張延紅

摘 要：隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，數(shù)字化檔案資源管理已成為檔案管理部門工作的重要方向，對(duì)數(shù)字化檔案信息資源高度重視，充分運(yùn)用大數(shù)據(jù)、人工智能、互聯(lián)網(wǎng)+以及區(qū)塊鏈等現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)數(shù)字化檔案信息資源進(jìn)行科學(xué)整合，從而進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字檔案信息資源的有效調(diào)取、分析、整理、識(shí)別以及使用等。根據(jù)檔案用戶各類服務(wù)需要，調(diào)整自身檔案服務(wù)內(nèi)容、機(jī)制等方面，最大限度地將數(shù)字檔案信息資源的價(jià)值發(fā)揮出來(lái)，更好地服務(wù)檔案用戶、服務(wù)行業(yè)領(lǐng)域，助推經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案;檔案資源;信息資源;服務(wù)利用

伴隨著互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的更新?lián)Q代，信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，各省市地區(qū)、各行業(yè)領(lǐng)域的檔案管理部門將信息技術(shù)同檔案管理工作密切結(jié)合起來(lái)，有效地推動(dòng)了數(shù)字化檔案信息資源的建設(shè)，使得數(shù)字化檔案信息建設(shè)工作成為未來(lái)一段時(shí)期內(nèi)檔案部門的重要研究方向。這樣的背景之下，高效整合數(shù)字化檔案信息資源為我所用方面也存在著一些問(wèn)題，諸如：怎樣高效利用數(shù)字化檔案信息資源、如何更好地使其發(fā)揮作業(yè)服務(wù)行業(yè)發(fā)展等。對(duì)數(shù)字化檔案信息資源進(jìn)行科學(xué)有效的整合，設(shè)計(jì)好服務(wù)機(jī)制便顯得尤為關(guān)鍵。本文涉及的數(shù)字化整合內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)，均嚴(yán)格參考國(guó)家檔案局發(fā)布《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》文件標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。同時(shí)也以國(guó)家檔案事業(yè)十五規(guī)劃中，關(guān)于數(shù)字檔案資源建設(shè)的內(nèi)容為指導(dǎo)。本文通過(guò)簡(jiǎn)述數(shù)字化檔案資源整合意義，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)措施以及服務(wù)機(jī)制構(gòu)建這幾部分，希望能夠推動(dòng)數(shù)字檔案信息資源整合工作更好地為我們各個(gè)單位業(yè)務(wù)發(fā)展服務(wù)。

1 實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案信息資源整合的必要性

伴隨著互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的更新?lián)Q代，信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，數(shù)字化檔案信息資源整合已然成為當(dāng)前檔案管理部門發(fā)展一個(gè)重要方向?；ヂ?lián)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，信息數(shù)據(jù)海量龐雜，解決海量信息數(shù)據(jù)的開發(fā)利用與有效整合是目前擺在眼前的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。對(duì)于數(shù)字化檔案信息資源的價(jià)值開發(fā)與利用，檔案管理部門應(yīng)下真功夫去實(shí)踐、去研究，走出一條數(shù)字化檔案信息資源管理之路來(lái)，充分利用現(xiàn)代信息化技術(shù)，協(xié)同各類數(shù)據(jù)資源及服務(wù)理念推進(jìn)數(shù)字化檔案信息資源的整合與利用工作，為數(shù)字化檔案信息資源助力本單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作提供強(qiáng)大動(dòng)能。

檔案信息資源管理在不同歷史時(shí)期、不同條件狀態(tài)下呈現(xiàn)出不同的特點(diǎn)，當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)5G時(shí)代技術(shù)迅猛發(fā)展，在這樣時(shí)代背景下，數(shù)字化檔案信息資源管理呈現(xiàn)出時(shí)代特點(diǎn)，同時(shí)伴隨產(chǎn)生新的問(wèn)題。數(shù)字化時(shí)代，由于各類信息數(shù)據(jù)資源格式不相兼容，便需要檔案管理部門從源頭上抓起、頂層設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)間的融合兼容等問(wèn)題。協(xié)同發(fā)展、創(chuàng)新管理是新時(shí)代檔案信息資源管理部門做好數(shù)據(jù)內(nèi)容整合與利用的核心宗旨，只有這樣才能確保本單位各類檔案信息資源彼此高效對(duì)接和科學(xué)整合，提升檔案信息資源的使用率，充分發(fā)揮出檔案信息資源的作用和價(jià)值。在當(dāng)前這樣一個(gè)信息技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代，檔案利用者對(duì)檔案信息資源服務(wù)的需求呈現(xiàn)出多元化特點(diǎn)，對(duì)于數(shù)字化檔案信息資源進(jìn)行建平臺(tái)整合、分類別對(duì)接是必要之舉，只有從根本上提升數(shù)字化檔案信息資源的價(jià)值效能，才能最大限度助推本單位的各項(xiàng)業(yè)務(wù)發(fā)展。

