文/內(nèi)蒙古農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館 張婷 范秀琴

隨著社會(huì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，高校檔案收集工作也在不斷完善，但在實(shí)際收集當(dāng)中出現(xiàn)了較多的問(wèn)題，收集過(guò)程當(dāng)中收集效率低下是主要問(wèn)題。因此我們需要解決檔案收集中存在的問(wèn)題，采取合理的解決措施，提升檔案收集工作質(zhì)量。另外，管理工作人員應(yīng)采用科學(xué)的方法對(duì)其進(jìn)行匯總記錄，創(chuàng)新工作管理機(jī)制，提高管理效率，促進(jìn)檔案工作的順利進(jìn)行。

一、高校檔案工作實(shí)行考核制度的現(xiàn)狀與重要意義

（一）高校檔案工作實(shí)行考核制度的現(xiàn)狀。高校檔案所涉及的內(nèi)容較多，它是高校在辦學(xué)過(guò)程當(dāng)中發(fā)展形成的關(guān)于教學(xué)、科研、管理等各個(gè)項(xiàng)目的真實(shí)歷史記錄，具有憑證和參考作用，對(duì)于高校發(fā)展也有著重要的影響。高校檔案數(shù)量較多，經(jīng)過(guò)多年的發(fā)展建設(shè)，我校已經(jīng)建立了較為完善的檔案管理館，在組織建設(shè)館舍面積、建設(shè)經(jīng)費(fèi)、專職人員、信息化管理等方面都取得了較大的成就，進(jìn)一步推動(dòng)了高校檔案管理質(zhì)量以及高校的發(fā)展。高校檔案在管理的過(guò)程當(dāng)中需要制定完善的檔案管理制度，強(qiáng)化信息化管理使檔案在管理的過(guò)程當(dāng)中有章可循，保證檔案管理質(zhì)量。但從當(dāng)前高校檔案管理制度現(xiàn)狀中，我們可以了解到，檔案在管理的過(guò)程當(dāng)中存在著考核體系模糊、考核內(nèi)容不明確等問(wèn)題，相關(guān)工作人員在工作的過(guò)程當(dāng)中缺乏責(zé)任心，使得高校檔案管理工作無(wú)法得到有效的進(jìn)展，高校檔案管理工作不受重視，被邊緣化是阻礙收集工作的首要原因。其次，高校檔案管理工作人員多為兼職人員，大多數(shù)管理人員不具有較強(qiáng)的管理能力以及責(zé)任心，在檔案管理工作當(dāng)中所耗費(fèi)的精力較少，使得管理工作問(wèn)題頻出。

（二）高校檔案工作實(shí)行考核制度的重要意義。高校檔案收集與管理工作對(duì)于一個(gè)學(xué)校的發(fā)展有著重要影響，高校檔案內(nèi)容涉及了學(xué)校的教學(xué)科研管理等各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，具有憑證和參考的作用，對(duì)于學(xué)校今后發(fā)展都有重要的影響。當(dāng)前大多數(shù)學(xué)校為了加強(qiáng)檔案管理的質(zhì)量與效率，在管理的過(guò)程當(dāng)中，我們將檔案工作納入學(xué)校的工作計(jì)劃和考核體系當(dāng)中，能夠有效提高檔案管理的管理質(zhì)量與效率，同時(shí)也能夠落實(shí)崗位責(zé)任制，明確學(xué)校各部門(mén)和檔案專職人員以及兼職人員的責(zé)任和任務(wù)，把檔案收集工作的實(shí)際情況歸于年終考核評(píng)先選優(yōu)，能夠有效地保證工作效率以及質(zhì)量，使得檔案管理工作真正落到實(shí)處。

二、檔案工作實(shí)行考核制度的內(nèi)容及方法

在我國(guó)強(qiáng)調(diào)依法治國(guó)，而學(xué)校在發(fā)展的過(guò)程當(dāng)中，也在不斷地落實(shí)依法治校精神，為了能夠進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)校檔案工作的管理質(zhì)量以及效率，將檔案的收集管理工作納入考核制度當(dāng)中，能夠有效地提高檔案管理收集工作質(zhì)量以及效率，使得檔案管理收集工作逐漸走向規(guī)范化與法制化的道路，從而更好地為學(xué)校發(fā)展服務(wù)，為學(xué)校改革服務(wù)。

由于檔案管理工作涉及問(wèn)題較多，我們需要從多方面考慮考核內(nèi)容，對(duì)其進(jìn)行具體分析，制定完善的考核制度。

（一）考核內(nèi)容。首先，考核部門(mén)需要明確考核項(xiàng)目，考核工作不僅要考察檔案資料收集的完整性，也需要考慮在收集過(guò)程當(dāng)中工作人員是否態(tài)度認(rèn)真。其次，我們還應(yīng)重視檔案資料，收集的質(zhì)量與水平，高質(zhì)量的收集能夠提高檔案總體質(zhì)量。

