■魏茹

一、合同管理審計的背景與意義

合同是民事主體之間設(shè)立、變更、終止民事法律關(guān)系的協(xié)議。對合同實施管理與監(jiān)督，可確保簽約當事人具備相應(yīng)民事權(quán)利能力和民事行為能力，基于知情、自愿、平等、公平和意思表示一致，實現(xiàn)各自的合法目的和利益。在基層央行，合同使用越來越廣泛，從編外人員勞務(wù)用工、固定資產(chǎn)采購、基本建設(shè)項目、水電氣使用、租賃，到信息咨詢、資產(chǎn)評估和信息化外包等所形成的債權(quán)債務(wù)關(guān)系都離不開合同載體。隨著互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的發(fā)展，電子合同廣泛應(yīng)用，合同風險的技術(shù)性和隱蔽性相應(yīng)加大。2021年1月1日施行的《中華人民共和國民法典》對合同訂立、效力、履行、保全、變更、轉(zhuǎn)讓、終止、違約責任方面作了具體規(guī)定，對合同成立的時間和地點，合同條款約定不完整不明確的處理程序，合同未辦理批準手續(xù)的處理規(guī)則，電子合同交付時間的認定規(guī)則，搶險救災(zāi)、疫情防控等特定情形下合同當事人的義務(wù)，債權(quán)人代位權(quán)的行使與法律效果，要求合同當事人遵循誠實信用和生態(tài)文明原則全面履行合同約定等，從定義、程序和實質(zhì)方面為合同管理審計提供了標尺。為貫徹《中華人民共和國民法典》，降低法律風險，減少訴訟與糾紛，開展合同管理審計，具有現(xiàn)實意義。

二、合同管理審計的內(nèi)容與方法

1.合同管理基本情況審計的內(nèi)容與方法。

（1）合同內(nèi)控情況。調(diào)閱合同管理領(lǐng)導(dǎo)機制、會議記錄、單位和業(yè)務(wù)層面內(nèi)控制度，了解合同管理內(nèi)控制度設(shè)計與運作情況。

（2）合同簽訂情況。設(shè)計合同管理審計表格，調(diào)閱審計對象預(yù)算計劃與執(zhí)行，采購計劃與執(zhí)行，單位及相關(guān)業(yè)務(wù)部門工作計劃、合同管理報告和工作總結(jié)，采購任務(wù)表、采購臺賬、合同會簽單與審批臺賬、相關(guān)會計核算憑證與賬簿、預(yù)決算報表和報告，盤點固定資產(chǎn)，掌握審期新增資產(chǎn)管理與使用情況，分析結(jié)余結(jié)轉(zhuǎn)資金，確認審計期內(nèi)審計對象已簽或未簽合同的份數(shù)、類型和結(jié)構(gòu)，揭示合同訂立真實性，捋出審計思路與重點。

2.合同基本要素審計的內(nèi)容與方法。

（1）合同形式。訂立合同可采用書面、口頭或其他形式。審核合同形式重點在于，一審合同形式的適當性；二審是否對合同形式選擇作出制度規(guī)定；三審采用信件、數(shù)據(jù)、電文等形式簽訂的合同是否簽訂確認書。通過評估合同形式，揭示合同形式采用不恰當和不嚴謹所產(chǎn)生的風險隱患。

（2）合同條款。審核合同條款重點在于，一審條款完整性；二審條款公平性；三審是否履行審批程序。依據(jù)法律法規(guī)、業(yè)務(wù)線條政策、內(nèi)控制度、條款約定前的信息資料及合同履行情況，分析確認條款的效力和意思表示一致性，評估條款約定潛在風險。

（3）合同簽名。審核合同簽名人重點在于，一審合同當事人是否簽名、簽章或按指??；二審簽名人的資格；三審內(nèi)控制度，是否建立合同委托代理授權(quán)制度，委托代理授權(quán)是否采用書面形式，授權(quán)委托書是否載明代理人的姓名或名稱、代理事項、權(quán)限和期限，被代理人是否在委托書上簽名或蓋章。分析代理人是否存在無權(quán)限、超權(quán)限、超范圍、代理權(quán)終止仍履行代理業(yè)務(wù)，是否存在代理人與相對人惡意串通，損害被代理人合法權(quán)益，是否存在轉(zhuǎn)委托代理，轉(zhuǎn)委托代理是否經(jīng)被代理人同意等，以確認合同效力及追認程序。

（4）合同落款時間。審核合同落款時間重點在于，一審是否填寫落款時間；二審落款時間填寫的邏輯性。通過分析合同條款中履行期限的約定、合同訂立的要約與承諾信息資料和合同法定簽訂時限，確認合同義務(wù)實際履行、合同生效時間，以及合同簽訂及時性，對合同義務(wù)的履行和責任的承擔作出深層次評估。

（5）合同印章。審核合同用印重點在于，一審用印正確性；二審用印審批流程；三審用印內(nèi)控制度。通過調(diào)閱單位用印管理制度與用印登記簿，核查用印登記及審批情況，防范未經(jīng)審批登記使用印章或私刻印章所致的法律風險。

3.合同履行審計的內(nèi)容與方法。

審核合同履行情況重點在于，一審合同當事人是否遵循誠實守信原則，恪守承諾，是否根據(jù)合同性質(zhì)、目的和交易習(xí)慣履行通知、協(xié)助、保密等義務(wù)；二審合同履行是否有利于節(jié)約資源，保護生態(tài)環(huán)境；三審合同履行的全面性，核查是否存在補充協(xié)議、變更、轉(zhuǎn)讓、合同保全和糾紛訴訟等事項，以及相應(yīng)程序執(zhí)行情況；四是對設(shè)備材料采購、信息化外包和工程類合同，還應(yīng)當延伸核查實物入賬核算與管理?；趯徠诤贤喠?shù)量核查結(jié)果，按合同類別，結(jié)合相應(yīng)業(yè)務(wù)部門操作流程，核查自合同生效至終止全過程的日常監(jiān)督管理活動，需調(diào)閱內(nèi)控和風險管理制度，會計賬簿、憑證、報表及其它資料，對合同履行及時性、全面性作出客觀評價。

