文/濰坊醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院 龔莉

檔案管理，是醫(yī)院醫(yī)療管理工作中非常重要的部分，在醫(yī)療工作開(kāi)展過(guò)程中，有關(guān)病人的診斷、治療、健康檔案等信息資料，有關(guān)醫(yī)療研究領(lǐng)域形成的成果信息資料，均會(huì)通過(guò)收集、匯總、記錄，最后形成醫(yī)療信息檔案，而這些醫(yī)療信息檔案，則能夠?yàn)榻窈筢t(yī)院醫(yī)療工作的有序開(kāi)展提供客觀、科學(xué)的支持。但是，在傳統(tǒng)模式下，醫(yī)院醫(yī)療檔案管理工作存在一些有待解決的問(wèn)題，比如：管理缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、管理粗放不夠精細(xì)等。而PDCA循環(huán)管理模式，是一種精細(xì)化質(zhì)量管理方法，涉及計(jì)劃、執(zhí)行、檢查、處理四個(gè)環(huán)節(jié)，將此類管理模式合理科學(xué)地應(yīng)用到醫(yī)院醫(yī)療檔案管理工作當(dāng)中，能夠提升醫(yī)院醫(yī)療檔案管理工作的效率及質(zhì)量。鑒于此，本文圍繞“PDCA循環(huán)在醫(yī)院醫(yī)療管理檔案管理中的應(yīng)用”進(jìn)行分析研究，其價(jià)值意義顯著。

一、PDCA循環(huán)管理模式概述

PDCA循環(huán)，由美國(guó)質(zhì)量管理專家休哈特博士率先提出，然后由戴明采納并宣傳，進(jìn)一步得到普及，因此又稱為“戴明環(huán)”?；诒举|(zhì)層面分析，PDCA循環(huán)即為全面質(zhì)量管理的思想基礎(chǔ)及方法依據(jù)，PDCA循環(huán)將質(zhì)量管理分成四個(gè)環(huán)節(jié)，包括：計(jì)劃（Plan）、執(zhí)行（Do）、檢查（Check）、處理（Act），環(huán)環(huán)相扣，層層遞進(jìn)，其目的是提高企業(yè)日常生產(chǎn)工作管理質(zhì)量，促進(jìn)企業(yè)質(zhì)量管理工作穩(wěn)步、可持續(xù)發(fā)展。

二、醫(yī)院醫(yī)療檔案管理現(xiàn)狀及PDCA循環(huán)管理模式應(yīng)用的意義分析

如前所述，對(duì)PDCA循環(huán)管理模式的概念有了一定程度的了解。而從醫(yī)院醫(yī)療檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，尚且存在一些需要解決的問(wèn)題。具體問(wèn)題及PDCA循環(huán)管理模式在其中的應(yīng)用意義如下：

（一）現(xiàn)有問(wèn)題?；诂F(xiàn)狀角度來(lái)看，醫(yī)院醫(yī)療檔案管理存在多方面的問(wèn)題，主要包括：

管理缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。部分醫(yī)院對(duì)醫(yī)療檔案管理的重視程度不高，存在為了應(yīng)付檢查、評(píng)審而對(duì)醫(yī)療信息進(jìn)行建檔管理的現(xiàn)象，使得醫(yī)療檔案管理流于形式。同時(shí)，醫(yī)療檔案管理缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，使得醫(yī)療檔案管理分散現(xiàn)象明顯，加大了醫(yī)療檔案歸檔的工作難度。

管理過(guò)程粗放。醫(yī)院醫(yī)療檔案內(nèi)容繁多，比如診斷病例檔案、患者健康狀況檔案、醫(yī)療研究成果檔案等。檔案的儲(chǔ)存及調(diào)用均缺乏規(guī)范性，由于檔案管理過(guò)程粗放，出現(xiàn)的問(wèn)題未能有效解決，進(jìn)而影響后續(xù)檔案管理工作。

管理安全性有待提高?；卺t(yī)療改革大背景下，大部分醫(yī)院構(gòu)建了醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)。然而，在醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用過(guò)程中，還存在管理安全性方面的問(wèn)題，比如，醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)之間難以實(shí)現(xiàn)高效互動(dòng)、防火墻功能不夠健全、系統(tǒng)安全維護(hù)工作落實(shí)不到位等，這些問(wèn)題會(huì)影響醫(yī)院醫(yī)療檔案管理工作的安全性，不利于醫(yī)療檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

