文/上海市青浦區(qū)婦幼保健所 吳磊

新時期的文書檔案管理工作在檔案體系中極為重要，它是數(shù)據(jù)和歷史信息的收集，也是決策的重要參考依據(jù)，記錄著整個社會的發(fā)展。文書檔案管理，可以詳細幫助企事業(yè)單位錄入和記載材料信息，為后期的運用提供依據(jù)，信息化時代對文書檔案管理水平的要求逐漸提高，良好的文書檔案將為企事業(yè)單位工作的有效開展提供保障。

一、新時期文書檔案管理的意義

（一）適應社會發(fā)展的需求。在社會不斷發(fā)展過程中，文書檔案管理工作已經(jīng)被很多企事業(yè)單位所重視，逐步成為單位領(lǐng)導決策水平和決策效率的衡量依據(jù)。新時期的文書檔案管理涵蓋了一個單位很多方面的內(nèi)容，社會發(fā)展過程需要文書檔案管理作為一個單位的向?qū)?，指導和幫助單位更好地發(fā)展。

（二）推動社會發(fā)展進步。新時期文書檔案管理無論是在企業(yè)單位，還是事業(yè)單位，都是必不可少的。在單位的行政管理上、單位的發(fā)展歷史上等方方面面都有所運用。所以，文書檔案很大程度上推動了社會的發(fā)展。例如企業(yè)的文書檔案管理工作，工作人員總結(jié)的研究報告、工作人員的研究信息等，這些研究的數(shù)據(jù)對推動企業(yè)進步，起到至關(guān)重要的作用。并且提高文書檔案的管理水平，也為后續(xù)的企業(yè)研究提供快捷方便的全方位資料，促進企業(yè)工作的進一步發(fā)展。

（三）提供有價值的數(shù)據(jù)。文書檔案工作是一項要求較為嚴謹?shù)墓ぷ?，業(yè)務性很強，為工作單位提供著很有利和有價值的數(shù)據(jù)。例如機關(guān)單位日常工作中，文書檔案包含了日常公書文書的收發(fā)、登記、運轉(zhuǎn)管理、檔案管理與保管等內(nèi)容，是企事業(yè)單位管理工作的一個重要組成部分。它真實地記錄了企事業(yè)單位的各項工作，有著重要的查考價值，機關(guān)領(lǐng)導和工作人員熟悉情況、總結(jié)經(jīng)驗、制定計劃、處理問題，經(jīng)常要從文書檔案中去查找重要的數(shù)據(jù)信息，如果檔案查到了，很多問題就可以得以解決，順利地進行工作。

二、文書檔案信息化的優(yōu)點

（一）提高辦公效率。文書檔案信息化可以利用檔案管理系統(tǒng)，將信息資料存儲在上面，它解決了以往出現(xiàn)的信息資料收集不完整、字跡不工整等問題，節(jié)省了人力，也提高了信息資料的準確性。

（二）實現(xiàn)資源共享。以前的文書檔案大多是紙質(zhì)版，所以無法做到信息資料的共享，造成了資金和資源的浪費，并且紙質(zhì)版的檔案查找資料也較為困難。但是網(wǎng)絡技術(shù)在企事業(yè)單位廣泛應用，直接提高了文書檔案的利用率，使得信息化的文書檔案更加方便快捷。

三、文書檔案管理中存在的問題

（一）文書檔案資料整理質(zhì)量不高。在文書檔案管理工作中，文書檔案的歸檔整理是非常重要的。只有將文書檔案的資料收集完整，歸檔整理好，才可以使后續(xù)的檔案管理工作順利發(fā)展，形成有價值的檔案資料。但很多單位行政管理部門不重視文書檔案管理的重要性，使得文書檔案資料收集不全或歸檔整理不到位，直接影響了單位檔案管理工作的有效價值發(fā)揮。

（二）文書檔案歸檔不完整。很多單位對文書檔案歸檔工作有所忽視，也是文書檔案管理工作出現(xiàn)問題的主要因素。例如企事業(yè)單位要整理歸檔的文書檔案很多，一些資料文件都需要打印。但是隨著電子化辦公的逐步展開，上報的材料可以直接通過信息化平臺傳輸，這也提高了企事業(yè)單位工作人員的辦公效率。但是因為這些網(wǎng)絡傳播的文書材料和文書檔案銜接不到位，使得歸檔不完整。目前文書檔案的歸檔工作主要是硬盤存儲、文字性存儲、網(wǎng)絡傳輸，硬盤存儲因為沒有文字進行留底；文字性存儲是只存儲文字，不存儲電子版的材料，所以在一些活動中會出現(xiàn)文書檔案資料的不全面；網(wǎng)絡傳輸只是保存最終的資料，不保留收集和統(tǒng)計的數(shù)據(jù)資料。

（三）工作人員的知識欠缺。由于新時期信息化檔案工作的要求，各單位開始不斷地引入信息化檔案管理系統(tǒng)，這就需要檔案管理人員能夠熟練運用檔案管理系統(tǒng)進行檔案管理工作。但是由于一部分檔案人員信息化技術(shù)知識欠缺，一部分檔案人員知識量不高，沒有基礎(chǔ)的信息化檔案管理意識，并且企事業(yè)單位也沒有對這些人進行信息化檔案工作的專業(yè)培訓。因此，導致檔案管理人員對信息化檔案的管理不專業(yè)。在檔案管理工作不斷改革和發(fā)展中，有一些工作人員只關(guān)注自己的工作，從而忽視了在信息化檔案管理的發(fā)展過程中提高自己。有些在平時檔案工作中，沒有自我學習的意識，導致在企事業(yè)單位信息化檔案運用過程中，出現(xiàn)很多的問題，使得檔案管理工作滯后。

