■蔡振康

（作者為江蘇省干部教育培訓(xùn)《黨政機(jī)關(guān)公文寫作處理》名課名師）

公文擬制是公文處理工作中的重要內(nèi)容，包括公文起草、審核、簽發(fā)等，代表著各級黨政機(jī)關(guān)的工作作風(fēng)和文風(fēng)，應(yīng)在嚴(yán)格規(guī)范其格式及標(biāo)注上把好關(guān)口。

黨政機(jī)關(guān)公文以白紙黑字的“紅頭文件”形式出現(xiàn)，應(yīng)當(dāng)依據(jù)中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳2012 年4 月16 日印發(fā)、2012 年7 月1 日施行的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（以下簡稱《條例》）規(guī)范擬制。公文擬制是公文處理工作中的重要內(nèi)容，包括公文的起草、審核、簽發(fā)等。本文圍繞公文規(guī)范擬制中的規(guī)范格式及其標(biāo)注的問題談幾點(diǎn)初淺認(rèn)識(shí)。

規(guī)范發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志編排

《條例》明確，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志“由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加‘文件’二字組成，也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。”現(xiàn)實(shí)中，這些規(guī)范精神沒有得到全面、完整、準(zhǔn)確落實(shí)。表現(xiàn)之一：標(biāo)志編排擁擠，影響美觀。有的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志在一行編排字體小、字間距擁擠；有的臨時(shí)性機(jī)構(gòu)發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志分上下兩行編排，仍顯字體小、字間距擁擠。究其原因，主要是沒有合理使用規(guī)范化簡稱所致。如“××市新型冠狀病毒肺炎疫情防控工作領(lǐng)導(dǎo)小組醫(yī)療救治組文件”，如使用規(guī)范化簡稱、刪去“文件”二字、變換字號、“醫(yī)療救治小組”通過發(fā)文字號體現(xiàn)等，就可在一行中比較美觀地編排；又如“中共××省人力資源和社會(huì)保障廳黨組”，因使用了規(guī)范化簡稱且沒有出現(xiàn)“文件”二字，在一行中編排就顯得美觀大方。表現(xiàn)之二：聯(lián)合行文標(biāo)志不按規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)編排。《條例》《格式》明確，“聯(lián)合行文時(shí)，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志可以并用聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，也可以單獨(dú)用主辦機(jī)關(guān)名稱”“如需同時(shí)標(biāo)注聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，一般將主辦機(jī)關(guān)名稱排列在前”“公文首頁必須顯示正文”。這些既是公文擬制的規(guī)范也是格式標(biāo)注的標(biāo)準(zhǔn)，需要融會(huì)貫通地理解、把握和應(yīng)用。曾有一份51 個(gè)部門、機(jī)構(gòu)、單位的聯(lián)合行文，因標(biāo)志行間距和字體過小且擁擠在公文首頁不規(guī)范編排，致使無法正常辨認(rèn)而成為“網(wǎng)紅”；曾有不“單獨(dú)用主辦機(jī)關(guān)名稱”作公文標(biāo)志，不僅首頁未能顯示正文，還將發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志延續(xù)到第二頁標(biāo)注，而成為“網(wǎng)紅”；有的聯(lián)合行文主辦機(jī)關(guān)名稱不在前列編排，給相關(guān)各方和人民群眾咨詢、釋疑和檢索該文帶來不便而備受質(zhì)疑。表現(xiàn)之三：同一發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志不統(tǒng)一。主要表現(xiàn)在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志使用字?jǐn)?shù)多少、字體大小、印刷色度深淺等不一致。如：有的標(biāo)志中有“文件”二字，有的則沒有；有的標(biāo)志使用小標(biāo)宋體字，有的則沒有；有的標(biāo)志顏色為紅色，有的紅色偏淡、近乎淡黃。地方黨政機(jī)關(guān)及其部門、機(jī)構(gòu)、單位的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志，應(yīng)當(dāng)按照《格式》要求使用小標(biāo)宋體字，特別是同一機(jī)關(guān)或同一部門、機(jī)構(gòu)、單位的發(fā)文標(biāo)志，應(yīng)以醒目、美觀、莊重為原則，由辦公廳（室）統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)制作，不得由其他內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)各行其是。