（二）應(yīng)用意義。目前，醫(yī)院醫(yī)療檔案管理工作存在較多的問(wèn)題，因此有必要采取有效管理方法，提升醫(yī)院醫(yī)療檔案管理工作效率及質(zhì)量。將PDCA循環(huán)管理模式合理科學(xué)地應(yīng)用到醫(yī)院醫(yī)療檔案管理工作過(guò)程中，具備多方面的意義，一方面，可以為醫(yī)院醫(yī)療檔案管理提供更有效的模式，將醫(yī)院醫(yī)療檔案管理工作的不足查找出來(lái)，制定合理科學(xué)的解決方法，使醫(yī)院醫(yī)療檔案管理工作得到有效改進(jìn)；另一方面，PDCA循環(huán)管理模式涉及醫(yī)療檔案從“計(jì)劃→執(zhí)行→檢查→處理”全過(guò)程的管理，可以改進(jìn)傳統(tǒng)醫(yī)療檔案粗放的不足，實(shí)現(xiàn)醫(yī)療檔案精細(xì)化管理。此外，在PDCA循環(huán)管理模式下，醫(yī)院醫(yī)療檔案的儲(chǔ)存、調(diào)用將更具規(guī)范性，且可以針對(duì)醫(yī)療檔案信息化管理安全性不足等問(wèn)題，落實(shí)有效的安全管理措施，使醫(yī)療檔案管理的整體安全性得到有效提升。由此可見(jiàn)，從提升醫(yī)院醫(yī)療檔案管理工作效率、質(zhì)量及安全性角度考慮，PDCA循環(huán)管理模式都值得借鑒及應(yīng)用。

三、PDCA循環(huán)在醫(yī)院醫(yī)療檔案管理中的具體應(yīng)用分析

由于PDCA循環(huán)在醫(yī)院醫(yī)療檔案管理中的應(yīng)用意義顯著，所以從提升醫(yī)院醫(yī)療檔案管理工作效率及質(zhì)量角度考慮，有必要合理、科學(xué)地應(yīng)用PDCA循環(huán)管理模式?？偨Y(jié)起來(lái)，具體應(yīng)用要點(diǎn)如下：

（一）管理計(jì)劃（Plan）。以醫(yī)院醫(yī)療檔案管理問(wèn)題為依據(jù)，制定有針對(duì)性的管理計(jì)劃，預(yù)防控制相關(guān)問(wèn)題的出現(xiàn)。在管理計(jì)劃制定過(guò)程中，有必要激發(fā)醫(yī)療檔案管理人員對(duì)醫(yī)療檔案收集、處理、歸檔、利用等工作的積極性，并有效減少管理人員盲目操作行為，使醫(yī)療檔案能夠及時(shí)有效歸檔。要想實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)，需提升醫(yī)療數(shù)據(jù)、資料歸檔制度的規(guī)范化水平，針對(duì)診斷、資料、健康體檢等過(guò)程產(chǎn)生的醫(yī)療信息資料，包括：文字、圖像、視頻、音頻等，進(jìn)行集中存儲(chǔ)。此外，需以醫(yī)療檔案管理計(jì)劃為依據(jù)，根據(jù)規(guī)范流程做好醫(yī)療檔案信息數(shù)據(jù)分析，進(jìn)一步為醫(yī)院制定科學(xué)的管理決策提供有效憑據(jù)。

（二）管理執(zhí)行（Do）。在管理執(zhí)行過(guò)程中，針對(duì)醫(yī)院醫(yī)療檔案資料的收集工作，既要做好紙質(zhì)醫(yī)療信息資料的保存，也要做好電子信息資料的收集及整理，進(jìn)一步做好分類處理及編排工作。全面收集醫(yī)院電子信息，然后對(duì)電子信息資料進(jìn)行核對(duì)，明確有無(wú)問(wèn)題存在。如存在問(wèn)題，則需進(jìn)一步和信息采集部門(mén)進(jìn)行仔細(xì)地核對(duì)。電子信息資料沒(méi)有失誤的情況下，則對(duì)檔案數(shù)據(jù)資料進(jìn)行分類管理及匯總分析。此外，考慮到醫(yī)療檔案管理執(zhí)行效率及質(zhì)量的提升，需加強(qiáng)對(duì)醫(yī)療檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，既重視管理理論知識(shí)培訓(xùn)，又重視管理實(shí)踐能力技巧培訓(xùn)，保證管理人員明晰醫(yī)療檔案歸檔流程及管理流程，能夠明確自身管理崗位職責(zé)，嚴(yán)格按照醫(yī)療檔案管理規(guī)范流程執(zhí)行相應(yīng)的管理工作，確保醫(yī)療檔案的收集、保存管理效率得到全面提升。

