劉小龍 廣西國(guó)際壯醫(yī)醫(yī)院

前言

全球經(jīng)濟(jì)一體化背景下，各國(guó)之間在政治、經(jīng)濟(jì)、文化等領(lǐng)域的交流變得越發(fā)密切，外國(guó)專家訪問不再是稀罕事，來訪的人數(shù)和頻率持續(xù)增大，如何對(duì)外國(guó)專家進(jìn)行有效管理，成為很多一線管理人員關(guān)注的一個(gè)核心問題。結(jié)合醫(yī)院外國(guó)專家管理的經(jīng)驗(yàn)，利用Microsoft Office Access開發(fā)出了可視化的外國(guó)專家管理信息系統(tǒng)，能夠促進(jìn)外國(guó)專家管理水平和管理效率的提高。

一、需求分析

外國(guó)專家管理信息系統(tǒng)的主要功能，是對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行收集、存儲(chǔ)、傳遞和利用，對(duì)于經(jīng)常接觸外國(guó)專家的管理人員而言，在對(duì)外國(guó)專家進(jìn)行日常管理的過程中，涉及的工作內(nèi)容有很多，如專家溝通與邀請(qǐng)、專家來訪接待、會(huì)議組織等，基于此，外國(guó)專家管理信息系統(tǒng)必須具備幾個(gè)核心功能：一是單位信息管理功能，包含了單位信息的查詢、添加、修改和刪除；二是專家信息管理功能，包含了專家信息的查詢、添加、修改和刪除；三是會(huì)議及項(xiàng)目信息管理功能，包含了會(huì)議/項(xiàng)目信息的查詢、添加、修改和刪除；四是統(tǒng)計(jì)信息功能，包含了單位統(tǒng)計(jì)信息、專家統(tǒng)計(jì)信息、會(huì)議統(tǒng)計(jì)信息和項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)信息。

二、系統(tǒng)設(shè)計(jì)

(一)數(shù)據(jù)表設(shè)計(jì)

為了能夠最大限度地滿足實(shí)際工作對(duì)于信息的需求，可以借助相應(yīng)的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)模式，實(shí)現(xiàn)對(duì)于數(shù)據(jù)依賴和數(shù)據(jù)冗余問題進(jìn)行控制，同時(shí)，在進(jìn)行數(shù)據(jù)表設(shè)計(jì)的過程中，應(yīng)該考慮系統(tǒng)運(yùn)行的效率，降低設(shè)計(jì)復(fù)雜度。數(shù)據(jù)表中，每個(gè)表的第一個(gè)ID 字段是主鍵，其他ID 字段則是外鍵，數(shù)據(jù)表之間可以通過連線來表示彼此的關(guān)系。在完成數(shù)據(jù)庫(kù)的構(gòu)建工作之后，應(yīng)該對(duì)數(shù)據(jù)表進(jìn)行建設(shè)，設(shè)置好相應(yīng)的字段名，確保系統(tǒng)能夠?qū)ζ溥M(jìn)行快速識(shí)別，另外也應(yīng)該確保數(shù)據(jù)的類型可以與數(shù)據(jù)庫(kù)中存儲(chǔ)的內(nèi)容實(shí)現(xiàn)相互匹配，從不同數(shù)據(jù)表之間存在的依賴關(guān)系出發(fā)，通過Access 關(guān)系功能來進(jìn)行數(shù)據(jù)表關(guān)系設(shè)置。

(二)查詢功能創(chuàng)建

為了能夠最大限度地降低系統(tǒng)整體的復(fù)雜度，設(shè)計(jì)人員在進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計(jì)的過程中，應(yīng)該盡量減少查詢創(chuàng)建的數(shù)量。結(jié)合外國(guó)專家管理信息系統(tǒng)的實(shí)際情況分析，可以創(chuàng)建的查詢功能有三個(gè)：首先是擴(kuò)展信息查詢，在進(jìn)行選定字段的設(shè)置環(huán)節(jié)，可以選擇專家信息表中的所有字段，也可以從單位信息表中，選擇單位ID 以外的所有字段來進(jìn)行信息查詢；其次是來訪信息查詢，可以從相應(yīng)的專家擴(kuò)展信息中，提取“常用稱呼”字段，或者選擇專家來訪表內(nèi)的所有字段，作為選定查詢字段；然后是項(xiàng)目執(zhí)行查詢，可以從相應(yīng)的會(huì)議信息中，選擇“會(huì)議名稱、會(huì)議開始/結(jié)束時(shí)間”作為選定字段，也可以從專家來訪擴(kuò)展信息中，選擇“常用稱呼、單位名稱”作為選定字段。

(三)窗體創(chuàng)建

在窗體創(chuàng)建中，需要做好相應(yīng)的信息管理工作：

1.單位信息管理

在針對(duì)單位信息進(jìn)行管理的過程中，應(yīng)該對(duì)相應(yīng)的單位信息表進(jìn)行選擇，運(yùn)用系統(tǒng)提供的窗體功能，完成基本信息的自動(dòng)生成，將單位所具備的基本信息呈現(xiàn)出來。從設(shè)計(jì)視圖角度來對(duì)單位信息管理功能進(jìn)行分析，要求利用專家信息管理窗體，完成全部的專家信息編輯工作。同時(shí)，設(shè)計(jì)視圖中需要設(shè)置“按鈕”控件，將一些基本的操作如保存記錄、刪除記錄等添加到單位信息管理窗體中。

