文/鐵嶺縣財政金融事務服務中心 朱曉薇

會計檔案管理作為事業(yè)單位管理體系中的重要內(nèi)容，近年來隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，對事業(yè)單位的會計檔案管理水平也提出了更高的要求，但是很多事業(yè)單位在該方面工作開展過程中受到了人才、技術(shù)等多種因素的制約，導致了會計檔案管理的職能無法充分發(fā)揮。因此，我國的事業(yè)單位還要加強對會計檔案管理工作的重視力度，結(jié)合現(xiàn)有檔案管理狀況，采用針對性的優(yōu)化策略，不斷提升自身會計檔案管理的專業(yè)化與現(xiàn)代化水平，才能夠滿足市場經(jīng)濟發(fā)展的實際需求，對于事業(yè)單位的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展也有著積極意義。

一、會計檔案管理工作內(nèi)容

（一）檔案歸檔。結(jié)合我國頒布的《會計檔案管理方法》中相關(guān)要求，對原始憑證、上機日志以及發(fā)票等多項會計資料進行整合和儲存工作，隨后還要做好憑證、賬冊以及報表等方面的打印輸出，在經(jīng)過會計主管部門的審核之后，將整理好的資料轉(zhuǎn)交給存檔部門進行保管，在會計信息檔案管理過程中，存檔過程中還需要實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的雙備份，確保檔案歸檔的安全性。

（二）檔案保管。事業(yè)單位在會計檔案的保管過程中，首先要進行保管清冊的創(chuàng)建，對于歸檔的會計檔案內(nèi)容進行登記，此外檔案保管人員要定期將財務歸檔中的會計資料按照順序、種類、序號等類別進行整合、立卷與登記，通過具有磁性介質(zhì)的方式來進行會計檔案的保管工作，在備份軟盤上面還需要進行保護標簽的設(shè)置，最后還需要將這些硬盤保管在整潔、干燥以及防磁的環(huán)境中，并且做好定期檢查與復制工作。

（三）檔案借閱。在會計檔案借閱過程中，首先要做好相關(guān)手續(xù)的辦理工作，不得將檔案帶入室外，在遇到特殊情況需要進行會計檔案的復制時，還要經(jīng)過財務部門的審核批準方能夠?qū)n案帶出室外，并且要對歸還的期限跟日期進行明確。如果其他單位需要進行會計檔案的借閱，還需要有單位的介紹信，并且要由財務部門或者其他負責人進行審核批準后方能夠借閱。

（四）檔案移交。會計檔案一般還要經(jīng)過年終核算的整合、梳理之后完成裝訂，隨后交由財務部門進行為期一年的保管，為后續(xù)的查閱工作奠定良好的基礎(chǔ)。在達到一年的保管期限之后，還需要由財務部門進行編造清冊工作，隨后將其移交給相關(guān)檔案管理部門進行保管。在進行會計檔案的移交過程中，要求會計檔案管理人員能夠?qū)n案信息的名稱、序號、保管起止時間等信息進行詳細記錄，還要在經(jīng)過事業(yè)單位財務部門核查與監(jiān)督基礎(chǔ)上做好會計檔案的移交工作，由雙方經(jīng)辦人在移交清冊上進行簽字確認。

（五）會計核銷。當會計檔案保管期滿時，需要由事業(yè)單位的會計管理部門提出銷毀請求，隨后在經(jīng)過財務部門的共同審核之后，進行會計檔案銷毀清冊的制定，隨后在檔案管理部門監(jiān)督下進行會計檔案的銷毀工作。

二、事業(yè)單位開展會計檔案管理工作的重要意義

（一）提升事業(yè)單位經(jīng)濟活動管理水平。會計檔案能夠?qū)κ聵I(yè)單位的整體財務狀況進行反映，還能夠?qū)κ聵I(yè)單位的業(yè)務往來以及資金使用情況進行明確，幫助財務管理人員對單位的經(jīng)濟活動情況進行明確。除此之外，歷年的會計檔案還能夠?qū)挝蛔陨淼陌l(fā)展歷史以及改革現(xiàn)狀進行反映，對于事業(yè)單位各項發(fā)展決策的制定也能夠起到良好的參考價值。

（二）經(jīng)濟社會發(fā)展的必然需求。對于事業(yè)單位而言，會計檔案也是自身單位財務以及經(jīng)濟業(yè)務的重要體現(xiàn)，對于事業(yè)單位在發(fā)展過程中的每筆預算以及執(zhí)行情況也可以進行詳細的記錄。因此通過查閱會計檔案的方式，能夠幫助事業(yè)單位對自己的預算執(zhí)行情況以及財政情況進行明確。此外我國《會計法》中對于會計檔案管理也有著明確的規(guī)定，因此做好會計檔案管理工作也就成為了增強工作法制化的具體要求，因此我國事業(yè)單位還需要加強對會計檔案管理工作的重視力度，做好各項檔案信息的妥善保管。

