馬麗

華電福新廣州能源有限公司 辦公室（法律事務(wù)部） 廣東廣州 511340

任何國(guó)有企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，都離不開(kāi)與之相關(guān)的行政工作，也就是說(shuō)，保證管理工作的效率和質(zhì)量，是國(guó)有企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的前提基礎(chǔ)。而辦公室作為綜合、全面的辦事部門(mén)，在國(guó)有企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)中發(fā)揮著不可替代的中樞作用。但由于管理工作內(nèi)容多，不僅涉及國(guó)有企業(yè)內(nèi)部的各個(gè)部門(mén)，還涉及文秘、檔案、值班、督察以及信息等其他工作內(nèi)容，從而導(dǎo)致處理起來(lái)較為復(fù)雜。因此，結(jié)合實(shí)際工作，切實(shí)提高國(guó)有企業(yè)辦公室管理工作的效率和質(zhì)量，是目前迫切需要解決的問(wèn)題。

1 當(dāng)前國(guó)有企業(yè)辦公室工作主要特征概述

從國(guó)有企業(yè)辦公室職能定位來(lái)看，其長(zhǎng)期發(fā)展中主要具備的特征是政策性、綜合性、服務(wù)性以及被動(dòng)性。政策：辦公室屬于行政職能部門(mén)，主要是有效協(xié)同配合國(guó)有企業(yè)階層管理活動(dòng)，有效統(tǒng)籌國(guó)有企業(yè)長(zhǎng)期以及短期發(fā)展計(jì)劃、發(fā)展目標(biāo)，有效掌握政府部門(mén)擬定的各項(xiàng)政策以及法規(guī)，能為國(guó)有企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供明確的發(fā)展方向；綜合性：由于當(dāng)前我國(guó)各個(gè)地區(qū)國(guó)有企業(yè)發(fā)展規(guī)模在逐步擴(kuò)大，國(guó)有企業(yè)發(fā)展中內(nèi)部科室數(shù)量逐步增多，國(guó)有企業(yè)各個(gè)科室在溝通中涉及工作的內(nèi)容以及范圍相對(duì)廣泛，所以目前國(guó)有企業(yè)辦公室在溝通階段要注重分析不同科室職能定位、重難點(diǎn)問(wèn)題、服務(wù)范圍等，突出辦公室多項(xiàng)職能；服務(wù)性：國(guó)有企業(yè)辦公室職能定位相對(duì)較多，如對(duì)不同指令與計(jì)劃上傳下達(dá)，實(shí)現(xiàn)公文穩(wěn)定流轉(zhuǎn)、信息公開(kāi)。另外，要注重實(shí)現(xiàn)國(guó)有企業(yè)不同科室之間協(xié)調(diào)交流，保障國(guó)有企業(yè)管理層多項(xiàng)決策能有效落實(shí)。之后要及時(shí)對(duì)國(guó)有企業(yè)管理人員各項(xiàng)意見(jiàn)與發(fā)展需求集中收集，便于向上級(jí)管理部門(mén)集中反饋；被動(dòng)性：國(guó)有企業(yè)辦公室在日常事務(wù)處理中，會(huì)依照管理層各項(xiàng)發(fā)展決策、管理指令開(kāi)展多項(xiàng)活動(dòng)，起到上傳下達(dá)的橋梁作用，所以辦公室在工作開(kāi)展中存有較大的被動(dòng)性[1]。

2 國(guó)有企業(yè)辦公室管理存在的問(wèn)題

2.1 員工綜合素質(zhì)水平有待提高

國(guó)有企業(yè)辦公室管理部門(mén)職工綜合素質(zhì)水平的高低，將直接影響國(guó)有企業(yè)辦公室管理工作能否有序、高效的開(kāi)展，兩者之間存在必然的聯(lián)系。但就目前我國(guó)國(guó)有企業(yè)辦公室管理工作開(kāi)展現(xiàn)狀來(lái)講，缺乏較高綜合素質(zhì)水平的專(zhuān)業(yè)管理人員，其整體素質(zhì)較差。由于管理執(zhí)行人員的能力水平有限，導(dǎo)致無(wú)法有效保證管理工作協(xié)調(diào)和執(zhí)行的質(zhì)量。除此之外，因?yàn)檗k公室工作的特殊性和復(fù)雜性，無(wú)論是執(zhí)行、監(jiān)督或者是服務(wù)哪項(xiàng)工作的開(kāi)展，都需要逐層進(jìn)行傳遞，在這個(gè)過(guò)程中就極易出現(xiàn)浪費(fèi)現(xiàn)象，從而嚴(yán)重影響工作的效率，導(dǎo)致其工作效率低下。