2 數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)資源高效整合和利用的多項(xiàng)舉措

2.1 對(duì)檔案信息組織進(jìn)行強(qiáng)化

檔案信息組織就是根據(jù)檔案信息數(shù)據(jù)原有的排列順序、擺放位置等為依托，按照一定的方式方法和原則，運(yùn)用高效現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，對(duì)這些檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行加工處理，使其變動(dòng)數(shù)據(jù)有序、信息完整。數(shù)字化檔案信息資源經(jīng)過(guò)有針對(duì)性的整合與開發(fā)，能夠更好地為各級(jí)業(yè)務(wù)部門提供數(shù)據(jù)信息服務(wù)。一般來(lái)說(shuō)，傳統(tǒng)紙質(zhì)載體檔案編制目錄內(nèi)容涉及的大多是：形成時(shí)間、形成者、標(biāo)題內(nèi)容、頁(yè)數(shù)、保管期限、門類及編號(hào)等信息，這些內(nèi)容很難更好地滿足查詢者的信息需求。檔案管理部門應(yīng)大力依靠現(xiàn)代信息技術(shù)手段，對(duì)數(shù)字化檔案信息資源進(jìn)行強(qiáng)化，使這些開發(fā)整合后的檔案信息資源更加智能化、人性化，如：淘寶網(wǎng)用戶搜索一些信息后，后臺(tái)會(huì)進(jìn)行計(jì)算，將相關(guān)信息數(shù)據(jù)推送給用戶。信息加工智能化、人性化后檔案信息資源能更好滿足用戶需求，也會(huì)使檔案信息資源數(shù)據(jù)本身更完整、更全面記錄形成事件本身。

2.2 對(duì)檔案信息資源進(jìn)行集成

數(shù)字化檔案信息資源的整合不是單純地將各類數(shù)據(jù)信息資源從各地抽來(lái)存放在一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)中，生搬硬套地提取和利用，而是根據(jù)現(xiàn)代信息技術(shù)手段，使各類檔案信息數(shù)據(jù)能夠達(dá)到最高效、科學(xué)的深度融合，彼此間實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)1+數(shù)據(jù)1>數(shù)據(jù)1+1這樣的效果。把本來(lái)存放庫(kù)房深閨中的數(shù)據(jù)資源生動(dòng)鮮活調(diào)動(dòng)起來(lái)，讓他們發(fā)揮出潛在的自身價(jià)值和作用。一方面，檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)推進(jìn)對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息的數(shù)字化工作，擴(kuò)大現(xiàn)有數(shù)字化檔案信息資源的規(guī)模，為檔案信息資源的集成工作提供現(xiàn)實(shí)條件。再一方面來(lái)說(shuō)，就是要對(duì)檔案信息資源集成有一個(gè)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和制度，確保讓經(jīng)過(guò)數(shù)字化加工后的檔案信息資源與現(xiàn)有數(shù)字化檔案信息能夠完美融合，無(wú)縫銜接，對(duì)這兩塊融合后檔案信息資源進(jìn)行深度加工和處理，使它們潛在價(jià)值得到提煉，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案信息資源價(jià)值與作用的充分發(fā)揮。對(duì)于現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用要進(jìn)一步加大，促使檔案信息資源達(dá)到最大限度整合，擴(kuò)大檔案信息資源的服務(wù)范圍、服務(wù)人群，重新塑造一個(gè)全新的數(shù)字化檔案信息資源服務(wù)模式，讓檔案信息資源的集成效果最優(yōu)化。

2.3 對(duì)各門類、各載體檔案做好充分調(diào)研工作

在實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案信息資源整合前，要對(duì)本單位各門類、各載體檔案做好充分調(diào)研工作，只有做好前期摸底排查工作才能保證數(shù)字化檔案信息資源的整合效果。在開展各門類、各載體檔案調(diào)研工作之中要注意以下幾點(diǎn)：一是要明確各門類、各載體檔案調(diào)研工作的原則。根據(jù)各門類、各載體檔案的特點(diǎn)，制定工作原則，為后期工作提供方向，根據(jù)各地、各行業(yè)檔案工作經(jīng)驗(yàn)，將優(yōu)先檔案信息資源整合、信息數(shù)據(jù)資源共享以及檔案內(nèi)在價(jià)值挖掘、作用發(fā)揮等作為調(diào)研工作的總原則。二是要做好各門類、各載體檔案的信息完整性、全面性工作。明確各門類、各載體檔案的來(lái)源出處以及各自特點(diǎn)，同時(shí)確保每一項(xiàng)信息數(shù)據(jù)沒有丟失遺落，完整詳實(shí)的信息數(shù)據(jù)是檔案整合的關(guān)鍵。三是針對(duì)各門類、各載體檔案特點(diǎn)，構(gòu)建出一個(gè)系統(tǒng)詳實(shí)調(diào)查方案。結(jié)合調(diào)查過(guò)程中遇到的各類問(wèn)題，及時(shí)匯總，設(shè)計(jì)出有針對(duì)性的具體的解決策略，做到事前、事中及事后都顧及全面。