（三）增強會計檔案應用效果。事業(yè)單位管理人員在實踐中通過對會計檔案管理的思考，能夠從管理理念及時更新、管理方式優(yōu)化及管理機制完善等方面入手，實現(xiàn)會計檔案管理目標，滿足其科學應用要求，不斷增強這類檔案在實踐中的應用效果，為事業(yè)單位長效發(fā)展及管理思路拓寬提供專業(yè)支持，有效應對新時期的形勢變化。

三、事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀分析

（一）對檔案管理工作重視力度不足。我國很多事業(yè)單位在自身管理工作開展過程中，還存在對會計檔案管理工作重視力度不足的問題，在會計檔案管理工作中的資金跟技術(shù)投入力度不夠，這導致了會計檔案管理工作水平難以滿足事業(yè)單位自身的發(fā)展需求，對于事業(yè)單位各項工作的開展也造成了一定的阻礙。此外部分事業(yè)單位的會計檔案管理人員并沒有經(jīng)過專業(yè)的技術(shù)培訓，在檔案管理工作開展過程中還存在建檔水平不足、檔案移交不及時等問題，對于會計檔案信息也沒有進行認真的審核，從而導致了會計檔案管理職能難以充分發(fā)揮。

（二）缺乏規(guī)范有效的會計檔案管理制度。在會計檔案管理工作中有著比較多的流程，但是目前很多會計檔案管理還沒有構(gòu)建行之有效的檔案管理制度，也就無法達到規(guī)范化跟制度化的管理要求。一些事業(yè)單位在會計檔案管理工作開展過程中還沒有對移交時間等參數(shù)進行明確，在會計檔案的保管跟使用過程中也沒有嚴格按照會計法的相關(guān)職能來開展工作，這也就導致了會計工作在開展過程中存在著比較多的問題。

四、事業(yè)單位提升會計檔案管理水平的具體措施

（一）強化會計檔案管理意識。為了獲得良好的會計檔案管理效果，首先要求事業(yè)單位能夠加強對該方面工作的重視力度，在結(jié)合各個單位實際情況的基礎(chǔ)上，進行會計檔案管理責任制的嚴格落實，還需要將會計檔案的立卷、管理以及移交等內(nèi)容體現(xiàn)在財務人員自身工作中，對于在會計檔案管理中出現(xiàn)嚴重失誤的人員，也要給予一定的懲罰處理。只有在事業(yè)單位內(nèi)部形成規(guī)范化的會計檔案管理模式，才能夠確保各項檔案管理工作的落實效果，滿足事業(yè)單位自身的實際發(fā)展需求。

（二）理順會計檔案管理流程。會計檔案的管理流程比較復雜，在具體實施過程中還會受到一些外界因素的影響，因此事業(yè)單位還需要根據(jù)《會計法》中相關(guān)要求以及自身發(fā)展需求，對現(xiàn)有的會計檔案管理制度進行不斷優(yōu)化與完善，才能夠促進會計檔案管理效率跟質(zhì)量得到進一步的提升。首先要進行會計檔案定期移交制度的制定，要求在規(guī)定期限內(nèi)將會計檔案移交給單位檔案管理部門進行統(tǒng)一管理，對于已經(jīng)建立檔案室的事業(yè)單位，可以結(jié)合檔案室的具體要求與規(guī)章制度來進行相關(guān)手續(xù)的辦理，隨后將會計檔案移交給檔案室進行管理。對于還沒有建立檔案室的事業(yè)單位，會計檔案需要暫時由財會部門進行妥善保管，但是要由專人進行負責，出納不得兼任會計檔案管理工作。

（三）做好會計檔案管理崗位的業(yè)務培訓。會計檔案管理隊伍的素質(zhì)水平會直接影響到檔案管理效果，因此我國事業(yè)單位還要加強對會計檔案管理隊伍培訓工作的重視力度，引導檔案管理人員不斷加強學習，提升自己的業(yè)務能力跟職業(yè)素養(yǎng)，從而讓會計檔案管理工作的開展奠定良好的基礎(chǔ)。在會計檔案管理過程中，還要嚴格遵循《會計法》的相關(guān)制度進行工作，這樣才能夠讓會計檔案管理的職能得以充分發(fā)揮。

（四）加快會計檔案電子化進程。近年來，我國互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)得到了迅猛的發(fā)展，因此事業(yè)單位在會計檔案管理工作中還要加強電子信息化技術(shù)的建設(shè)力度。較之于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案還有著異于存儲、操作簡便以及安全性高的特征，對于后續(xù)的檔案查閱也能夠起到良好的促進效果。因此我國事業(yè)單位還要進一步加強會計檔案電子化建設(shè)的資金投入力度，根據(jù)自身實際情況進行檔案管理信息化系統(tǒng)的構(gòu)建，并要積極應用信息安全技術(shù)來提升會計檔案的管理安全性。

五、結(jié)語

綜上所述，會計檔案管理在事業(yè)單位自身發(fā)展工作中有著非常重要的作用，因此事業(yè)單位還要進一步加強對會計檔案管理工作的重視力度，明確會計檔案管理工作的重要性，結(jié)合現(xiàn)有檔案管理中存在的問題進行管理體系的不斷優(yōu)化與完善，這樣才能夠充分發(fā)揮出會計檔案管理的職能，對于事業(yè)單位的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展也有著積極意義。