊全是前提條件，現(xiàn)階段不論是人事檔案登記還是檔案信息管理都離不開現(xiàn)代化的設(shè)備支持，因此企業(yè)要盡可能確保檔案管理設(shè)備的齊全。首先，確保檔案存放庫房，確保防火防潮，定期對庫房環(huán)境維修和整理，防止出現(xiàn)蛀蟲，加強(qiáng)對庫房的安全管理。其次，配備專用的存放設(shè)備，檔案柜、風(fēng)機(jī)以及去濕器、滅火器等設(shè)備齊全，保證檔案安全。最后，根據(jù)單位自身的使用情況配備專用的計(jì)算機(jī)、掃描儀等電子設(shè)備，建立信息化管理團(tuán)隊(duì)，增加檔案使用壽命，提升管理效率。

四、結(jié)語

人事檔案管理是管理活動的一種，因此人事檔案管理人員必須要根據(jù)企業(yè)制定的管理流程嚴(yán)格執(zhí)行，不得私自修改流程，不得違背流程進(jìn)行檔案管理。而為了避免管理活動中出現(xiàn)問題，加強(qiáng)對人事檔案的審核是管理活動中必不可少的環(huán)節(jié)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)配備專業(yè)的復(fù)核人員，在加強(qiáng)信息化管理的前提下，加強(qiáng)對信息真實(shí)性的管理，確保檔案信息真實(shí)、準(zhǔn)確且及時(shí)，由此提升人事檔案的質(zhì)量，加快人事檔案發(fā)展的腳步，為人事檔案管理做重要的鋪墊。