中國(guó)醫(yī)學(xué)科學(xué)院放射醫(yī)學(xué)研究所 中交智運(yùn)有限公司

引言

2019年1月1日起行政事業(yè)單位開(kāi)始執(zhí)行《政府會(huì)計(jì)制度》，制度明確指出：“單位應(yīng)當(dāng)重視并不斷推進(jìn)會(huì)計(jì)信息化的應(yīng)用?！比绾蝺?yōu)化傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)，以財(cái)務(wù)信息為基礎(chǔ)，對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理再造，將內(nèi)控制度滲透到預(yù)算管理、收支管理、資金管理等經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)流程中，通過(guò)建立相互牽制、制衡的流程起到防范和管控單位經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)的作用，建設(shè)全流程一體化的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)是當(dāng)前事業(yè)單位財(cái)務(wù)發(fā)展的趨勢(shì)，本文將結(jié)合工作中的實(shí)操經(jīng)驗(yàn)對(duì)科研事業(yè)單位的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)進(jìn)行探析。

一、事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)中存在的問(wèn)題

隨著信息化時(shí)代的到來(lái)和新《政府會(huì)計(jì)制度》的實(shí)施，傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)電算化已不能適應(yīng)當(dāng)前事業(yè)單位的發(fā)展要求，越來(lái)越多的事業(yè)單位開(kāi)始建立財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)，但是在建設(shè)過(guò)程中仍然存在一些問(wèn)題。

（一）“一把手”重視程度不夠

當(dāng)前很多事業(yè)單位的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)是網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)銀企直聯(lián)并自動(dòng)推送憑證，這項(xiàng)工作大多是由財(cái)務(wù)處在單位平行推進(jìn)開(kāi)展的，“一把手”領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此缺乏足夠的重視。較理想的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)是以財(cái)務(wù)信息的方式將預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行、財(cái)務(wù)核算分析、績(jī)效管理等各類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)規(guī)范化量化，而不僅僅是單純的網(wǎng)上報(bào)銷。財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的建設(shè)需要“一把手”高度重視、自上而下的推進(jìn)實(shí)施，需要單位各個(gè)部門的大力配合，最終達(dá)到業(yè)財(cái)融合，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)全過(guò)程的閉環(huán)管理，單純依靠財(cái)務(wù)處的號(hào)召很難實(shí)現(xiàn)。

（二）制度不能有效實(shí)施或者制度不夠完善

財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)表現(xiàn)為一項(xiàng)項(xiàng)流程化的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，流程是單位各項(xiàng)規(guī)章制度的表達(dá)方式。財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的建設(shè)離不開(kāi)流程的設(shè)置，每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的流程包含了審批權(quán)限、報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)、佐證附件等。有的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)在設(shè)計(jì)時(shí)有漏洞，導(dǎo)致制度不能有效實(shí)施，比如在系統(tǒng)中缺少對(duì)不同級(jí)別人員出差住宿的標(biāo)準(zhǔn)限制，導(dǎo)致住宿超標(biāo)。近年來(lái)科研事業(yè)單位的經(jīng)費(fèi)管理制度更新較多，有的單位制度缺失或老舊導(dǎo)致業(yè)務(wù)流程不規(guī)范，比如一般課題的會(huì)議費(fèi)、差旅費(fèi)、國(guó)際合作與交流費(fèi)，項(xiàng)目實(shí)施中發(fā)生的三項(xiàng)支出之間可以調(diào)劑使用，但不得超出三項(xiàng)支出預(yù)算總額，而最新的制度規(guī)定：國(guó)家自然科學(xué)基金項(xiàng)目、國(guó)家重點(diǎn)研發(fā)計(jì)劃項(xiàng)目三項(xiàng)支出可根據(jù)科研活動(dòng)的實(shí)際需要調(diào)整，不再受總額限制。因此在設(shè)計(jì)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)時(shí)要充分體現(xiàn)各項(xiàng)規(guī)章制度的規(guī)定，并有效實(shí)施。

（三）數(shù)據(jù)系統(tǒng)孤島現(xiàn)象普遍

在信息化發(fā)展的過(guò)程中，科學(xué)事業(yè)單位大都存在數(shù)據(jù)系統(tǒng)孤島現(xiàn)象，比如同時(shí)存在科研課題管理系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、收入管理系統(tǒng)、網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)和財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)等，這些系統(tǒng)都是在相關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)下獨(dú)立存在，不能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，難以考核單位整體運(yùn)行情況。