2.2 尚未實(shí)現(xiàn)“融入中心、服務(wù)大局”

國(guó)有企業(yè)辦公室管理工作開(kāi)展中，受員工服務(wù)意識(shí)影響，導(dǎo)致缺乏與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)部門(mén)協(xié)調(diào)聯(lián)動(dòng)，如相關(guān)工作人員未能主動(dòng)深入企業(yè)一線(xiàn)為項(xiàng)目部員工解決問(wèn)題。甚至部分人員在開(kāi)展工作中，長(zhǎng)期處于相對(duì)封閉狀況，缺乏對(duì)公司動(dòng)態(tài)、業(yè)務(wù)信息和現(xiàn)存問(wèn)題認(rèn)知與了解，難以為各個(gè)部門(mén)解決問(wèn)題提供有效幫助。

2.3 管理制度有待完善

通常情況下，在國(guó)有企業(yè)辦公室管理工作開(kāi)展中，需要完善工作制度，為管理工作開(kāi)展提供有效引導(dǎo)，促使管理人員能夠正確認(rèn)識(shí)自身管理工作，能夠在自身工作中發(fā)揮專(zhuān)業(yè)能力與素質(zhì)。但工作開(kāi)展中不難看出，國(guó)有企業(yè)辦公室管理制度并不完善，導(dǎo)致管理工作經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)混亂，同時(shí)工作人員對(duì)于辦公室管理工作，以及自身工作重要性沒(méi)有正確認(rèn)識(shí)。管理效率低下，任何事情，都無(wú)法在第一時(shí)間給出相應(yīng)解決措施，導(dǎo)致問(wèn)題影響范圍的逐漸增大，制約國(guó)有企業(yè)的更好發(fā)展。

3 新時(shí)代國(guó)有企業(yè)辦公室管理質(zhì)量的提升策略

3.1 牢固樹(shù)立正確的工作理念并不斷提升

辦公室工作的主動(dòng)性和積極性國(guó)有企業(yè)辦公室工作人員要牢固樹(shù)立正確的工作理念，要更新自己的工作觀(guān)念，以與時(shí)俱進(jìn)的工作方法來(lái)破除以往低效化的工作模式，要充分認(rèn)識(shí)到辦公室工作在管理方面的重要價(jià)值。國(guó)有企業(yè)辦公室管理始終是和國(guó)家的發(fā)展相一致的，這就需要國(guó)有企業(yè)辦公室工作人員不斷提升自己工作的主動(dòng)性和積極性。第一，國(guó)有企業(yè)辦公室人員要注重強(qiáng)化學(xué)習(xí)，對(duì)于先進(jìn)的管理方式和理念要加大學(xué)習(xí)力度，運(yùn)用與國(guó)有企業(yè)新時(shí)期發(fā)展相適應(yīng)的管理工作模式；第二，在國(guó)有企業(yè)辦公室工作中要增強(qiáng)主動(dòng)意識(shí)和進(jìn)取意識(shí)，在辦公室服務(wù)工作中要做到熱情周到；第三，要提升自身的服務(wù)意識(shí)和服務(wù)能力。國(guó)有企業(yè)辦公室服務(wù)的主體需要國(guó)有企業(yè)辦公室管理人員及時(shí)了解有關(guān)工作信息，參與到管理工作中去，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好工作方案的制定，及時(shí)掌握國(guó)有企業(yè)辦公室管理動(dòng)態(tài)，以此來(lái)推動(dòng)工作效率的提升[2]。

3.2 提升管理人員素養(yǎng)