四、新時期文書檔案管理工作的研究措施

（一）強化信息化手段。1.提高信息化平臺的實用性。隨著科學技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡信息技術(shù)和數(shù)字媒體技術(shù)已經(jīng)面向社會，在人們的生活中被廣泛應用，這為我國各個行業(yè)帶來了新的機遇?，F(xiàn)階段文書檔案的管理模式，也由以前的紙質(zhì)化檔案管理模式，改變?yōu)樾聲r代的電子化檔案管理模式。首先，各文書檔案使用單位要升級現(xiàn)在的平臺，讓單位可以使用綜合性更加強的檔案管理平臺。其次，單位還要升級平臺硬件，可以改變信息網(wǎng)絡的狀態(tài)和使用速度，這不僅可以讓網(wǎng)絡平臺可以適應文書檔案的管理需求，還可以為單位的文書檔案管理工作提供基礎(chǔ)保障。2.檔案數(shù)據(jù)進行網(wǎng)絡同步。在信息化改革中，文書檔案在獲取信息資料的同時，還要保證信息資料的真實性，這樣也可以讓信息技術(shù)體現(xiàn)其價值。文書檔案的管理部門，不能僅僅是存儲信息資料，還要給工作人員提供更多的信息數(shù)據(jù)，使這些數(shù)據(jù)能夠為工作人員服務。最后，檔案管理人員要對搜集到的數(shù)據(jù)進行分析和整理，并且進行網(wǎng)絡同步，這樣可以提高檔案管理的效率，為企事業(yè)單位工作者提供便利。

（二）完善檔案管理工作的制度。1.設定基本制度框架。很多企事業(yè)單位會把工作的重心放在業(yè)務水平的增長方面，而忽視了文書檔案的管理工作。所以，使得單位的文書檔案管理工作不規(guī)范，導致文書檔案管理工作的管理水平降低。因此單位首先要解決文書檔案的制度管理問題，對管理制度進行強化，這樣文書檔案的管理也就有了最基本的制度框架，工作人員可以按部就班地開展工作，這樣才可以提供更加完整真實的文書檔案。2.對各個工作環(huán)節(jié)進行規(guī)劃。制定初步制度框架，但是依舊無法滿足企事業(yè)單位檔案資料的需求，所以還要深化研究改革文書檔案的制度。首先從文書檔案管理的各個工作環(huán)節(jié)，進行明確的制度規(guī)劃，這樣工作人員可以明確自己的管理工作內(nèi)容和責任，從而把之前在管理工作中出現(xiàn)的問題進行及時的補充和完善。3.做好管理環(huán)節(jié)間的銜接。工作人員須對檔案管理各環(huán)節(jié)間的流程進行完美的銜接，同時要對所屬環(huán)節(jié)的工作進行核實和歸類，這樣可以保證文書檔案的流暢性。從企事業(yè)單位文書檔案管理的實踐過程來看，一方面要確保重要信息資料的保密，另一方面要把單位發(fā)展歷程的資料進行應用探究，所以檔案員要對信息資料的每一個流程環(huán)節(jié)進行無縫銜接。

（三）提高文書檔案的管理水平。新時期，文書檔案的管理工作要跟上時代的步伐，做到與時俱進，文書檔案的管理水平會直接影響到企事業(yè)單位的社會形象和文書檔案的質(zhì)量。所以企事業(yè)單位一定要積極提高文書檔案管理人員的專業(yè)水平。1.培養(yǎng)管理人員的專業(yè)水平，首先要給管理人員創(chuàng)造不斷學習的機會和空間。例如企事業(yè)單位可以邀請專家開展講座，對管理人員進行有針對性的講解和指導。同時，也可以讓管理人員去別的企事業(yè)單位進行交流，學習先進的管理模式，提高管理人員的管理水平和綜合素質(zhì)。2.創(chuàng)新文書檔案的管理技術(shù)。在文書檔案管理的過程中，檔案人員要對管理技術(shù)進行創(chuàng)新，必須增強管理意識，要讓管理人員意識到現(xiàn)代化管理技術(shù)的重要性，并且還要定期對員工進行專業(yè)知識培訓，增強文書檔案的工作質(zhì)量。要讓管理人員把信息化運用到文書檔案的整理和歸納中，保證信息資料的安全性和實用性，也為文書檔案的工作人員提供一個良好的環(huán)境。

（四）提高管理人員的積極性。提高文書檔案工作人員的專業(yè)水平的同時，還需要提高工作人員對檔案整理的積極性。信息數(shù)據(jù)除了研究結(jié)果需要保存整理，其收集過程中的信息數(shù)據(jù)也同樣需要保存整理，以確保單位使用文書檔案的完整性，便于以后的查閱和再利用。

五、結(jié)語

在新時代的發(fā)展中，文書檔案管理也被逐漸重視起來，所以良好的文書管理技術(shù)不僅可以提高企事業(yè)單位的社會形象，還可以提高文書檔案的工作質(zhì)量，能帶動企事業(yè)單位的效益，使企事業(yè)單位平穩(wěn)發(fā)展。