二、事業(yè)單位搭建財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的必要性

（一）優(yōu)化內(nèi)控流程，提高管理水平

建設(shè)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)是優(yōu)化單位內(nèi)部控制的有效途徑，通過(guò)梳理業(yè)務(wù)流程，識(shí)別單位層面和業(yè)務(wù)層面的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，優(yōu)化制度，降低風(fēng)險(xiǎn)。在單位層面，各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的決策和執(zhí)行崗位相互分離，“三重一大”等重大經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)通過(guò)集體決策；在業(yè)務(wù)層面，預(yù)算業(yè)務(wù)、收支業(yè)務(wù)、資產(chǎn)業(yè)務(wù)、合同業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)核算等模塊通過(guò)搭建一體化信息平臺(tái)，將各項(xiàng)審批權(quán)限、發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)等制度體系內(nèi)嵌于系統(tǒng)中，極大地降低了人為失誤和操縱的風(fēng)險(xiǎn)，有利于加強(qiáng)廉政風(fēng)險(xiǎn)防控，提高單位管理水平。

（二）輸出標(biāo)準(zhǔn)化財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，提高會(huì)計(jì)信息質(zhì)量

2019年1月1日起行政事業(yè)單位開(kāi)始執(zhí)行《政府會(huì)計(jì)制度》，按照制度規(guī)定事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)對(duì)納入部門預(yù)算管理的現(xiàn)金收支業(yè)務(wù)平行記賬、生成雙報(bào)表。平行記賬的業(yè)務(wù)還要按照資金來(lái)源、支出性質(zhì)等進(jìn)行科目分類，科研事業(yè)單位在用的會(huì)計(jì)科目往往有幾百個(gè)之多，手工入賬方法會(huì)因人而異、標(biāo)準(zhǔn)不一，容易出現(xiàn)差錯(cuò)，不能適應(yīng)當(dāng)前財(cái)務(wù)的發(fā)展。財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)將各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)分類，提前將各類業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)分錄制定好，前置于各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程，待業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)直接推送憑證，保證了會(huì)計(jì)處理口徑的一致性，提高了會(huì)計(jì)信息的準(zhǔn)確性，促進(jìn)了財(cái)務(wù)管理的規(guī)范化。

（三）實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息共享，把握單位整體運(yùn)營(yíng)情況

建設(shè)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)有利于內(nèi)部部門之間實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息共享。所有的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)都不是獨(dú)立存在的，最終都體現(xiàn)在財(cái)務(wù)報(bào)表中，例如：年度預(yù)算與執(zhí)行、科研課題立項(xiàng)與支出、人員工資、資產(chǎn)臺(tái)賬、合同執(zhí)行等，都能通過(guò)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)來(lái)反應(yīng)。通過(guò)搭建以財(cái)務(wù)系統(tǒng)為中心的信息系統(tǒng)能夠有效避免信息孤島現(xiàn)象，減少系統(tǒng)維護(hù)的人工成本和重復(fù)建設(shè)成本，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)全過(guò)程閉環(huán)管理，有助于業(yè)財(cái)融合，把握單位整體經(jīng)營(yíng)狀況，做出宏觀決策。

三、科研事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)的總體思路

（一）事前進(jìn)行充分調(diào)研，把握信息系統(tǒng)建設(shè)需求

調(diào)查研究是做各項(xiàng)工作和進(jìn)行決策的基本前提，財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)前的調(diào)研包括對(duì)單位內(nèi)部的調(diào)研和對(duì)軟件開(kāi)發(fā)公司的調(diào)研。對(duì)單位內(nèi)部的調(diào)研包括對(duì)單位領(lǐng)導(dǎo)、科研科室和職能管理部門的調(diào)研，收集各個(gè)部門對(duì)信息系統(tǒng)建設(shè)的需求和建議，對(duì)收集的材料進(jìn)行分析，整理出各項(xiàng)需求如何用財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)銜接。對(duì)軟件開(kāi)發(fā)公司的調(diào)研包括對(duì)單位資質(zhì)、信譽(yù)、工作成果、人員穩(wěn)定性和報(bào)價(jià)等方面的調(diào)研，篩選出開(kāi)發(fā)實(shí)力強(qiáng)、經(jīng)驗(yàn)豐富、能夠勝任當(dāng)前開(kāi)發(fā)需求并在單位預(yù)算支出范圍內(nèi)的軟件企業(yè)。

（二）確定信息系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)，進(jìn)行整體宏觀架構(gòu)設(shè)計(jì)

結(jié)合調(diào)研材料，確定財(cái)務(wù)信息建設(shè)的總體目標(biāo)，進(jìn)行整體架構(gòu)設(shè)計(jì)。當(dāng)前業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)的融合逐步加深，通過(guò)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)打通經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)流程，成立一體化信息平臺(tái)成為大勢(shì)所趨?？蒲惺聵I(yè)單位對(duì)預(yù)算編制、執(zhí)行和績(jī)效考核越來(lái)越重視，在設(shè)計(jì)整體框架時(shí)將預(yù)算編制與中期調(diào)整、預(yù)算執(zhí)行與績(jī)效考核、財(cái)務(wù)核算與數(shù)據(jù)分析都整合到財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)中，可實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)全過(guò)程閉環(huán)管理。為了提高工作效率，還要充分利用現(xiàn)代財(cái)務(wù)信息化技術(shù)，例如手機(jī)客戶端、影像掃描、發(fā)票識(shí)別系統(tǒng)、銀企直聯(lián)、掃碼支付等等，搭建一個(gè)兼容性強(qiáng)的平臺(tái)并為今后的系統(tǒng)升級(jí)創(chuàng)造空間。