管理人員在國(guó)有企業(yè)辦公室管理中，發(fā)揮著不可替代的作用，因此，要在最大程度上保證管理人員能夠掌握更多管理技巧，具備較強(qiáng)管理能力，從而不斷提升管理水平。在提升管理人員的素養(yǎng)過(guò)程中，可以從以下幾點(diǎn)展開(kāi)：①?lài)?guó)有企業(yè)可以適當(dāng)為管理隊(duì)伍注入新鮮血液，結(jié)合管理崗位實(shí)際情況，引進(jìn)更多管理人才。在人才招聘中，要根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)招聘時(shí)間、招聘崗位、崗位工作內(nèi)容以及薪資待遇等作出明確規(guī)定。這樣才能確保招聘到的人才，符合國(guó)有企業(yè)崗位工作，在進(jìn)入國(guó)有企業(yè)后，可以在最短時(shí)間內(nèi)適應(yīng)崗位工作，不需要國(guó)有企業(yè)方面花費(fèi)更多時(shí)間與精力對(duì)其進(jìn)行培養(yǎng)。②定期做好管理人員教育培訓(xùn)工作，在實(shí)際教育培訓(xùn)期間，要將工作重點(diǎn)放在管理能力的培養(yǎng)與提升上。確保管理人員在教育培訓(xùn)過(guò)程中，掌握更多管理技巧與管理知識(shí)，對(duì)于自身管理工作能夠有全面認(rèn)識(shí)與了解，意識(shí)到該項(xiàng)工作重要性，這樣才能在未來(lái)工作開(kāi)展中，發(fā)揮自身專(zhuān)業(yè)能力。對(duì)于教育培訓(xùn)的內(nèi)容，要進(jìn)行及時(shí)考核，通過(guò)考核可以掌握管理人員學(xué)習(xí)情況以及學(xué)習(xí)態(tài)度，并將考核納入日?？己水?dāng)中，與薪資掛鉤，確保管理人員能夠重視教育培訓(xùn)工作。③為確保管理人員能夠始終保持飽滿(mǎn)的工作熱情，對(duì)在辦公室管理工作中表現(xiàn)較好的工作人員，國(guó)有企業(yè)方面可以適當(dāng)給予其獎(jiǎng)勵(lì)。獎(jiǎng)勵(lì)可以采用不同方式，比如，物質(zhì)或者提供升職機(jī)會(huì)等，將管理人員工作積極性調(diào)動(dòng)起來(lái)，使得提升辦公室管理水平。創(chuàng)建高素質(zhì)管理隊(duì)伍，為國(guó)有企業(yè)辦公室管理工作開(kāi)展打下良好基礎(chǔ)[3]。

3.3 加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用

在信息化快速發(fā)展背景下，信息技術(shù)不斷深入國(guó)有企業(yè)辦公室管理中，提升了管理工作效率、管理水平，極大程度上降低了工作強(qiáng)度，減少了工作失誤。因此，為降低繁瑣復(fù)雜工作對(duì)工作效率影響，應(yīng)重視對(duì)現(xiàn)代化先進(jìn)信息技術(shù)利用。首先，應(yīng)建立信息化行政事務(wù)管理系統(tǒng)，結(jié)合國(guó)有企業(yè)辦公室實(shí)際情況，適當(dāng)加大信息化改革和資金投入力度，利用計(jì)算機(jī)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，最大程度上發(fā)揮自動(dòng)化和智能化管理系統(tǒng)作用。其次，適當(dāng)強(qiáng)化對(duì)信息技術(shù)應(yīng)用力度，利用信息技術(shù)獲取更加有價(jià)值的信息，為領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策提供更多信息支持。最后，重視對(duì)創(chuàng)新型信息技術(shù)利用，如推動(dòng)國(guó)有企業(yè)辦公室管理中對(duì)釘釘?shù)绒k公軟件應(yīng)用，并加強(qiáng)對(duì)國(guó)有企業(yè)信息軟件維護(hù)和運(yùn)用，整合現(xiàn)有的資源，如建立數(shù)字檔案，從多個(gè)角度進(jìn)行管理，如實(shí)物類(lèi)、聲像類(lèi)等，滿(mǎn)足人們的實(shí)際需求。最后，根據(jù)實(shí)際需求，調(diào)整部門(mén)設(shè)置和人員關(guān)系，并做好國(guó)有企業(yè)郵箱變更以及維護(hù)等工作，快速有效解決員工賬號(hào)申請(qǐng)、實(shí)際使用中等問(wèn)題。

3.4 加強(qiáng)行政管理模式的創(chuàng)新

國(guó)有企業(yè)要先改善辦公室管理工作的現(xiàn)狀，首先就要根據(jù)國(guó)有企業(yè)辦公室管理的實(shí)際情況，找出其中所存在的不足，從而將其結(jié)合起來(lái)有針對(duì)性地對(duì)其進(jìn)行改革，實(shí)施相應(yīng)的改革管理辦法。國(guó)有企業(yè)辦公室管理屬于幕后工作，因此要甘于做幕后的英雄，為單位的發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量，提供更好的服務(wù)。還要不斷加強(qiáng)其廉政建設(shè)，因?yàn)檗k公室人員經(jīng)常出現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)旁邊，辦公室的精神風(fēng)貌能夠直接影響到領(lǐng)導(dǎo)的形象，因此辦公室人員要做到潔身自好、一身正氣、忠于職守、勇于創(chuàng)新，做到勤政、廉政。通過(guò)不斷對(duì)國(guó)有企業(yè)辦公室管理模式進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新，以此實(shí)現(xiàn)國(guó)有企業(yè)辦公室管理的規(guī)范化、科學(xué)化，優(yōu)化國(guó)有企業(yè)對(duì)外形象，做好國(guó)有企業(yè)內(nèi)部服務(wù)工作，提高管理工作的效率和質(zhì)量[4]。