檔案管理部門(mén)在管理之前，需要明確相關(guān)管理工作人員的職責(zé)和任務(wù)，并依據(jù)相關(guān)管理工作人員職責(zé)和任務(wù)制定嚴(yán)格的考核制度。檔案收集情況與質(zhì)量應(yīng)與個(gè)人年終考核評(píng)先選優(yōu)進(jìn)行聯(lián)系。制定不定期檔案收集工作的檢查與考核，這樣才能夠使檔案管理工作得到有效的落實(shí)。

管理過(guò)程當(dāng)中，我們應(yīng)將更多的注意力放在學(xué)院職能部門(mén)的業(yè)務(wù)工作的材料上，這部分檔案材料是主體和核心，學(xué)校部門(mén)需要依據(jù)該管理制度，制定合理的檔案管理范圍以及保管期限，對(duì)于所移交的檔案材料需要進(jìn)行核對(duì)，以避免因移交過(guò)程中的疏漏而影響檔案質(zhì)量。

相關(guān)檔案管理工作人員需要明確自身管理公司的責(zé)任與內(nèi)容，對(duì)于管理內(nèi)容進(jìn)行有效劃分，在出現(xiàn)問(wèn)題后，我們需要將責(zé)任落實(shí)到每一個(gè)工作人員身上。

（二）考核方法。我們需要從考核范圍、組織領(lǐng)導(dǎo)、考核人員、檔案館工作人員等多個(gè)方面進(jìn)行考核。

1.考核范圍。在考核之前，我們首先需要明確考核范圍，明確全校各部門(mén)立卷歸檔資料的收集范圍，規(guī)定整理和考核辦法。

2.組織領(lǐng)導(dǎo)。在管理過(guò)程當(dāng)中，我們需要成立分管領(lǐng)導(dǎo)，成立高校檔案收集工作領(lǐng)導(dǎo)小組，領(lǐng)導(dǎo)小組組成人員由院領(lǐng)導(dǎo)、處室部門(mén)負(fù)責(zé)人及檔案館負(fù)責(zé)人共同組成，對(duì)相關(guān)工作人員職責(zé)進(jìn)行合理劃分，進(jìn)行有效管理。

3.考核人員。高校檔案績(jī)效管理體系的構(gòu)建，首先需要制定明確的考核目標(biāo)，在考核過(guò)程當(dāng)中，我們需要嚴(yán)格按照相關(guān)考核要求進(jìn)行考核，相關(guān)考核人員在考核過(guò)程當(dāng)中需要明確自身職責(zé)，把高校檔案機(jī)構(gòu)所需要履行的職責(zé)作為主要評(píng)估內(nèi)容。

4.檔案館工作人員?；緲I(yè)務(wù)技能：檔案工作可分為收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用六個(gè)環(huán)節(jié)。檔案工作人員做好這六項(xiàng)基本業(yè)務(wù)的同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)實(shí)體檔案的日常管理，如庫(kù)房管理、實(shí)體檔案和電子檔案的保管等。

現(xiàn)代化工作能力：檔案電子信息化是檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，工作中的重中之重。檔案管理人員要學(xué)習(xí)和掌握檔案數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)，熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)、多媒體等計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)，做好檔案信息化建設(shè)及日常工作中網(wǎng)絡(luò)管理的維護(hù)，以便更方便、更便捷地保管和提供利用。

個(gè)人綜合能力：檔案管理工作人員的學(xué)歷、年齡、職稱、培訓(xùn)、職業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)技能等。電子文件的收集，盡量做到與紙質(zhì)文檔的收集同步，檔案館要強(qiáng)化各歸檔部門(mén)的聯(lián)絡(luò)和溝通，積極指導(dǎo)配合。

5.兼職檔案員。根據(jù)各立卷歸檔單位的工作職責(zé)，對(duì)各單位分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行明確安排兼職檔案員，是否及時(shí)收集、整理、歸檔本科室業(yè)務(wù)材料。必須規(guī)范整理，組織本部門(mén)人員及時(shí)規(guī)范整理并立成案卷，要了解檔案立卷歸檔的具體要求和做法，檔案收集的措施和方法。自覺(jué)主動(dòng)接受檔案館的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，做好文件材料形成、積累整理立卷，歸檔移交工作。

（三）考核標(biāo)準(zhǔn)。在制定考核制度之后，我們需要制定考核標(biāo)準(zhǔn)。檔案館的考核辦法需要體現(xiàn)業(yè)務(wù)知識(shí)水平的論文研究，以及出勤率，完成的工作量，工作能力，服務(wù)態(tài)度要求。