4.合同檔案審計的內(nèi)容與方法。

審核合同檔案管理情況重點在于，一審合同檔案管理制度；二審合同檔案立卷情況；三審合同檔案資料完整性。合同檔案資料一般由經(jīng)辦部門管理，一定年限后，需移交單位檔案室管理。調(diào)閱單位和業(yè)務(wù)層面合同檔案管理制度，審核單位及業(yè)務(wù)部門合同檔案管理職責分工及制度執(zhí)行情況，分析評估檔案管理的組織管理情況。調(diào)閱合同檔案管理登記簿和檔案資料，分析評價合同檔案資料完整性、規(guī)范性和歸檔及時性。

三、合同管理審計的實例與分析

【實例1】信息化外包合同管理。信息化外包合同包括軟件開發(fā)、信息化建設(shè)和系統(tǒng)運維合同。審計發(fā)現(xiàn)，某支行作為軟件開發(fā)外包合同的委托方，在合同履行過程中未對外包商開展監(jiān)督檢查；在外包方交付產(chǎn)品時，未與外包方共同進行規(guī)范性的驗收和測試。問題產(chǎn)生的主要原因是該支行未依據(jù)《中國人民銀行信息化外包風險管理辦法（試行）》建立本單位的內(nèi)控制度。為此，內(nèi)審提出建立健全信息化外包內(nèi)控機制和風險管理制度，加強履約全程監(jiān)督、產(chǎn)品測試和事后績效評價工作。鑒于外包信息產(chǎn)品尚未正式推廣應(yīng)用，建議信息化外包牽頭部門與外包商溝通，按規(guī)定組織合格人員重新開展外包產(chǎn)品測試和驗收工作，確認并報告外包產(chǎn)品的安全可靠性，抓好驗收整改后期工作，在產(chǎn)品推廣應(yīng)用后，跟進日常運維和檢測工作，保障業(yè)務(wù)正常運行。

【實例2】采購合同管理。采購合同包括貨物、服務(wù)和工程類，目前貨物采購居多。依據(jù)采購品目是否在集中采購目錄之內(nèi)或采購限額以上，采購組織模式可分為集中采購、分散采購和零星采購，不同的組織模式，有不同程度的審批流程和內(nèi)控要求。審計發(fā)現(xiàn)，零星采購方式下合同管理存在五類常見問題：一是合同基本要素不全，有的未填寫合同落款時間，有的當事人一方或雙方未簽字；二是簽約當事人資質(zhì)不符合規(guī)定，有的未經(jīng)委托授權(quán)，內(nèi)設(shè)部門負責人與合同相對人簽約，有的與不具備資質(zhì)的相對人簽約；三是使用部門業(yè)務(wù)印章；四是先采購后簽合同，采購合同簽訂時間晚于貨物驗收入庫時間；五是未按合同約定進行驗收，驗收成員不符合規(guī)定。問題產(chǎn)生的主要原因是零星采購制度不健全性，單位或部門內(nèi)控制度執(zhí)行流于形式，擬定的合同條款未報法律部門（辦公室）審核，導(dǎo)致諸多問題產(chǎn)生。鑒于審期零星采購方式下未發(fā)生糾紛、訴訟和撤銷合同現(xiàn)象，內(nèi)審提出健全單位零星采購管理辦法，完善委托授權(quán)代理制度，加強業(yè)務(wù)線條的審核，強化合同擬訂、審核、審批、訂立與執(zhí)行的法律監(jiān)督，進一步量化合同管理責任制，確保不相容崗位嚴格分離、相互制約和全面履職，并對問題責任人作出責任追究及限時整改等建議。

四、合同管理審計的體會與啟示

合同管理審計不單對合同條款進行審計，還要對預(yù)算編制、需求計劃、組織實施、合同簽訂、合同履行、質(zhì)量驗收、款項結(jié)算、信息統(tǒng)計、績效評價和歸檔資料等環(huán)節(jié)進行全程審計。與合同相關(guān)的收支業(yè)務(wù)需納入單位預(yù)算編制，需簽訂合同的采購項目應(yīng)編制需求計劃，每份合同需交單位法律部門（辦公室）或外聘專家審核或上級行審批，法律部門（辦公室）應(yīng)當建立合同審核臺賬，單位應(yīng)當建立健全合同管理內(nèi)控制度。內(nèi)審人員應(yīng)當圍繞被審計對象內(nèi)控制度建立與健全，比照審計依據(jù)，揭示問題，分析原因，提示風險，提出合規(guī)性審計建議；圍繞合同管理方式，對合同管理信息化建設(shè)方面，提出安全科學(xué)性建議；圍繞維護業(yè)務(wù)穩(wěn)健發(fā)展、節(jié)支節(jié)能環(huán)保、重點企業(yè)重點人群扶持政策落實，以及突發(fā)事件應(yīng)對等方面，對合同管理有效性作出綜合評價，在審計實踐中落實好《中華人民共和國民法典》及央行系統(tǒng)內(nèi)的政策規(guī)章與制度。內(nèi)審部門還應(yīng)當加強審計信息整合、存儲、加工和利用工作，確?；A(chǔ)數(shù)據(jù)真實完整、審計分析有據(jù)可依。充分利用內(nèi)審在單位內(nèi)設(shè)機構(gòu)中的法定地位與作用，行使好合同管理的事前、事中和事后審計監(jiān)督職責。