文/鐵嶺縣財政金融事務服務中心 李曉梅

事業(yè)單位人事檔案管理指的是在事業(yè)單位運營發(fā)展過程中，記錄其管理相關的人事活動，包括對工作人員調(diào)配情況，工作人員的經(jīng)歷、自身能力和工作表現(xiàn)等事業(yè)單位工作人員的日常情況，是檔案管理工作的重點內(nèi)容。因此，對新形勢下事業(yè)單位人事檔案管理要點進行討論十分有必要，只有相關人員重視新形勢下事業(yè)單位人事檔案管理，了解事業(yè)單位人事檔案管理過程中存在的問題，并且積極采取措施，才能夠從根本上解決問題，從而促進事業(yè)單位健康發(fā)展。

一、新形勢下事業(yè)單位人事檔案管理的必要性

人事檔案一般記錄工作人員的經(jīng)歷、自身能力和工作表現(xiàn)等，檔案中的信息具有科學性、真實性和權威性，能夠為事業(yè)單位相關部門提供非常關鍵的基礎數(shù)據(jù)，不僅在調(diào)整工作人員工資方面發(fā)揮著非常重要的作用，同時還能幫助事業(yè)單位更好地培養(yǎng)人才、使用人才，充分發(fā)揮人才特長，提高事業(yè)單位管理效能。

二、事業(yè)單位人事檔案管理過程中存在的問題

（一）檔案基礎設施不完善。現(xiàn)階段人事檔案主要包括兩種形式：一種是傳統(tǒng)的紙質(zhì)版的人事資料，另一種是伴隨多媒體出現(xiàn)的電子檔案。當前，人事檔案的基礎設施普遍存在配置低、不完善的問題，突出表現(xiàn)是：硬件設施落后，電子錄用檔案相關設備不夠齊全，如計算機、網(wǎng)絡和掃描儀等設備嚴重缺乏，造成人事檔案信息化水平較低，限制事業(yè)單位人事檔案管理工作信息化發(fā)展。從業(yè)人員專業(yè)性不強，崗位流動性強，專業(yè)培訓不到位，造成人事檔案管理隊伍老齡化、兼職多、不能和現(xiàn)代的信息化發(fā)展水平相適應。

（二）檔案管理標準不統(tǒng)一。當前，事業(yè)單位人事檔案管理過程中存在一個非常明顯的問題——沒有明確的管理標準。由于沒有明確的管理標準，導致無法保證事業(yè)單位人事檔案管理工作質(zhì)量。部分事業(yè)單位在開展事業(yè)單位人事檔案管理時，各個部門會以自身的工作特點及工作要求作為標準，部門之間相對獨立，各自為政，彼此互不干涉，所以不能形成統(tǒng)一的管理標準，導致信息不能共享、數(shù)據(jù)不能共享、軟件不能共享。

（三）檔案管理方式相對落后?，F(xiàn)階段，社會已經(jīng)進入信息化發(fā)展的時代，但是很多事業(yè)單位人事檔案管理方式比較落后，部分還是采用手工或者半手工操作的方式，雖然利用計算機能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案變成電子檔案，但是沒有達到系統(tǒng)化和科學化的水平，沒有真正提高事業(yè)單位人事檔案管理的質(zhì)量，更沒有有效提高事業(yè)單位人事檔案管理工作效率。此外，當前事業(yè)單位人事檔案管理過程中檔案整理、檔案分類方法和錄入標準等都無法滿足新時代背景下事業(yè)單位人事檔案數(shù)字化的發(fā)展需求。

（四）檔案的利用率較低。人事檔案本身就是為了更好地服務各級部門，它能夠保存較多的信息，是事業(yè)單位管理工作的重要資料來源，但是現(xiàn)階段人事檔案的利用率較低，僅僅服務于調(diào)整工資工作，沒有充分發(fā)揮人事檔案在管人用人方面的重要作用，因此在一定程度上影響事業(yè)單位職能的有效發(fā)揮。同時，由于對人事檔案高效利用缺乏深入思考，對其功能特性、利用價值等考慮不充分，從而影響了人事檔案的利用效率，影響著事業(yè)單位的長效發(fā)展。

三、事業(yè)單位人事檔案管理要點分析

（一）領導重視，明確責任。相關部門應該對事業(yè)單位人事檔案管理工作有正確的認識，在日常工作中重視事業(yè)單位人事檔案管理工作，普及事業(yè)單位人事檔案管理工作重要性知識。確保事業(yè)單位人事檔案管理投入，確保事業(yè)單位人事檔案管理工作人員相對穩(wěn)定，工作認真負責，確保及時準確對事業(yè)單位工作人員的檔案信息核對更新，確保在進行人事檔案交接的時候，依法依規(guī)進行，明確責任歸屬，出現(xiàn)問題追責問責。