收集整理部在進(jìn)行考核時(shí)，我們首先需要對(duì)負(fù)責(zé)指導(dǎo)學(xué)校文件材料的形成積累及立卷歸檔工作進(jìn)行嚴(yán)格考核，相關(guān)規(guī)定工作需要不斷地提高其管理的規(guī)范性以及完整性。相關(guān)工作人員還需要及時(shí)督促各單位按時(shí)向檔案館移交檔案，負(fù)責(zé)接收檔案的人員需要對(duì)其進(jìn)行歸納整理，做好驗(yàn)收與交接工作，提高管理質(zhì)量以及管理效率。檔案館存在較多的兼職人員，在開(kāi)展管理之間，我們需要對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)，需要熟練地掌握相關(guān)檔案管理工作的基本流程與規(guī)范，在管理工作當(dāng)中需要提高責(zé)任感，認(rèn)真踏實(shí)負(fù)責(zé)地完成工作。

在對(duì)檔案資料進(jìn)行保管的過(guò)程當(dāng)中，我們要做好庫(kù)房的防火、防盜、防蟲(chóng)等防潮工作，還需要對(duì)檔案進(jìn)行定期消毒。負(fù)責(zé)館內(nèi)借閱工作的相關(guān)工作人員需要做好來(lái)電來(lái)函咨詢檢查及回復(fù)工作，做好郵件管理工作。

三、檔案考核制度施行效果

考核制度是對(duì)工作人員的一種約束，可以進(jìn)一步完善相關(guān)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，使得基層單位檔案資料人員在工作中目標(biāo)更加明確，檔案部門(mén)對(duì)于基層單位檔案工作進(jìn)行評(píng)價(jià)的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)更加清晰合理規(guī)范，在管理過(guò)程當(dāng)中，相關(guān)管理工作更加高效。

通過(guò)考核可以進(jìn)一步提高和增強(qiáng)檔案管理部門(mén)管理工作的權(quán)威性以及執(zhí)法力度。過(guò)去有些單位歸檔不及時(shí)不完善，借出去的檔案不能夠按時(shí)歸還，生產(chǎn)單位質(zhì)量管理不到位，檔案部門(mén)也多次提出整改意見(jiàn)，個(gè)別單位并未對(duì)其給予高度重視，知識(shí)管理工作無(wú)法順利開(kāi)展，影響工作效率。

在考核過(guò)程當(dāng)中，檔案部門(mén)除對(duì)出現(xiàn)問(wèn)題的單位提出整改意見(jiàn)外，還應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定扣除相應(yīng)的績(jī)效分?jǐn)?shù)，考核結(jié)果需分配到各單位當(dāng)中。同時(shí)，也需要一部分領(lǐng)導(dǎo)及工作人員進(jìn)行談話，要求相關(guān)工作進(jìn)行整改。兼職檔案工作人員，績(jī)效考核成績(jī)需要與工資進(jìn)行掛鉤，同時(shí)，我們還應(yīng)對(duì)于工作表現(xiàn)突出的相關(guān)工作人員予以晉升機(jī)會(huì)。只有對(duì)其進(jìn)行科學(xué)有效的管理，才能夠不斷地提高管理效率，保證管理質(zhì)量。

當(dāng)前我校已經(jīng)開(kāi)展了考核制度，考核制度的實(shí)施，使得相關(guān)管理工作效率得到了有效的提升，同時(shí)在管理過(guò)程當(dāng)中，工作人員更加負(fù)責(zé)，使得整個(gè)工作變得更加順利。

四、結(jié)語(yǔ)

檔案管理工作對(duì)于高校發(fā)展有著十分重要的影響，需要不斷強(qiáng)化檔案管理工作人員的業(yè)績(jī)意識(shí)，增強(qiáng)檔案工作管理人員在工作當(dāng)中的積極性與主動(dòng)性，提高工作效率，保證工作質(zhì)量。相關(guān)檔案工作管理人員要更加注重工作流程，關(guān)注檔案是否齊全完整，檔案管理工作是否安全可靠。要嚴(yán)格按照相關(guān)管理要求進(jìn)行管理，學(xué)校各部門(mén)需要加大對(duì)管理工作的重視力度，認(rèn)真制定相關(guān)管理制度。只有不斷提高管理工作要求，才能夠提高管理效率，工作人員在管理的過(guò)程當(dāng)中需要不斷加強(qiáng)培訓(xùn)，只有熟練掌握相關(guān)管理流程，才能夠有效地開(kāi)展相關(guān)管理工作，使得管理工作順利進(jìn)行。