3.5 注重細(xì)化崗位職責(zé)

對(duì)于國(guó)有企業(yè)辦公室管理工作的精細(xì)化來(lái)講，需要國(guó)有企業(yè)在日常工作當(dāng)中注重建立健全相應(yīng)的考核標(biāo)準(zhǔn)，利用考核制度以及獎(jiǎng)懲制度來(lái)對(duì)相關(guān)工作人員的思想以及行為作出有效約束，并且利用考核制度當(dāng)中的考核內(nèi)容以及考核目標(biāo)來(lái)細(xì)化辦公室人員的具體工作職責(zé)。對(duì)此，國(guó)有企業(yè)應(yīng)該結(jié)合辦公室工作的具體內(nèi)容、任務(wù)以及目標(biāo)等方面來(lái)制定一個(gè)較為明確詳細(xì)的員工職責(zé)說(shuō)明書(shū)，促使相關(guān)辦公室人員能夠在開(kāi)展相關(guān)工作以及執(zhí)行相關(guān)任務(wù)的時(shí)候可以充分意識(shí)到自身的職責(zé)以及權(quán)限，進(jìn)而更為規(guī)范化以及精細(xì)化地做好相應(yīng)的工作以及任務(wù)。除此之外，國(guó)有企業(yè)還應(yīng)該注重做好辦公室當(dāng)中各個(gè)崗位的調(diào)研以及分析工作，以此來(lái)不斷完善各個(gè)員工的崗位職能，從而實(shí)現(xiàn)辦公室員工崗位職責(zé)的精細(xì)化管理，這對(duì)于提升國(guó)有企業(yè)辦公室管理的精細(xì)化程度有著良好的促進(jìn)作用，同時(shí)相關(guān)管理人員還應(yīng)結(jié)合企業(yè)自身實(shí)際發(fā)展情況，分階段分層次地對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行整合，從而實(shí)現(xiàn)崗位方面的精細(xì)化調(diào)整。

3.6 加強(qiáng)職員思想作風(fēng)建設(shè)

國(guó)有企業(yè)辦公室這種中樞機(jī)構(gòu)擁有一定的綜合管理職能，因此要求辦公室職員要具備全面、充足的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，同時(shí)還要兼?zhèn)滢k公系統(tǒng)自動(dòng)化技術(shù)以及公共關(guān)系處理技巧，更要具備過(guò)硬的工作作風(fēng)以及先進(jìn)的思想意識(shí)。由此可見(jiàn)，加強(qiáng)辦公室職員的思想作風(fēng)是多么的重要。首先，要加強(qiáng)辦公室職員的政策理論水準(zhǔn)，包括對(duì)上級(jí)進(jìn)行報(bào)告，對(duì)下級(jí)的行文以及日常事務(wù)的處理，都需要職員擁有較強(qiáng)的政策性。需要工作職員在工作中要嚴(yán)格遵守國(guó)有企業(yè)的規(guī)章制度、認(rèn)真學(xué)習(xí)黨的理論要求和上級(jí)文件所傳達(dá)的精神，從而保證在國(guó)有企業(yè)辦公室管理工作中能夠充分體現(xiàn)單位的核心思想內(nèi)容，緊靠黨的方針路線(xiàn)。其次，國(guó)有企業(yè)辦公室管理工作不能只在辦公室內(nèi)進(jìn)行，要下基層走出辦公室，走進(jìn)其他部門(mén)內(nèi)，切實(shí)了解和掌握其他一線(xiàn)部門(mén)的實(shí)際情況，了解其發(fā)展動(dòng)向和需求，并將其所掌握的資料整理后如實(shí)匯報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)，嚴(yán)格按照規(guī)章制度進(jìn)行管理工作。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，國(guó)有企業(yè)辦公室管理人員，應(yīng)進(jìn)一步提升對(duì)本職工作內(nèi)容的認(rèn)知度，深刻明確其對(duì)企業(yè)健康運(yùn)轉(zhuǎn)的重要性，經(jīng)常性地對(duì)自身工作進(jìn)行反思，明確出現(xiàn)問(wèn)題原因，并通過(guò)問(wèn)題分析，采用相應(yīng)優(yōu)化措施進(jìn)行解決，在原有工作開(kāi)展基礎(chǔ)上，不斷提升國(guó)有企業(yè)辦公室管理服務(wù)水平，為國(guó)有企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展和有序運(yùn)轉(zhuǎn)提供助力和支持。