2.專家信息管理

專家信息管理工作的內(nèi)容體現(xiàn)在兩個(gè)方面，一方面，需要能夠針對(duì)專家信息，開展相應(yīng)的信息查詢、信息更新和信息刪除操作。從技術(shù)人員的角度，在開展上述操作的過程中，可以從專家擴(kuò)展信息的角度，借助相應(yīng)的信息查詢功能來生成基本信息，然后，窗體的設(shè)計(jì)和調(diào)整可以通過設(shè)計(jì)視圖完成。為了實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的各種操作，可以在窗體中加入“按鈕”控件，分別在單位信息窗體和記錄操作中，加入查找、刪除記錄的功能。想要直觀準(zhǔn)確地顯示專家參與各種會(huì)議的實(shí)際情況，可以在專家信息管理窗體中，加入子窗體，設(shè)置好選定字段；二是專家信息添加功能。確定好需要需要添加的專家信息后，應(yīng)該借助系統(tǒng)窗體功能，實(shí)現(xiàn)專家信息的自動(dòng)生成，并且利用相應(yīng)的會(huì)議信息管理窗體，針對(duì)專家參與會(huì)議的情況進(jìn)行集中處理。利用窗體事件選項(xiàng)卡，可以確定屬性加載生成器，在彈出的頁面選項(xiàng)中，選擇“Go To Record”，并且將其設(shè)置為新的記錄。另外，在添加專家信息的過程中，需要針對(duì)單位ID進(jìn)行確認(rèn)，保證信息的準(zhǔn)確性。

3.會(huì)議信息管理

會(huì)議信息管理與專家信息管理的操作類似，這里不再贅述。

4.項(xiàng)目信息管理

項(xiàng)目信息管理同樣不再贅述。

(四)報(bào)表創(chuàng)建

一是專家報(bào)表，要求設(shè)計(jì)人員能夠選擇對(duì)應(yīng)的專家擴(kuò)展信息查詢功能，由系統(tǒng)自動(dòng)生成報(bào)表，確保使用者能夠利用該報(bào)表來對(duì)專家列表信息進(jìn)行查詢；二是單位統(tǒng)計(jì)報(bào)表，可以運(yùn)用系統(tǒng)提供的報(bào)表統(tǒng)計(jì)功能，在針對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行查詢的過程中，對(duì)選定字段進(jìn)行明確，然后借助單位信息實(shí)施數(shù)據(jù)查詢和報(bào)表生成，并且于設(shè)計(jì)視圖中對(duì)常用的稱呼字段進(jìn)行選擇，再選擇導(dǎo)航欄中的合計(jì)按鈕，選擇記錄計(jì)數(shù)，使用者可以利用單位統(tǒng)計(jì)報(bào)表，查詢所有單位列表，以及各個(gè)單位中外國(guó)專家的名單；三是會(huì)議統(tǒng)計(jì)報(bào)表和項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)報(bào)表，其創(chuàng)建流程與單位統(tǒng)計(jì)報(bào)表相同，只需要明確各自的選定字段即可。

三、系統(tǒng)應(yīng)用

外國(guó)專家管理信息系統(tǒng)在實(shí)踐中的應(yīng)用體現(xiàn)在幾個(gè)方面：一是會(huì)議組織，在單位確定好對(duì)應(yīng)的專家名單和人數(shù)之后，可以借助管理信息系統(tǒng)，查詢專家的專業(yè)技術(shù)領(lǐng)域以及其他相關(guān)信息，向管理人員和技術(shù)人員提供通道，確保其能夠做好準(zhǔn)備工作，更好地與外國(guó)專家對(duì)接討論；二是專家接待，接待人員可以從系統(tǒng)中獲取外國(guó)專家對(duì)于飲食、住宿等方面的需求，為其提供更加優(yōu)質(zhì)、更加人性化的服務(wù)；三是項(xiàng)目申報(bào)，可以依照年齡、單位、技術(shù)領(lǐng)域等，對(duì)合適的專家進(jìn)行篩選，經(jīng)溝通確認(rèn)后，開展項(xiàng)目申報(bào)工作；四是統(tǒng)計(jì)分析，可以從各個(gè)渠道和部門的統(tǒng)計(jì)需求出發(fā)，借助相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)分析功能，對(duì)外國(guó)專家的身份信息等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，而利用這些統(tǒng)計(jì)信息，管理人員能夠更好地就外國(guó)專家來訪信息進(jìn)行分析。

四、結(jié)語

總而言之，信息技術(shù)飛速發(fā)展背景下，管理手段呈現(xiàn)出了現(xiàn)代化和信息化的趨勢(shì)，借助信息化管理工具，可以實(shí)現(xiàn)有效的數(shù)據(jù)信息組織管理。本文從日常工作需求出發(fā)，設(shè)計(jì)了一種外國(guó)專家管理信息系統(tǒng)，實(shí)踐證明，該系統(tǒng)在實(shí)際應(yīng)用中，可以很好地輔助管理人員實(shí)施管理工作，在確保工作順利完成的同時(shí)，能夠切實(shí)提高工作的效率?！?/p>