規(guī)范“公文首頁版式”“信函格式首頁版式”使用

《條例》明確，“部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公廳（室）外不得對外正式行文”?！陡袷健访鞔_，“信函格式發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱”“聯(lián)合行文時(shí)，使用主辦機(jī)關(guān)標(biāo)志”?，F(xiàn)實(shí)中，“公文首頁版式”不規(guī)范使用主要表現(xiàn)在一些部門、機(jī)構(gòu)、單位，除辦公廳（室）外的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)使用“公文首頁版式”行文，如“××市××××××××局××××處文件”或“××市××××××××局××××處”等。“信函格式首頁版式”不規(guī)范使用主要表現(xiàn)有四種：表現(xiàn)之一，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志不正確。主要是在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志中加“文件”二字；表現(xiàn)之二，雙紅線標(biāo)注不正確。主要是將“發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下4mm 處印一條紅色雙線（上粗下細(xì)），”變成了一條紅色單線，或變成了上細(xì)下粗的紅色雙線；“距下頁邊20mm 處印一條紅色雙線（上細(xì)下粗），”變成了一條紅色單線，或變成了上粗下細(xì)的紅色雙線；表現(xiàn)之三，不按《格式》“信函格式首頁版式”的“首頁不顯示頁碼”要求，在首頁標(biāo)注頁碼；表現(xiàn)之四，份號、密級和保密期限、緊急程度等標(biāo)注位置不正確。這類格式要素應(yīng)當(dāng)在第一條紅色雙線下編排，而不是在第一條紅色雙線上出現(xiàn)。

“發(fā)文字號”組成及位置編排規(guī)范

《條例》明確，“發(fā)文字號由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時(shí)，使用主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號”。公文有上行文、平行文、下行文之分?！稐l例》明確，“上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名”。上行文與平行文和下行文的發(fā)文字號標(biāo)注位置應(yīng)有區(qū)別。《格式》明確，“上行文的發(fā)文字號居左空一字編排，與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行”。平行文、下行文的發(fā)文字號編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置，居中排布。發(fā)文字號由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成。年份、發(fā)文順序號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角號“〔〕”括入；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1 不編為01），在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號”字。發(fā)文字號編排不規(guī)范現(xiàn)象嚴(yán)重，如：“〔2021〕10 號”，缺少發(fā)文機(jī)關(guān)代字；“×辦發(fā)〔21〕10 號”，年份號標(biāo)注不全；“×辦發(fā)〔2021〕010 號”，發(fā)文順序號編了虛位；“×辦發(fā)〔2021〕第10 號”，發(fā)文順序號加了“第”字；“×辦發(fā)（2021）第10 號”，年份沒有用六角號“〔〕”括入。

規(guī)范正文要素標(biāo)注位置

《條例》明確，“公文的主體，用來表達(dá)公文的內(nèi)容”?！陡袷健访鞔_，“公文首頁必須顯示正文”“當(dāng)公文排版后所剩空白處不能容下印章或簽發(fā)人簽名章、成文日期時(shí)，可以采取調(diào)整行距、字距的措施解決”。公文首頁和印章所在頁，應(yīng)當(dāng)有一行以上正文?，F(xiàn)實(shí)中，或是公文首頁不顯示正文，或是印章所在頁沒有正文的現(xiàn)象并不少?！陡袷健访鞔_，“文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用‘一、’‘（一）’‘1.’‘（1）’；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用宋體字標(biāo)注?！爆F(xiàn)實(shí)中，這一規(guī)范遵循不到位，甚至一些規(guī)范性文件的標(biāo)注也不規(guī)范。

公文并不博大精深，但絕非雕蟲小技。行錯(cuò)一文，用錯(cuò)一句、一詞、一字，有可能造成不可估量的損失和產(chǎn)生意想不到的負(fù)面影響。各級黨政機(jī)關(guān)及其部門、機(jī)構(gòu)、單位的負(fù)責(zé)人，一定要履職盡責(zé)，在公文擬制中嚴(yán)格按《條例》和《格式》精神，規(guī)范充當(dāng)公文文稿的起草者、審核者、簽發(fā)者角色。