3 加強(qiáng)數(shù)字化檔案信息資源整合和服務(wù)協(xié)同機(jī)制功能構(gòu)建

3.1 加強(qiáng)管理協(xié)同

數(shù)字化檔案信息資源的整合與開發(fā)，它們彼此之間都存在著某些聯(lián)系，在這些聯(lián)系間要建立一個(gè)加強(qiáng)管理的協(xié)同。其意義是為了使信息間都能溝通交流，避免出現(xiàn)信息孤島、信息封閉這樣的現(xiàn)象。運(yùn)用的是管理協(xié)同的概念與理念，使數(shù)字化檔案信息資源中的每一個(gè)組織細(xì)胞，從時(shí)間、空間以及功能結(jié)構(gòu)上進(jìn)行重新組織分配，對(duì)數(shù)據(jù)信息資源統(tǒng)一調(diào)配、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一開發(fā)。在推進(jìn)數(shù)字化檔案信息資源的整合與和服務(wù)協(xié)同機(jī)制功能構(gòu)建的過(guò)程中，要努力打造一個(gè)公眾使用參與性強(qiáng)、信息開放透明度高、彼此協(xié)同融合性好的服務(wù)模式，對(duì)不集中、分散式的數(shù)據(jù)信息資源進(jìn)行高度整合，打破傳統(tǒng)數(shù)據(jù)孤島、分散等特點(diǎn)，充分運(yùn)用好現(xiàn)代信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案信息資源的共享、共用和協(xié)同。檔案信息數(shù)據(jù)只有做好整合、開發(fā)和利用工作，才會(huì)最大效度地發(fā)揮出數(shù)據(jù)信息資源應(yīng)有的價(jià)值和作用。

3.2 加強(qiáng)組織協(xié)同

協(xié)同理論所研究的內(nèi)容就是使整體無(wú)序化、雜亂化的信息數(shù)據(jù)資源變得有序化、規(guī)整化，組織協(xié)同所說(shuō)的則是按照一定的組織方法規(guī)則，讓組織變得有序化與科學(xué)化。目前我國(guó)檔案管理體制從中央到地方都秉承著統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理這樣的原則，這也為我們實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案信息資源整合、開發(fā)利用提供了有利的現(xiàn)實(shí)條件，但是如果真想最大限度發(fā)揮出數(shù)字化檔案信息資源整合后的協(xié)同服務(wù)效果，那便要進(jìn)行體制機(jī)制的創(chuàng)新改革，重新對(duì)系統(tǒng)設(shè)置開發(fā)一些新的屬性功能，讓功能更多元化，使組織協(xié)同更加高效。實(shí)現(xiàn)了組織之間協(xié)同高效就對(duì)信息資源整合奠定了組織基礎(chǔ)，是數(shù)字化檔案信息資源整合與開發(fā)利用的關(guān)鍵。與此同時(shí)，在協(xié)同模式之下檔案管理部門還應(yīng)該大力加強(qiáng)組織協(xié)同機(jī)制共享共建的推進(jìn)開展工作，推動(dòng)跨系統(tǒng)協(xié)同檔案信息資源服務(wù)組織模式的創(chuàng)新，促使協(xié)同管理的效率與效能大幅提高，進(jìn)而達(dá)到“超鏈接”和松散耦合的關(guān)系，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案信息資源整合服務(wù)機(jī)制的協(xié)同目標(biāo)。

3.3 加強(qiáng)制度協(xié)同

目前擺在檔案信息資源整合與服務(wù)機(jī)制協(xié)同工作面前的是管理體制機(jī)制不健全不規(guī)范的問(wèn)題，因而要針對(duì)檔案信息資源整合與服務(wù)機(jī)制協(xié)同構(gòu)建工作中實(shí)際特點(diǎn)和遇到具體情況，有針對(duì)性地進(jìn)行管理體制機(jī)制的健全，制定規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和要求辦法。并且要對(duì)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和要求辦法的實(shí)施進(jìn)行量化考核，納入到各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的年終考核中，用科學(xué)高效的方式推動(dòng)數(shù)字化檔案信息資源整合與服務(wù)協(xié)同機(jī)制的構(gòu)建?？傮w秉承兩個(gè)點(diǎn)，一是檔案管理部門在制定這些規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)時(shí)一定要以國(guó)家層面相關(guān)文件為準(zhǔn)繩為依據(jù)，根據(jù)本單位實(shí)際情況，制定出適合自身發(fā)展的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。二是制定了相關(guān)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，一定要有后續(xù)監(jiān)督考核機(jī)制跟進(jìn)，確保文件的實(shí)施落到實(shí)處，并非一紙空文。

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（作者單位：山西省交口縣社會(huì)勞動(dòng)保險(xiǎn)事業(yè)所）