（二）完善管理制度，實現(xiàn)科學管理。人事檔案是一項綜合性較強的工作，這也意味著人事部門進行事業(yè)單位人事檔案管理工作的順利進行需要其他部門的協(xié)同配合。事業(yè)單位可以通過分工協(xié)作的方式將人事檔案的收集、處理、分類、錄入、管理劃分成“金字塔式”的責任層級，讓全體事業(yè)單位相關工作人員參與到人事檔案管理工作中來，對檔案管理工作進行科學分工，系統(tǒng)管理，形成科學的管理網(wǎng)絡。相關部門應該制定完善的人事檔案管理制度，按照事業(yè)單位的實際情況，本著既節(jié)省人力，又提高效率的原則，實現(xiàn)人事檔案管理系統(tǒng)化、科學化。

事業(yè)單位人事檔案管理工作人員具有一定的流動性，事業(yè)單位人事檔案管理工作具有分散性，這些都不利于事業(yè)單位人事檔案管理工作順利進行。為了較好地解決這些問題，可以將分散的事業(yè)單位人事檔案管理轉(zhuǎn)變成為社會化的事業(yè)單位人事檔案管理，這樣方便進行集中管理，有效節(jié)約資源。

總之，事業(yè)單位人事檔案管理部門應該不斷完善管理制度，建立科學系統(tǒng)的管理模式，真正實現(xiàn)人事檔案為事業(yè)單位管理和發(fā)展提供數(shù)據(jù)支持的服務目標。

（三）完善基礎設施，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理。完善相關的基礎設備，是順利進行事業(yè)單位人事檔案管理工作的前提。需要按照事業(yè)單位人事檔案管理工作的實際情況，滿足事業(yè)單位人事檔案管理工作新形勢下的信息化需求，如增加檔案管理投入、不斷引進先進的設備、完善電腦、掃描儀等基礎設施等。同時還應該引進先進的信息化管理系統(tǒng)，對全國范圍內(nèi)事業(yè)單位的人事檔案進行統(tǒng)一的管理，實現(xiàn)人事檔案單獨儲存，專人管理，存閱分開，電子查檔，信息共享。隨著我國科學技術的不斷發(fā)展，加強人事檔案管理的信息化建設已經(jīng)成為事業(yè)單位不能回避的重要工作，完善人事檔案管理的相關基礎設施，已經(jīng)成為人事檔案管理必須解決的難題，工欲善其事，必先利其器，完善人事檔案管理的基礎設施，是有效提高事業(yè)單位人事檔案管理工作效率的必要條件。除此之外，還應該做好事業(yè)單位人事檔案管理信息化的安全防范工作，避免出現(xiàn)網(wǎng)絡泄露和資源泄漏問題。在此期間，需要檔案管理人員不斷強化自身的信息化意識，重視信息化管理方式在事業(yè)單位人事檔案管理中的高效利用，全面提升其信息化管理水平，避免影響檔案資源利用效率及管理效果等，滿足事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展要求。

（四）建立人才機制，提高管理水平。事業(yè)單位的良好發(fā)展，離不開人才，只有人才，才能夠推動事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。如果事業(yè)單位人事檔案管理工作不重視人才的引入，就會嚴重影響事業(yè)單位人事檔案管理工作。因此，想要做好人事檔案管理工作必須建立科學的事業(yè)單位人事檔案管理人才機制。首先，把好選人用人關。要讓事業(yè)心強、責任心強、能力水平強的干部到人事檔案管理崗位從業(yè)。其次，做好培養(yǎng)培訓工作。要對從業(yè)人員進行思想教育，提高做好人事檔案工作責任意識，要堅持不懈做好業(yè)務培訓，提高人事檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)。再次，做好學習交流工作。要學習先進的管理經(jīng)驗和做法，實現(xiàn)本單位的人事檔案管理和前沿的管理水平接軌。最后，聘請專家引進先進技術，實現(xiàn)管理手段、管理方法、管理技術、管理制度科學化、現(xiàn)代化、信息化。

四、事業(yè)單位人事檔案方面的要點

基于事業(yè)單位人事檔案的管理研究，也需要明確這些方面的要點：1.注重切實有效的檔案管理體系的構建及執(zhí)行，對人事檔案形成過程、利用過程等進行科學管理，更好地體現(xiàn)出其在事業(yè)單位發(fā)展中的應用價值，實現(xiàn)對人事檔案的科學管理。2.加強人事檔案管理效果評估，處理好其中的細節(jié)問題，并通過對功能強大的管理系統(tǒng)構建的思考，增加事業(yè)單位人事檔案管理中的技術優(yōu)勢，逐漸優(yōu)化與之相關的管理方式，最終達到人事檔案管理技術不斷提升及事業(yè)單位發(fā)展思路拓寬的目的。

五、結語

綜上所述，事業(yè)單位人事檔案管理過程中存在一些問題，像基礎設施不完善、管理標準不統(tǒng)一、管理方式落后、利用率較低等。這些問題的存在，影響了事業(yè)單位人事檔案管理工作的有效進行，需要采取措施，如領導重視明確責任，完善管理制度實現(xiàn)科學管理，完善基礎設施實現(xiàn)現(xiàn)代化管理，建立人才機制，提高管理水平等。希望通過本文分析，更多專業(yè)人士能夠參與到新形勢下事業(yè)單位人事檔案管理要點課題的討論中來，針對文中的不足，提出寶貴的意見，為促進我國事業(yè)單位的良好發(fā)展做出貢獻。