（三）管理檢查（Check）。在管理檢查環(huán)節(jié)，要及時(shí)建立醫(yī)療檔案管理監(jiān)督檢查小組，重點(diǎn)對(duì)醫(yī)療檔案的采集、整理、歸檔、利用情況進(jìn)行全方位的監(jiān)督檢查。要明確醫(yī)療檔案管理過(guò)程是否存在問(wèn)題，并針對(duì)所存在的問(wèn)題展開(kāi)分析，明確所產(chǎn)生的原因。例如：針對(duì)某疾病患者的病歷檔案資料，在核查過(guò)程中，需結(jié)合患者及家屬的主訴，仔細(xì)核查患者姓名、性別、家庭住址、聯(lián)系方式、具體病情以及診療結(jié)果等信息數(shù)據(jù)，明確其中是否存在紕漏問(wèn)題；還需要結(jié)合最新的診療結(jié)果，及時(shí)更新患者的病歷檔案，為進(jìn)一步的診療工作提供客觀、科學(xué)的依據(jù)。又例如：在全院多學(xué)科會(huì)診檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中，涉及多學(xué)科會(huì)診申請(qǐng)表的填寫(xiě)、會(huì)診登記表的填寫(xiě)、會(huì)診意見(jiàn)和診療方案的記錄等信息資料，而這些信息資料均需合理收集、整理、并歸檔。在管理檢查環(huán)節(jié)，進(jìn)一步完善相關(guān)會(huì)診信息資料，如果存在紕漏，則需及時(shí)追溯多學(xué)科診療會(huì)診工作流程，看在哪一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，查明原因，重新完善檔案信息資料，確保全院多學(xué)科會(huì)診工作的嚴(yán)謹(jǐn)性及科學(xué)性。

（四）管理處理（Act）。根據(jù)上述管理計(jì)劃、管理執(zhí)行以及管理檢查結(jié)果，明確其中存在的問(wèn)題后，應(yīng)及時(shí)開(kāi)展管理小組會(huì)議，針對(duì)問(wèn)題，通過(guò)小組內(nèi)部分析、討論，制定合理、科學(xué)的解決方案，并加以實(shí)施。比如：針對(duì)醫(yī)療設(shè)備資料歸檔問(wèn)題，如果相關(guān)信息存在差錯(cuò)，需及時(shí)修改，從而為后續(xù)醫(yī)療設(shè)備的安全管理提供保障。又比如：針對(duì)某病患的診療信息檔案資料，如果存在記錄差錯(cuò)問(wèn)題，需及時(shí)改正，并及時(shí)更新患者的最新診療結(jié)果，為患者進(jìn)一步的診療、康復(fù)工作提供有效憑據(jù)。此外，考慮到管理的有效性及科學(xué)性，針對(duì)醫(yī)療檔案的處理，需結(jié)合其歸檔流程，追究相關(guān)部門(mén)及人員的責(zé)任，結(jié)合問(wèn)題提出多個(gè)解決方案，并通過(guò)分析討論，得出最優(yōu)化的解決方案，進(jìn)而加以執(zhí)行，使醫(yī)院醫(yī)療檔案管理工作的質(zhì)量得到全面提升。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，目前，我國(guó)醫(yī)院醫(yī)療檔案管理工作尚且存在一些有待解決的問(wèn)題。為了提高醫(yī)院醫(yī)療檔案管理工作的效率、質(zhì)量及安全性，有必要及時(shí)更新管理方法。本文提到的PDCA循環(huán)管理模式，涉及“管理計(jì)劃（Plan）、管理執(zhí)行（Do）、管理檢查（Check）、管理處理（Act）”四個(gè)環(huán)節(jié)，環(huán)環(huán)相扣、層層遞進(jìn)能保證醫(yī)療檔案管理工作的精細(xì)化，提升醫(yī)院檔案管理工作的整體水平。