（三）構(gòu)建經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)板塊，設(shè)計(jì)信息系統(tǒng)實(shí)施方案

會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)是記錄已經(jīng)發(fā)生了的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，具有滯后性，而科研事業(yè)單位大多是財(cái)政撥款單位，對(duì)財(cái)政資金的使用用途和執(zhí)行進(jìn)度有明確的要求，既不能超預(yù)算支出，又不能低于序時(shí)進(jìn)度，因此財(cái)務(wù)信息的及時(shí)性尤為重要。在構(gòu)建財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)時(shí)，設(shè)置預(yù)算管理、合同管理、網(wǎng)上報(bào)銷、收入管理、財(cái)務(wù)核算和數(shù)據(jù)分析模塊，將預(yù)算與合同模塊前置于網(wǎng)上報(bào)銷模塊，在財(cái)務(wù)核算后增加數(shù)據(jù)分析模塊，將傳統(tǒng)的事后控制轉(zhuǎn)變?yōu)槭虑邦A(yù)測(cè)、事中控制、事后考核，充分發(fā)揮財(cái)務(wù)的管理職能，支撐單位事業(yè)更好發(fā)展。

在設(shè)計(jì)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)實(shí)施方案時(shí)，按照“預(yù)算管理-合同管理-網(wǎng)上報(bào)銷-財(cái)務(wù)核算-數(shù)據(jù)分析”的流程，借助全面預(yù)算將經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)向財(cái)務(wù)信息轉(zhuǎn)換，實(shí)現(xiàn)各業(yè)務(wù)板塊協(xié)同管控。將預(yù)算管理模塊設(shè)為系統(tǒng)的起點(diǎn)，將預(yù)算編制、調(diào)整、執(zhí)行和考核納入系統(tǒng)全流程，設(shè)置每一筆網(wǎng)上報(bào)銷都必須選擇預(yù)算來(lái)源，簽訂合同的都必須關(guān)聯(lián)合同，通過(guò)財(cái)務(wù)核算模塊自動(dòng)生成憑證，對(duì)于各類支出能夠查詢執(zhí)行進(jìn)度、提取數(shù)據(jù)進(jìn)行橫縱向分析，有利于管理者做出宏觀決策。

（四）梳理完善現(xiàn)有制度，制作流程圖

財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)中各個(gè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)板塊的運(yùn)行表現(xiàn)為審批流程，審批的依據(jù)是單位現(xiàn)有的規(guī)章制度，因此制作流程圖的過(guò)程也是補(bǔ)充完善單位制度體系的過(guò)程。具體表現(xiàn)為提交事項(xiàng)是否在預(yù)算范圍內(nèi)、審批權(quán)限是否符合制度要求、是否符合合同管理制度、是否符合政采和集中采購(gòu)管理制度、是否符合資產(chǎn)管理規(guī)定、是否符合公務(wù)卡管理制度、附件是否齊全、是否超標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷、資金支付途徑是否準(zhǔn)確等等，這些規(guī)定都要內(nèi)嵌于流程中，打造透明可控的信息系統(tǒng)。

（五）重視硬件軟件設(shè)備管理，保障系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行

信息技術(shù)的運(yùn)用是一把雙刃劍，給工作帶來(lái)極大便利的同時(shí)也給信息安全帶來(lái)了一些風(fēng)險(xiǎn)?？蒲惺聵I(yè)單位的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)安全性直接影響到了單位的經(jīng)營(yíng)和發(fā)展，對(duì)于保護(hù)科研成果十分重要，因此在系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)對(duì)硬件和軟件的管理尤為重要。在硬件管理方面，要保證服務(wù)器和存儲(chǔ)容量的擴(kuò)充、選取高性能的交換機(jī)、做好防護(hù)墻工作避免外接設(shè)備連接使主機(jī)遭受病毒攻擊；在軟件管理方面，要設(shè)好權(quán)限及角色、設(shè)置復(fù)雜不易被破解的密碼、做好備份工作，防止數(shù)據(jù)庫(kù)崩潰影響正常運(yùn)行。另外，還要重視財(cái)務(wù)人才隊(duì)伍的建設(shè)，提高財(cái)務(wù)人員的綜合素質(zhì)，兼顧專業(yè)性和技術(shù)性，培養(yǎng)復(fù)合型財(cái)務(wù)人才，為順利實(shí)施財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)保駕護(hù)航。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，建設(shè)“業(yè)財(cái)一體”的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)是當(dāng)前科研事業(yè)單位的發(fā)展趨勢(shì)，是單位內(nèi)部控制有效實(shí)施、財(cái)務(wù)科學(xué)化管理的內(nèi)在要求，單位領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)工作人員要重視財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)，充分利用現(xiàn)代信息化技術(shù)，推動(dòng)科研事業(yè)單位順利發(fā)展。